Sekretariat

Archivplan

Titel

Sekretariat

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1944-2005

Existenzzeitraum

1970-

Synonyme

Sekretariat im engeren Sinn (i.e.S.)

Geographische Angaben (Adresse)

Oberer Graben 32, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Die wichtigsten aktuell gültigen Rechtsgrundlagen sind (Stand September 2011): - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), insb. Art. 22 und 28 - Gesundheitsgesetz vom 28. Juni 1979 (sGS 311.1)

(Amts-)Leitung

1970-1982: Werner Gächter 1982-2014: Roman Wüst 2014- Donat Ledergerber

Behördengeschichte

1942 entstand das Justiz- und Sanitätsdepartement, wodurch das Sanitätswesen erstmals im Namen eines Departements erwähnt wurde. Zuvor war es anderen Departementen angegliedert. Das Sanitätsdepartement (SD) ist als eigenständiges Departement 1970 durch die Trennung vom Justiz- und Polizeidepartement entstanden. 1980 erfolgte die Umbenennung in Gesundheitsdepartement (GD). Nach 1945 bildeten jeweils ein Regierungsrat, sein Sekretär und ein Sekretär-Adjunkt die Departementsleitung. Im Zuge des Ausbaus der Verwaltung nahm die Zahl der Ämter zu und die Departementsleitung erweiterte sich. 1970 wurden im Amtsbericht der Regierung erstmals Sekretariate erwähnt, aus denen sich 1994 die Generalsekretariate entwickelten. Seit 1982 ist Roman Wüst Generalsekretär. Sein Vorgänger war Werner Gächter (1970-1982).

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Strategie: Das Generalsekretariat i.e.S. arbeitet mit der Departementsvorsteherin die Departementsstrategie (Strategie der Gesundheitspolitik) aus. Politische Geschäfte: Politische Geschäfte können Regierungs- oder Kantonsratsgeschäfte sein. Das Generalsekretariat i.e.S. ist bei bedeutenden politischen Geschäften (z.B. Gesetzesvorhaben) und im Einzelfall auch bei anderen politischen Geschäften bis zur Weitergabe an die Regierung oder an den Kantonsrat federführend. Organisation, Koordination und Überwachung: Der Generalsekretär koordiniert und überwacht die Geschäfte des gesamten GD (einschliesslich der zugeordneten Institutionen) und erteilt entsprechende Aufträge. Er führt die Akten der Departementsvorsteherin. Im Speziellen ist er oberster Personalverantwortlicher des Departements. Korrespondenz: Das Generalsekretariat i.e.S. korrespondiert mit Bund, Kantonen, Partnerinstitutionen, Versicherern sowie mit Bürgerinnen und Bürgern (Beschwerden, gesundheitspolitische Anfragen etc.). Dazu kommt allgemeine Korrespondenz (Dankesschreiben, Annahmen und Absagen von Einladungen etc.). Medien- und Öffentlichkeitsarbeit Das Generalsekretariat i.e.S. unterstützt die Departementsvorsteherin bei öffentlichen Auftritten. Dies beinhaltet insb. das Vorbereiten von Referaten. Das Generalsekretariat i.e.S. bereitet zudem Medienmitteilungen vor, koordiniert Medienanfragen und organisiert Medienorientierungen (z.B. jährlicher Rück- und Ausblick). Kommissionen, Konferenzen, staatliche Vertretungen: Wenn der Kanton St.Gallen turnusgemäss den Vorsitz der Gesundheitsdirektorenkonferenz der Ostschweizer Kantone und des Fürstentums Liechtenstein (GDK-Ost) - und damit gleichzeitig auch denjenigen der Konferenz der Sekretäre, welche die Geschäfte der GDK-Ost vorbereitet - innehat, ist das Generalsekretariat i.e.S. federführend für die Organisation der Sitzungen und zugleich für die Aktenführung zuständig. Die GDK-Ost tagt ordentlicherweise zwei Mal pro Jahr, die Konferenz der Sekretäre der GDK-Ost ca. drei Mal jährlich. Es gibt bisher keine klare Regelung bzw. Zuständigkeit betr. die Archivierung der GDK-Ost. Die Departementsvorsteherin ist zudem Präsidentin des Verwaltungsrats der Spitalverbunde und der Psychiatrieverbunde, während der Generalsekretär den Verwaltungsrat des Zentrums für Labormedizin präsidiert und den Vorsitz der Kommission Gesundheit und Soziales der Internationalen Bodenseekonferenz (IBK) innehat. Schliesslich vertreten die Departementsvorsteherin und der Generalsekretär die Interessen des Kantons auch in verschiedenen Stiftungsräten (Ostschweizer Kinderspital, Rega etc.).

Administrative Strukturen

Das Generalsekretariat ist hierarchisch direkt der Departementsvorsteherin unterstellt.

