Zentrales Sekretariat

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1914-2014

Existenzzeitraum

1834-

Abkürzungen

Geographische Angaben (Adresse)

Lämmlisbrunnenstrasse 54, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Verwaltungseinheit

Rechtsgrundlagen

- Staatsverwaltungsgesetz vom 16.06.1994 (sGS 140.1 insbesondere Art. 16g, 22, 28 und 35) - Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 07.12.1951 (sGS 141.3, insbesondere Art 25) - RRB über die Übertragung von Befugnissen des Regierungsrates auf die Departemente vom 15.11.1966 (sGS 141.31, insbesondere Art. 4) - Verordnung über den Staatsdienst vom 5. März 1996 (sGS 143.20) Darüber hinaus hat das Generalsekretariat mehrere Dienstanweisungen erlassen, die unterschiedliche Bereiche detailliert regeln. Dazu gehören z.B. die Dienstanweisung Finanzkompetenzen (u.a. Rechnungsfreigabeprozess, Visaregelung, Finanzkompetenz Ämter, etc.), Dienstanweisung Personalunterlagen, Dienstanweisung Risk Management etc.

(Amts-)Leitung

1834: Johann Jakob Gaisser 1835-1839: Georg Kaspar Hildbrand 1840-1856: Felix Giger 1857-1860: Theodor Zeller 1861-1862: Bartolome Rohrer 1864-1869: Julius Karl Deicke 1870-1881: Georg Bruggmann 1882-1883: Hermann Künzler 1884-1898: Kaspar Schuler 1899-1905: Konrad Künzler 1905-1908: Karl Vogt 1909-1911: Dr. Alfred Ziegler 1912-1927: Dr. Jakob Elser 1928-1960: Dr. Eugen Rist 1962(?)-1972: Dr. Martin Lendi 1973-1976: Hans-Ulrich Stöckliing 1977-1980: Dr. Walter Schwarz 1981-1985: Guido Germann 1986-1990: Hans-Peter Vogt 1991-2003: Jürg Bereuter 2003-2010: Christof Gämperle 2010- : Kurt Signer

Behördengeschichte

Die Aufgaben des heutigen Baudepartements übernahm bei Kantonsgründung die sog. "Domänen, Bau- und Strassenaufsicht". 1834 wurde im Zuge der grossen Organisationsreform und der Übernahme der Haupt- und Handelsstrassen durch den Kanton das "Domänendepartement" geschaffen. Die Departemente wurden neu je einem Regierungsrat zugewiesen, der durch einen Sekretär unterstützt wurde. In dieser Funktion wurzeln die Aufgaben des heutigen Generalsekretariats. Der Name "Baudepartement" taucht ein erstes Mal 1840 im Staatskalender auf. Die Aufgaben des Baudepartementes umfassten den Strassen-, Brücken- und Uferbau (später ergänzt durch eine Eisenbahnabteilung, welche Arbeiten (Bewilligungen, Landverkäufe, Landrechte, Kontrollen etc.) im Zusammenhang mit dem privaten Eisenbahnbau übernahm; heute: Amt für öffentlicher Verkehr (VD)), die Verwaltung und den Unterhalt der Staatsgebäude (heute: Hochbauamt), Forstwesen (heute: Forstamt im Volkswirtschaftsdepartement), den Verkauf von Domänen und die Verwaltung der Badeanstalten Pfäfers und Ragaz. Die heutige Struktur mit Generalsekretariat, Hoch- und Tiefbauamt, Amt für Umwelt und Energie und Amt für Raumentwicklung und Geoinformation erhielt das Baudepartement nach der Departementsreform von 2007.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

