Dienst für Finanzen/Fachbereich Pflege

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1996-2006

Existenzzeitraum

1996-

Geographische Angaben (Adresse)

Oberer Graben 32, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Die zentralen rechtlichen Grundlagen stellen im Finanzbereich das Staatsverwaltungsgesetz (sGS 140.1), die Finanzhaushaltverordnung (sGS Nr. 831.1), die Verordnung über die Vergütungen an Kommissionen und Experten der staatlichen Verwaltung (sGS, 145.1) und die Spesenverordnung (sGS 143.6) dar. Für den Fachbereich Pflege und Entwicklung fehlt bis anhin eine rechtliche Grundlage in analoger Form. Am ehesten ablesbar sind die Aufgaben des Fachbereichs aus dem Bericht der Regierung vom 20. März 2001 zum Postulat "Pflegequalität an den st.gallischen Spitälern" (40.01.01) sowie aus dem aktuellen Stellenbeschrieb der Stellenleiterin. In der Praxis sind aber oftmals konkrete Zielvorgaben oder Projektaufträge massgebend, die im Einzelfall definiert werden.

(Amts-)Leitung

Dienst für Finanzen: 2006- : Gregor Sinkovec Fachbereich Pflege und Entwicklung: 2000-2007: Roswitha Koch 2007-2012: Bettina Kuster

Behördengeschichte

Bis zum Jahr 2006 war im Gesundheitsdepartement die Betreuung der finanzrelevanten Prozesse auf Stufe Departement (Budget, Rechnungsführung sowie Aufgaben- und Finanzplanung) durch das damalige Spitalamt erfolgt. Per Mitte 2006 gab dann die beinahe zeitgleiche Pensionierung der bisherigen Leiter von Spitalamt und Personaldienst in Kombination mit einer zum damaligen Zeitpunkt ohnehin anstehenden umfassenden Departementsreform Anlass dazu, innerhalb des Generalsekretariats den Personaldienst und die departementalen Stabsaufgaben im Bereich Finanzen im neu geschaffenen "Dienst für Personal und Finanzen" zusammenzufassen. Der Fachbereich "Pflege und Entwicklung" geht in seinen Ursprüngen auf das Jahr 1999 zurück, als sich der damalige Departementsvorsteher Anton Grüninger in Reaktion auf den damaligen "Pflegenotstand" im Kanton dazu entschloss, für diesen Aufgabenbereich eine eigene organisatorische Einheit innerhalb des Generalsekretariats zu schaffen, um so "den gesteigerten Anforderungen, denen das Pflegepersonal gegenübersteht, Rechnung zu tragen". Die dadurch entstandene Stelle war, obschon fachlich der Departementsleitung verantwortlich, in administrativ-organisatorischer Hinsicht von Beginn an dem Dienst für Finanzen unterstellt.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

a) Finanzen: • Finanzplanung: Koordination und Planung der finanzrelevanten Prozesse auf Stufe Departement: Budget/Voranschlag, Aufgaben- und Finanzplan • Buchhaltung und Rechnungsführung: Verbuchung der Kreditoren-, Debitorenbelege für das Departement sowie für sämtliche unterstellten Ämter und Dienste am Standort Davidstrasse • Departementscontrolling • Projekte: Mitarbeit in diversen internen und externen Projekten mit Finanzrelevanz • Mandate: Vertretung der Interessen des Departements bzw. des Kantons in ausgewählten Institutionen des Gesundheitswesens. Bei diesen Institutionen handelt es sich in der Regel um privatrechtliche Stiftungen, die im Mandatsverhältnis und unter massgeblicher finanzieller Beteiligung des Kantons bestimmte Aufgaben im kantonalen Gesundheitswesen erfüllen. Diese Mandate basieren auf (unbefristeten) Leistungsaufträgen, die von der Regierung oder dem Departement abgesegnet werden. Zur Wahrnehmung seiner Interessen hat der Kanton jeweils Anrecht auf mindestens einen Vertreter im Stiftungsrat. b) Pflege und Entwicklung: Wahrnehmung einer übergeordneten Verantwortung aus kantonaler Sicht für den Bereich der nicht-universitären Gesundheitsberufe: • Förderung und Entwicklung der Pflege mit dem Ziel der Bedarfsplanung, Qualitätssicherung und Qualitätsförderung in fachlicher, personeller und finanzieller Hinsicht • Beratung: Beratung/beratende Mitwirkung in Einzelfragen/Projekten gegenüber einzelnen Institutionen, Organisationen oder Personen des kantonalen Gesundheitswesens, sofern ein Bezug zur Pflege und ihrer Weiterentwicklung besteht • Koordination mit den für den Pflegebereich verantwortlichen Stellen der einzelnen kantonalen Gesundheitsinstitutionen sowie mit weiteren Fachorganen innerhalb des Kantons • Interkantonale Zusammenarbeit: Vertretung der Interessen des Departements bzw. des Kantons in ausgewählten kantonsübergreifenden Gremien des Gesundheitswesens (z.B. Fachgruppe Bildung der GDK-Ost), in der Regel im Mandatsverhältnis.

