Personaldienst

Archivplan

Titel

Personaldienst

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1943-2002

Existenzzeitraum

1994-

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Der Personaldienst stützt sich auf verschiedene Rechtsgrundlagen: - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; cf. Art. 22, Art. 28: Situierung des departementalen Personaldienstes im jeweiligen Generalsekretariat). - Verordnung über den Staatsdienst vom 5. März 1996 (sGS 143.20) - Besoldungsverordnung vom 27. Februar 1996 (sGS 143.2) - Arbeitszeitverordnung vom 27. Mai 1997 (sGS 143.22) - Verordnung über die Versicherungskasse für das Staatspersonal vom 5. September 1989 (sGS 143.7) - Spesenverordnung vom 6. Dezember 2004 (sGS 143.6) Der Dienst orientiert sich darüberhinaus auch am Personalhandbuch des Kantons (PHB), an den ebenfalls vom Personalamt herausgegebenen Richtlinien über die Einreihung und Beförderung des Staatspersonals und an diversen departementsinternen Weisungen. Letztere ergehen vom Personaldienst an die einzelnen Ämter des DI und enthalten Informationen zu Abläufen (z.B. bei Neuanstellungen) oder zu Lohnfragen.

(Amts-)Leitung

Jörg Steiner

Behördengeschichte

Seit 1994 besteht im Generalsekretariat die Dienststelle Personaldienst (PD). Vorher war der Sekretäradjunkt für das Personelle zuständig. Durch die Fusion des Departements des Innern mit dem Militärdepartement 1997 erweiterte sich der Zuständigkeitsbereich. Das Militärdepartement verfügte bis zur Zusammenlegung über keinen eigentlichen Personaldienst; diese Aufgaben wurden – wie zuvor im DI auch – von einem Sekretäradjunkt wahrgenommen.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Aufgabe des Personaldienstes ist die Unterstützung der Generalsekretärin in der Wahrnehmung ihrer Funktionen als nominell oberste Personalverantwortliche. Daneben unterstützt und berät der PD die Amtsleitungen in der Personaladministration sowie in personalrechtlichen Fragen. Den Amtsleitungen des DI steht eine breite Palette an Dienstleistungen des Personaldienstes zur Verfügung: a) Neuanstellungen - Begutachtung der Stelleninserate und in Absprache mit dem Amt Festlegung der Publikationsorgane und der Erscheinungsdaten. Anschliessend Weiterleitung der Inserate an das Personalamt zur Inserateaufgabe. - Prüfung der Anstellungsanträge auf Einhaltung der Richtlinien und Weiterleitung ans Personalamt zur Stellungnahme. Bei Mitarbeitenden mit unkonventionellen Lebensläufen oder Ausbildungswegen nimmt der PD innerhalb des Departements Lohnvergleiche vor, welche als Orientierungspunkte für die Gehaltseinstufung dienen können. - Zustellung des Entwurfs der Anstellungsverfügung an die Amtsleiter/in. Bei Stundenlöhnern wird ein Berechnungsschema mitgeliefert. - Zustellung der Informationen zum Personalrecht und der Eintrittsformulare an die neueintretenden Mitarbeitenden. Diese werden auch bei Fragen zur Versicherungskasse beraten. b) Lohnwesen - Besorgung des Lohnwesens für alle Ämter (Erfassung, Mutationen, einmalige Zahlungen, Lohnabzüge, Lohnausweise, Quellensteuer, Berechnung Personalkosten usw.). - Benachrichtigung der Mitarbeitenden bei ablaufenden Kinderzulagen oder Aufenthaltsbewilligungen und Zustellung von entsprechenden Formularen. - Frühzeitige Benachrichtigungen der Amtsleitungen bez. fälliger Dienstjubiläen (der PD weist jeweils auf die Möglichkeit des Bezugs von Urlaub statt der Treueprämie hin). - Vorprüfung der Anträge ans Personalamt (Stellenbegehren, Beförderungen, Entschädigungsrichtlinien, Kinder-/Familienzulagen usw.) und Weiterleitung zur Stellungnahme. - Unterstützung der Ämter in der Budgetierung der Personalkosten im Rahmen des Voranschlags. c) Diverse Dienstleistungen - Second Level Support für AZALEE (Arbeitszeit-, Abwesenheits- und Leistungserfassung) mit den Applikationen presento.pro und projekto.pro. First Level Support für das Generalsekretariat. - Nachführen der Musterdokumente, Merkblätter und der Verzeichnisse (Telefonbuch im Intranet [SGdirectory], Intranet-Seite «Personelles DI»). - Behandlung von Korrespondenz und telefonischen Anfragen in Personalangelegenheiten (ggf. in Absprache mit der betroffenen Amtsleitung) sowie Abgabe von Stellungnahmen.

Administrative Strukturen

Der Personaldienst besteht (Stand 2011) aus dem Leiter (50%) und einer Mitarbeiterin (Leiter Stv.; 50%). Der PD ist direkt der Leitung des Generalsekretariats unterstellt.

