Dienst für Informatik und Finanzen

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Existenzzeitraum

1998-

Synonyme

Dienst für Rechnungswesen und Informatik

Abkürzungen

DfIF

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Die zentralen rechtlichen Grundlagen des Dienstes für Informatik und Finanzen stellen im Finanzbereich das Staatsverwaltungsgesetz (sGS 140.1), die Finanzhaushaltverordnung (sGS Nr. 831.1), die Verordnung über die Vergütungen an Kommissionen und Experten der staatlichen Verwaltung (sGS 145.1) und die Spesenverordnung (sGS 143.6) dar. Bei der Informatik gilt das kantonale Informatikhandbuch als Richtlinie.

(Amts-)Leitung

1998-2019: Markus Gasser 2019- Martin Egli

Behördengeschichte

Der Dienst für Informatik und Finanzen (DfIF) ist eine von insgesamt sechs Abteilungen des Generalsekretariats des Departements des Innern. Er hiess ursprünglich Dienst für Rechnungswesen und Informatik und entstand anlässlich der Zusammenführung des Departements des Innern mit dem Militärdepartement im Jahr 1998. Zuvor waren in den beiden Departementen je ein Stabsmitarbeiter für das Rechnungs- und Lohnwesen zuständig. Mit der Departementsfusion wurde eine eigene Abteilung gebildet und durch den Aufgabenbereich Informatik ergänzt. 2004 wurde der Dienst für Rechnungswesen und Informatik in Dienst für Finanzen und Informatik umbenannt.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Dem Dienst für Informatik und Finanzen kommen die folgenden Aufgaben zu: Finanzbereich: Der Dienst für Informatik und Finanzen ist für die Koordination der verschiedenen finanziellen Planungsaufgaben des Departements (Voranschlag, Aufgaben- und Finanzplan, Kredite, Jahresabschluss etc.) zuständig. Er verbucht die Kreditoren-, Debitoren- und Hauptbuchbelege aller Ämter des Departementes des Innern mit Ausnahme des Amts für Soziales. Informatikbereich: Der Dienst für Informatik und Finanzen plant und steuert den Informatikeinsatz im Departement des Innern. Er ist für die Sicherstellung der Informatik verantwortlich, wobei ihm eine organisatorische und vermittelnde Rolle zukommt. Die Sicherstellung der Informatik vor Ort führt die Abraxas Informatik AG aus. Controlling: Das im Jahr 2010 eingeführte Departementscontrolling ist beim Dienst für Informatik und Finanzen angesiedelt. Der Dienst baut das Controlling innerhalb des Departements auf und ist für die Umsetzung des Leistungscontrolling verantwortlich. Bau, Raum und Infrastruktur: Der Dienst für Informatik und Finanzen ist für alle Liegenschaften, die das Departement des Innern belegt hat, die Planungs- und Koordinationsstelle (z.B. Infrastruktur, Sicherheit am Arbeitsplatz, Renovationen). Die Federführung für Bauvorhaben liegt jedoch beim Baudepartement (Hochbauamt).

Administrative Strukturen

Der Dienst für Informatik und Finanzen ist organisatorisch dem Generalsekretariat des Departementes des Innern unterstellt und setzt sich aus einem Leiter sowie vier Mitarbeitenden zusammen.

