Sekretariat

Archivplan

Titel

Sekretariat

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1981-2004

Existenzzeitraum

1862-

Synonyme

Sekretariat im engeren Sinn (i.e.S.)

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 31, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Das Generalsekretariat ist die zentrale Planungs- und Koordinationsstelle des BLD. Als rechtliche Grundlagen stützt es sich insbesondere auf folgende Gesetze ab: - Staatsverwaltungsgesetz, sGS 140.1, insbesondere Art. 22, Art. 28 und Art. 35 - Verordnung über den Staatsdienst, sGS 143.20 - Volksschulgesetz, sGS 213.1 - Mittelschulgesetz, sGS 215.1

(Amts-)Leitung

Werner Stauffacher (1970-2008) Esther Friedli, lic. rer. soc. (2008-2014) Jürg Raschle (2014-)

Behördengeschichte

Mit der Gründung des Kantons St.Gallen 1803 wurde das Erziehungswesen zur Staatssache erklärt und die oberste Leitung dem Regierungsrat übertragen. 1814 ging die Leitung des Erziehungswesens an die beiden Konfessionsteile über. Die höchste Aufsicht über das Erziehungswesen lag zwar beim Staat, faktisch leiteten jedoch die Konfessionsteile die Schule. Erst mit der Verfassung von 1861 erhielt der Regierungsrat die oberste Leitung über das Erziehungswesen zurück. In die gleiche Zeit fällt die Gründung eines eigenen Departements für das Erziehungswesen, das 1862 gebildete Erziehungsdepartement (ED). Diesem standen von Beginn weg ein Sekretär sowie Adjunkten zur Seite, welche als Vorläufer des heutigen Generalsekretariats zu bezeichnen sind. Im Laufe der Zeit hat das Erziehungsdepartement verschiedene strukturelle und inhaltliche Veränderungen erfahren, die sich auch auf das Generalsekretariat ausgewirkt haben. 1929 wurde das Militärwesen dem Erziehungsdepartement angeschlossen, das Departement hiess neu Erziehungs- und Militärdepartement. Das Militärwesen wurde 1970 abgespalten und das Departement wieder in Erziehungsdepartement umbenannt. Mit der jüngsten Departementsreform im Jahr 2008 ging die Zuständigkeit für die Revision der Schulfinanzen an das Departement des Innern, Amt für Gemeinden, über. Das Erziehungsdepartement heisst seit dem 1. Januar 2008 Bildungsdepartement (BLD). Das Generalsekretariat wird im Sinne eines Amts behandelt und ist als Stabsstelle des BLD hierarchisch seit jeher dem Vorsteher direkt unterstellt.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Unterstützung Departementsvorsteher: Das Generalsekretariat i.e.S. unterstützt den Vorsteher in koordinatorischer und organisatorischer Hinsicht (z.B. Terminverwaltung, Zusammenstellung von Unterlagen für Sitzungen). Weiter steht es ihm fachlich zur Seite. Amtsübergreifende Aufgaben/Geschäfte im BLD: Das Generalsekretariat i.e.S. ist für die interne Strategie und Organisation im BLD zuständig. Die Überwachung des Budgets, des Voranschlags und der Rechnung des BLD fällt ins Aufgabengebiet des Generalsekretariats. Es ist für den Geschäftsverkehr des BLD verantwortlich (Geschäfte des Departements wie auch Kantonsrats- und Regierungsgeschäfte) und stellt die Geschäftskontrolle sicher. Weiter leitet das Generalsekretariat i.e.S. Projekte und Geschäfte, die auf Departementsstufe angesiedelt sind (z.B. Lenkungsausschüsse in Schulentwicklungsprojekten) und sorgt für die Öffentlichkeitsarbeit. Einzelne Ämter des BLD: Das Generalsekretariat i.e.S. übt die Aufsicht über die verschiedenen Ämter des BLD aus und arbeitet mit diesen zusammen. Leitung/Führung Generalsekretariat des BLD: Das Generalsekretariat i.e.S. ist für die Leitung des Generalsekretariats als Ganzes (inklusive untergeordnete Abteilungen) zuständig. Zusammenarbeit/Gremien (ausserhalb BLD): Das Generalsekretariat i.e.S. arbeitet mit verschiedenen Gremien innerhalb und ausserhalb der Kantonsverwaltung zusammen bzw. einzelne Personen sind darin vertreten, z.B. in der Erziehungsdirektorenkonferenz Ost (EDK-Ost) oder der Generalsekretäre-Konferenz (GSK).

