Amtsleitung, Rechtsabteilung, Management Support und Finanzen

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1919-2021

Synonyme

Organisationsentwicklung und Projekte

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 41, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Während der Bund im Steuerwesen zahlreiche Vorgaben materieller Art macht (z.B. in seiner Gesetzgebung über die direkte Bundessteuer), sind die organisatorischen Aspekte der Steuererhebung grundsätzlich Sache der Kantone. Der Kanton St.Gallen hat die Grundzüge der diesbezüglichen Aufgaben, Abläufe und Zuständigkeiten im Steuergesetz (StG; sGS 811.1) und in der Steuerverordnung (StV; sGS 811.11), beide erlassen am 9. April 1998, geregelt. Weitere Details dazu gehen aus dem Organisationshandbuch (OHB) des Steueramts hervor, darunter auch alle nötigen Weisungen, Richtlinien und Empfehlungen für die korrekte Führung eines Steueramtes.

(Amts-)Leitung

Rechtsabteilung: 1990-2014: Hubert Hofmann 2014- : Henk Fenners Management Support: Reto Schneider Finanzen: 2011- Jonas Sutter

Behördengeschichte

Nach der Gründung des Kantons St.Gallen im Jahr 1803 wurde die Aufgabe des Steuerbezugs vorerst vollständig den Gemeinden übertragen, die einen Teil des erhobenen Fiskus alljährlich dem Kanton abzutreten hatten. Diese Aufgabenteilung erfuhr erst mit der Verordnung über die Organisation der kantonalen Steuerverwaltung vom 1. März 1920 (in Kraft ab 1. April 1920) eine grundlegende Änderung, mit der die Regierung die kantonale Steuerverwaltung (ab 1951 als kantonales Steueramt bezeichnet) als "selbständige, unter der Oberaufsicht des Finanzdepartementes und des Regierungsrates stehende Verwaltungsabteilung" ins Leben rief. Bestand die kantonale Steuerverwaltung zu diesem Zeitpunkt aus nur gerade fünf Steuerkommissären, ist das Steueramt im Zug der schrittweise gewachsenen Aufgaben und der in allen Bereichen laufend steigenden Fallzahlen inzwischen auf rund 200 Mitarbeitende angewachsen. Vor allem seit den 1990er Jahren hat im Steueramt die Digitalisierung Einzug gehalten und die Geschäftstätigkeit des Amts und deren Dokumentation wesentlich geprägt.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

