Dokument Buch

Neues Archiv II

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Title

Neues Archiv II

Reference Code / Identification number

Stage

Abteilung

Period of origin

1931 (ca.)-

Type of item

Dokument , Buch

Entstehungszeitraum, Anmerkung

Je nach Bestand kann der Entstehungszeitraum auch in die Zeit vor 1931 zurückreichen

Ausprägung

analog

Contains

Akten und Büchern der kantonalen Verwaltung nach 1931 (Neuverzeichnungen ab 01.07.2006). Geordnet nach abliefernder Stelle (Fonds) und in der Reihenfolge ihres Eingangs (Provenienzprinzip). Regeln für die Fondsstruktur: 1. Allgemeines Seit 1. Juli 2006 neu erschlossene Bestände mit A-Signaturen werden nicht mehr der Abteilung 'Neues Archiv I', sondern der neu geschaffenen Abteilung 'Neues Archiv II' zugeteilt und dort dem entsprechenden Fonds (Provenienz) zugeordnet. Die Stufe Fonds dient dazu, ablieferungsübergreifende Grundlageninformationen zu einem Aktenbildner, seinen Aufgaben, den daraus hervorgehenden hauptsächlichen Unterlagentypen sowie diesbezüglichen archivischen Bewertungskriterien und – entscheiden festzuhalten, wie sie im Staatsarchiv St.Gallen üblicherweise im Rahmen sogenannter Bewertungsverfahren ermittelt werden. Gleichzeitig werden damit zentrale Anforderungen allgemein verbreiteter und auch im Staatsarchiv St.Gallen anerkannter Erschliessungsstandards (insbesondere: 'ISAAR (CPF)' und 'Minimales Metadatenset der ScopeArchiv Usergroup' ) erfüllt. 2. Grobgliederung der Fondsstruktur Die Fondsstruktur innerhalb der Abteilung Neues Archiv II orientiert sich an der Verwaltungshierarchie, die mit der am 1. Januar 2008 in Kraft getretenen Departementsreform Gültigkeit erlangte. Sie basiert deshalb auf der Gliederung des Staatskalenders, Ausgabe 2008/09 (Stand: Juli 2008), wobei gewachsene Archivstrukturen nach Möglichkeit beachtet werden. Auf der obersten Ebene werden demnach unterschieden: - Staatskanzlei - Departemente mit ihren Ämtern, Dienststellen sowie den zugeordneten Behörden, Kommissionen und Experten - Staatliche Vertretungen - Regionale Verwaltungsbehörden (Regionale Schulaufsichten, Amtsarzt-Regionen) - Regionalplanungsgruppen Aufgrund bestehender archivinterner Traditionen bestehen hingegen zu den nachfolgenden ebenfalls in die archivische Zuständigkeit des Staatsarchivs fallenden staatlichen Aktenbildnern weiterhin separate Fonds ausserhalb des Neues Archivs II: - Kantonsrat (Archivabteilung AGR) - Regierung (ARR) - Gerichte und Strafuntersuchungsorgane: Rechtsprechung (G/GA) - Selbständige öffentliche Anstalten, Unternehmungen und Genossenschaften (Abteilungen B sowie HSG) 3. Tiefe und Feingliederung der Fondsstruktur Die hierarchische Gliederung innerhalb eines Fonds reicht bis zur untersten Ebene, die gemäss bestehender Praxis des Staatsarchivs als eigenständiger Aktenbildner bzw. Ablieferer behandelt wird. Dies kann je nach Grösse und Komplexität des betreffenden Teils der Verwaltung die Stufe Amt, Hauptabteilung oder Abteilung sein. Die Anordnung der einzelnen Fonds auf einer unteren Ebene (also bspw. der Ämter innerhalb eines Departements) folgt der Reihenfolge im Staatskalender; aktuell nicht mehr bestehende Aktenbildner werden am Schluss in alphabetischer Reihenfolge hinzugefügt. 4. Fonds-Zuordnung von Neuablieferungen Neuablieferungen (Stufe Bestand) werden im Normalfall dem Fonds der abliefernden Stelle zugeordnet. Weicht der Inhalt des Bestands in zeitlicher Hinsicht (Entstehungszeitraum) deutlich vom Existenzzeitraum des Fonds der abliefernden Stelle ab und stimmt besser überein mit dem Existenzzeitraum eines früheren Aktenbildners, so ist der neu gebildete Bestand dem Fonds des Letzteren zuzuteilen. In Zweifelsfällen entscheidet der Leiter Überlieferungsbildung. 5. Revision der Fondsstruktur Punktuelle Veränderungen werden, soweit das Staatsarchiv davon Kenntnis erhält (z.B. in Zusammenhang mit Bewertungsverfahren), laufend gemäss definierten internen Regeln vorgenommen. Eine allgemeine Revision der Fondsstruktur, welche bei jedem einzelnen Fonds die Überprüfung von: - hierarchischer Stellung - Adresse - Amtsleitung umfasst, erfolgt jährlich, jeweils nach Erscheinen des neuesten Staatskalenders.

Anmerkung

Amtsdruckschriften aus dem Zeitraum ab 1931: Siehe Amtsdruckschriftensammlung (ZA). Für Akten und Bücher der kantonalen Verwaltung vor 1931: siehe Abteilung Kantonsarchiv (KA); für Neuverzeichnungen bis zum 30.06.2006: siehe Abteilung "Neues Archiv I".

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