Parlamentsdienste

Archivplan

Titel

Parlamentsdienste

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1952-2020

Existenzzeitraum

2009-

Synonyme

Ratsdienst, parlamentarischer Kommissionsdienst; ab 2016: Parlamentsdienste

Abkürzungen

SK-PARLD

Verwandte Körperschaften, Familien, Personen

Bis 2009: siehe unter SK-Rechtsdienst

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, Klosterhof 3, 9001 St.Gallen

(Amts-)Leitung

2009-2014: Georg Wanner ab 2014: Lukas Schmucki

Behördengeschichte

Der Aufgabenbereich der Parlamentsdienste hat innerhalb der Staatskanzlei eine lange Tradition. Die organisatorische Verselbständigung der Organisationseinheit innerhalb der Staatskanzlei erfolgte allerdings erst in den Jahren 2016 und 2020. Zuvor fielen die Hauptaufgaben der heutigen Parlamentsdienste in die Zuständigkeit des Rechtsdienstes der Staatskanzlei, der im Staatskalender erstmals in der Ausgabe für die Jahre 1972 bis 1976 nachgewiesen ist. Die Stimmberechtigten des Kantons St.Gallen hatten in der Volksabstimmung vom 11. März 2007 der Änderung von Art. 63 der Kantonsverfassung zugestimmt und die Herabsetzung der Mitgliederzahl des Kantonsrates von 180 auf 120 beschlossen. Der Nachvollzug der Verkleinerung des Parlamentes wurde zum Anlass genommen, das parlamentarische Kommissionssystem und die Tätigkeitsbereiche der ständigen Kommissionen zu überprüfen und anzupassen. Mit dem V. Nachtrag zum Staatsverwaltungsgesetz und dem X. Nachtrag zum Kantonsratsreglement wurde auf den 1. Juni 2008 zudem der Auftrag des Kantonsrates umgesetzt, die Rechtsgrundlagen für die eigenständigen Kommissionsdienste für ständige Kommissionen des Kantonsrates zu schaffen. Dieser parlamentarische Kommissionsdienst war der Staatskanzlei nur noch administrativ zugeordnet, was den ersten Schritt in Richtung einer teilweisen Verselbständigung bedeutete. Er erfüllte seine Aufgaben fachlich unabhängig und selbstständig. Er unterstand in seiner Tätigkeit den Weisungen und der Aufsicht der zuständigen Organe des Kantonsrates direkt. Auf den Systemwechsel zu ständigen Sachbereichskommissionen anstelle der je Geschäft bestellten nichtständigen bzw. vorberatenden Kommissionen verzichtete der Kantonsrat schliesslich. Immerhin schuf er aber die Kommission für Aussenbeziehungen als neue ständige Kommission. Mit dem IX. Nachtrag zum Staatsverwaltungsgesetz und dem XV. Nachtrag zum Geschäftsreglement des Kantonsrates wurde auf den 1. Juni 2016 der Auftrag des Kantonsrates umgesetzt, eine gesetzliche Grundlage zu schaffen für die administrative und hierarchische Unterstellung von Ratsdienst und parlamentarischem Kommissionsdienst unter das Präsidium, mit dem Modell «Teilautonomie». Diese Neuorganisation führte zu einer hierarchischen Unterstellung der Parlamentsdienste unter das Präsidium und ermöglichte den Parlamentsdiensten die autonome Erfüllung der Aufgaben für den Kantonsrat. Die Parlamentsdienste erhielten dadurch eine analoge Stellung wie die kantonale Finanzkontrolle, die nach Art. 42a Abs. 3 StVG administrativ dem Finanzdepartement zugeordnet ist. Zudem wurde mit dieser Reorganisation die Zuständigkeit für die Geschäftsführung der nichtständigen bzw. vorberatenden Kommission von den Departementen zu den Parlamentsdiensten verlagert, was mit einer Aufstockung des Personalbestandes verbunden war. Bisher hatte jenes Departement, das für