1. Unterstützung des Departementsvorstehers und des Generalsekretärs bei der Amtsführung - Unterstützung des Departementsvorstehers bei der Vor- und Nachbereitung der Regierungssitzungen wie auch der vorberatenden Kommissionssitzungen des Kantonsrates zu Geschäften des Baudepartementes - Fachliche und administrative Unterstützung des Departementsvorstehers bei der Erledigung sämtlicher weiter anfallenden Geschäfte und Aufgaben gemäss Vorgaben - Zusammenarbeit / Gremien (ausserhalb des Departementes): Vorsteher und Generalsekretär des BD arbeiten mit verschiedenen Gremien innerhalb und ausserhalb des Kantons bzw. des Departements zusammen und nehmen dort die Interessen des Kantons bzw. des Departements wahr. - Fachliche und administrative Unterstützung des Generalsekretärs bei der Leitung des Generalsekretariates wie bei der Erledigung sämtlicher anfallender Geschäfte und Aufgaben im Zusammenhang mit der Einsitznahme in die Generalsekretären-Konferenz 2. Führung und Steuerung des Departementes - Geschäftskontrolle für sämtliche Departementsgeschäfte (Geschäfte des Departements (z.B. Postulatsberichte, neue Gesetzesvorlagen) wie auch Kantonsrats- und Regierungsgeschäfte. - Bearbeitung der dem Generalsekretariat federführend zur Bearbeitung zugewiesenen Departementsgeschäfte und Kantonsrats- und Regierungsgeschäfte (z.B. Entlastungsprogramm 2013, Planungs- und Baugesetz, Neuorganisation Baubewilligungsverfahren). - Federführung beim Mitberichtsverfahren mit den anderen Departementen - Federführung bei der Festlegung und periodischen Anpassung der Departementsstrategie (alle 4-5 Jahre), des BD-Leitbilds und der jährlichen Zielsetzungen für die BD-Amtsstellen. - Steuerung der Erstellung von Budget, Voranschlag und Rechnung (insbesondere Erstellung der Planvorgaben und Überwachung der Einhaltung der Vorgaben); Die Rechnungsführung für die Konten des Generalsekretariates liegt beim Amt für Umwelt. - Coporate Risk Management: Ausgestaltung und Führung des jährlichen Riskmanagment-Kreislaufes im Baudepartement, Terminvorgaben und -kontrolle, inhaltlicher Abgleich des Amtsrisikoberichte mit dem departementalen Risikobericht einschliesslich der Erfassung der Umweltrisiken, Durchführung der jährlichen Amtsleiterklausur zum Risikomanagement einschliesslich Festlegung des Handlungsbedarfes. - Departementscontrolling: Unterstützung des Departementsvorstehers mit gezielt aufbereiteten kennzahlengestützten Führungsinformationen nach Bedarf (z.B. Controlling der Umsetzung der Massnahmen aus dem Entlastungsprogramm 2014, Personalcontrolling, statistische Auswertungen, Erstellung des jährlichen Departementscontrollingberichtes als Beitrag zum Regierungscontrolling, Koordination von Jahresabschluss- und Planeingabenarbeiten) - Kommunikation o Externe Kommunikation: Medienmitteilungen der Departementsleitung und BD-Ämter, Pflege von Internet, Medienbeobachtung, Verfassen von Referaten, Ansprachen und Grussworten sowie das Erstellen von Präsentationen für den Regierungsrat etc. o Interne Kommunikation: BD-Mitarbeiterzeitung, Intranetauftritt o Zusammenarbeit mit Fachstelle Kommunikation der Staatskanzlei o Archiv K-Plus: Organisation innerhalb des Baudepartements, die sich den Interessen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter annimmt. K-Plus wird jeweils durch eine gewählte Mitarbeiterin/einen gewählten Mitarbeiter (meist ohne spezielle Führungsfunktion) präsidiert. 3. Unterstützung der Ämter durch die zentralisierten Dienstleistungen in den Bereichen Personal und Informatik - Personaldienst: In Abstimmung mit dem Generalsekretär zuständig für die Unterstützung der Linienverantwortlichen in allen Personalbelangen innerhalb des BD (Personalrekrutierung, -betreuung, -verwaltung und -entwicklung); Scharnierstelle zum Personalamt - Informatik: Das Generalsekretariat BD plant und steuert den Informatikeinsatz im Baudepartement. Es ist für die Sicherstellung der Informatik verantwortlich, wobei ihm eine organisatorische und vermittelnde Rolle zukommt. Der Betrieb der Informatik liegt bei der Abraxas Informatik AG. Für die Fachanwendung INGE (Informatikgestützte Geschäftsprozessabwicklung, im vorliegenden Fall für Baugesuchsunterlagen) liegt die Prozessverantwortung im Generalsekretariat (Abteilung Informatik). INGE nennt sich die Haupt-Fachanwendung zur elektronischen Prozessunterstützung für die Baugesuchsbearbeitung im Baudepartement. Sie enthält ein Workflow-System, welches die termingerechte Bearbeitung der Gesuche unterstützt (aktuell ca. 250 Benutzer). Die Fachanwendung wurde 2005 produktiv eingeführt. Über eine sog. Gemeinde-Schnittstelle kann die gesuchstellende Gemeinde den Standort eines Gesuchs über das Internet abfragen.