a) Amtsleitung / Management Support Die Amtsleitung beschäftigt sich primär mit Führungsaufgaben und mit Fragen der Organisationsentwicklung und wird dabei von der Hauptabteilung Management Support unterstützt. Dazu gehören namentlich folgende Aufgabenbereiche: - Strategiemanagement - Prozessmanagement - Qualitätsmanagement - Portfoliomanagement: Planung und Steuerung laufender Projekte. - Personal, Finanzen und Infrastruktur: Verantwortung für die Querschnittsthemen Personal, Finanzen und Bau-Raum-Mobiliar innerhalb des Steueramts sowie für die Bereitstellung von Drucksachen (jährliche Wegleitungen und Formulare für alle Steuerarten nebst Begleitschreiben des Departementsvorstehers). - Informatik: Betrieb und Weiterentwicklung der verschiedenen Fachapplikationen, adäquate Ausstattung der notwendigen Arbeitsplätze. - Projekte: Mitwirkung in Projekten diverser Art, vom Konzept bis zur Einführung - Öffentlichkeitsarbeit/Medien Der Amtsleitung ist zudem die Stabsstelle Standortmarketing angegliedert. Diese befasst sich hauptsächlich mit Steuererleichterungen, vor allem für Juristische Personen (im Hinblick auf geplante Neuansiedlungen, aber auch für bestehende Unternehmen). Sie arbeitet eng mit der Amtsleitung, zuweilen auch mit der Departementsleitung zusammen. Der abschliessende Entscheid über einzelne Geschäfte liegt bei der Regierung. b) Rechtsabteilung Rechtsetzung: - Mitwirkung an der Steuergesetzgebung: Ausarbeitung von Gesetzesentwürfen und Botschaften; Protokollführung bei Sitzungen der vorberatenden Kommission des Kantonsrates; Vorbereitung von Änderungen der kantonalen Verordnungen zum Steuerrecht zuhanden der Regierung. - Vernehmlassungen: Verfassen von Stellungnahmen zu Gesetzesvorlagen anderer kantonaler Ämter oder des Bundes, sofern von steuerrechtlicher Relevanz. - Parlamentarische Vorstösse im Zuständigkeitsbereich des Steueramts: Vorbereitung von Stellungnahmen zuhanden der Regierung. Häufigkeit: Behandlung von jährlich rund 15 bis 20 Vorstössen, von Einfachen Anfragen bis zu Motionen. Rechtsauskunft: - Bearbeitung interner und externer Rechtsfragen: Beratung und Unterstützung der Mitarbeitenden des Steueramts sowie der Gemeindesteuerämter, Auskünfte an Private (insbesondere Steuerberater, Treuhänder oder Anwälte), Beantwortung von Anfragen von Steuerpflichtigen. Rechtsmittelverfahren und Rechtsprechung: - Mitwirkung in Rechtsmittelverfahren: Verfassen von Rechtsschriften z.H. der Verwaltungsrekurskommission (Rekursinstanz) oder des Verwaltungs- und Bundesgerichts (Beschwerdeinstanzen). - Feststellung der Steuerpflicht: Erlass von Verfügungen betreffend Steuerpflicht in Gemeinde, Kanton und Bund. - Revisionsentscheide: Entscheide betreffend die nachträgliche Wiedereröffnung eines Veranlagungsentscheids aufgrund neuer Tatsachen zugunsten des Steuerzahlers. - Steuerbefreiungsgesuche: Behandlung von Gesuchen zur Befreiung juristischer Personen von der subjektiven Steuerpflicht, typischerweise von gemeinnützigen Organisationen. - Verfahren betr. Steuerhinterziehung: Häufiges Verfahren, das bei vorsätzlichem oder fahrlässigem Bewirken des Unterbleibens oder der Unvollständigkeit einer Steuerveranlagung eröffnet wird. Jährlich mehrere hundert Fälle. - Verfahren betr. Steuerbetrug: Erstatten von Strafanzeige beim zuständigen Untersuchungsamt bei Verwendung von gefälschten, verfälschten oder unwahren Urkunden zum Zweck der Steuerhinterziehung, evtl. Unterstützung der Staatsanwaltschaft. Jährlich rund zwei Dutzend Fälle, zum Teil umfangreich und bedeutend. - Einsprachen gegen Bussen wegen Verletzung von Verfahrenspflichten: Etwa hundert Fälle im Jahr. Rechtsdienst für die Kantonale Steuerverwaltung Appenzell Innerrhoden: Gemäss einer interkantonalen Vereinbarung aus dem Jahr 2000 nimmt die Rechtsabteilung des Kantonalen Steueramts die Aufgaben des Rechtsdiensts für die Steuerverwaltung Appenzell Innerrhoden wahr. Die archivische Zuständigkeiandesarchiv Appenzell I.Rh. Übrige Aufgaben: - Publikation von Rechtsgrundlagen und Arbeitshilfen zum kantonalen Steuerwesen: St.Galler Steuererlasse, St.Galler Steuerbuch (StB), St.Galler Steuerentscheide (SGE), kantonale Kreisschreiben. - Datenbank Recht/Infoservice: Betrieb und Unterhalt einer Wissensdatenbank mit Fachinformationen für die Mitarbeitenden des kantonalen Steueramtes, der Gemeindesteuerämter und der Gerichte. Dabei handelt es sich um die elektronische Publikation von Unterlagen, die in aller Regel auch anderweitig greifbar sind. - Interne und externe Weiterbildungen/Schulungen: Mitwirkung bei Organisation und Durchführung. Die inhaltliche Federführung liegt meistens bei einer der Hauptabteilungen. - Bibliothek: Führen der Dienststellenbibliothek. c) Finanzen Revision: - Weisungen und Kreisschreiben an die Gemeindesteuerämter: Inhaltliche Verantwortung für die Erarbeitung rechtsverbindlicher Vorgaben an die Gemeinden, vor allem betreffend Organisation, Registerführung und Steuerbezug. Die Rechtsabteilung führt die Sammlung der verabschiedeten Kreisschreiben und Weisungen dieser Art. - Fachliche Beratung und Unterstützung der Gemeindesteuerämter - Aufsicht über die Gemeindesteuerämter betreffend Organisation, Registerführung und Steuerbezug. - Organisationshandbuch führen: Laufend aktualisierter Zusammenzug zahlreicher interner und externer Dokumente, die für die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden eines Gemeindesteueramtes relevant sind. Buchhaltung (Kanton): - Budget / Aufgaben- und Finanzplan (AFP) - Jahres- und Zwischenabschlüsse (Kanton) - Kennzahlen: amtseigene statistische Erhebungen und Auswertungen, nur teilweise publiziert über das kantonale Statistikportal. - Finanzausgleich: Mitwirkung bei Ausgleichszahlungen auf nationaler (NFA) und kantonaler Ebene (FA SG). Die Federführung für das Thema liegt beim Bund (NFA) bzw. beim kantonalen Amt für Gemeinden (FA SG). - Repartitionen: Schätzung von Liegenschaftswerten in Zusammenhang mit der Vermögensaufteilung zwischen mehreren Kantonen. Inkasso: - Inkasso von kantonalen Steuern und Strafen - Behandlung von Stundungs- und Erlassgesuchen

