Personalamt

Archivplan

Titel

Personalamt

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1903-2019

Existenzzeitraum

1946-

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 35, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Für das Personalamt sind insbesondere von Bedeutung: - Personalgesetz vom 25. Januar 2011 (sGS 143.1; abgekürzt PersG), insbesondere Art. 13: "Das Personalamt unterstützt Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber in der Umsetzung der Personalpolitik und in der einheitlichen Anwendung des Personalrechts. Die Regierung erlässt durch Verordnung Bestimmungen über Aufgaben und Zuständigkeit des Personalamtes." - Personalverordnung vom 13. Dezember 2011 (sGS 143.11; abgekürzt PersV), insbesondere Art. 10-12 (Fort- und Weiterbildung) sowie Art. 140-148 (Personalamt), welche die Stellung des Amts, die Zusammenarbeit mit dessen Partnern sowie die Aufgaben regeln.

(Amts-)Leitung

2006-2021: Primus Schlegel 2021- : Michel Müglich

Behördengeschichte

Das Personalamt entstand als Folge der "Motion Gross-St.Gallen betreffend Expertise über Staatsverwaltung und Personalamt". Darin luden die Motionäre in der Januarsession 1945 des Grossen Rates die Regierung ein, abzuklären, "ob die Schaffung eines kantonalen Personalamtes wünschbar und zweckmässig wäre." Zuvor sollte jedoch die Staatsverwaltung "unter dem Gesichtspunkt möglichst rationeller Betriebsmethoden" und unter Beizug von Experten überprüft werden. Tatsächlich hatte das Finanzdepartement bereits 1943 festgestellt, dass das Versicherungswesen der Verwaltung unbefriedigend organisiert sei; insbesondere die Unfallversicherung des Staatspersonals sei revisionsbedürftig. Entsprechend wurde das Finanzdepartement nun ermächtigt, die Reorganisation des Versicherungswesens des Kantons sowie die Frage der Schaffung eines Personalamtes durch fachtechnische Expertisen abklären zu lassen. Das Finanzdepartement kam im Zuge eines entsprechenden Gutachtens des Direktors des eidgenössischen Personalamts zum Schluss, dass die "dringende Wünschbarkeit der Schaffung einer Koordinationsstelle für die mannigfachen Personalangelegenheiten" gegeben sei. Um eine einheitliche Anwendung der Dienst- und Besoldungsordnung zu gewährleisten, wurde vom Regierungsrat im Frühling 1946 das kantonale Personalamt als eine Abteilung des Finanzdepartements geschaffen. Allerdings zuerst als Provisorium, "damit [vor] einer definitiven Festlegung des Aufgabenkreises des neuen Amtes vorgängig einige Erfahrungen gesammelt werden können." Mit der Führung des Amts betraute der Regierungsrat Dr. Albert Scherrer, den Sekretär des Finanzdepartements. Diese Personalunion zwischen dem Departementssekretär und dem Vorsteher des Personalamtes wurde erst per 1. November 1972 aufgehoben; die Leitung des Personalamts wurde dabei Dr. rer. publ. Elmar Florin Kobler übertragen. Mit dieser formellen Trennung der Funktionen wurde die Neuorganisation des Personalamts mit gleichzeitigem Ausbau weitergeführt. Diese hatte sich aufgedrängt, nachdem dem Personalamt gemäss erheblich erklärter Motionen des Grossen Rates neue Aufgaben zugefallen waren. Die Tätigkeitsbereiche bzw. Abteilungen des Amtes bildeten fortan das Dienstrecht, das Lohnwesen, die Versicherungskasse sowie die Aus- und Weiterbildung. Im Jahr 2000 legte die Regierung nebst den Zielen der Fort- und Weiterbildung für das Staatspersonal für die Jahre 2001 bis 2003 auch den Leistungsauftrag für die (bisherige) Abteilung