Dienst für Finanzen und Informatik

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1979-2011

Existenzzeitraum

2008-

Synonyme

1996-2005: Amt für Schulgemeinden 2005-2007: Amt für Bildungsfinanzen Ab 2008: Dienst für Finanzen und Informatik

Abkürzungen

DFI

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 31, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Die zentralen rechtlichen Grundlagen stellen im Finanzbereich das Staatsverwaltungsgesetz (sGS 140.1), die Finanzhaushaltverordnung (sGS Nr. 831.1), die Verordnung über die Vergütungen an Kommissionen und Experten der staatlichen Verwaltung (sGS 145.1) und die Spesenverordnung (sGS 143.6) dar. Im Bereich Stipendien- und Studiendarlehen stützt sich der Dienst für Finanzen und Informatik auf das Stipendiengesetz (sGS 211.5) und die Stipendienverordnung (sGS 211.51) ab. Bei der Informatik gilt das kantonale Informatikhandbuch als Richtlinie.

(Amts-)Leitung

1996-2010: Peter Senn (1996-2005: Amt für Schulgemeinden, 2005-2008: Amt für Bildungsfinanzen, 2008-2010: Dienst für Finanzen und Informatik) Seit 2010: Bernhard Thöny

Behördengeschichte

Der Dienst für Finanzen und Informatik ist ein Dienst innerhalb des Generealsekretariats des Bildungsdepartements, der 2008 gegründet wurde. Sein Vorläufer war das Amt für Schulgemeinden (ASG). Dieses war für das Rechnungswesen der Volksschule zuständig, indem es den indirekten Finanzausgleich verwaltete und die Schulgemeinden in finanzieller Hinsicht unterstützte. Zum Aufgabenfeld des Amts für Schulgemeinden gehörte auch die Revision der Schulfinanzen in den Schulgemeinden. Ein weiterer Zuständigkeitsbereich ergab sich bei den Sonderschulen, welche ihre Rechnung selber führten. Die Federführung für die Rechnungskontrolle lag bei der staatlichen Invalidenversicherung, die Abrechnung der Staatsbeiträge erfolgte durch das Amt für Schulgemeinden. 2005 wurde das Amt für Schulgemeinden in das Amt für Bildungsfinanzen (ABF) umgewandelt. Das Amt war nun für die Finanzen des gesamten Departements zuständig (inkl. Mittelschulen und Hochschulen). Der Dienst für Finanzen und Stipendien, verantwortlich für Stipendien- und Studiendarlehen, wurde in das Amt für Bildungsfinanzen integriert. Eine weitere Umstrukturierung erfolgte 2008 im Zuge einer Departementsreform. Aus dem Amt für Bildungsfinanzen ging der Dienst für Finanzen und Informatik als Dienststelle des Generalsekretariats hervor. Dem Dienst für Finanzen und Informatik wurden die Bereiche Infrastruktur und Informatik zugeteilt, die vorher in einem eigenen Dienst zusammengefasst waren. Die Aufsicht über die privaten Sonderschulen bezüglich Rechnungsführung wie auch die Verantwortung für Schulbauten fielen neu dem Amt für Volksschule zu. Weitere Veränderungen resultierten aus dem seit 1. Januar 2008 in Kraft stehenden Finanzausgleichsgesetz (sGs 813.1). Der Vollzug des Finanzausgleichs wurde dem Departement des Innern, Amt für Gemeinden angegliedert. Dasselbe gilt für die Revision der Schulfinanzen in den Schulgemeinden.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Finanzbereich: Der Dienst für Finanzen und Informatik ist für die Koordination der verschiedenen finanziellen Planungsaufgaben des Departements (Voranschlag, Aufgaben- und Finanzplan, Kredite, Rechnungsabschluss etc.) zuständig. Er verbucht die Kreditoren-, Debitoren- und Hauptbuchbelege der Zentralverwaltung des Bildungsdepartements (ohne Amt für Berufsbildung), der Erziehungsdirektorenkonferenz-Ost (EDK-Ost) und der Direktion Fachhochschule Ostschweiz. Zudem zahlt der Dienst für Finanzen und Informatik Taggelder, Spesen und besondere Arbeitsentschädigungen von Kommissionen und Expertinnen und Experten des Bildungsdepartements aus. Informatikbereich: Der Dienst für Finanzen und Informatik ist verantwortlich für den Betrieb der Informatik an den Berufsfachschulen und Mittelschulen im Kanton St.Gallen. Stipendien- und Studiendarlehen: Ein weiteres Aufgabengebiet des Diensts für Finanzen und Informatik ist die Behandlung von Stipendien- und Studiendarlehensgesuchen. Bau und Infrastruktur: Der Dienst für Finanzen und Informatik ist für alle Liegenschaften, die das Bildungsdepartement belegt hat, die Planungs- und Koordinationsstelle (z.B. Infrastruktur, Sicherheit am Arbeitsplatz, Renovationen). Die Federführung für Bauvorhaben liegt jedoch beim Baudepartement (Hochbauamt).