Administrative Strukturen

Organisatorisch setzt sich das Generalsekretariat i.e.S. aus der Generalsekretärin, einem Stabsmitarbeiter und dem Departementssekretariat, bestehend aus zwei Sachbearbeiterinnen, zusammen. Der Dienst für Recht und Personal und der Dienst für Finanzen und Informatik (DFI) sind dem Generalsekretariat als Abteilungen unterstellt. Weiter ist die Geschäftsstelle Erziehungsrat dem Generalsekretariat beigeordnet.

Parallelüberlieferungen

Aufgrund seiner Stabsfunktion verfügt das Generalsekretariat i.e.S. über eine starke Vernetzung innerhalb des BLD wie auch mit den anderen Stabsstellen der Departemente und der Staatskanzlei. Hinzu kommen Organisationen ausserhalb der Verwaltung. Im Folgenden eine Auswahl der wichtigsten Stellen: Kanton: - Andere Abteilungen des Generalsekretariats: Unterlagen, die sich aus der Zusammenarbeit mit den beiden Abteilungen des Generalsekretariats ergeben, liegen auch bei diesen vor (z.B. Voranschlag und Rechnung beim Dienst für Finanzen und Informatik). Die Archivierung der Unterlagen der Abteilungen wird in separaten Bewertungsmodellen geregelt. - Andere Departemente/Generalsekretariate: Bei gemeinsamen Geschäften und Projekten ist davon auszugehen, dass die entsprechenden Unterlagen auch bei den anderen Departementen zu finden sind. - Ämter innerhalb des BLD: Unterlagen zu Geschäften und Projekten mit Ämtern des BLD liegen bei den Ämtern vollständig vor. - Staatskanzlei: Die Staatskanzlei legt die Regierungsprotokolle, die Kantonsratsprotokolle und die Protokolle der Generalsekretäre-Konferenz (alle inklusive Beilagen) vollständig ab. Die Protokolle der ständigen Kommissionen des Kantonsrats werden ebenfalls grösstenteils bei der Staatskanzlei abgelegt (staatswirtschaftliche Kommission, Rechtspflegekommission, Redaktionskommission, Kommission für Aussenbeziehungen). Die Staatskanzlei liefert dem Staatsarchiv die verschiedenen Protokollserien zur dauerhaften Archivierung ab. - Finanzdepartement: Das Finanzdepartement ist für die Ablage und Ablieferung der Protokolle der Finanzkommission (ständige Kommission des Kantonsrats) verantwortlich. - Kantonale Verbände und Vereine: Das Generalsekretariat i.e.S. steht mit verschiedenen Verbänden und Vereinen im Austausch (z.B. St.Galler Volksschulträger (SGV), Kantonaler Lehrerinnen- u. Lehrerverband St.Gallen (KLV), Kantonaler Mittelschullehrerinnen- und Mittelschullehrerverein (KMV)). Es ist davon auszugehen, dass die entstehenden Unterlagen auch auf den jeweiligen Sekretariaten zu finden sind. - Erziehungsrat: Die Geschäftsstelle Erziehungsrat ist örtlich dem Generalsekretariat des BLD angegliedert, sodass sich alle Unterlagen beim Generalsekretariat befinden. Die Archivierung der Unterlagen des Erziehungsrats wird in einem separaten Bewertungsmodell geregelt. Interkantonale Zusammenarbeit: - Schweizerische Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK-Schweiz): Die Geschäftsstelle der EDK-Schweiz befindet sich im "Haus der Kantone" in Bern, in welchem die Sekretariate verschiedener interkantonaler Regierungs- und Direktorenkonferenzen zusammenarbeiten. Beim Betreuerarchiv der EDK-Schweiz handelt es sich um das Staatsarchiv Luzern. - Erziehungsdirektorenkonferenz Ost (EDK-Ost): Das Regionalsekretariat der EDK-Ost war bis Ende 2010 dem Erziehungsdepartement des Kantons Schaffhausen angegliedert. Seit dem 1. Januar 2011 ist das Regionalsekretariat in die Geschäftsstelle der D-EDK integriert, die sich in Luzern befindet. Das Staatsarchiv St.Gallen ist das Betreuerarchiv der EDK-Ost. - Deutschschweizer Erziehungsdirektorenkonferenz (D-EDK): Die Geschäftsstelle der neu gegründeten D-EDK befindet sich in Luzern. Das Betreuerarchiv für die D-EDK wurde noch nicht festgelegt. Die Akten werden vorerst beim Regionalsekretariat in Luzern gelagert und die Archivierung zu gegebener Zeit geklärt. Amtsdruckschriften: - Amtsberichte der Regierung: Bis 2008 wurde im Amtsbericht jährlich unter dem Stichwort "Allgemeines" oder "Sekretariat" in knapper Form über das Generalsekretariat des BLD Bericht erstattet. Zu finden sind Informationen zu den wichtigsten Geschäften und zur interkantonalen Zusammenarbeit. - Geschäftsberichte der Regierung: 2008 wurde im Kanton St.Gallen der Amtsbericht durch den Geschäftsbericht abgelöst. Dieser ist thematisch aufgebaut, sodass das Generalsekretariat des BLD nicht mehr einen eigenen Absatz erhält, sondern sein Wirken unter den jeweiligen Geschäften zu finden ist. Internet/Intranet: - Informationen zum Generalsekretariat des BLD sind im Internet bzw. Intranet abrufbar: www.sg.ch/home/bildung. Zu finden sind z.B. das Organigramm oder seit 2009 ausgewählte Reden des Vorstehers des BLD.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Generalsekretariat i.e.S. handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in analoger Weise in jedem Departement zu finden ist. Das Generalsekretariat ist die Scharnierstelle zwischen der Departementsleitung und den untergeordneten Dienststellen bzw. den anderen Departementen und nimmt dabei wichtige koordinierende und organisatorische Aufgaben wahr. Als Stabsstelle kommen dem Generalsekretariat i.e.S. hingegen weniger eigenständige Kompetenzen im Sinne einer Entscheid- oder Aufsichtsfunktion zu.