Aus- und Weiterbildung fest. Dieser wurde insbesondere bezüglich Beratung in den Bereichen Führung, Personal- und Organisationsentwicklung und Projektmanagement erweitert, wobei ein Ausbau der personellen Ressourcen der Abteilung als unumgänglich erachtet wurde. Entsprechend wurde die Bezeichnung der Abteilung in "Personal- und Organisationsentwicklung" geändert und das interne Kursprogramm ebenfalls weiter ausgebaut. Der Personalbestand des Kantons – die potentielle Kundschaft für diese Angebote – war mittlerweile auf 9'500 Personen gewachsen. Ein weiterer Meilenstein bildete 2004 die Einführung von SAP HR als neue Personalinformations- und Pensionskassenverwaltungs-Software (Projekt PISAL). Gleichzeitig wurde ein Kompetenzzentrum für Support und Weiterentwicklung der Software gegründet, welches von SAP (Schweiz) AG zertifiziert wurde. Seither bildet das Competence Center SAP HR (CC SAP HR) eine weitere Abteilung des Personalamtes. Anfänglich war die Abteilung nur für die Lohnabrechnung zuständig. Mit Einführung der Zeitwirtschaft im Jahr 2010 wurde das Softwareportfolio und damit auch die Zuständigkeit um weitere HR-Systeme erweitert. Im Rahmen verschiedener organisatorischer Anpassungen anfangs 2022 wurde der 1st-Level Support für die HR-Systeme in die Abteilung "HR Services und Support" verlagert. Die Abteilung CC SAP HR wurde in HR IT umbenannt. Sie stellt die Verfügbarkeit, den störungsfreien Betrieb sowie die Weiterentwicklung des Personalinformationssystems SAP HCM und der Zeiterfassung sicher und deckt den 2nd- und 3rd-Level Support für die HR-Systeme ab.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Als Kompetenz- und Dienstleistungszentrum unterstützt das Personalamt Regierung, Departemente und Staatskanzlei sowie Gerichte und andere Justizbehörden in Personalangelegenheiten. Ihm obliegen gemäss der Personalverordnung Aufgaben in den Bereichen Personalpolitik, Führungsunterstützung sowie Personal- und Organisationsentwicklung, Information, Vollzug des Personalrechts sowie Personaladministration: a) Amtsleitung / Stab: - Personelle, finanzielle und organisatorische Leitung des Amtes - Budgetierung und Planung der Finanzen des Amtes - Jährliche Lohnrunde (per 1.1.): Anpassung der Lohntabellen sowie Vorbereitung und Durchführung der individuellen Lohnerhöhungen in Zusammenarbeit mit dem Finanzdepartement (Vorbereitung) sowie mit den Departementen, der Staatskanzlei und den Gerichten (Durchführung). - Jahresabschluss: Jährliches Kreisschreiben zum Jahresende an alle Mitarbeitenden der Kantonsverwaltung - Vorgaben zum Personalbudget: Berechnung der den Departementen, der Staatskanzlei und den Gerichten zur Verfügung stehenden Beträge für ausserordentliche Leistungsprämien - (Weiter-)Entwicklung des Personalrechts und der Personalpolitik - Projektleitung und / oder -mitarbeit bei personalrelevanten Projekten - HR-Controlling: Statistiken, insbesondere Personalkennzahlenstatistik, Lohnvergleiche, Stellungnahmen zuhanden Regierung und/oder Kantonsrat - Information über personalrelevante Sachverhalte an verschiedene Anspruchsgruppen - Leitung der Personaldienstleiterkonferenz (PDK) inkl. Protokollerstellung - Leitung der Referenzfunktionskommission (RFK) inkl. Protokollerstellung - Organisation und Durchführung von Anlässen und Veranstaltungen des Personalamts (u.a. nationaler Zukunftstag) b) HR Kompetenz-Center: - Weiterentwicklung und Sicherstellen der korrekten und einheitlichen Umsetzung