Geschäftsstelle Verwaltungsrat der Spitalverbunde

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Existenzzeitraum

2006-

Verwandte Körperschaften, Familien, Personen

Geschäftsstelle Verwaltungsrat der Psychiatrieverbunde

Geographische Angaben (Adresse)

Oberer Graben 32, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Verwaltungseinheit

Rechtsgrundlagen

Für die Tätigkeit des Verwaltungsrats und seiner Geschäftsstelle sind insbesondere bedeutsam: - Gesetz über die Spitalverbunde vom 22.9.2002 (sGS 320.2; abgekürzt GSV), insbesondere Art. 5 und Art. 6 (Zusammensetzung und Aufgaben des Verwaltungsrats); und damit zusammenhängend: - Grossratsbeschluss vom 22.9.2002 über die Schaffung von Spitalverbunden (sGS 320.20) - Kantonsratsbeschluss vom 22.11.2005 über die Überführung des Spitals Flawil in die Spitalregion St.Gallen Rorschach (sGS 320.21) - Gesetz über die Spitalplanung und -finanzierung vom 31. Januar 2012 (sGS 320.1; abgekürzt SPFG) - Statut der Spitalverbunde des Kantons St.Gallen vom 11.5.2006 (sGS 320.30; abgekürzt SSV), insbesondere Art. 25 und Art. 26 (Wahl und Aufgaben der Geschäftsstelle) sowie Art. 33 („Über die Verhandlungen und Beschlüsse wird Protokoll geführt. Es wird von der oder dem Vorsitzenden und vom Protokollführer unterzeichnet.“)

(Amts-)Leitung

-2012 Nicole Graf Strübi 1.12.2012- Andreas Eisenring-Holenstein

Behördengeschichte

Der gemeinsame Verwaltungsrat der vier Spitalverbunde (= vier unabhängige öffentlich-rechtliche Unternehmen) wurde per 1. Januar 2006 gegründet. Die Geschäftsstelle unterstützt den Verwaltungsrat als Stabsstelle.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Der von der Regierung gewählte Verwaltungsrat umfasst höchstens neun Mitglieder. Er führt die Geschäfte des Spitalverbunds, soweit er die Geschäftsführung nicht übertragen hat. Ihm obliegen v.a.: - die Oberleitung der Spitalverbunde und die Erteilung der nötigen Weisungen - die Verabschiedung und Koordination der strategischen Ausrichtung und der Ziele der Spitalverbunde - der Entscheid über das Leistungsangebot der Betriebsstätten - die Gestaltung des Rechnungswesens, der internen Finanzkontrolle sowie der Finanzplanung - der Antrag an die Regierung über die Gewinn- und Verlustverteilung und die Bestimmung über die Verwendung eines dem Spitalverbund verbleibenden Gewinns - das Reporting nach den Vorgaben der Regierung - die Wahl der Vorsitzenden und der übrigen Mitglieder der Geschäftsleitungen sowie die Wahl von Chefärztinnen und Chefärzten (jeweils inkl. Regelung ihrer Besoldungen) Der Verwaltungsrat wird bei seinen Aufgaben von einem Koordinationsausschuss und der Geschäftsstelle unterstützt. Der Koordinationsausschuss (CEO-KA) besteht aus den CEOs der Spitalverbunde und einer Vorsitzenden / einem Vorsitzenden. Er unterbreitet dem Verwaltungsrat Anträge, wenn der Verwaltungsratsbeschluss mehrere Spitalverbunde betrifft. Die Geschäftsstelle des Verwaltungsrats nimmt folgende Aufgaben wahr: - Planung und Koordination der Sitzungen des Verwaltungsrats und des Koordinations-Ausschusses - Vor- und Nachbearbeitung der Traktanden - Protokollführung an den Sitzungen - Kommunikation der Beschlüsse und Öffentlichkeitsarbeit des Verwaltungsrates

Administrative Strukturen

Organisatorisch untersteht die Geschäftsstelle dem VR-Präsidium, administrativ ist sie dem Gesundheitsdepartement angehängt. Der Geschäftsstellenleiter führt gleichzeitig auch die Geschäftsstelle des Verwaltungsrats der Psychiatrieverbunde. Unterstützt wird er vom Sekretariat Spitalverbunde.