die Regierung die Vorlage gegenüber dem Kantonsrat vertrat, die Geschäftsführung wahrgenommen. Mit dem IX. Nachtrag zum Staatsverwaltungsgesetz (StVG) war die bisherige weitere Bedeutung des Worts «Parlamentsdienste» überholt: 1. Ab dem 1. Juni 2016 bezeichnet es nur noch die teilautonome Organisationseinheit, die administrativ der Staatskanzlei zugeordnet ist und aus zwei Diensten besteht, dem Ratsdienst und dem parlamentarischen Kommissionsdienst. Bis zu diesem Zeitpunkt hatten nach Art. 7 StVG auch die Dienststellen der Staatskanzlei, soweit sie Aufgaben für den Kantonsrat erfüllten, zu den Parlamentsdiensten gehört. 2. Das StVG bezeichnet neu in Art. 7e die Finanzkontrolle nicht mehr als Teil der Parlamentsdienste. Faktisch wird zwischen den beiden Organisationseinheiten, soweit es um die Besorgung der Geschäfts- und Protokollführung der ständigen Kommissionen geht, aber eine enge Zusammenarbeit gepflegt. Mit dem XVI. Nachtrag zum Geschäftsreglement des Kantonsrates wurde die Kommission für Aussenbeziehungen auf den 1. Juni 2016 wieder abgeschafft. Mit dem XVIII. Nachtrag zum Geschäftsreglement des Kantonsrates wurden auf den 18. September 2019 die Bestimmungen zu den ständigen Kommissionen aktualisiert und in ihrer Systematik vereinheitlicht. Zudem wurden die verschiedenen Arten der nichtständigen Kommissionen, d.h. die vorberatenden Kommissionen und die besonderen Kommissionen, präziser kategorisiert. Mit dem XX. Nachtrag zum Geschäftsreglement des Kantonsrates wurde auf den 1. Juni 2020 der Auftrag des Kantonsrates umgesetzt, die Neuorganisation der Parlamentsdienste auch in Bezug auf die Rolle und die Aufgaben des Staatssekretärs durchzuführen. Dies bedingt namentlich eine weitergehende und konsequentere Entflechtung der Aufgaben des Staatssekretärs im Verhältnis zum Parlament und damit insbesondere im Verhältnis zu den Parlamentsdiensten und deren Leiter. Mit diesem zweiten Teil der Neuorganisation wurde insbesondere auch geklärt, dass der Leiter der Parlamentsdienste die Stellung eines Generalsekretärs hat. Im Zusammenhang mit dieser vorläufig letzten Phase der Neuorganisation der Parlamentsdienste und mit der Auflösung der Materialzentrale erlebte die Staatskanzlei im Jahr 2020 eine weitere Reorganisation, die in Verbindung mit mehreren personellen Wechseln zu einer umfangreichen Bereinigung der fachlichen Zuständigkeiten der Parlamentsdienste führte. Vom Staatssekretär gingen die meisten Aufgaben und Funktionen gegenüber dem Kantonsrat auf den Leiter der Parlamentsdienste über. Vom bisherigen Sekretariat übernahmen die Parlamentsdienste den ganzen administrativen Support des Kantonsrates und damit vier Stellen des Sekretariats. Vom bisherigen Drucksachenverkauf der Staatskanzlei übernahmen die Parlamentsdienste sämtliche Aufgaben im Zusammenhang mit Versand und Archivierung von Beratungsunterlagen und Protokoll des Kantonsrates sowie die Personendatenverwaltung der Mitglieder und Gremien des Kantonsrates. Die Aufgaben der Fachperson Publikationen gingen je rund zur Hälfte an die Dienststelle Kommunikation der Staatskanzlei und an die Parlamentsdienste. Dabei verblieben namentlich die Gesetzessammlung und die inhaltliche Verantwortung für die vom Kantonsrat «bedienten» Rubriken des Amtsblatts in der Zuständigkeit der Parlamentsdienste.