Administrative Strukturen

Das Generalsekretariat besteht (Stand Juli 2015) aus dem Generalsekretär mit Assistenz, und den Abteilungen Personaldienst, Informatik, Geschäftskontrolle, Kommunikation, Controlling und Recht. Dem GS-BD administrativ zugeordnet sind auch die fachlich selbständigen Abteilungen Wohnbauförderung und die Rechtsabteilung. Das Generalsekretariat baute insbesondere in den letzten Jahren sowohl seine Führungs- und Steuerungsfunktionen wie auch seine Aufgaben als zentraler Dienstleister gegenüber den Ämtern aus. Der Stellenbestand nahm dementsprechend auf 1100 Stellenprozente zu. So wurden im Bereich der Steuerung 2006 eine neue Stelle in der Kommunikation und 2012 die neue Stelle des Departementscontrollers geschaffen. Im Bereich der Shared Services wurde 2012 der Personaldienst zentralisiert und mit einer zusätzlichen Vollzeitstelle ausgestattet. Die Departementsinformatik erhielt im gleichen Zeitraum eine zusätzliche 50%-Stelle.

Parallelüberlieferungen

Aufgrund seiner Stabsfunktion verfügt das Generalsekretariat i.e.S. über eine starke Vernetzung innerhalb des BD wie auch den anderen Stabsstellen der Departemente und der Staatskanzlei. Hinzu kommen Organisationen ausserhalb der Verwaltung. Im Folgenden eine Auswahl der wichtigsten Stellen: Kanton - Ämter des Baudepartements: Bei Geschäften, bei denen die Federführung bei einem Amt des BD liegt, ist dieses auch für die Führung des Masterdossiers verantwortlich. Im GS fallen nur Handakten für den temporären Gebrauch an - Andere Departemente/Generalsekretariate: Bei gemeinsamen Geschäften und Projekten ist davon auszugehen, dass die entsprechenden Unterlagen jeweils beim federführenden Departement verwaltet werden. - Staatskanzlei: Die Staatskanzlei legt die Unterlagen zu den Verhandlungen des Kantonsrates, des Regierungsrates, wie auch die Unterlagen der vorberatenden Kommissionen zu Geschäften des BD und die Protokolle der Generalsekretäre- und Generalsekretärinnenkonferenz vollständig ab. - Kantonale Verbände und Vereine: Das Generalsekretariat steht mit verschiedenen Verbänden und Vereinen im Austausch. Die Unterlagen werden bei den Verbänden und Vereinen verwaltet. Interkantonale Zusammenarbeit: - Interkantonale Linthkommission: Seit 2004 ist eine interkantonale öffentlich-rechtliche Anstalt mit eigener Rechtspersönlichkeit mit Sitz in Uznach SG Träger des Linthkonkordats. Leitungsorgan ist die Linthkommission, bestehend aus zwei Vertretern des Kantons St.Gallen und je einem Mitglied der Kantone Glarus, Schwyz und Zürich sein. Im Fokus dieser Kommission steht die Sicherstellung des Hochwasserschutzes im Linthgebiet. Der Vorsteher des Baudepartements des Kantons St.Gallen ist Vorsteher der Linthkommission. Die archivische Zuständigkeit für die Linthkommission liegt beim Landesarchiv Glarus. Bund - Schweizerische Energiedirektorenkonferenz EnDK: Die EnDK ist das gemeinsame Energie-Kompetenzzentrum der Kantone. Sie fördert und koordiniert die Zusammenarbeit der Kantone in Energiefragen und vertritt die gemeinsamen Interessen der Kantone. Der EnDK ist die Energiefachstellenkonferenz (EnFK) angegliedert, welche fachtechnische Fragen behandelt. Der Vorsteher des Baudepartements ist Mitglied der EnDK. Die archivische Zuständigkeit für die EnDK liegt beim Staatsarchiv Aargau. - Bauplanungs- und Umweltdirektorenkonferenz BPUK: Die Regierungsmitglieder der Schweizer Kantone, welche für die Themen Bau, Raumplanung, Umwelt, Strassen, Verkehr und öffentliches Beschaffungswesen zuständig sind, bilden zusammen die Schweizerischen Bau-, Planungs- und Umweltdirektoren-Konferenz (BPUK). Ebenfalls als BPUK-Mitglieder vertreten sind das Fürstentum Liechtenstein sowie der Städte- und der Gemeindeverband. Der Vorsteher des Baudepartements St.Gallen ist auch der regionalen Konferenz BPUK-Ost vertreten. Die archivische Zuständigkeit sowohl für die schweizerische als auch für die ostschweizerische BPUK liegt beim Staatsarchiv Zürich. Grenzüberschreitende Zusammenarbeit: - Internationale Gewässerschutzkommission für den Bodensee IGKB: Seit 1959 kümmert sich die Internationale Gewässerschutzkommission für den Bodensee - sozusagen als Pate - um seinen ganzheitlichen Schutz. Der Generalsekretär des BD vertritt dabei die Interessen des Kantons St.Gallen. - Internationale Regierungskommission Alpenrhein IRKA: Die IRKA bildet die "politischen Plattform", auf denen die Regierungen der Kantone Graubünden und St. Gallen, das Fürstentum Liechtenstein und das Land Vorarlberg sowie die zuständigen Bundesstellen in Bern und Wien zum Wohle des Alpenrheins zusammenarbeiten. Amtsdruckschriften: - Amtsbericht/Geschäfts- und Controllingbericht der Regierung: Die Geschäftsberichte und Controllingberichte des Baudepartements werden jährlich als Teil des Geschäftsberichts der Regierung bzw. Controllingberichts der Regierung publiziert. Internet/Intranet-Auftritt der Dienststelle Informationen zum Generalsekretariat sind im Internet bzw. Intranet abrufbar: http://www.sg.ch/content/kanton_st__gallen/tools/kopfnavigation/verwaltung/baudepartement/namen_und_adressen.html und http://intranet.sg.ch/bd/home/aemter_bd/bd_gs.html (Stand März 2015). Zu finden sind z.B. Organigramme, Kontaktdaten, etc.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Generalsekretariat handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in analoger Weise in jedem Departement zu finden ist. Das Generalsekretariat ist die Scharnierstelle zwischen der Departementsleitung und den untergeordneten Dienststellen bzw. den anderen Departementen und nimmt dabei wichtige steuernde, koordinierende und organisatorische Aufgaben wahr.