Parallelüberlieferungen

- Personalamt / Kompetenzzentrum SAP HR: Das Personalamt betreut SAP HR, welches auch die Anstellungs- und Personendaten (sog. Personalstammdaten) zu sämtlichen Mitarbeitenden des DI enthält. Die Applikation wird den Personaldiensten zur Verfügung gestellt; die Daten werden von diesen fortlaufend aktualisiert. - Personal- und Organisationsentwicklung (POE): Der Personaldienst ist – wie alle anderen Dienststellen auch – dem kantonalen Personalleitbild und dessen Zielen verpflichtet (z.B. Erhöhung des Frauenanteils in der Verwaltung). Alle 3 Jahre wird daher zuhanden der Personal- und Organisationsentwicklung (POE) mit einer Anzahl Indikatoren gemessen, inwieweit diese Ziele eingehalten werden konnten. Es ist daher davon auszugehen, dass die POE über weitere aggregierte und auch das Personal des DI betreffende Daten verfügt. - Personalverantwortliche der Ämter: Die für das Personal in den einzelnen Ämtern zuständigen Personen führen in eigener Regie ebenfalls Personaldossiers. Gegenwärtig sind Bestrebungen im Gange, diese Parallelüberlieferung durch Koordinationsmassnahmen abzubauen. - Kantonale Konferenz der Personaldienste: Die Konferenz unter dem Vorsitz des Personalamtes wird von diesem quartalsweise veranstaltet und protokolliert. - Versicherungspartner: Die Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung und die Sozialversicherungsanstalt verfügen ebenfalls über Personendaten der DI-Mitarbeitenden. - Regierungsrats- und Kommissionsprotokolle, Staatskalender, Pressemitteilungen etc.: Die Namen bzw. (Kurz-)Lebensläufe von gewählten Mitarbeitenden werden verschiedenenorts überliefert. - Regierungsratsprotokolle zu Disziplinarfällen: Gem. Art. 12 Abs. 1 des Disziplinargesetzes (sGS 161.3) ist die Wahlbehörde grundsätzlich auch die Disziplinarbehörde, d.h. zur Verfügung von Disziplinarmassnahmen zuständig. Dies betrifft allerdings nur jene öffentlich-rechtlichen Arbeitsverhältnisse, die durch eine Wahl begründet werden (z.B. Amtsleiter). Die Regierungsratsprotokolle bilden deshalb nur einen Teil der Disziplinarfälle ab.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Der Personaldienst ist Teil der Stabsstelle Generalsekretariat. Er dient als Scharnierstelle zwischen Departementsleitung bzw. Generalsekretärin, Personalamt und den Ämtern und Dienststellen des Departements.

Historische Kriterien

Personaldossiers dokumentieren die Personalpolitik des Kantons oder einer Dienststelle und die Biographie von Betroffenen. Die letztlich für die Bürgerinnen und Bürger massgeblicheren (Amts-)Handlungen der Angestellten werden darin allerdings kaum abgebildet. Grundsätzlich kann die wissenschaftliche Auswertung von Personaldossiers auf ein Individuum oder eine Gruppe unter Berücksichtigung einer Vielzahl von möglichen Indikatoren (Beruf, Geschlecht, Herkunft etc.) fokussieren. Dementsprechend rücken entweder der spezifisch-ausserordentliche oder der typisch-repräsentative Fall ins Zentrum der Untersuchung. Personaldossiers können daher sowohl für die Biographieforschung wie auch für die Erforschung spezifischer (Berufs-)Gruppen wertvolle Informationsquellen darstellen. Sie haben u.a. Potential für die Politische Geschichte, die Sozialgeschichte oder die sog. Mentalitätsgeschichte. Arbeitszeugnisse oder Stelleninserate beispielsweise dokumentieren stets ein bestimmtes Menschen- und Berufsbild: Welche Persönlichkeitsmerkmale finden – lobend oder kritisch – Erwähnung? Welche Fähigkeiten werden erwartet? Etc. Liegen entsprechende Informationen seriell über längere Zeiträume vor, lässt sich ein entsprechender Wandel untersuchen. Der Quellenwert von Personaldossiers wird durch das Informationszeitalter allerdings zunehmend relativiert, zumindest für die Zeit nach dem 2. Weltkrieg. Einzelne Spuren oder auch ausführlichere Darstellungen zu einzelnen Mitarbeitenden aus sämtlichen hierarchischen Ebenen finden sich gegenwärtig in einer Vielzahl von Quellen wie beispielsweise Mitarbeiterzeitungen, Amtsdruckschriften (z.B. Personelles in Jahresberichten), Zeitungsberichten, Newslettern, Telephon- und Adressverzeichnissen, Medienmitteilungen und Protokollen (v.a. bei Wahlen) etc., daneben aber auch in Intranet und Internet. Neben dieser Mikroebene wird auch die Makroebene – und damit der sog. "typische Fall" – v.a. über (statistische) Auswertungen und Unterlagen der Personalverwaltung bzw. der Personal- und Organisationsentwicklung (POE) laufend dokumentiert. Diese Unterlagen werden zudem ergänzt durch Untersuchungen und Berichte von verwaltungsexterner Seite (Personalverbände, Gewerkschaften, Forschungsstellen, Sozialwerke und -versicherungen etc.). Es kann davon ausgegangen werden, dass ein Teil dieser parallel vorliegenden Information überdauern wird, sei es in (i.d.R. wissenschaftlichen Speicher-)Bibliotheken oder in Archiven (Unterlagen privater Herkunft in staatlichen Archiven, Spezialarchive wie Archive für Sozialgeschichte etc.). Angesichts dieser aggregierten und absehbar zugänglich bleibenden Informationen lohnt es sich für Forschende der unterschiedlichen Fachrichtungen – nicht zuletzt aus arbeitsökonomischen Überlegungen – kaum noch, Personaldossiers als Primärdaten statistisch auszuwerten. Bei der Recherche zu leitenden sowie zu "berühmt-berüchtigten" Persönlichkeiten können die jeweiligen Personaldossiers allerdings weiterhin – zumindest ergänzende – Quellen darstellen.