Parallelüberlieferungen

Regierung: Die Regierung behandelt politische Geschäfte ab Weitergabe an die Regierung, stimmt Leistungsvereinbarungen und -aufträgen mit bzw. an die kantonalen Spitäler und Psychiatrien zu und wählt die Mitglieder des Gesundheitsrates. Folglich liegt bei den Protokollen der Regierung inkl. Beilagen eine Parallelüberlieferung vor. Weiter ist die jährliche Berichterstattung über den Amtsbericht (bis 2007) bzw. den Geschäftsbericht der Regierung (seit 2008) zu beachten. Kantonsrat: In ähnlicher Form ist der Kantonsrat an der Behandlung von bestimmten politischen Geschäften beteiligt. Folglich liegt auch bei den Protokollen des Kantonsrates inkl. seiner Beilagen eine partielle Parallelüberlieferung vor. Staatskanzlei, Kommunikation: Die Medienmitteilungen von Regierung, Kantonsrat und Verwaltung werden durch die Staatskanzlei verbreitet. Daher findet auch die Überlieferung dort statt. Die Medienmitteilungen werden integral zur dauernden Aufbewahrung an das Staatsarchiv übergeben. Dies gilt auch für Medienmitteilungen aus dem Tätigkeitsbereich des Generalsekretariates i.e.S. Geschäftsstellen: Die Geschäftsstelle Spitalverbunde (seit 1.1.2003) ist für die Aufbewahrung der Akten des Verwaltungsrates zuständig. Im Falle der früheren Aufsichtskommissionen (existierend bis zum 31.12.2002) ist es das Generalsekretariat i.e.S. Die Geschäftsstelle Psychiatrieverbunde (ab 1.1.2012) wird für die Aufbewahrung der Akten des Verwaltungsrates zuständig sein. Im Falle der früheren Aufsichtskommissionen der Psychiatrischen Dienste (existierend bis zum 31.12.2011) ist es das Generalsekretariat i.e.S. Die Geschäftsstelle des Zentrums für Labormedizin (seit 1.1.2011) ist für die Aufbewahrung der Akten des Verwaltungsrates zuständig. Stiftungen: Die Stiftungen sind für die Aktenführung und die Überlieferung selber zuständig. GD-GS, Dienst für Personal und Finanzen: Die Personaldossiers werden dort geführt, obwohl der Generalsekretär der oberste Personalverantwortliche des GD ist. Dies gilt ausdrücklich auch für die Dossiers zu Personen mit Leitungsfunktion. GD, andere Organisationseinheiten: Im Einzelfall sind bei politischen Geschäften andere Organisationseinheiten innerhalb des GD federführend bis zur Weitergabe an die Regierung oder an den Kantonsrat. Dasselbe gilt für vereinzelte Leistungsvereinbarungen und -aufträge. GDK: Für die Archivierung der Unterlagen der GDK ist das Staatsarchiv Bern zuständig. Kommission Gesundheit und Soziales der IBK: Obwohl das Generalsekretariat i.e.S. das Kommissionssekretariat betreut, ist letztlich die Geschäftsstelle der IBK in Konstanz bzw. das Staatsarchiv Freiburg (Landesarchiv Baden-Württemberg) für die Archivierung der massgeblichen Unterlagen zuständig (Kommissionsprotokolle, Beschlussvorlagen, Berichte, Publikationen u.a.).

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Generalsekretariat i.e.S. handelt es sich um eine Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in analoger Weise in jedem Departement zu finden ist. Es nimmt dabei aber nicht nur wichtige koordinierende und organisatorische Aufgaben wahr. Innerhalb des GD - dem bzgl. der Anzahl der Mitarbeitenden weitaus grössten Departement, wenn man auch die angeschlossenen Institutionen berücksichtigt - bearbeitet das Generalsekretariat i.e.S. auch strategische Geschäfte und ist in gewissen Fällen selbst federführend.

Historische Kriterien

Die Geschichte des Gesundheitswesens und der Medizin mit all ihren dazugehörigen Facetten waren in der Vergangenheit immer wieder Gegenstand der Forschung, was sich auch in diversen Publikationen wiederspiegelt. Gesundheit ist ein bedeutender persönlicher und gesellschaftlicher Wert - Tendenz steigend. Es ist deshalb zu erwarten, dass auch das Interesse an der Gesundheitspolitik, verstanden als Eingriff des Staats in das Gesundheitswesen bzw. als sein Beitrag zur Gesundheitsversorgung, in Zukunft zunimmt. So gesehen ist nebst der Archivierung der das Gesundheitswesen betreffenden rechtlichen Vorgaben über die kantonale Gesetzessammlung auch die Überlieferung der daraus abgeleiteten gesundheitspolitischen Strategien und Massnahmen sowie der spezifischen Leistungsvereinbarungen/-aufträge wichtig. Letztere geben die kompakteste Auskunft über die Umsetzung der Gesundheitspolitik im Kanton. Akten, die den interkantonalen Austausch von Meinungen, Interessen etc. dokumentieren, insbesondere unter Kantonen der Ostschweiz, dürften für die spätere Nachvollziehbarkeit der Gestaltung der Gesundheitspolitik ebenfalls von Interesse sein.

Rechtliche Kriterien

Spezifische rechtliche Aufbewahrungsfristen liegen nicht vor.

Vereinbarung

Vereinbarung vom Dezember 2011 Dauernde Aufbewahrung: - Departementsstrategie - Akten zu Motionen und Postulaten mit Federführung Generalsekretariat i.e.S. - Leistungsvereinbarungen/-aufträge inkl. Akten mit Federführung Generalsekretariat i.e.S. - Referate - Protokolle und Akten der Kaderteamsitzungen und der Spitalkommissionen - Protokolle und Akten der GDK-Ost sowie der Konferenz der Sekretäre GDK-Ost Anbietepflicht: - Akten zu übrigen Regierungsgeschäften mit Federführung Generalsekretariat i.e.S. - Akten zu übrigen Kantonsratsgeschäften mit Federführung Generalsekretariat i.e.S. Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle: - Übrige Leistungsvereinbarungen/-aufträge - Akten zu übrigen Motionen und Postulaten - Akten zu Interpellationen und Einfachen Anfragen - Akten zu übrigen Regierungsgeschäften - Protokolle und Akten der Verwaltungsräte (Spitalverbunde) - Protokolle und Akten der Kommission Gesundheit und Soziales der IBK - Protokolle und Akten der Stiftungsräte - Allgemeine Korrespondenz - Medientexte, Medienmappen

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