Administrative Strukturen

Das Steueramt gliedert sich in insgesamt sechs Hauptabteilungen, die durch den Amtsleiter geführt werden. Die Hauptabteilungen Natürliche Personen, Juristische Personen und Spezialsteuern, die sich primär mit der Steuerveranlagung befassen, werden ergänzt durch drei weitere Hauptabteilungen, deren Mitarbeitende (ca. 2860 Stellenprozent; Stand 2019) sich hauptsächlich mit organisatorischen und unterstützenden Aufgaben beschäftigen (Rechtsabteilung, Management Support, Finanzen). Der Amtsleitung ist zusätzlich die Stabsstelle Standortmarketing angegliedert.

Parallelüberlieferungen

- Bund: Eine kontinuierliche Zusammenarbeit besteht mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV), in deren Auftrag das kantonale Steueramt die direkte Bundessteuer erhebt und abliefert. Die ESTV fungiert zudem als Aufsichtsinstanz. Die Tätigkeit des sanktgallischen Steueramts widerspiegelt sich auch in den jährlichen Berichten, welche die kantonale Finanzkontrolle der ESTV zukommen lässt. - Kantonsrat/Regierung: Bis 2007 veröffentlichte die Regierung einen jährlichen Amtsbericht, in dem auch die Tätigkeit des Steueramts regelmässig in summarischer Form abgebildet war (StASG ZA 003). Seit dem Übergang zur neuen Form des «Geschäftsberichts der Regierung» (StASG ZA 437, ab 2008) ist diese kontinuierliche Form der Berichterstattung entfallen. Immerhin werden auch im Geschäftsbericht die Frage der Einnahmen des Staates, deren Zusammensetzung und zeitliche Entwicklung regelmässig thematisiert. Beschlüsse zu neuen Rechtsgrundlagen und parlamentarischen Vorstössen im Steuerwesen, zu wichtigen Personalia, Projekten oder besonderen Geschäften des Steueramts (Gesuche um Steuererleichterung) sind zudem in den Protokollserien der Regierung, z.T. auch des Kantonsrats abgebildet. Die archivische Sicherung dieser Unterlagenserien ist via Staatskanzlei gewährleistet. Im Bereich der Rechtsetzung sei zusätzlich auf die von der Staatskanzlei gepflegte Sammlung der Gesetzesmaterialien hingewiesen, die den Entstehungsweg neuer Erlasse ab Eintritt in die Regierung systematisch dokumentiert. - FD-Generalsekretariat: Die Personaldossiers zu den Mitarbeitenden des Steueramts werden vom Personaldienst auf Stufe Departement geführt und von dort aus dem Staatsarchiv angeboten. Eine enge Zusammenarbeit mit der Departementsleitung besteht ausserdem in strategischen Fragen, in Projekten mit besonderer Bedeutung sowie zur Gewährung von Steuererleichterungen. - Gerichte: Federführung und Masterdossier in Rekurs- und Beschwerdeverfahren liegen bei der zuständigen Gerichtsinstanz. - Gemeinden: Die Steuerämter der Gemeinden sorgen im Auftrag des Kantons für die Erhebung der kantonalen Steuern (Einkommens- und Vermögenssteuer) und liefern diese periodisch ab. Das kantonale Steueramt stellt dafür die nötigen rechtlichen, administrativen und organisatorischen Grundlagen bereit, berät und unterstützt (Auskünfte, Weiterbildungsangebote, u.a.) und übt den Gemeindesteuerämtern gegenüber eine Aufsichts- und Prüffunktion aus. Diese verschiedenen Formen der Zusammenarbeit finden auch auf kommunaler Ebene ihren Niederschlag (Gemeindearchive). - Statistiken: Zahlreiche steuerliche Kennzahlen sind in publizierter und meist kommentierter Form in den Veröffentlichungen der kantonalen Fachstelle für Statistik und des Bundesamts für Statistik greifbar. - Internet: Zentrale Eckdaten zum kantonalen Steuerwesen wie die rechtlichen Grundlagen und das "St.Galler Steuerbuch", die jährlichen Wegleitungen und Formulare, Angaben zur Organisation des kantonalen Steueramts und der Gemeindesteuerämter oder zu Informations- und Weiterbildungsveranstaltungen finden sich auch unter www.steuern.sg.ch, die wie alle kantonalen Websites vom Staatsarchiv jährlich gesichert wird (seit 2019).