Rechtliche Kriterien

- Die Unterlagen zu Disziplinarfällen belegen ihrerseits die korrekte und rechtskonforme Abwicklung des jeweiligen Disziplinarverfahrens. Aus einem diesbezüglichen Mangel können Betroffene u.U. rechtliche Ansprüche geltend machen. Über den konkreten Einzelfall hinaus haben die Unterlagen zudem eine staatspolitische Komponente. Staatliche Unterlagen bzw. staatliches Archivgut hat nicht zuletzt die Aufgabe, das ordnungsgemässe Verwaltungshandeln transparent und nachvollziehbar abzubilden. Als grundsätzliche Konsequenz folgt hieraus, dass die Ahndung bei Verstössen gegen die Amtspflicht – d.h. das "unordentliche Verwaltungshandeln" – ebenfalls dokumentiert und nachweisbar gehalten wird. Aufgrund dieser systemischen Funktion empfiehlt es sich, staatliche Disziplinarverfahren – unabhängig von ihrem jeweiligen Ausgang – dauernd zu archivieren. Den Verfahrensbeteiligten soll und darf jedoch aus der Archivierung der Akten kein Nachteil erwachsen, weshalb Disziplinarfälle als Personenakten entsprechend langen archivischen Schutzfristen unterliegen. - Das Staatsarchiv empfiehlt für die Personaldossiers deshalb grundsätzlich eine minimale Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (beginnend mit dem Austrittsdatum). In jedem Falle erfährt diese aus Art. 127 OR abgeleitete Aufbewahrungspflicht folgende zwei Erweiterungen: a) Die Aufbewahrung über die Frist von 10 Jahren hinaus ist empfehlenswert bei hängigen Rechtsstreitigkeiten. b) Vorbehalten bleibt die Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv. - Die zehnjährige Verjährungsfrist von Art. 127 OR gilt nach vorherrschender Auffassung u.a. auch für den Anspruch auf Erstellung, Begründung, Korrektur oder Ergänzung eines Arbeitszeugnisses. Diese Ansprüche können bis zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend gemacht werden. Von der Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers betroffen sind in erster Linie Angaben über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Aufgabenbeschreibung und Verantwortungsbereich, Beurteilungen von Leistung, Verhalten und Führung, Laufbahn und Weiterbildung, Austrittsgrund aber auch Angaben über besondere Vorkommnisse. Diese Daten sind vor allem im Pflichtenheft, in den Mitarbeiterbeurteilungen, in der Laufbahnplanung und in Weiterbildungsunterlagen zu finden. - Für die Rechnungsunterlagen besteht eine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrecht, SR 220, und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung, SR 221.431).

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Personaldienst des Generalsekretariats des Departement des Innern vom 17. Januar 2012: - Personaldossiers von Mitarbeitenden, welche (a) durch ihre dienstliche oder ausserdienstliche Tätigkeit einen kantonalen oder nationalen Bekanntheitsgrad erlangten, oder (b) mit einem Disziplinarverfahren konfrontiert waren: Dauernde Aufbewahrung - Personaldossiers von Amtsleiterinnen und Amtsleitern: Dauernde Aufbewahrung - Personaldossiers aller übrigen Mitarbeitenden: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren seit Dienstaustritt) - Vom Personaldienst erstellte Statistiken: Angebotspflicht gegenüber dem Staatsarchiv - Unterlagen zu Voranschlag und Budget: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle - Spesenrechnungen: Vernichtung nach 10 Jahren - Unfallmeldungen: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle - Merkblätter, Muster und Formulare: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle - Unterlagen zu Wahlen für staatliche Kommissionen: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle - Unterlagen zu ausserordentlichen Leistungsprämien: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle

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