des Personalrechts mittels juristischer Auskünfte, Richtlinien (u.a. Personalhandbuch PHB SG) sowie der Erarbeitung von Grundlagen für generelle personalrechtliche oder personalpolitische Entscheide - Projektleitung oder -mitarbeit bei personalrelevanten Projekten - Umsetzung der Personalpolitik durch die aktive Unterstützung und Beratung der Personaldienste und Führungskräfte (Linie) in strategischen und operativen Personalmanagementfragen, u.a.: Beratung und Unterstützung im Konfliktmanagement, bei personalrechtlichen Massnahmen und bei schwierigen Führungsgesprächen; Erarbeitung von Instrumenten, Hilfsmitteln und Prozessen, welche die Weiterentwicklung der departementalen Personaldienste unterstützen; Beratung entlang des Personalgewinnungsprozesses. - Case Management bei längeren gesundheitsbedingten Arbeitsausfällen (Wiedereingliederung, Verhinderung oder Verringerung von Langzeitabwesenheiten und / oder Invaliditätsfällen, Koordination des Informationsflusses und der Leistungen zwischen allen Beteiligten) - Organisation der Sozialmassnahmen (Direktzahlungen an externe Kinderkrippen, Sozialkredit, Rahmenmassnahmenplan ) - Vertretung des Kantons im Vorstand der Kinderkrippe Schlössli c) HR Services und Support: - Umsetzung allgemeingültiger, besoldungsrelevanter Vorschriften des Personalrechts - Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Lohnabrechnung, sowie der Kontroll- und Folgeaktivitäten - Pflege und Bereitstellung des Organisationsmanagements SAP HR (OM) - Abklärung und Verfügung von Familienzulagen FAK (Kinder- und Ausbildungszulagen) für die Familienausgleichskasse Staatspersonal des Kantons St.Gallen - Administration der Unfallversicherung nach UVG - Abwicklung der EO-Entschädigungen - Sozialversicherung inkl. Kranken- und Unfalllohnberechnung (für das Staatspersonal) - Unterstützung und Beratung in abwicklungstechnischen Fragestellungen bezüglich der Sozialversicherungen - Weiterbildungsmanagement für interne Aus- und Weiterbildung - Bewilligung und Abrechnung von Weiterbildungsanträgen - Sicherstellen des First- und Second-Level-Supports für AZALEE (Zeiterfassungssystem) - Applikatorischer Support der verschiedenen HR-Systeme wie SAP HR, AZALEE - e-Recruiting, T+ usw. - Benutzeradministration und Berechtigungsverwaltung der HR-Systeme - Publikation der Stelleninserate auf verschiedenen Plattformen - Administrative Abwicklung des Rahmenmassnahmenplan (Sozialplan) - Firmen-Abonnement Ostwind - Differenzzahlungen Kinderkrippe - Personaladministration für die Mitglieder der Regierung d) HR IT: - Betrieb und Weiterentwicklung des Personalinformationssystems SAP HCM sowie Entwicklung von Schnittstellen zu/von Umsystemen und Auswertungen - Second- und Third-Level-Support, technische Verantwortung und Weiterentwicklung der vom Kanton genutzten HR-Systeme e) Personal- und Organisationsentwicklung: - Bereitstellung von Kursangeboten - Konzeption und Moderation von Klausuren, Workshops und Teamentwicklungsanlässen - Beratung von Vorgesetzten in Führungsfragen und Organisationsentwicklungsprojekten - Konzeption und ev. Durchführung von dienststelleninternen Weiterbildungsveranstaltungen - Outplacement-Coaching - Vorabklärung und Vermittlung externer Burnout-Beratung - Beratung und Coaching inkl. Ausbildungen zu Business Process Management (BPM) - Organisation und Steuerung des Kompetenznetzwerks «New Work» - Zentrale Steuerung der kaufmännischen Berufsbildung in der kantonalen Verwaltung

