Geschäftsstelle Verwaltungsrat der Psychiatrieverbunde

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Existenzzeitraum

2012-

Verwandte Körperschaften, Familien, Personen

Geschäftsstelle Verwaltungsrat der Spitalverbunde

Geographische Angaben (Adresse)

Oberer Graben 32, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Verwaltungseinheit

Rechtsgrundlagen

Für die Tätigkeit der Geschäftsstelle sind insbesondere bedeutsam: - Gesetz über die Psychiatrieverbunde vom 25.1.2011 (sGS 320.5; abgekürzt GPV), insbesondere Art. 5 und Art. 6 (Zusammensetzung und Aufgaben des Verwaltungsrats) - Statut der Psychiatrieverbunde vom 13.1.2012 (sGS 320.50; abgekürzt SPV), insbesondere Art. 24 und Art. 25 (Wahl und Aufgaben der Geschäftsstelle) sowie Art. 20 („Über die Verhandlungen und Beschlüsse wird Protokoll geführt. Es wird von der oder dem Vorsitzenden und von der Protokollführerin oder dem Protokollführer unterzeichnet.“)

(Amts-)Leitung

-2012 Nicole Graf Strübi 1.12.2012- Andreas Eisenring-Holenstein

Behördengeschichte

Der gemeinsame Verwaltungsrat der zwei Psychiatrieverbunde (= zwei unabhängige öffentlich-rechtliche Unternehmen) wurde per 1. Januar 2012 gegründet. Die Geschäftsstelle unterstützt den Verwaltungsrat als Stabsstelle.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Der von der Regierung gewählte Verwaltungsrat umfasst höchstens sechs nach fachlichen Kriterien gewählte Mitglieder und eine Vertretung des Gesundheitsdepartements. Er führt die Geschäfte der Psychiatrieverbunde, soweit er die Geschäftsführung nicht übertragen hat. Dem Verwaltungsrat obliegen u.a.: - Organisation des Rechnungswesens und der internen Finanzkontrolle - Abschluss der Grundvereinbarung - Erlass der Tarife für die Leistungen des Psychiatrieverbundes - Wahl der Geschäftsleitung und deren Vorsitzende oder Vorsitzenden sowie der Chefärzte und Chefärztinnen - Gewährleistung der Qualitätssicherung und des Controllings - Antrag gegenüber der Regierung über die Gewinn- und Verlustverteilung und Beschluss über die Verwendung eines dem Psychiatrieverbund verbleibenden Gewinns Der Verwaltungsrat wird bei seinen Aufgaben von einem Koordinationsausschuss und der Geschäftsstelle unterstützt. Der Koordinationsausschuss (CEO-KA) besteht aus einer Vorsitzenden / einem Vorsitzenden , den CEOs der Psychiatrieverbunde sowie dem Leiter der Geschäftsstelle des Verwaltungsrates. Der Ausschuss wird angehört, wenn ein Verwaltungsratsbeschluss beide Psychiatrieverbunde betrifft. Er kann dem Verwaltungsrat auch Anträge unterbreiten. Die Geschäftsstelle des Verwaltungsrats nimmt folgende Aufgaben wahr: - Planung und Koordination der Sitzungen des Verwaltungsrats und des Koordinations-Ausschusses - Vor- und Nachbearbeitung der Traktanden - Protokollführung an den Sitzungen - Kommunikation der Beschlüsse und Öffentlichkeitsarbeit des Verwaltungsrates

Administrative Strukturen

Organisatorisch untersteht die Geschäftsstelle dem VR-Präsidium, administrativ ist sie dem Gesundheitsdepartement angehängt. Der Geschäftsstellenleiter führt gleichzeitig auch die Geschäftsstelle des Verwaltungsrats der Spitalverbunde. Unterstützt wird er vom Sekretariat Psychiatrieverbunde.