Parallelüberlieferungen

Aufgrund seiner Stabsfunktion verfügt der Dienst für Informatik und Finanzen über eine starke Vernetzung innerhalb des Departementes des Innern wie auch mit den anderen Stabsstellen der Departemente. Nachfolgend sind die wichtigsten Partner aufgeführt: Departement des Innern, Sekretariat i.e.S.: Gewisse Kontroll- und Entscheidkompetenzen liegen bei der Generalsekretärin, z.B. die Überwachung des departementalen Voranschlags und des Jahresabschlusses. Folglich liegen die entsprechenden Unterlagen auch im Generalsekretariat vor. Departement des Innern, Ämter/Dienststellen: Im Finanzbereich ist der Dienst für Informatik und Finanzen für die Koordination der verschiedenen departementalen Planungsaufgaben (Voranschlag, Aufgaben- und Finanzplan, Kredite, Jahresabschluss) zuständig. Ebenfalls verbucht er die Buchhaltungsbelege aller Ämter des Departements mit Ausnahme des Amts für Soziales. Daneben plant und steuert der Dienst für Informatik und Finanzen den Informatikeinsatz im Departement und übernimmt den Support und die Beratung der Ämter. Die entsprechenden Unterlagen liegen daher nicht nur beim Dienst für Informatik und Finanzen, sondern auch bei den Ämtern und Dienststellen vor. Finanzdepartement, Amt für Finanzdienstleistungen: Das Amt für Finanzdienstleistungen ist u.a. für den SAP-Support (Standartsoftware beim Kanton) zuständig und koordiniert die Haushalts- und Rechnungsführung des Staates. Unterlagen zum Budget und Jahresabschluss sind folglich auch beim Amt für Finanzdienstleistungen zu finden. Das vom Dienst für Informatik und Finanzen eingereichte Budget bzw. der Jahresabschluss sind deckungsgleich mit dem Voranschlag bzw. der Staatsrechnung. Finanzdepartement, Dienst für Informatikplanung (DIP): Der Dienst für Informatikplanung plant und steuert die übergeordnete Informatikstrategie des Kantons. Zusammen mit allen Departementen und der Staatskanzlei erarbeitet er jährlich einen Informatikplan. Dieser zeigt die geplanten Informatikvorhaben auf der Basis einer 3-Jahresplanung auf und ist die Grundlage für den Voranschlag. Daneben koordiniert der Dienst für Informatikplanung grössere Informatikprojekte. Zwischen dem Dienst für Informatikplanung und dem Dienst für Informatik und Finanzen kommt es daher u.a. bei Projektunterlagen zu Überschneidungen. Departements-Informatik-Verantwortliche (DIVs): Jedes Departement und die Staatskanzlei ernennen eine/n Informatik-Verantwortliche/n. Diese/r ist Ansprechpartner des Dienstes für Informatikplanung. Unterlagen zu Informatikprojekten des Departementes des Innern und zum Informatikbudget sind teilweise auch bei den übrigen Departements-Informatik-Verantwortlichen vorhanden. Baudepartement, Hochbauamt: Der Dienst für Informatik und Finanzen nimmt Bau-, Raum- und Mobiliarbegehren aus dem Departement entgegen und leitet diese an das Hochbauamt weiter. Dieses bearbeitet die Geschäfte federführend. Die Begehren werden abschliessend beim Hochbauamt gelagert. Amtsdruckschriften: Der Voranschlag, die Staatsrechnung und der Controllingbericht liegen jährlich in gedruckter Form vor. Intranet-Auftritt der Dienststelle: Im Intranet ist der Dienst für Informatik und Finanzen in knapper Form vertreten.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Dienst für Informatik und Finanzen handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in ähnlicher Weise in jedem Generalsekretariat der Departemente zu finden ist. Dem Dienst für Informatik und Finanzen kommen primär ausführende und koordinierende Aufgaben zu, weniger jedoch eine konzeptionelle Rolle.

Historische Kriterien

Da dem Dienst für Informatik und Finanzen primär ausführende und koordinierende, weniger jedoch konzeptionelle Aufgaben zukommen, ist die Bedeutung der Unterlagen für die historische Forschung als eher klein einzustufen.

Rechtliche Kriterien

Bei den Finanz- und Rechnungsunterlagen schreiben das Schweizerische Obligationenrecht (SR 220, Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962), die eidgenössische Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) und die kantonale Finanzhaushaltverordnung (sGS 831.1, Art. 15) eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vor.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Generalsekretariat des Departements des Innern, Dienst für Informatik und Finanzen vom 18. Oktober 2011: - Projektunterlagen (Federführung beim Dienst für Informatik und Finanzen): Angebotspflicht gegenüber Staatsarchiv - Projektunterlagen (Federführung bei anderer Dienststelle): Kassation (im Ermessen der Dienststelle) - Budgetunterlagen: Kassation (nach 10 Jahren) - Aufgaben- und Finanzplan: Kassation (nach 10 Jahren) - Jahresabschluss: Kassation (nach 10 Jahren) - Buchhaltungsbelege: Kassatino (nach 10 Jahren) - Kreditoren, Debitoren und Hauptbuchbelege: Kassation (nach 10 Jahren) - Bau-, Raum- und Mobiliarbegehren: Kassation (im Ermessen der Dienststelle) - Controlling: Kassation (im Ermessen der Dienststelle)

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