Administrative Strukturen

Das Personalamt ist eines von vier Ämtern (exkl. Generalsekretariat) des Finanzdepartements. Es ist direkt dem Departementsvorsteher FD unterstellt. Die 28 Mitarbeitenden teilen sich insgesamt 2180 Stellenprozente.

Parallelüberlieferungen

- Regierung: Das Personalamt ist an der Ausarbeitung der einschlägigen Regierungsbeschlüsse (RRB) im Bereich Personal beteiligt. Weiter fliessen der Bericht "Personal Querschnittscontrolling" sowie Jahresberichte personalrechtlicher Gremien – welche allerdings nicht direkt zum Personalamt gehören – in die RRBs ein bzw. werden als Beilagen derselben überliefert (Jahresbericht der Meldestelle für Missstände, Jahresbericht der Schlichtungsstelle in Personalsachen). Das Case Management berichtet im Dreijahresrhythmus zuhanden der Regierung. - Generalsekretäre-Konferenz: Die Konferenz wird vom Personalamt mit periodischen Auswertungen von Kennzahlen und Berichten bedient. - Departemente inkl. Gerichte und öffentlich-rechtliche Anstalten (insbesondere die jeweiligen Personaldienste): Das Personalamt mit seinen Querschnittsaufgaben arbeitet mit diversen amtsexternen Stellen zusammen. Das Spektrum des Kompetenzzentrums SAP HR bspw. reicht dabei von Support-Aufgaben bis zur maschinellen Bearbeitung von Daten im Auftrag der amtsexternen Dienststellen (welche die eDossiers bewirtschaften und über diese die Datenhoheit haben). - Fachstelle für Statistik (Volkswirtschaftsdepartement): Seit 2009 übernimmt die Fachstelle vom Personalamt quartalsweise maschinenlesbare Individualdaten zu sämtlichen Mitarbeitenden der Kantonsverwaltung und der selbständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften. Die Statistikdaten umfassen Informationen zur Person, zur Anstellung sowie – nicht verknüpfbar mit diesen Daten – Lohninformationen. Diese Informationen entsprechen den in den individuellen Personalkarten enthaltenen Daten. Sie bilden die Grundlage zur Erstellung der Personalkennzahlenstatistik. - Personalamt Stadt St.Gallen: Der Kanton und die Stadt St.Gallen sind – vertreten durch die beiden Leiter der Personalämter Kanton und Stadt – Mitglieder des Vereins Kinderkrippe Schlössli.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Zwar existieren auf den verschiedenen Stufen der Kantonsverwaltung (Departemente, Ämter, z.T. Abteilungen) ebenfalls HR-Zuständigkeiten. Insbesondere über die verwaltungsweit genutzten HR-Systeme und das personelle Rechnungswesen laufen jedoch sämtliche Fäden beim Personalamt zusammen. In den Bereichen HR Kompetenz-Center, HR Services und Support, Personal- und Organisationsentwicklung sowie der HR IT ist das Personalamt die zentrale Dienstleisterin und Ansprechpartnerin für die unterschiedlichen Anspruchsgruppen.

Historische Kriterien

Die Unterlagen des Personalamts dokumentieren die Personalpolitik des Kantons als grösstem Arbeitgeber. Während die Personaldossiers auf der Mikroebene Einblicke in die Arbeitsverhältnisse bieten, bilden die Unterlagen des Personalamts (PHB SG, Statistiken, Berichte u.a.) die Makroebene ab und erlauben Untersuchungen "aus der Vogelperspektive". Diese Unterlagen werden zudem ergänzt durch Untersuchungen und Berichte von verwaltungsexterner Seite (Personalverbände, Gewerkschaften, Forschungsstellen, Sozialwerke und -versicherungen etc.). Angesichts dieser aggregierten und absehbar zugänglich bleibenden Informationen lohnt es sich für Forschende der unterschiedlichen Fachrichtungen – nicht zuletzt aus arbeits-ökonomischen Überlegungen – kaum noch, Personaldossiers als Primärdaten statistisch auszuwerten. Für Recherchen zu leitenden sowie zu "berühmt-berüchtigten" Persönlichkeiten können die jeweiligen Personaldossiers immerhin – zumindest ergänzende – Quellen darstellen. Die Dokumentation aller übrigen Mitarbeitenden (Festangestellte) kann durch die Übernahme der bei der Fachstelle für Statistik vorliegenden Datenbestände zum kantonalen Personal sichergestellt werden. Im Verbund mit der vom Personalamt zu übernehmenden Schlüsseltabelle werden so die für die Forschung relevanten Stammdaten der "Personalkarten" überliefert. Diese maschinenlesbare Datenbasis erlaubt sowohl statistische Auswertungen als auch individualbiographische Forschungen.

