Geschäftsstelle Verwaltungsrat des Zentrums für Labormedizin

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Existenzzeitraum

2011-

Geographische Angaben (Adresse)

Oberer Graben 32, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Verwaltungseinheit

Rechtsgrundlagen

Für die Tätigkeit der Geschäftsstelle sind insbesondere bedeutsam: - Gesetz über das Zentrum für Labormedizin vom 26.1.2010 (sGS 320.22; abgekürzt GZL), insbesondere Art. 4 und Art. 5 (Zusammensetzung und Aufgaben des Verwaltungsrats) - Statut des Zentrums für Labormedizin vom 16.2.2011 (sGS 320.220; abgekürzt SZL), insbesondere Art. 23 und Art. 24 (Wahl und Aufgaben der Geschäftsstelle) sowie Art. 19 („Über die Verhandlungen und Beschlüsse wird ein Protokoll geführt. Es wird von der oder dem Vorsitzenden und von der Protokollführerin oder dem Protokollführer unterzeichnet.“)

(Amts-)Leitung

Viviana Zambelli Tunder Hutter

Behördengeschichte

Der Verwaltungsrat des Zentrums für Labormedizin (= unabhängiges öffentlich-rechtliches Unternehmen) wurde per 1. Januar 2011 gegründet. Die Geschäftsstelle unterstützt den Verwaltungsrat als Stabsstelle.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Der von der Regierung gewählte Verwaltungsrat umfasst höchstens sechs nach fachlichen Kriterien gewählte Mitglieder sowie eine Vertretung des Gesundheitsdepartements. Dem Verwaltungsrat obliegen v.a.: - Organisation des Rechnungswesens und der internen Finanzkontrolle - Festlegung der Tarife über die Leistungen des Zentrums (soweit diese nicht in Gesetz oder Verordnung festgelegt sind) - Wahl der Geschäftsleitung und deren Vorsitzende oder Vorsitzenden - Sicherstellung der Qualitätssicherung und des Controllings - Besorgung der Finanzplanung - Beschluss über die Verwendung des dem Zentrum verbleibenden Gewinns (zweckgebunden an die Erfüllung des Leistungsauftrags) Die Geschäftsstelle des Verwaltungsrats nimmt folgende Aufgaben wahr: - Planung und Koordination der Sitzungen des Verwaltungsrats - Vor- und Nachbearbeitung der Traktanden - Protokollführung an den Sitzungen - Kommunikation der Beschlüsse und Öffentlichkeitsarbeit des Verwaltungsrates

Administrative Strukturen

Organisatorisch untersteht die Geschäftsstelle dem VR-Präsidium, administrativ ist sie dem Gesundheitsdepartement angehängt. Die Geschäftsstellenleiterin führt gleichzeitig auch das Sekretariat des Verwaltungsrats der Psychiatrieverbunde.

Parallelüberlieferungen

- Amtsdruckschriften: Geschäftsbericht des Zentrums für Labormedizin (Signatur ZA 581). - Geschäftsleitung des Zentrums für Labormedizin: Im Rahmen der engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung ist namentlich im Bereich der Geschäftsleitungsakten von einer teilweisen Parallelüberlieferung auszugehen. - Kantonale Rechnungskontrolle: Die Rechnungskontrolle prüft das Rechnungswesen und die Jahresrechnung der Zentrums für Labormedizin. - Regierung und Parlament: Gemäss Art. 8 und 9 des Gesetzes über das Zentrum für Labormedizin sind der Regierung und dem Parlament eine Reihe von (vorwiegend Aufsichts-)Aufgaben übertragen. Insbesondere im Rahmen der Regierungs- und Kantonsratsprotokolle ist daher von einer Parallelüberlieferung auszugehen.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Der Verwaltungsrat ist das oberste Leitungsorgan des Zentrums für Labormedizin und bildet die Scharnierstelle zu den übergeordneten Kontrollinstanzen (Regierung, Parla-ment). Die Geschäftsstelle hat die Funktion einer Schnittstelle zwischen dem Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung des Zentrums für Labormedizin.

Historische Kriterien

Die Unterlagen des Verwaltungsrats gewähren unmittelbare Einblicke in die Steuerungs- und Führungsebene des Zentrums für Labormedizin. Sie dokumentieren die Zusammenarbeit zwischen der Geschäftsleitung und ihrem Kontroll- und Aufsichtsorgan. Überdies zeigen sie, wie die Verwaltungsräte in einem dynamischen Umfeld agieren, welches einerseits von politischen Vorgaben und andererseits vom Gesundheitswesen mit seinen verschiedenen Stakeholdern geprägt wird.

Rechtliche Kriterien

Dem Verwaltungsrat des Zentrums für Labormedizin kommt eine wichtige Steuerungs- und Kontrollfunktion zu; entsprechend bedeutungsvoll sind seine Unterlagen für das Verständnis der operativen und strategischen Führung des Unternehmens. Die Unterlagen zum Finanzwesen – wozu auch die Verwaltungsratsprotokolle mit ihren finanztechnischen Traktanden im weitesten Sinne gezählt werden können – müssen während 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220), der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) sowie gemäss Art. 15 der kantonalen Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1). Aus Art. 19 des Statuts des Zentrums für Labormedizin (mit Weisungscharakter) kann abgeleitet werden, dass die Pflicht zur Protokollführung auch eine Archivierungspflicht beinhaltet.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Verwaltungsrat des Zentrums für Labormedizin vom 6. April 2016: - Protokolle der Verwaltungsratssitzungen (unterzeichnetes Exemplar): dauerhafte Aufbewahrung - Akten zu den Protokollen: dauerhafte Aufbewahrung

Geschäftsstelle Verwaltungsrat des Zentrums für Labormedizin

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