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Staatskanzlei im Allgemeinen ist Stabstelle von Regierung und Kantonsrat. Sie ist in folgenden Handlungsfeldern tätig: • Geschäftsführung und Unterstützung von Regierung und Parlament; • Erfüllung von departements- und verwaltungsübergreifenden Querschnittsaufgaben; • Bereitstellung von angemessener Infrastruktur und zweckmässigen Services. Der Hauptauftrag der Parlamentsdienste besteht in der Unterstützung des Kantonsrates; hinzu kommen bestimmte departements- und verwaltungsübergreifende Querschnittsaufgaben: a) Unterstützung des Kantonsrates: Die Parlamentsdienste unterstützen den Kantonsrat, die gesetzgebende Gewalt im Kanton (Legislative), in folgender Hinsicht: • Kantonsrat (Plenum): – Aufbereitung und Zurverfügungstellung der Beratungsunterlagen; – Protokollführung im Kantonsrat; – Ratsbetrieb planen und organisieren, Vor- und Nachbereitung der Session, Ausfertigung der Beschlüsse; – Verfahrens-, Rechts- und Sachauskünfte unmittelbar erteilen, Abklärungen vornehmen, Unterlagen vermitteln; – Projekte durchführen oder begleiten; – Vorlagen und Geschäfte im Geschäftskreis des Präsidiums ausarbeiten; – Sicherstellung des Weibeldienstes; – Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von Kantonsrat und Präsidium; – Organisation des Besuchs der Sessionen des Kantonsrates durch geführte Gruppen. • Präsidium: Die Parlamentsdienste nehmen die Geschäftsführung des Präsidiums wahr. Dieses leitet den Ratsbetrieb, legt das Reglement aus und überwacht dessen Anwendung. • Ständige Kommissionen: Die Parlamentsdienste besorgen die Geschäftsführung im umfassenden Sinn der Staatswirtschaftlichen Kommission, der Rechtspflegekommission sowie der Redaktionskommission. Die Staatswirtschaftliche Kommission prüft die Amtsführung von Regierung und Verwaltung, die Rechtspflegekommission jene der Strafuntersuchungs- und Gerichtsbehörden. Die Redaktionskommission prüft die Erlasse auf Sprache, Gesetzestechnik und Übereinstimmung mit der übrigen Gesetzgebung. • Nichtständige (vorberatende) Kommissionen: Seit dem 1. Juni 2016 (XVI. Nachtrag zum Geschäftsreglement des Kantonsrates) sind die Parlamentsdienste auch für die Geschäftsführung der nichtständigen Kommissionen zuständig. Diese werden vom Kantonsrat für die Vorberatung von Vorlagen bestellt, die nicht durch Reglement oder Beschluss einer ständigen Kommission zugewiesen sind. • Vertretungen: Schliesslich übernehmen die Parlamentsdienste auch die Geschäftsführung für sog. Vertretungen des Kantonsrates. Zurzeit (Stand 2021) ist dies einzig bei der Internationalen Parlamentarischen Bodensee-Konferenz (IPBK) der Fall. Diese trifft sich in der Regel zwei Mal jährlich zum informellen Austausch über aktuelle Themen. Vorsitz und Geschäftsführung wechseln im Jahresturnus unter den teilnehmenden Delegationen. • Protokollierungssystem Recapp (früher: Verbalix): inhaltliche Applikationsverantwortung. b) Departements- und verwaltungsübergreifende Querschnittsaufgaben: • Ratsinformationssystem (RIS): inhaltliche Applikationsverantwortung für die elektronische Geschäftsverwaltung seitens Kantonsrat und seiner Gremien, die im Rahmen ihrer jeweiligen Berechtigungen auch den Departementen als wichtiges Hilfsmittel dient. • Amtliche Publikationen: Herausgabe der Gesetzessammlung, Betreuung der Sammlung der Gesetzesmaterialien, inhaltliche Verantwortung für die vom Kantonsrat «bedienten» Rubriken des Amtsblatts.

