Amt für Gemeinden

Archivplan

Titel

Amt für Gemeinden

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1945-2018

Existenzzeitraum

1937-

Synonyme

frühere Bezeichnungen: 1996-1997: Amt für Gemeinden und Stiftungen 1987-1996: Kontrolle der Gemeindeverwaltungen (Gemeinderechnungswesen), Heimverbindungsstelle und Amt für berufliche Vorsorge und Stiftungsaufsicht 1985-1987: Kontrollstelle der Gemeindeverwaltungen (Gemeinderechnungswesen) und Amt für berufliche Vorsorge und Stiftungsaufsicht 1981-1985: Kontrollstelle der Gemeindeverwaltungen (Gemeinderechnungswesen) und Stiftungsaufsicht 1965-1981: Kontrollstelle der Gemeindeverwaltungen (Gemeinderechnungswesen) 1937-1965: Kontrollstelle der Gemeindeverwaltung, Gemeindekrankenkassen und Stiftungen

Abkürzungen

AfGE

Verwandte Körperschaften, Familien, Personen

Politische Gemeinden, Schulgemeinden, Ortsgemeinden/Ortsbürgergemeinden, ortsbürgerliche und örtliche Korporationen, Zweckverbände; Abteilung Grundbuchinspektorat: siehe separater Fonds!

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 27, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Die wichtigsten, aktuell gültigen Rechtsgrundlagen (Stand 2009): - Finanzausgleichsgesetz, vom 23. September 2007 (sGS 813.1) - Vollzugsverordnung zum Finanzausgleichsgesetz, vom 30. Oktober 2007 (sGS 813.11) - Gemeindegesetz, vom 23. August 1979 (sGS 151.2) - Haushaltverordnung, vom 12. Oktober 1981 (sGS 151.53) - Gemeindevereinigungsgesetz, vom 7. April 2007 (sGS 151.3)

(Amts-)Leitung

Vor 1963: Paul Stadler 1963-1975: Paul Truniger 1975-2003: Felix Sennhauser 2003-2013: Inge Hubacher 2013-2017: Lukas Summermatter 2017- Alexander Gulde

Behördengeschichte

Die Ursprünge des AfGE gehen bis in die erste Hälfte des 19. Jahrhunderts zurück. Bereits im Amtsbericht der Regierung über das Jahr 1834 ist die Aufgabe der Aufsicht über die Gemeindeangelegenheiten/-verwaltung erwähnt. Schon damals waltete das Departement des Innern (DI) als Aufsichtsbehörde über die Gemeinden. Die Bezirksammänner führten sogenannte Kommunaluntersuche durch und berichteten darüber dem DI. Erst seit 1937 gab es eine eigene Dienststelle, die sich mit der Aufsicht der Gemeindeverwaltungen respektive des Gemeinderechnungswesens beschäftigte. Von der einstigen Kontrollstelle entwickelte sich diese Dienststelle seither zum heute bestehenden AfGE, zu welchem seit Anfang 2008 auch das Grundbuchinspektorat (GBI) gehört. Das AfGE ist im DI angesiedelt.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Das AfGE erfüllt folgende Hauptaufgaben (exkl. GBI): - Finanzausgleich: Das AfGE übt Aufgaben im Vollzug des Finanzausgleichsgesetzes aus. - Gemeindeaufsicht: Das DI übt seine Tätigkeit als Aufsichtsbehörde über die Gemeinden aus. Für den Bereich der Gemeindefinanzen ist das AfGE zuständig. Es sind drei verschiedene Prüfungsarten zu unterscheiden: Aufsichtsrechtliche Prüfungen (ungefähr alle vier Jahre bei allen Gemeinden), Schwerpunktsprüfungen (jährlich in ausgewählten Gemeinden), Sonderprüfungen (unregelmässig, weil in ausgewählten, eher aussergewöhnlichen Fällen) - Gemeindevereinigungen: Das AfGE ist Ansprechpartner bei Gemeindevereinigungen, bietet Unterstützungsleistungen und koordiniert und vermittelt bei Bedarf zwischen Gemeinden und anderen kantonale Dienststellen. Zu diesen Hauptaufgaben kommt die Mitarbeit in diversen Projekten, in die das AfGE involviert ist. Dies können Projekte sein, welche direkt in den Zuständigkeitsbereich des Amtes gehören oder welche das AfGE aktiv begleitet.