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Die verschiedenen Steuerarten tragen mit fast 50% den grössten Teil zum Gesamtertrag des Kantons bei. Die Hauptabteilungen Natürliche Personen, Juristische Personen und Spezialsteuern sind für die Veranlagung der Masse der Steuerfälle verantwortlich, welche diese Erträge ergeben. Die übrigen Hauptabteilungen des Steueramts wirken massgeblich mit bei der Konzeption und laufenden Weiterentwicklung der bei der Veranlagung geltenden Normen, behandeln Fälle, in denen gewollt oder ungewollt von diesen Normen abgewichen wird (Rechtsabteilung), und überprüfen deren Wirksamkeit (Finanzen). Insofern leisten sie einen wesentlichen Beitrag zu einem funktionierenden, mit ausreichenden Ressourcen ausgestatteten Staatswesen.

Historische Kriterien

Die Entwicklung des kantonalen Steuerwesens fand bisher in der Geschichtsschreibung nur selten Beachtung. Dieser Befund kontrastiert in erstaunlicher Art und Weise erstens mit der ausgeprägten steuerlichen Autonomie der Kantone im föderalistischen System der Schweiz und zweitens mit der erheblichen finanziellen Bedeutung der Steuererträge für das Gemeinwesen. Drittens gehört das Entrichten von Steuern zu den klassischen, historisch gewachsenen staatsbürgerlichen Pflichten, welche sowohl natürliche als auch juristische Personen im Gegenzug für den Erhalt bestimmter staatlicher Leistungen zu entrichten haben; es kann somit aus historischer Sicht sehr wohl interessant sein zu erkennen, woraus diese Pflichten im Detail bestanden und sich zeitlich verändert haben, und nachzuvollziehen, wie (auch in welchen Worten) der Staat die Steuerpflichtigen zur Erbringung dieser Pflicht zu motivieren versuchte. Vor diesen Hintergründen empfiehlt es sich, zu allen Steuerarten die jährlichen Wegleitungen, einen Satz der Formulare und das Begleitschreiben des Departementvorstehers (allenfalls Amtsleiters) zu archivieren. Unter dem Aspekt der Gleichbehandlung aller Betroffenen bei der steuerlichen Pflichterfüllung sind weiter jene Unterlagentypen von Interesse, die jene Sonderfälle dokumentieren, in denen bei der Steuererhebung in erheblichem Mass von den üblichen Normvorgaben abgewichen worden ist, sei dies im Einvernehmen mit dem Staat (Steuererleichterungen) oder aber gegen seinen Willen (Steuerbetrug). Schliesslich dürften aus einer wirtschafts- und finanzhistorischen Sicht die Unterlagen zu den jährlichen Medienkonferenzen, die Steuerfusstabellen der Gemeinden und die statistischen Kennzahlen zum Steuerwesen, wie sie amtsintern laufend erhoben werden, von Interesse sein, auch wenn ein Teil dieser Kennzahlen Eingang findet in die jährlich von der Regierung vorgelegten Finanzpublikationen (Budget, Aufgaben- und Finanzplan, Staatsrechnung) oder auch in die Publikationen der amtlichen Statistik.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen: Allgemein anwendbar ist die minimale Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gemäss Art. 958 OR bzw. Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Darüber hinaus bestehen nach Einschätzung der Rechtsabteilung für die im Rahmen des vorliegenden Bewertungsmodells besprochenen Hauptabteilungen keinerlei explizite Aufbewahrungspflichten. Es erscheint indes angezeigt, die klientenbezogenen Unterlagen der Rechtsabteilung bis zum Ablauf der einschlägigen (steuer)strafrechtlichen Verjährungsfristen aufzubewahren. Im Vordergrund steht der Steuerbetrug, der 15 Jahre, nachdem der Täter die letzte strafbare Handlung ausgeführt hat, verjährt (Art. 275 StG, Art. 189 DBG). Ferner macht es Sinn, auch Unterlagen, die im Hinblick auf den allfälligen Vorwurf des Amtsmissbrauchs (Art. 312 StGB) relevant sein könnten, während der Verjährungsfrist von ebenfalls 15 Jahren (Art. 97 Abs. 1 Bst. b StGB) aufzubewahren. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns: Angesichts des namhaften Beitrags, den die Steuern zu den finanziellen Grundlagen des Staates beitragen (siehe oben unter Pt. 3), ist es aus Bürgersicht im Sinn der Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns von Interesse, bestimmte Unterlagentypen zu archivieren, die dazu geeignet sind, Auskunft darüber zu geben, nach welchen Zielsetzungen, Gesetzmässigkeiten und Kriterien diese Erträge erhoben werden. Dies trifft vor allem auf Unterlagen zu rechtlichen, strategischen und organisatorischen Grundlagen des Steuerwesens bzw. der Tätigkeit des Steueramts zu, namentlich auch die diesbezüglichen amtseigenen Publikationen (St.Galler Steuererlasse, St.Galler Steuerbuch, St.Galler Steuerentscheide).