Administrative Strukturen

Organisatorisch gesehen ist der Dienst für Finanzen und Informatik dem Generalsekretariat des Bildungsdepartements unterstellt. Er gliedert sich in die Abteilungen Informatik, Infrastruktur, Finanzdienst, Stipendien und Studiendarlehen/Support Statistik.

Parallelüberlieferungen

Aufgrund seiner Stabsfunktion verfügt der Dienst für Finanzen und Informatik über eine starke Vernetzung innerhalb des Bildungsdepartements wie auch mit den anderen Stabsstellen der Departemente. Nachfolgend sind die wichtigsten Partner aufgeführt: Bildungsdepartement, Generalsekretariat im engeren Sinne: Gewisse Kontroll- und Entscheidkompetenzen liegen bei der Generalsekretärin, z.B. die Überwachung des departementalen Voranschlags und der Rechnung. Insofern liegen Unterlagen des Diensts für Finanzen und Informatik zum Budget und Jahresabschluss auch beim Generalsekretariat vor. Ämter/Dienststellen/Anstalten (Schulen): Im Finanzbereich ist der Dienst für Finanzen und Informatik für die Koordination der verschiedenen departementalen Planungsaufgaben (Voranschlag, Aufgaben- und Finanzplan, Kredite, Rechnungsabschluss etc.) zuständig. Ebenfalls verbucht er die Buchhaltungsbelege und rechnet Spesen und Taggelder ab. Daneben plant der Dienst für Finanzen und Informatik mit sechs regionalen Clustern die Informatik an den kantonalen Berufsfachschulen und dne Mittelschulen. Die entsprechenden Unterlagen liegen dezentral in den Schulen vor. Finanzdepartement, Amt für Finanzdienstleistungen: Das Amt für Finanzdienstleistungen ist u.a. für den SAP-Support (Standartsoftware beim Kanton) zuständig und koordiniert die Haushalts- und Rechnungsführung des Staates. Unterlagen zum Budget und Jahresabschluss sind folglich auch beim Amt für Finanzdienstleistungen zu finden. Das vom Dienst für Finanzen und Informatik eingereichte Budget bzw. der Jahresabschluss sind deckungsgleich mit dem Voranschlag bzw. der Staatsrechnung. Finanzdepartement, Dienst für Informatikplanung (DIP): Der Dienst für Informatikplanung plant und steuert die übergeordnete Informatikstrategie des Kantons. Zusammen mit allen Departementen und der Staatskanzlei erarbeitet er jährlich einen Informatikplan. Dieser zeigt die geplanten Informatikvorhaben auf der Basis einer 3-Jahresplanung auf und ist die Grundlage für den Voranschlag. Daneben koordiniert der Dienst für Informatikplanung grössere Informatikprojekte. Die beim Dienst für Finanzen und Informatik entstehenden Unterlagen zur Planung der Informatikstrategie und zum Informatikbudget überschneiden sich daher teilweise mit jenen des Diensts für Informatikplanung. Weiter liegt die Federführung bei Projekten rund um die Einführung neuer Programme bei Ämtern oder Schulen beim Dienst für Informatikplanung. Die entsprechenden Unterlagen sind daher auch beim Dienst für Informatikplanung zu finden. Departements-Informatik-Verantwortliche (DIVs): Jedes Departement und die Staatskanzlei ernennen eine/n Informatik-Verantwortliche/b. Diese/r ist Ansprechpartner des Dienstes für Informatikplanung. Unterlagen zu Informatikprojekten des Bildungsdepartements und zum Informatikbudget sind teilweise auch bei den Departements-Informatik-Verantwortlichen vorhanden. Baudepartement, Hochbauamt: Der Dienst für Finanzen und Informatik nimmt Bau-, Raum- und Mobiliarbegehren aus dem Departement entgegen und leitet diese an das Hochbauamt weiter. Dieses bearbeitet die Geschäfte federführend. Die Begehren werden abschliessend beim Hochbauamt gelagert. Amtsdruckschriften: Bis 2007 wurde im Amtsbericht jährlich in summarischer Form über das Amt für Schulgemeinden bzw. Amt für Bildungsfinanzen Bericht erstattet. Eigene Amtsdruckschriften (z.B. Jahresberichte) existieren keine. Geschäftsberichte: 2008 wurde im Kanton St.Gallen der Amtsbericht durch den Geschäftsbericht abgelöst. Dieser ist thematisch aufbaut, sodass der Dienst für Finanzen und Informatik nicht mehr einen eigenen Absatz erhält, sondern sein Wirken - sofern überhaupt - unter den jeweiligen Schwerpunktgeschäften zu finden ist.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Dienst für Finanzen und Informatik handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in ähnlicher Weise in jedem Generalsekretariat der Departemente zu finden ist. Dem Dienst für Finanzen und Informatik kommen primär ausführende und koordinierende Aufgaben zu, weniger jedoch eine konzeptionelle Rolle.

