Versicherungskassen (Versicherungskasse für das Staatspersonal: 1923-2013)

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1903-1984

Existenzzeitraum

1923-2013

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 35, 9001 St.Gallen.

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

a. Bundesgesetzgebung über die berufliche Vorsorge b. Verordnung über die Versicherungskasse für das Staatspersonal vom 5. September 1989 (sGS 143.7) c. Verwaltungsreglement der Versicherungskasse für das Staatspersonal vom 2. Oktober 1992 (nicht in sGS) und Richtlinien für die Anlage des Vermögens der Versicherungskasse für das Staatspersonal und der kantonalen Lehrerversicherungskasse vom 22. März 2005 (nicht in sGs).

(Amts-)Leitung

2005-2013 Martin Brühwiler

Behördengeschichte

Die Versicherungskasse für das Staatspersonal (VK) ist eine unselbständige öffentlich-rechtliche Anstalt des Staates. Am 1. Januar 1923 traten die Gründungsstatuten der "Hilfskasse für Beamte, Angestellte und Arbeiter des Kantons St. Gallen" in Kraft. Bereits 1927 wurde sie ausgebaut und in "Versicherungskasse für das Staatspersonal des Kantons St.Gallen" umbenannt, wie sie auch heute noch heisst. Rechtliche Grundlage bildet aktuell die Verordnung über die Versicherungskasse für das Staatspersonal (VVK) , welche im Laufe der Jahre mehrfach revidiert und den Erfordernissen der Zeit angepasst wurde. Neben dem eigentlichen Staatspersonal sind inzwischen auch die Angestellten weiterer kantonaler Institutionen wie Universität, Spitäler, GVA, etc. sowie einzelne andere Betriebe (Landwirtschaftliche Kreditkasse, Gymnasium Friedberg, Melioration Linthebene, u.a.) bei der Versicherungskasse angeschlossen worden.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Der Aufgabenbereich der Dienststelle umfasst die Versicherten- und Rentenadministration für das gesamte Staatspersonal und die angeschlossenen Institutionen. Die Verwaltung des Vermögens der Versicherungskasse ist dem Amt für Vermögensverwaltung anvertraut und daher nicht Gegenstand dieses Modells. Das Amt für berufliche Vorsorge und Stiftungen überprüft die Geschäftsführung der Versicherungskasse jährlich gemäss BVG. Der Vorsorgekommission fällt die Rolle eines Verwaltungsrates zu (gegenüber paritätischen Kommissionen privater Vorsorgeträger allerdings von minderer Bedeutung).

Administrative Strukturen

Die Versicherungskasse ist dem Personalamt unterstellt, dieses wiederum dem Finanzdepartement. Sie setzt sich aus den Bereichen Abteilungsleitung, Projektaufgaben, aktive Versicherte und Ren-ten/Pensionierung (insgesamt 7 Mitarbeitende) zusammen.

Parallelüberlieferungen

Der "Jahresbericht der Versicherungskasse für das Staatspersonal des Kantons St.Gallen" (inkl. "Jahresbericht über die Vermögensanlage) ist seit 1985 (frühere Jahresberichte sind bei der Versicherungskasse nicht auffindbar) in der Sammlung der Amtsdruckschriften des Staatsarchivs vorhanden (ZA 279). Die Äufnung erfolgt jeweils im für die Amtsdruckschriften üblichen Verfahren. Jahresberichte, versicherungstechnische Gutachten und Protokolle der Verwaltungskommission: Es ist anzunehmen, dass diese Unterlagen - oder Teile davon - jeweils auch bei den Kontrollorganen vorhanden sind.