Parallelüberlieferungen

- Amtsdruckschriften: a) Geschäftsbericht des Spitalverbunds St.Gallen, Rorschach, Flawil: Im Staatsarchiv unter der Signatur ZA 040 archiviert. b) Geschäftsbericht der Spitalregion Rheintal Werdenberg Sarganserland: Signatur ZA 394. c) Geschäftsbericht der Spitalregion Fürstenland Toggenburg: Signatur ZA 393. d) Geschäftsbericht des Spitals Linth: Signatur ZA 045H. - Geschäftsleitungen der öffentlich-rechtlichen Spitalverbunde: Im Rahmen der engen Zusammenarbeit mit den Geschäftsleitungen ist namentlich im Bereich der Geschäftsleitungsakten von einer teilweisen Parallelüberlieferung auszugehen. - Kantonale Rechnungskontrolle: Die Rechnungskontrolle prüft das Rechnungswesen und die Jahresrechnung der Spitalverbunde. - Regierung und Parlament: Die Regierung legt den Leistungsauftrag fest und genehmigt den Geschäftsbericht, den der Kantonsrat zur Kenntnis nimmt.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Der Verwaltungsrat ist das oberste Leitungsorgan der vier Spitalverbunde. Entsprechend gross sind sein Handlungsspielraum und seine Befugnisse. Verbundübergreifend übernimmt der CEO-KA wichtige Aufgaben und Funktionen für den Verwaltungsrat. Die Geschäftsstelle hat die Funktion einer Schnittstelle zwischen dem Verwaltungsrat, dem CEO-KA und den Geschäftsleitungen der Spitalverbunde.

Historische Kriterien

Die Unterlagen des Verwaltungsrats gewähren Einblicke in die unmittelbaren Führungsebenen der Spitalverbunde und deren Geschäftsführung. Sie dokumentieren die Zusam-menarbeit zwischen den Geschäftsleitungen und deren Kontroll- und Aufsichtsorgan. Überdies zeigen sie, wie die Verwaltungsräte in einem dynamischen Umfeld agieren, welches einerseits von politischen Vorgaben und andererseits vom Gesundheitswesen mit seinen verschiedenen Stakeholdern geprägt wird. Das sogenannte „Master-Protokoll“ bietet den Forschenden dabei den Vorteil, die Verwaltungsratsprotokolle aller vier Verbunde parallel konsultieren zu können.

Rechtliche Kriterien

Dem Verwaltungsrat der Spitalverbunde kommt eine wichtige Steuerungs- und Kontrollfunktion zu; entsprechend bedeutungsvoll sind seine Unterlagen für das Verständnis der operativen und strategischen Führung des Unternehmens. Die Unterlagen zum Finanzwesen – wozu auch die Verwaltungsratsprotokolle mit ihren finanztechnischen Traktanden im weitesten Sinne gezählt werden können – müssen während 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220), der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) sowie gemäss Art. 15 der kantonalen Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1). Verstreicht bei Rechtsmittelverfahren die Rechtsmittelfrist ungenutzt, wird der Entscheid rechtskräftig. Obwohl für keine der am Streitfall beteiligten Parteien (unter Vorbehalt eines ausserordentlichen Rechtsmittels) darüber hinaus weitere Rechtsansprüche bestehen, dokumentieren die Rekursakten – staatspolitisch nicht unwesentlich – den ordnungsgemässen Ablauf des Rechtsverfahrens. Aus Art. 33 des Statuts der Spitalverbunde (mit Weisungscharakter) kann abgeleitet werden, dass die Pflicht zur Protokollführung auch eine Archivierungspflicht beinhaltet.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Verwaltungsrat der Spitalverbunde vom 29. Januar 2016: - Protokolle der Verwaltungsratssitzungen (unterzeichnetes „Master-Protokoll“ inkl. vorhandene Findmittel wie Stichwortverzeichnisse o.ä.): dauerhafte Aufbewahrung - Akten zu den Protokollen: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Protokolle der Sitzungen des Koordinations-Ausschusses: dauerhafte Aufbewahrung - Personaldossiers der Chefärzte, Geschäftsleitungs-Mitglieder und der Verwaltungsräte: dauerhafte Aufbewahrung - Personaldossiers der Mitarbeitenden der Geschäftsstelle: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Entscheide der Rechtsmittelverfahren: dauerhafte Aufbewahrung - Dossiers von Rechtsmittelverfahren, welche mediales Aufsehen erregt haben (z.B. Entlassung eines Chefarztes o.ä.): dauerhafte Aufbewahrung - Dossiers der übrigen Rechtsmittelverfahren: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer)

Geschäftsstelle Verwaltungsrat der Spitalverbunde

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