Administrative Strukturen

Der Amtsleitung sind die vier Abteilungen Team Ost und Team West (Gemeindeaufsicht), GBI und Zentrale Dienste unterstellt. Weiter gibt es zwei Stabsstellen, nämlich die Amtsleitungs-Stellvertretung und das Sekretariat der Amtsleitung. Dass es keine eigene Abteilung für den Finanzausgleich gibt, kommt daher, dass bei dessen Vollzug Mitarbeitende des ganzen Amtes, ausgenommen der Abteilung GBI, beteiligt sind.

Parallelüberlieferungen

- Bis 1985 bestätigte die Regierung mit einer Genehmigung die von den zuständigen Departementen festgelegten Ausgleichsbeiträge. Diese Genehmigungen (Beschlüsse der Regierung) sind in den Protokollbänden der Regierung überliefert. Gleiches gilt für die Zeit ab 1986, da seither Beiträge über 1 Mio Fr. von der Regierung genehmigt werden müssen. - Wo die Beschlussbefugnis bei den Departementen liegt, sind die Verfügungen, zumindest teilweise, beim DI und Erziehungsdepartement (ED) überliefert. Gemäss Auskunft des Sekretariats des DI [18.8.2008] sind vom AfGE vorbereitete und vom DI unterzeichnete Verfügungen beim DI nicht vollständig verfügbar, sondern werden nach der Unterzeichnung an das AfGE zurückgegeben. - In den Amtsberichten der Regierung sind von den für den Steuer- und Finanzausgleich zuständigen Dienststellen nur wenig ausführliche und detaillierte Angaben über deren Tätigkeit vorhanden. Gleiches gilt für die weiteren Aufgaben des AfGE. Es handelt sich dabei meist um grobe statistische Angaben oder Hinweise. - Das AfGE führt zudem eine eigene Amtsdruckschriftenreihe, die St.Galler Gemeindefinanzstatistik [vgl. StASG ZA 080]. Diese enthält, ähnlich wie die Amtsberichte, grobe statistische Angaben betreffend den Finanzausgleich und die finanzielle Situation der einzelnen Gemeinden. - Walter Frei, langjähriger Mitarbeiter im Amt für Gemeinden, erläutert in seiner Publikation "Gemeindefinanzaufsicht in einem veränderten Umfeld" die Aufgaben des Amtes, darunter auch die Durchführung des Steuer- und Finanzausgleichs. - Auch die Webseite des AfGE zeigt die Aufgaben und die Organisation sehr gut auf. - Parallel zum Kanton sind bei den einzelnen Gemeinden ebenfalls diverse Unterlagen den Finanzausgleich (unter anderem Ausgleich innerhalb der Politischen Gemeinden betreffend), die Gemeindeaufsicht (unter anderem Jahresrechnungen, Finanzpläne und Protokolle der Gemeindeversammlung) und die Vereinigungen (Projektunterlagen, da die Feder- und Aktenführung bei den Gemeinden liegt) betreffend vorhanden.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Das AfGE ist Vollzugsstelle des Finanzausgleichs. Mit der Entwicklung der rechtlichen Grundlagen hat sich allerdings auch die Entscheidungskompetenz vom AfGE betreffend des Finanzausgleichs verändert. Während das AfGE bis 2007 erhebliche Entscheidungskompetenz hatte, liegen mit dem neuen Finanzausgleichsgesetz nun Formeln zur Berechnung der Ausgleichsbeiträge vor, was die Durchführung des Finanzausgleiches standardisiert und die Entscheidungskompetenz gewissermassen verringert. Im Bereich der Gemeindeaufsicht und der Gemeindevereinigungen nimmt das AfGE Dienst leistende Aufgaben wahr. Die Verfügungs- und Genehmigungsbefugnisse liegen auf der Stufe Departement und somit beim DI.