Parallelüberlieferungen

- Amtsdruckschriften: a) Jahresbericht der St.Gallischen Psychiatrie-Dienste Süd: Im Staatsarchiv unter der Signatur ZA 459 archiviert. b) Jahresbericht der St.Gallischen Psychiatrie-Dienste Nord: Signatur ZA 046B. - Geschäftsleitungen der öffentlich-rechtlichen Psychiatrieverbunde: Im Rahmen der engen Zusammenarbeit mit den Geschäftsleitungen ist namentlich im Bereich der Geschäftsleitungsakten von einer teilweisen Parallelüberlieferung auszugehen. - Kantonale Rechnungskontrolle: Die Rechnungskontrolle prüft das Rechnungswesen und die Jahresrechnung der Spitalverbunde. - Regierung: Die Regierung legt u.a. den Leistungsauftrag fest und genehmigt den Geschäftsbericht. Insbesondere im Bereich der RRBs ist daher von einer Parallelüberlieferung auszugehen.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Der Verwaltungsrat ist das oberste Leitungsorgan der zwei Psychiatrieverbunde. Entsprechend gross sind sein Handlungsspielraum und seine Befugnisse. Verbundübergreifend übernimmt der CEO-KA wichtige Aufgaben und Funktionen für den Verwaltungsrat. Die Geschäftsstelle hat die Funktion einer Schnittstelle zwischen dem Verwaltungsrat, dem CEO-KA und den Geschäftsleitungen der Psychiatrieverbunde.

Historische Kriterien

Die Unterlagen des Verwaltungsrats gewähren Einblicke in die unmittelbaren Führungsebenen der Psychiatrieverbunde und deren Geschäftsführung. Sie dokumentieren die Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsleitungen und deren Kontroll- und Aufsichtsorgan. Überdies zeigen sie, wie die Verwaltungsräte in einem dynamischen Umfeld agie-ren, welches einerseits von politischen Vorgaben und andererseits vom Gesundheitswesen mit seinen verschiedenen Stakeholdern geprägt wird. Das sogenannte „Master-Protokoll“ bietet den Forschenden dabei den Vorteil, die Verwaltungsratsprotokolle der zwei Verbunde parallel konsultieren zu können.

Rechtliche Kriterien

Dem Verwaltungsrat der Psychiatrieverbunde kommt eine wichtige Steuerungs- und Kontrollfunktion zu; entsprechend bedeutungsvoll sind seine Unterlagen für das Verständnis der operativen und strategischen Führung des Unternehmens. Die Unterlagen zum Finanzwesen – wozu auch die Verwaltungsratsprotokolle mit ihren finanztechnischen Traktanden im weitesten Sinne gezählt werden können – müssen während 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220), der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) sowie gemäss Art. 15 der kantonalen Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1). Verstreicht bei Rechtsmittelverfahren die Rechtsmittelfrist ungenutzt, wird der Entscheid rechtskräftig. Obwohl für keine der am Streitfall beteiligten Parteien (unter Vorbehalt eines ausserordentlichen Rechtsmittels) darüber hinaus weitere Rechtsansprüche bestehen, dokumentieren die Rekursakten – staatspolitisch nicht unwesentlich – den ordnungsgemässen Ablauf des Rechtsverfahrens. Aus Art. 20 des Statuts der Psychiatrieverbunde (mit Weisungscharakter) kann abgeleitet werden, dass die Pflicht zur Protokollführung auch eine Archivierungspflicht beinhaltet.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Verwaltungsrat der Psychiatrieverbunde vom 29. Januar 2016: - Protokolle der Verwaltungsratssitzungen (unterzeichnetes „Master-Protokoll“ inkl. vorhandene Findmittel wie Stichwortverzeichnisse o.ä.): dauerhafte Archivierung - Akten zu den Protokollen: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Protokolle der Sitzungen des Koordinations-Ausschusses: dauerhafte Archivierung - Personaldossiers der Chefärzte, Geschäftsleitungs-Mitglieder und der Verwaltungsräte: dauerhafte Archivierung - Personaldossiers der Mitarbeitenden der Geschäftsstelle: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Entscheide der Rechtsmittelverfahren: dauerhafte Archivierung - Dossiers von Rechtsmittelverfahren, welche mediales Aufsehen erregt haben (z.B. Entlassung eines Chefarztes o.ä.): dauerhafte Archivierung - Dossiers der übrigen Rechtsmittelverfahren: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer)

Geschäftsstelle Verwaltungsrat der Psychiatrieverbunde

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