Administrative Strukturen

Organisatorisch ist der Dienst für Finanzen dem Generalsekretariat (i.e.S.) des Gesundheitsdepartements unterstellt. Dem Dienst ist als Sonderbereich der Fachbereich Pflege und Entwicklung angeschlossen.

Parallelüberlieferungen

Aufgrund seiner Stabsfunktion verfügt der Dienst für Finanzen über eine starke Vernetzung innerhalb des Gesundheitsdepartementes wie auch mit den analogen Stabsstellen der anderen Departemente. Nachfolgend seien als wichtigste Partner aufgeführt: • GD, Sekretariat i.e.S.: Ausgewählte finanzielle Kontroll- und Entscheidkompetenzen liegen beim Generalsekretär, z.B. die Überwachung des departementalen Voranschlags und des Jahresabschlusses. Folglich liegen die entsprechenden Unterlagen auch im Generalsekretariat vor. • GD, Ämter/Dienststellen: Im Finanzbereich ist der Dienst für Finanzen für die Koordination der verschiedenen departementalen Planungsaufgaben (Budget/ Voranschlag, Aufgaben- und Finanzplan, Kredite) zuständig. Ebenfalls verbucht er die Buchhaltungsbelege ausgewählter Ämter und Dienststellen des Departements (jener mit Standort Davidstrasse). Die dadurch entstehenden Unterlagen liegen dadurch mindestens teilweise auch bei den betreffenden Ämtern und Dienststellen vor. • Finanzdepartement, Amt für Finanzdienstleistungen: Das Amt für Finanzdienstleistungen ist u.a. für den SAP-Support (Standartsoftware beim Kanton) zuständig und koordiniert die Haushalts- und Rechnungsführung des Staates. Unterlagen zu Budget und Jahresabschluss sind folglich auch beim Amt für Finanzdienstleistungen zu finden. Das vom Dienst für Finanzen eingereichte Budget bzw. der Jahresabschluss sind deckungsgleich mit den Zahlen im Voranschlag bzw. der Staatsrechnung. • Kantonale Gesundheitsinstitutionen: Sowohl für den Bereich Finanzen wie auch im Fachbereich Pflege und Entwicklung besteht aufgrund der bestehenden Aufgabenteilung eine Parallelüberlieferung in den einzelnen Spitälern und Kliniken, deren Umfang je nach Aufgaben- bzw. Dossiertyp variieren kann. Die diesbezügliche Federführung im Sinne einer kantonalen Gesamtverantwortung dürfte aber in der Regel, insbesondere im Bereich Pflege und Entwicklung, beim GD angesiedelt sein. • Auch im Rahmen der Mandate, in denen der Dienst für Finanzen die Interessen des Kantons vertritt, erfolgt ein regelmässiger Austausch mit den betreffenden Institutionen des Gesundheitswesens. Aus diesen Kontakten resultiert ebenfalls eine partielle Parallelüberlieferung. Dabei ist zu beachten, dass die Frage der Archivierung bei den meisten Institutionen dieser Art bislang noch ungeregelt ist – mit Ausnahme der Jahresberichte, die wenigstens in den wichtigsten Fällen jährlich ans Staatsarchiv abgeliefert und dort der Amtsdruckschriftensammlung zugeführt werden (vgl. StASG ZA 189, ZA 429, ZA 430). Amtsdruckschriften • Voranschlag, Staatsrechnung und Controllingbericht liegen jährlich in gedruckter Form vor (Überlieferung via Staatskanzlei). Internet/Intranet • Im Intranet findet sich ein Kurzportrait der Dienststelle und ihrer Aufgaben.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Dienst für Finanzen handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in analoger Form in jedem Generalsekretariat der Departemente zu finden ist. Dem Dienst für Finanzen kommen – mit Ausnahme des Fachbereichs Pflege und Entwicklung – primär ausführende und koordinierende Aufgaben zu, weniger jedoch eine konzeptionelle Rolle.