Historische Kriterien

Für den Kanton St.Gallen liegen bis anhin nur wenige Werke vor, die sich mit der Geschichte der Bildung befassen. Die vorhandenen Beiträge sind in der Regel anlässlich von Jubiläen erschienen und rücken die Institutionsgeschichte und allenfalls Entwicklung des Bildungswesens in den Vordergrund. Zu nennen sind das Werk "Bildung im Kanton St.Gallen" für den Kanton, das Buch "Schulstadt St.Gallen" für die Stadt St.Gallen. In der St.Galler Kantonsgeschichte von 2003 stellt die Geschichte des Bildungswesens allerdings weitgehend eine Lücke dar. Noch ausstehend sind wissenschaftliche Studien, welche die Geschichte des Bildungswesens in einen grösseren gesamtgesellschaftlichen Zusammenhang stellen. Es ist anzunehmen, dass die Geschichte des Bildungswesens des Kantons St.Gallen früher oder später zum Forschungsgegenstand wird. Die Geschichte der Bildung könnte deshalb von Interesse sein, weil Personen durch die Schule bzw. Berufsbildung und die darin vermittelten Inhalte und Werte geprägt werden. Der Kenntnis der Organisation und Konzeption des Bildungswesens kommt daher eine zentrale Bedeutung für das Verständnis von sozialen Verhältnissen und Entwicklungen zu. Insbesondere von Interesse für die Forschung könnten Projektdossiers sein, da sich darin zeitgenössische Strömungen und mitunter wesentliche Weichenstellungen im Bildungswesen widerspiegeln.

Rechtliche Kriterien

Für die meisten Unterlagen des Generalsekretariats i.e.S. sind keine spezifischen Aufbewahrungspflichten und -fristen bekannt. Einzig für die Personalunterlagen ist, basierend auf dem Obligationenrecht (SR 220, Art. 127) und der kantonalen Besoldungsverordnung (sGS 143.2, Art. 24), eine minimale Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vorgeschrieben (beginnend mit dem Austrittsdatum).

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Generalsekretariat des Bildungsdepartements und dem Staatsarchiv vom 11. März 2011: Dauernde Aufbewahrung: - Referate/Reden Vorsteher BLD - Personaldossiers zu Amtsleiterinnen und Amtsleitern Anbietepflicht: - Projektdossiers mit Federführung beim Generalsekretariat i.e.S. Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle: - Regierungsprotokolle (zum BLD) - Parlamentarische Vorstösse (BLD und andere Departemente) - Unterlagen zu Kantonsratsgeschäften - Unterlagen zu ständigen Kommissionen des Kantonsrats - Medienmitteilungen - Geschäftskontrollliste - Unterlagen zu Geschäften und Projekten mit Federführung bei anderen Dienststellen - Generalsekretäre-Konferenz (GSK): Protokolle - Schweizerische Konferenz der kantonalen Erziehungsdirektoren (EDK-Schweiz): Protokolle - Deutschschweizer Erziehungsdirektoren-Konferenz (D-EDK): Protokolle - Erziehungsdirektorenkonferenz Ost (EDK-Ost): Protokolle

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