Rechtliche Kriterien

- Die Unterlagen zum Finanzwesen müssen während 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220), der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) sowie gemäss Art. 15 der kantonalen Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1). Längere Aufbewahrungsfristen gelten für Mehrwertsteuerrelevante Belege (15 Jahre gem. Art. 49 MWSTG), Belege zu Immobilien (20-25 Jahre gemäss Art. 58, Abs. 2 MWSTG) sowie Verlustscheine aus Schuldbetreibungs- und Konkurs¬ver-fahren (20 Jahre gem. 159a, Abs. 1 des Bundesgesetzes über Schuldbe¬trei¬bung und Konkurs). - Personaldossiers: Die zu beachtende zehnjährige Verjährungsfrist von Art. 127 OR beginnt mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses und gilt unter anderem auch für den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieser Dauer der Aufbewahrungspflicht unterliegen vor allem Angaben über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Aufgabenbeschreibung und Verantwortungsbereich, Beurteilungen von Leistungen, Verhalten und Führung, Laufbahn und Weiterbildung, Austrittsgrund und Angaben über das Arbeitsverhältnis charakterisierende Sachverhalte. Für eine Reihe von Unterlagen gelten gemäss Vorgabe des Personalamts kürzere Aufbewahrungsfristen: Strafregisterauszug / Leumundszeugnis, Arbeitsbewilligung und Bewilligungsgesuch (jeweils 2 Jahre ab Austellungsdatum); vertrauensärztliche Gutachten, Arztzeugnisse, Unfallrapporte, visierte Zeiterfassungsunterlagen (5 Jahre ab Ausstellungsdatum). In jedem Falle erfährt die Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 127 OR folgende zwei Erweiterungen: Die Aufbewahrung über die Frist von 10 Jahren hinaus ist empfehlenswert bei hängigen Rechtsstreitigkeiten, ansonsten aber nur zulässig im Einverständnis der Mitarbeitenden und nur zu deren Gunsten. Vorbehalten bleibt überdies die Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv. - Falldokumentationen des Case Managements: Diese Dokumentationen werden fünf Jahre nach Abschluss des Dossiers gelöscht und physisch entsorgt.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Personalamt (Finanzdepartement) vom November 2022: a) Amtsleitung / Stab: - Unterlagen zu Finanzen, Budgetierung und Planung: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Projektunterlagen (Projektdokumentationen, Protokolle): Projekte mit Federführung beim Personalamt: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) / Projekte ohne Federführung beim Personalamt: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Personalkennzahlenstatistik: Archivwürdig - Bericht "Personal Querschnittscontrolling" (HR-Reporting): Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Leistungsvereinbarungen mit selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten und zugehörige Leistungsverrechnungen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Protokolle der Personaldienstleiterkonferenz: Archivwürdig - Broschüren (hg. vom Personalamt) ("Infoblatt" u.a.): Archivwürdig b) HR Kompetenz-Center: - Personalhandbuch "PHB SG": Archivwürdig - Korrespondenz: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Falldokumentationen des Case Managements: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Unterlagen zur Kinderkrippe: Jahresberichte (Krippe, Vorstand) und Protokolle (Vorstand, Mitgliederversammlung): Archivwürdig / übrige Unterlagen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Unterlagen zu anderen Sozialmassnahmen (Finanzierung): Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) c) HR Services und Support: - Verfügungen der Familienausgleichskasse für das Staatspersonal: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Unfallmeldungen der Unfallversicherung für das Staatspersonal: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - EO-Karten (Anmeldungen): Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Verfügungen von Rentenverrechnungen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Unterlagen zu Stellenausschreibungen: - Dokumente im Zusammenhang mit der Lohnverarbeitung oder mit Stammdatenmutationen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Dokumente aus der Benutzerverwaltung: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) d) HR IT: - Dokumente aus Aufträgen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Dokumente im Zusammenhang mit Projekttätigkeiten: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - eDossiers inkl. Personalkarte ("Kartei¬karte"): Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Schlüsseltabelle (Name, Vorname, Personalnummer), Stand 1. Januar eines jeden Jahres: Archivwürdig - Dokumentation Jahresendverarbeitungen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) e) POE: - Plattform https://poesg.trainingplus.ch/: Archivwürdig - Seminarunterlagen und Dokumentationen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Verträge mit externen Kursleitenden: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Weiterbildungsanträge sowie Anträge für dienstelleninterne Veranstaltungen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Rechnungen für externe Weiterbildungen sowie externe Beratungsdienstleistungen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Projektdokumentationen für PA/POE-Projekte: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Korrespondenz und Vereinbarungen mit internen Kunden: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Auswertungen und Statistiken zur Personalbefragung: Archivwürdig - Auswertungen und Reports der Beratungsdienstleistungen: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Diverse Reports zum Weiterbildungsmanagement sowie betreffend Nutzung e-Learning-Plattform: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Fotos und Filme (Eigenprodukte) zu Schulungszwecken für einzelne POE-Seminare: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv)

Personalamt

Teilen