Historische Kriterien

Betreffend den Finanzausgleich dürfte aus historischer Sicht zur Erforschung der Veränderung der volkswirtschaftlichen Situation der Gemeinden die Entwicklung der Höhe der Beiträge sowohl im Gesamten als auch auf einzelne Gemeinden bezogen interessant sein. Dafür eignen sich vorab statistische Unterlagen oder aber auch die Jahresrechnungen der Gemeinden. Betreffend die Gemeindeaufsicht dürften aus historischer Sicht insbesondere die Ergebnisse der Schwerpunkt- und der Sonderprüfungen interessant sein. Die Ergebnisse der Schwerpunktprüfungen zeigen auf, welche Themen und Bereiche im Gemeindewesen schwergewichtig überprüft wurden und somit bedeutend waren. Die Sonderprüfungen geben Hinweise auf aussergewöhnliche Vorkommnisse in Gemeinden. Der erhebliche Informationswert spricht für die Aufbewahrungswürdigkeit dieser Unterlagen. Dagegen haben die aufsichtsrechtlichen Prüfungen einen geringeren Informationswert. Es handelt sich dabei um Unterlagen, die allenfalls einen gewissen Evidenzwert haben, indem sie die Verfahren und die Umsetzung der Aufgaben aufzeigen. Betreffend die Gemeindevereinigungen dürften die Unterlagen aus historischer Sicht aus verschiedenen Gründen interessant sein. Die Geschichte der Gemeinden, von der Entstehung bis zur Auflösung, kann mit den Vereinigungsunterlagen detailliert nachvollzogen werden. Die Vereinigungen, so sie denn zu Stande kommen, haben für die betroffenen Gemeinden und die mit der Gemeinde verbundenen Menschen erhebliche, die Organisation und Identifikation betreffende Folgen.

Rechtliche Kriterien

Betreffend den Finanzausgleich haben die Beschlüsse der Regierung und die Verfügungen des DI rechtliche Verbindlichkeit und sind daher zur Wahrung der Rechtssicherheit aufbewahrungswürdig. Da die Jahresrechnungen der Gemeinden, respektive die darin enthaltenen Beträge, die Höhe der Beiträge beeinflussen und somit nachvollziehbar machen, sind sie sowohl zur Wahrung der Rechtssicherheit als auch des Interessens für allfällige spätere Überprüfungen oder Korrekturen aufbewahrungswürdig. Betreffend die Gemeindeaufsicht haben die Verfügungen des DI und die Berichte als Ergebnisse der Aufsichtsverfahren rechtliche Verbindlichkeit und sind somit zur Wahrung der Rechtssicherheit aufbewahrungswürdig. Die vom AfGE erstellten Unterlagen, die zu diesen Verfügungen führen, besitzen keine rechtliche Verbindlichkeit. Betreffend die Gemeindevereinigungen haben die Verfügungen und Genehmigungen des DI rechtliche Verbindlichkeit und sind somit zur Wahrung der Rechtssicherheit aufbewahrungswürdig.

Vereinbarung

- Verfügungen des DI und des AfGE betreffend Finanzausgleich, Gemeindeaufsicht und Gemeindevereinigungen: Dauernde Aufbewahrung - Jahresrechnungen sämtlicher Gemeindetypen: Dauernde Aufbewahrung - Statistiken betreffend Finanzausgleich, Gemeindeaufsicht und Gemeindevereinigungen: Dauernde Aufbewahrung - Berichte und Erläuterungen zu Berichten über aufsichtsrechtliche Prüfungen (Gemeindeaufsicht): Dauernde Aufbewahrung - Gesamtberichte über die Schwerpunktprüfungen: Dauernde Aufbewahrung - Sämtliche Unterlagen betreffend Sonderprüfungen (Gemeindeaufsicht): Dem Staatsarchiv zur differenzierten Bewertung anbieten - Protokolle der Gemeindeversammlung sämtlicher Gemeindetypen: Kassation - Finanzpläne und weiteres Dokumentationsmaterial der Gemeinden: Kassation - Übersichtsmemoranden und Dossiers betreffend Finanzausgleich und Gemeindeaufsicht: Kassation - Individuelle Berichte und allfällige Arbeitspapiere oder Richtlinien betreffend Schwerpunktprüfungen: Kassation - Unterlagen betreffend Unterstützungsleistungen bei Gemeindevereinigungen: Kassation

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