Ostschweizer Regierungskonferenz (ORK)

Körperschaft

- Organisationsstatut der Ostschweizer Regierungskonferenz vom 28. März 1996 - Betriebsreglement des Sekretariates der Ostschweizer Regierungskonferenz vom 15. Dezember 1999 - Pflichtenheft des Sekretärs der Ostschweizer Regierungskonferenz vom 23. März 2000

Während das Präsidium regelmässig wechselt (Wahl aus der Mitte der Regierungsmitglieder der beteiligten Kantone für jeweils vier Jahre), ist das Sekretariat seit dem Jahr 2000 fest bei der Staatskanzlei des Kantons St.Gallen angesiedelt.

Der im Jahr 1964 gegründeten Konferenz gehören die Kantone Glarus, Schaffhausen, Appenzell A.Rh., Appenzell I.Rh., St.Gallen, Graubünden und Thurgau sowie als assoziiertes Mitglied der Kanton Zürich an.

Die ORK bezweckt: - die gegenseitige umfassende Information sowie die Koordination unter den ostschweizerischen Kantonen in der Erfüllung ihrer staatlichen Aufgaben; - eine wirkungsvolle Vertretung der ostschweizerischen Interessen gegenüber dem Bund und anderen Kantonen; - die gemeinsame Darstellung ostschweizerischer Anliegen und Positionen in den Medien; - eine verstärkte Zusammenarbeit in ausgewählten Sachgebieten, z.B. durch gemeinsame oder aufeinander abgestimmte kantonale Einrichtungen; - die Förderung der Kollegialität unter den Mitgliedern der ostschweizerischen Regierungen.

- Mindestens einmal im Jahr treffen sich die Mitglieder der Ostschweizer Regierungen und die Staatsschreiber zu einer Plenarkonferenz. Sie ist das oberste Organ der ORK und behandelt Geschäfte von grundsätzlicher und aktueller Bedeutung für die Ostschweiz und die Mitgliedskantone. - Aus der Mitte der Mitglieder der Plenarkonferenz wird die Präsidentin oder der Präsident gewählt. Das Präsidium legt im Einvernehmen mit den Regierungen die Schwerpunkte der Konferenztätigkeit fest und kann Arbeitsausschüsse einsetzen. - Das Sekretariat unterstützt das Präsidium bei seiner Arbeit, bereitet in Zusammenarbeit mit der Ostschweizer Staatsschreiberkonferenz die Geschäfte der Plenarkonferenz vor und erledigt die laufenden Geschäfte. - Beim Sekretariat ist die Netzwerkstelle Ostschweiz angesiedelt, der die Koordination im Bereich der grenzüberschreitenden und europäischen Zusammenarbeit der Region obliegt.

Je nach Geschäft sind parallele Unterlagen insbesondere bei folgenden Provenienzen zu erwarten: - Regierungen der beteiligten Kantone - Schweizerische Konferenz der Kantonsregierungen (KdK) - Ostschweizer Fachdirektorenkonferenzen

Obschon von primär koordinierender Funktion, bildet die ORK eine wichtige Grundlage für eine wirksame Interessenvertretung Ostschweiz gegenüber den Bundesbehörden, anderen Landesteilen und der Öffentlichkeit.

Die Ostschweiz im Allgemeinen und der Kanton St.Gallen im Speziellen verstehen sich – zu Recht oder zu Unrecht – oftmals als (vernachlässigte) Randregion innerhalb der Schweiz. In diesem Kontext ist es interessant nachzuvollziehen, über welche Kanäle und zu welchen Themenfeldern der Kanton St.Gallen bzw. die Ostschweiz versuchten, ihre Interessen zu bündeln und ihren Einfluss nach aussen, insbesondere auf übergeordneter Ebene (Bund), geltend zu machen.

Für die meisten Unterlagen der ORK sind keine spezifischen Aufbewahrungspflichten bekannt. Für Rechnungsunterlagen gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gemäss der Finanzhaushaltverordnung (sGS 831.1, Art. 15) bzw. dem Obligationenrecht (SR 220, Art. 590, 747, 957 und 962) und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431). Für die ORK selber dürften insbesondere die Sitzungsprotokolle inklusive allfälliger Beilagen von Relevanz sein, da sie die gefällten Beschlüsse zu den behandelten Geschäften festhalten. Die Protokolle haben bindenden Charakter, gleichzeitig sind sie für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Handelns der Konferenz grundlegend.

Gemäss der Vereinbarung zwischen den ostschweizerischen Kantonsarchiven vom März 2015 über die Festlegung von Betreuerarchiven für die Ostschweizer Direktorenkonferenzen liegt die archivische Zuständigkeit für die ORK beim Staatsarchiv St.Gallen. Die daran anschliessende Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und der ORK vom Juli 2016 bestätigt, dass die ORK dem Staatsarchiv St.Gallen ihre archivwürdigen Unterlagen zur dauernden Aufbewahrung übergibt. Als archivwürdig gelten in erster Linie die Jahresberichte (darin: Teilberichte der diversen Fachdirektorenkonferenzen) und die Sitzungsprotokolle der Konferenz mit den unmittelbar zugehörigen Beilagen. Darüber hinaus kann die Konferenz dem Staatsarchiv weitere Unterlagen anbieten, für die aus rechtlichen, historischen oder anderweitigen Gründen ebenfalls eine dauernde Aufbewahrung in Frage kommt.

12/31/2044

Staatsarchiv

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