Historische Kriterien

Während die historische Bedeutung der finanzbezogenen Aufgaben der Dienststelle als gering zu veranschlagen ist, dürften die Unterlagen des Fachbereichs Pflege in der Forschung auf einiges Interesse stossen. Die Pflegeberufe haben – gleich wie die übrigen nicht-universitären Berufe des Gesundheitswesens – in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts einen rasanten Prozess der Professionalisierung durchlaufen und sich seither innerhalb des Gesundheits- und Spitalwesens zu einem eigenständigen, über weite Strecken gleichberechtigten Partner des ärztlichen Sektors entwickelt. Zu Beginn des neuen Jahrhunderts sieht sich die Pflege jedoch mit einer mehrfachen Herausforderung konfrontiert, die gekennzeichnet ist durch einen akut drohenden Personalmangel bei gleichzeitig weiter steigenden Anforderungen in fachlicher Hinsicht und einer drastischen Verknappung der zur Verfügung stehenden öffentlichen Mittel. Vor diesem Hintergrund wird es dereinst von Interesse sein, aus historischer Sicht nachzuzeichnen, wie der Kanton aus seiner Rolle heraus auf diese Herausforderungen reagiert und zur Lösungsfindung beigetragen hat. Dies gilt umso mehr, als dass sich die Geschichte der Pflege in jüngster Zeit als eigenständige Sparte innerhalb der medizinhistorischen Forschung etabliert hat, welche nicht zuletzt aus frauen- und geschlechtergeschichtlicher Perspektive grosse Beachtung findet.

Rechtliche Kriterien

Bei den Finanz- und Rechnungsunterlagen schreiben das Schweizerische Obligationenrecht (SR 220, Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962), die eidgenössische Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) und die kantonale Finanzhaushaltverordnung (sGS 831.1, Art. 15) eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vor. Von längerfristigem Interesse für den Staat selbst wie auch für die Nachvollziehbarkeit seines Handelns aus externer Sicht dürften in erster Linie die Leistungsaufträge (inkl. unmittelbar zugehörige Akten) sein, welche mit den im Mandatsverhältnis für den Kanton tätigen Institutionen des Gesundheitswesens abgeschlossen werden.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und dem Dienst für Finanzen vom 5. Januar 2012: a) Finanzen: • Budget/Voranschlag, Aufgaben- und Finanzplan: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) • Rechnungsführung/Buchhaltung: Belege: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) • Controlling: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) • Projekte/Arbeitsgruppen: Vernichtung (nach Ermessen der Dienststelle) • Mandate (Dossiers nach Institutionen): Leistungsaufträge (inkl. Unterlagen zu deren Erarbeitung): Dauernde Aufbewahrung; übrige Unterlagen: Vernichtung (nach Ermessen der Dienststelle) b) Pflege und Entwicklung • Mitarbeiterbefragungen: Detailresultate: Vernichtung (nach Ermessen der Dienststelle); zusammenfassende Schlussberichte nach Institutionen: Dauernde Aufbewahrung; Unterlagen zur inhaltlichen Auswertung/Umsetzung: Dauernde Aufbewahrung • Projekte: Angebotspflicht gegenüber dem Staatsarchiv • Beratungsdossiers: Vernichtung (nach Ermessen der Dienststelle) • Kantonale Konferenz der Pflegedienstleitungen: Protokolle (mit Beilagen): Dauernde Aufbewahrung; übrige Unterlagen: Vernichtung (nach Ermessen der Dienststelle) • Kantonale Kerngruppe Pflegeentwicklung: Protokolle mit Beilagen: Dauernde Aufbewahrung; übrige Unterlagen: Vernichtung (nach Ermessen der Dienststelle) • Forum Pflege: Protokolle mit Beilagen: Dauernde Aufbewahrung; übrige Unterlagen: Vernichtung (nach Ermessen der Dienststelle)

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