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und dem Steueramt vom November 2020: a) Amtsleitung/Management Support - Geschäftsstrategie: Archivwürdig - Strategische Informatikplanung: Archivwürdig - Strategieausschuss: Sitzungsunterlagen: Archivwürdig - Portfolioausschuss: Sitzungsunterlagen: Archivwürdig - Betriebsausschuss: Sitzungsunterlagen: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Qualitätskonzept: Archivwürdig - Steuererklärungen: Wegleitungen, Formulare, Begleitschreiben: Archivwürdig - Budget, Aufgaben- und Finanzplan, Rechnung (KStA): Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Rechnungswesen/Buchhaltung (KStA) : Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Informatik: Handbücher: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Informatik: Projektdossiers: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Medienkonferenzen: Medienmitteilung, Pressetexte, Präsentationen: Archivwürdig - Steuererleichterungen: Archivwürdig b) Rechtsabteilung Rechtsetzung: - Erlassmaterialien (Federführung KStA): Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Vernehmlassungen (mit fremder Federführung): Nicht archivwürdig (Vernichten) - Parlamentarische Vorstösse: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Kreisschreiben/Weisungen: Archivwürdig Rechtsauskünfte: - Rechtsauskünfte (intern/extern): Nicht archivwürdig (Vernichten) Rechtsmittelverfahren/Rechtsprechung: - Rechtsmittelverfahren: Verfahrensakten: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 15 Jahren) - Feststellung der Steuerpflicht: Verfügungen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 15 Jahren) - Revisionsentscheide: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 15 Jahren) - Steuerbefreiungsgesuche: Verfahrensakten: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 15 Jahren) - Steuerhinterziehung: Verfahrensakten: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 15 Jahren) - Steuerbetrug: Verfahrensakten: Archivwürdig - Einsprachen gegen Bussen wegen Verletzung von Verfahrenspflichten: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 15 Jahren) Rechtsdienst Steuerverwaltung Appenzell Innerrhoden: - Akten: Anbieten ans Landesarchiv Appenzell I.Rh. Übrige Aufgaben: - St.Galler Steuererlasse: Nicht archivwürdig (Vernichten) - St.Galler Steuerbuch (StB): Archivwürdig - St.Galler Steuerentscheide (SGE): Archivwürdig - Datenbank Recht/Infoservice: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Weiterbildungs- und Schulungsunterlagen: Nicht archivwürdig (Vernichten) c) Finanzen Revision: - Gemeindesteuern: Revisionsberichte: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Steuerfusstabellen: Archivwürdig - Organisationshandbuch (OHB): Gültige Version: archivwürdig (Sicherung alle 10 Jahre); Mutationen (Ordner): nicht archivwürdig Buchhaltung (Kanton): - Budget/Aufgaben- und Finanzplan (AFP): Nicht archivwürdig (Vernichten) - Jahres- und Zwischenabschlüsse: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Statistische Kennzahlen: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Finanzausgleich (NFA und FA SG): Nicht archivwürdig (Vernichten) - Repartitionen: Nicht archivwürdig (Vernichten) Inkasso: - Kantonale Steuern und Strafen: Inkasso: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Stundungs- und Erlassgesuche: Nicht archivwürdig (Vernichten)

Amtsleitung, Rechtsabteilung, Management Support und Finanzen

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