Historische Kriterien

Die Aufgaben des Baudepartements haben seit der Gründung des Kantons St.Gallen einen hohen Stellenwert. Das Departement hat das Gesicht des Kantons (Ortsbilder, Landschaft) sowohl direkt (als Bauherr) als auch indirekt (als Gesetzgeber für den Baubereich) nachhaltig mitgeprägt. Im Generalsekretariat findet sich hierzu ein Kondensat zentraler Unterlagen, welche die diesbezüglichen Aktivitäten im Baudepartement an der Schnittstelle zu Regierung und Kantonsrat widerspiegeln.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen Für die meisten Unterlagen des Generalsekretariats sind keine spezifischen Aufbewahrungspflichten und -fristen bekannt. Einzig für die Personalunterlagen ist, basierend auf dem Obligationenrecht (SR 220, Art. 127) und der kantonalen Besoldungsverordnung (sGS 143.2, Art. 24), eine minimale Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vorgeschrieben (beginnend mit dem Austrittsdatum). Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns Die verschiedenen Protokollserien inklusive Beilagen, die das Generalsekretariat aufbewahrt, sind im Sinne der Interessenwahrung von hoher Relevanz, da sie die gefällten Beschlüsse zu den behandelten Geschäften festhalten. Protokolle sind bindend und haben Beweischarakter, gleichzeitig sind sie für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Verwaltungshandelns grundlegend. Aus rechtlicher Sicht eine hohe Bedeutung haben zudem die diversen Sammlungen der Verfügungen/Bewilligungen aus den diversen Ämtern des Baudepartements.