Historische Kriterien

Da dem Dienst für Finanzen und Informatik primär ausführende und koordinierende, weniger jedoch konzeptionelle Aufgaben zukommen, ist die Bedeutung der Unterlagen für die historische Forschung als eher klein einzustufen.

Rechtliche Kriterien

Die Finanzhaushaltverordnung (sGS 831.1, Art. 15) schreibt eine Aufbewahrungspflicht der Rechnungsunterlagen von zumindest 10 Jahren vor. Weiter gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist von Rechnungsunterlagen/Geschäftsbüchern gemäss dem Schweizerischen Obligationenrecht (SR 220, Art. 590, 730 und 747 sowie Art. 957 und 962) und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431). Für das Stipendienwesen haben das Generalsekretariat des Bildungsdepartement (damals noch Erziehungsdepartement) und das Staatsarchiv folgende Vereinbarung ausgemacht: Stipendienakten werden bis 10 Jahre, Studiendarlehen bis 15 Jahre und Stipendiengesuche aus Fonds und Stiftungen bis 5 Jahre nach Abschluss des Dossiers bei der Dienststelle aufbewahrt. Anschliessend wird von allen Unterlagentypen der Buchstabe B für die dauernde Aufbewahrung ins Staatsarchiv überführt, der Rest ist zur Vernichtung freigegeben. Darüber hinaus sind aus rechtlicher Sicht keine weiteren Aufbewahrungsfristen bekannt.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Generalsekretariat des Bildungsdepartements, Dienst für Finanzen und Informatik vom 27. Juli 2010: - DFI-Leiterrapport: Protokolle: Dauerende Aufbewahrung - Informatik: Projektdossiers mit Federführung beim DFI, finanziert durch einen Sonderkredit des Kantonsrats: Angebotspflicht gegenüber Staatsarchiv - Stipendienakten: Buchstabe B: dauernde Aufbewahrung; übrige Dossiers: Kassation (nach 10 Jahren) - Studiendarlehen: Buchstabe B: dauernde Aufbewahrung; übrige Dossiers: Kassation (nach 10 Jahren) - Stipendiengesuche aus Fonds und Stiftungen: Kassation (nach 10 Jahren) - Informatik: übrige Projektdossiers: Kassation (nach 10 Jahren) - Budgetunterlagen: Kassation (nach 10 Jahren) - Aufgaben- und Finanzplan: Kassation (nach 10 Jahren) - Jahresrechnung/Jahresabschluss: Kassation (nach 10 Jahren) - Buchhaltungsbelege: Kassation (nach 10 Jahren) - Kreditoren-, Debitoren- und Hauptbuchbelege: Kassation (nach 10 Jahren) - Taggeld- und Spesenabrechnungen: Kassation (nach 10 Jahren)

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