Historische Kriterien

In den Jahresberichten, den versicherungstechnischen Gutachten und den Protokollen der Verwaltungskommission (entspricht der paritätischen Kommission bei sonstigen Vorsorgeeinrichtungen) dokumentiert sich der Kern der Geschäftstätigkeit der Versicherungskasse. Das Staatsarchiv beabsichtigt deshalb, diese Unterlagen von der Versicherungskasse direkt zu übernehmen. Dort ist auch die "grösste Überlieferungsdichte" zu erwarten. Von geringem Überlieferungswert (unter den Gesichtspunkten von Evidenz und Information) sind hingegen die Personendossiers der Versicherungskasse. Es handelt sich um typische massenhafte, gleichförmige Serienakten. Sie geben wenige und nur fragmentarische Auskünfte über die einzelnen Angestellten des Staates, da sie ausschliesslich die für die Versicherungskasse zentralen Informationen zur jeweiligen Person ausweisen (siehe oben). Ohnehin erfassen diese Unterlagen nur einen Teil des Personals der angeschlossenen Organisationen, nämlich die Versicherungsnehmerinnen und -nehmer. Besondere Auskünfte über Inhalt und Form der Tätigkeit der Versicherungskasse vermögen sie keine zu liefern. Gleiches gilt auch für die zu den Akten gehörigen Karteien, die Datenbankausdrucke und Mikrofichen aus dem abgelösten EDV-System. Sie eignen sich damit nicht als eine Gesamtdokumentation über das Personal (allenfalls Unterlagen beim Personalamt...?) und auch nicht zur Darstellung irgendwelcher individueller beruflicher Biographien (dies könnten eigentliche Personaldossiers leisten). Fazit: Den Einzeldossiers der Versicherten kommt für Forschung und Wissenschaft keine Bedeutung zu. Die Geschäftstätigkeit der Versicherungskasse als Ganzes ist hingegen zu dokumentieren.

Rechtliche Kriterien

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Personendossiers ist geregelt in Art. 41 Abs. 8 des Bundesgesetzes über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG) vom 25. Juni 1982 (SR 831.40) sowie darauf beruhend in Art. 27i und Art. 27j der Verordnung über die berufliche Alters-, Hinterlassenen und Invalidenvorsorge (BVV 2) vom 18. April 1984 (SR 831.441.1) . Insbesondere gilt Art. 27j BVV2: "1 Werden Vorsorgeleistungen ausgerichtet, dauert die Aufbewahrungspflicht für die Einrichtungen der beruflichen Vorsorge bis zehn Jahre nach Beendigung der Leistungspflicht. 2 Werden mangels Geltendmachung durch die versicherte Person keine Vorsorgeleistungen ausgerichtet, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Zeitpunkt, an dem die versicherte Person ihr 100. Altersjahr vollendet hat oder vollendet hätte. 3 Im Freizügigkeitsfall endet die Aufbewahrungspflicht für die massgebenden Vorsorgeunterlagen bei der bisherigen Vorsorgeeinrichtung zehn Jahre nach der Überweisung der Austrittsleistung der versicherten Person auf die neue Vorsorgeeinrichtung oder auf eine Einrichtung, welche Freizügigkeitskonten oder -policen führt." Heiklen Fällen begegnet die VK mit freiwillig verlängerten Aufbewahrungsfristen.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und der Versicherungskasse für das Staatspersonal des Kantons St.Gallen (VK) vom 14. Juli 2005 betr. die Aufbewahrung bzw. Archivierung von Unterlagen Bewertungsentscheid Auf der Grundlage der Ausführungen unter C. und D. des vorliegenden Bewertungsmodelles legen das Staatsarchiv St.Gallen und die Versicherungskasse für das Staatspersonal des Kantons St.Gallen in gegenseitiger Absprache für die nachfolgend genannten Unterlagentypen folgende Aufbewahrungsfristen fest: Als archivwürdig respektive nicht archivwürdig gelten folgende Unterlagen der VK - Organisatorische Grundlagen der VK (z.B. Statuten, Verwaltungsreglement(e) der VK oder Richtlinien für die Vermögensanlage: archivwürdig - Jahresberichte der VK: archivwürdig - Versicherungstechnische Gutachten: archivwürdig - Protokolle der Verwaltungskommission: archivwürdig - Personendossiers Versicherte:gesamthaft nicht archivwürdig; die VK kann entsprechende Unterlagen jeweils selbständig nach eigenem Ermessen und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen kassieren. - Personendossiers Magistratspersonen: archivwürdig (...) St.Gallen, 14. Juli 2005 STAATSARCHIV ST.GALLEN VERSICHERUNGSKASSE Der Staatsarchivar Der Leiter Stefan Gemperli, lic. phil. Martin Brühwiler, lic.oec. Geltungsbereich: Anwendung auf sämtliche zum Zeitpunkt der Unterzeichnung noch unbearbeitete Ablieferungen (Ay 67, Ay 69, Az 121) sowie auf künftige Unterlagenangebote dieser Provenienz.

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