Vereinbarung

Das Generalsekretariat ist eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion. Es bildet die Scharnierstelle zwischen der Departementsleitung und den untergeordneten Dienststellen bzw. den anderen Departementen und nimmt dabei wichtige steuernde, koordinierende und organisatorische Aufgaben wahr. Die Federführung und damit auch das für die Archivierung relevante Masterdossier liegen allerdings bei den meisten Geschäften bei den jeweiligen Ämtern des Baudepartements. Die archivische Sicherung im Generalsekretariat kann sich deshalb im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit der Grundzüge staatlichen Handelns im Bauwesen und analog zur Praxis bei den Generalsekretariaten anderer Departemente auf die Überlieferung strategischer und organisatorischer Grundlagen, GS-eigener Publikationen sowie ausgewählter Protokollserien, Personal- und Projektdossiers konzentrieren. Zur dauerhaften Aufbewahrung ins Staatsarchiv übernommen werden somit: • Referate/Reden/Grussworte: Die Referate, Reden und Vorworte des Vorstehers des BD sind von historischem Interesse, weshalb sie ins Staatsarchiv übernommen werden. • Departementsstrategie, Baudepartement-Leitbild, jährliche Zielsetzungen für die BD Amtsstellen, Dienstanweisungen BD: Diese Dokumente bilden die Eckpunkte der Tätigkeit des Baudepartements ab und spiegeln die Funktion des Generalsekretariats wieder (vgl. Punkt 3). • Departementale Risikoberichte und Departementscontrollingberichte: Diese Dokumente fassen die inhaltlich aktuellen Kernfragen des Baudepartementes anschaulich zusammen. • Protokolle zu Amtsleiterkonferenzen • Personaldossiers zu Amtsleiterinnen und Amtsleitern und weiteren Personen von besonderer Bedeutung: Personaldossiers zu Amtsleiterinnen und Amtsleitern und weiteren ausgewählten Personen werden ins Staatsarchiv übernommen. Dieser Entscheid richtet sich nach den internen Bewertungsrichtlinien zu Personaldossiers/-akten, wonach Dossiers von Mitarbeitenden, welche eine leitende Funktion mit Gestaltungs- und Führungskompetenz innehatten oder anderweitig von besonderer historischer Bedeutung sind, dauerhaft archiviert werden. Da die Personaldossiers nach Austritt einer Person aus der Staatsverwaltung an den Personaldienst übergeben werden, sind diese dort zu greifen. • GS-eigene amtliche Publikationen (Amtsdruckschriften): „BD-Spektrum“ • Dokumentationsunterlagen wie Filme (Portraits) und Presseunterlagen • Unterlagen zu Konferenzen/Kommissionen/Verbänden/Vereinen: Zu archivieren sind die Unterlagen (Protokolle, Delegationsakten) zur Internationalen Gewässerschutzkommission für den Bodensee IGKB und zur Internationalen Regierungskommission Alpenrhein IRKA. Beide Gremien sind für den Kanton St.Gallen aus geografischen und historischen Gründen von besonderer Bedeutung. Die Unterlagen zu allen übrigen Konferenzen/Kommissionen/Verbänden/Vereinen können hingegen nach Ermessen der Dienststelle vernichtet werden. Zur differenzierten Beurteilung der Archivwürdigkeit sind dem Staatsarchiv anzubieten: • Projektdossiers mit Federführung beim Generalsekretariat: Gemäss den internen Bewertungsrichtlinien des Staatsarchivs werden Projektunterlagen in Abhängigkeit vom Auftraggeber und Budget für die dauerhafte Aufbewahrung ausgewählt. Dem Staatsarchiv sind daher sämtliche Geschäftsdossiers mit Federführung beim Generalsekretariat i.e.S. anzubieten. Aufgrund einer anderswo gesicherten Überlieferung oder wegen ihres geringen historischen Werts können u.a. folgende Unterlagen nach Ablauf allfälliger Fristen kassiert werden: • Korrespondenz des Departementsvorstehers und des Generalsekretärs • Protokolle der Führungssitzungen: Diese Protokolle enthalten rein administrative Inhalte (Pendenzen, Aufträge, etc.). • Dossiers zu Projekten/Geschäften ohne Federführung beim Generalsekretariat: Es ist anzunehmen, dass die Unterlagen jeweils bei den federführenden Dienststellen bzw. Departementen aufbewahrt werden (inkl. Mitberichte) • Kantonsrats- und Regierungsgeschäfte (zum BD): Die Staatskanzlei legt die Regierungs- und Kantonsratsbeschlüsse inklusive Beilagen vollständig ab und übergibt sie dem Staatsarchiv für die dauerhafte Archivierung. • Unterlagen zu Geschäften des Baudepartements für Sitzungen der vorberatenden Kommissionen des Kantonsrates • Parlamentarische Vorstösse (BD und andere Departemente): Das Staatsarchiv übernimmt grundsätzlich keine Unterlagen zu Interpellationen und Einfachen Anfragen, da diese in den Akten des Kantonsrats und der Regierung bereits hinreichend dokumentiert werden. Bei Motionen und Postulaten werden nur Unterlagen, die auf der untersten beteiligten Hierarchiestufe der Verwaltung entstanden sind, dauerhaft im Staatsarchiv aufbewahrt. Damit werden die in der Praxis oftmals entscheidenden Vorarbeiten und Weichenstellungen, die auf der untersten Hierarchiestufe erfolgen, gesichert. Vom Generalsekretariat des BD werden dementsprechend nur diejenigen Unterlagen zu parlamentarischen Vorstössen ins Staatsarchiv übernommen, bei denen das Generalsekretariat bei der Bearbeitung federführend tätig war. • Geschäftskontrollliste resp. Daten aus der Access-Datenbank "GeKo" • Finanzunterlagen • Unterlagen der Informatik • Controlling-Unterlagen • Daten und Metadaten aus der Fachanwendung INGE • Übrige Personaldossiers: Kassation gemäss den internen Bewertungsrichtlinien zu Personaldossiers/-akten. • Kommunikationsunterlagen: Fotos und Filmmaterial von BD-internen Anlässen

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