Administrative Strukturen

Die Parlamentsdienste bilden administrativ eine Dienststelle der Staatskanzlei. Insgesamt sind sie mit rund 945 Stellenprozenten dotiert, die sich auf 14 Mitarbeitende verteilen. Die Parlamentsdienste bestehen aus dem Leiter der Parlamentsdienste (100 Stellenprozente), den Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern der ständigen und vorberatenden Kommissionen (5 Mitarbeitende; 430 Stellenprozente), den Protokollführerinnen des Kantonsrates (4 Mitarbeitende; 170 Stellenprozente) und dem Sekretariat (4 Mitarbeitende; 245 Stellenprozente). (Stand 2021)

Historische Kriterien

Auch für Forschung und Wissenschaft haben die Protokolle des Kantonsrates und seiner Gremien eine zentrale Bedeutung, indem sie die Tätigkeit der kantonalen Legislative dokumentieren. Durch ihren grundsätzlich öffentlichen Charakter ermöglichen sie den unkomplizierten Einstieg in vertiefende Recherchen in Unterlagen der Regierung, der Verwaltung oder weiterer im Einzelfall beteiligter Akteure. Im Einzelfall historisch interessant sein können die Protokolle der nichtständigen Kommissionen, das im RIS enthaltene Stimmverhalten der einzelnen Mitglieder des Kantonsrates und die Audio-Versionen der Wortmeldungen im Ratsplenum.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen: Keine expliziten Aufbewahrungsfristen bekannt. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns: Die Originalprotokolle inkl. die darin integrierten Beilagen und Register des Kantonsrates sowie die Protokolle seines Präsidiums und seiner Kommissionen gehören als schriftliche Zeugnisse der Verhandlungs- und Beschlusstätigkeit der kantonalen Legislative zum absoluten Kern der staatlichen Überlieferung im Kanton St.Gallen. Zusammen mit der Gesetzessammlung und den zugehörigen Materialien sind sie zur Gewährleistung der Rechtssicherheit und der Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns unverzichtbar und von dauerhafter Bedeutung, sowohl für den Staat selber als auch aus Sicht seiner Bürgerinnen und Bürger bzw. seiner Bevölkerung. Entsprechend ist mit einem langfristigen Rückgriffbedarf des Aktenbildners selber, von anderer staatlicher oder auch von privater Seite zu rechnen.

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Für die gesamte Staatskanzlei sind von Bedeutung: • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; abgekürzt StVG), Art. 7d, Art. 32 bis 35 und 40; • Geschäftsreglement des Kantonsrates vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11; abgekürzt GeschKR), Art. 43 bis 47; • Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3; abgekürzt GeschR), Art. 34 bis 36bis. Im Hinblick auf die Tätigkeit der Parlamentsdienste kommen als spezifische Grundlagen hinzu: • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; abgekürzt StVG), Art. 1 Abs. 2 Bst. b und Art. 6a bis 7f; • Geschäftsreglement des Kantonsrates vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11; abgekürzt GeschKR), Art. 12 ff. und weitere; • Publikationsgesetz vom 14. August 2018 (sGS 140.3; abgekürzt PubG).

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und den Parlamentsdiensten vom Oktober 2021: a) Unterstützung Kantonsrat: • Protokoll Kantonsrat (Plenum): Gebundenes Originalprotokoll inkl. Beilagen (Beratungsunterlagen) und Register: Archivwürdig • Präsidium: Allgemeines: Anbieten (Ablieferung zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv); Sitzungseinladung und Protokoll mit ihren unmittelbaren Beilage: Archivwürdig Staatswirtschaftliche Kommission: Allgemeines: Anbieten (Ablieferung zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv); Sitzungseinladung und Protokoll Gesamtkommission inkl. ihren unmittelbaren Beilagen: Archivwürdig; Sitzungseinladung und Protokoll Subkommission inkl. ihren unmittelbaren Beilagen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) • Rechtspflegekommission: Allgemeines: Anbieten (Ablieferung zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv); Sitzungseinladung und Protokoll Gesamtkommission inkl. ihren unmittelbaren Beilagen: Archivwürdig; Sitzungseinladung und Protokoll Subkommission inkl. ihren unmittelbaren Beilagen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) • Redaktionskommission: Allgemeines: Anbieten (Ablieferung zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv); Sitzungseinladung und Protokoll inkl. Anträge: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer); • Nichtständige (vorberatende) Kommissionen: Allgemeines: Anbieten (Ablieferung zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv); Sitzungseinladung und Protokoll inkl. ihren unmittelbaren Beilagen: Archivwürdig • Internationale Parlamentarische Bodensee-Konferenz (IPBK): Allgemeines: Anbieten (Ablieferung zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv); Sitzungseinladung und Protokoll inkl. ihren unmittelbaren Beilagen: Archivwürdig • Anleitung für den Ratsbetrieb:Archivwürdig • Protokollierungssystem Recapp: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) b) Departements- und verwaltungsübergreifende Querschnittsaufgaben: • Ratsinformationssystem (RIS): Inhalte: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer); Betrieb (technische Dokumentation, Akten, Korrespondenz): Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) • Gesetzessammlung: Endprodukt: Archivwürdig; Register: Archivwürdig • Materialien der Gesetzessammlung: Archivwürdig

Parallelüberlieferungen

• Kantonsrat (Präsidium): Einen guten Überblick über das Wirken des Kantonsrates und damit indirekt auch der Parlamentsdienste geben die «Berichte über die Tätigkeit des Parlamentes», die dessen Präsidium seit 1982 alle vier Jahre, jeweils auf die Mitte einer Amtsdauer hin, zuhanden des Plenums erarbeitet. Die Berichte fliessen ein in die Beratungsunterlagen des Kantonsrates und werden zudem im Amtsblatt veröffentlicht. • Regierung und Staatsverwaltung: Namentlich in Zusammenhang mit Kantonsratsgeschäften, nachgelagert auch mit der Herausgabe amtlicher Publikationen bestehen zahlreiche Schnittstellen zur Regierung und den im Einzelfall involvierten Departementen und Ämtern (namentlich zu deren Rechtsdiensten und Sekretariaten). • Übrige Dienststellen der Staatskanzlei: Vor allem bei den zugunsten des Kantonsrates erbrachten Dienstleistungen bestehen zahlreiche Schnittstellen zu anderen Dienststellen der Staatskanzlei. Dies gilt namentlich für die Dienststelle Kommunikation (inhaltliche Gesamtverantwortung für Staatskalender und Geschäftsbericht der Regierung) und für den Dienst für Informatik und Infrastruktur (technische Verantwortung für diverse IT-Anwendungen). • Finanzkontrolle (Finanzdepartement): Die Geschäftsführung der Finanzkommission obliegt der kantonalen Finanzkontrolle. Die Überlieferung ihrer Protokolle erfolgt somit über das Finanzdepartement. • Politische Parteien und Fraktionen des Kantonsrates: Die Hoheit über die von den Fraktionen erzeugten Unterlagen liegt bei den Geschäftsstellen der jeweiligen Kantonalparteien. Ihre allfällige Übernahme in das Staatsarchiv ist im Rahmen der Sicherung der Parteiarchive zu prüfen.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Als Stabsstelle des Kantonsrates nehmen die Parlamentsdienste die Schlüsselrolle für die Geschäftsführung und die Überlieferungsbildung im Bereich der kantonalen Legislative ein. Ebenfalls von grosser Bedeutung sind ihre Zuständigkeiten bei der Herausgabe der zwei amtlichen Publikationsorgane des Kantons (Gesetzessammlung und Amtsblatt), wobei sich ihre Zuständigkeit im Bereich des Amtsblatts auf die inhaltliche Verantwortung für die vom Kantonsrat «bedienten» Rubriken beschränkt.

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