Dienst für Rechnungswesen und Informatik

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Existenzzeitraum

2003-

Geographische Angaben (Adresse)

Oberer Graben 32, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Zentrale rechtliche Grundlage sind das Staatsverwaltungsgesetz (sGS 140.1) und die Finanzhaushaltverordnung (sGS Nr. 831.1). Als Richtlinie im Informatikbereich gilt das kantonale Informatikhandbuch.

(Amts-)Leitung

Raimondo Giason

Behördengeschichte

Vor Juli 2000 waren ein Rechnungsführer für die Löhne und das Rechnungswesen und ein Informatik-Verantwortlicher (DIV) für den Informatikbereich des Sicherheits- und Justizdepartements zuständig. Die beiden Stabsstellen gehörten dem Sekretariat an, welches dem Generalsekretär direkt unterstellt war. Im August 2000 wurde die Lohnbuchhaltung an den Personaldienst des Finanzdepartements übergeben. Das Rechnungswesen und die Aufgaben des Informatik-Verantwortlichen wurden in einer Person vereint. Im Juli 2003 wurde der Dienst für Rechnungswesen und Informatik mit einem Leiter und zwei Mitarbeitenden geschaffen.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Der Dienst für Rechnungswesen und Informatik ist für die Führung der Rechnung, die Erstellung des Voranschlags und den Finanzplan des Sicherheits- und Justizdepartements zuständig. Weiter ist er Zahlungsfreigabestelle für Teile des Sicherheits- und Justizdepartements und der Gerichte. Der Dienst für Rechnungswesen und Informatik plant und steuert den Informatikeinsatz im Departement und stellt die übergeordnete Informatikstrategie sicher. Schliesslich bearbeitet er Bau-, Raum- und Mobiliarbegehren des Sicherheits- und Justizdepartements in Zusammenarbeit mit dem Baudepartement.

Administrative Strukturen

Der Dienst für Rechnungswesen und Informatik ist eine Abteilung des Generalsekretariats des Sicherheits- und Justizdepartements und ist hierarchisch dem Generalsekretär direkt unterstellt. Der Dienst setzt sich aus einem Leiter und zwei Mitarbeitenden zusammen.

Parallelüberlieferungen

- Amt für Finanzdienstleistungen (FD): Unterlagen zum Budget und Jahresabschluss sind auch beim Amt für Finanzdienstleistungen, welches die Haushalts- und Rechnungsführung des Staates koordiniert, zu finden. Das vom Dienst für Rechnungswesen und Informatik eingereichte Budget bzw. der Jahresabschluss sind deckungsgleich mit dem Voranschlag bzw. der Staatsrechnung. - Ämter des Sicherheits- und Justizdepartements und Justizverwaltung: Unterlagen zum Budget und Jahresabschluss sowie zu Informatikprojekten liegen bei den Ämtern und der Justizverwaltung ebenfalls vor. - Dienst für Informatikplanung: Unterlagen zur Planung der Informatikstrategie und zum Informatikbudget kommen auch beim Dienst für Informatikplanung vor. - Departements-Informatik-Verantwortliche (DIVs): Unterlagen zu Informatikprojekten des Sicherheits- und Justizdepartements und zum Informatikbudget sind teilweise auch bei den Informatik-Verantwortlichen vorhanden. - Informatikfirmen: Der Kanton St.Gallen arbeitet mit den ICT-Unternehmungen Abraxas Informatik AG, St.Gallen, und Abraxas JURIS AG, Winterthur, zusammen. Die entsprechenden Unterlagen liegen bei diesen Firmen ebenfalls vor. - Baudepartment: Bau-, Raum- und Mobiliarbegehren werden an das Hochbauamt weitergeleitet. Die Unterlagen umfassen das Begehren sowie die dazugehörigen Akten. - Amtsdruckschriften: Im Amtsbericht wird jährlich in summarischer Form über das Generalsekretariat des Sicherheits- und Justizdepartements Bericht erstattet. Auf den Dienst für Rechnungswesen und Informatik wird jedoch nicht im Speziellen eingegangen. Eigene Amtsdruckschriften der Dienststelle (z.B. Jahresberichte) bestehen keine.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Dienst für Rechnungswesen und Informatik handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in ähnlicher Weise in jedem Generalsekretariat der Departemente zu finden ist. Dem Dienst für Rechnungswesen und Informatik kommen primär ausführende und koordinierende Aufgaben zu, weniger jedoch eine konzeptionelle Rolle.

Historische Kriterien

Da dem Dienst für Rechnungswesen und Informatik primär ausführende und koordinierende, weniger jedoch eine konzeptionelle Aufgaben zukommen, ist die Bedeutung der Unterlagen für die historische Forschung als eher klein einzustufen.

Rechtliche Kriterien

Die Finanzhaushaltverordnung (sGS 831.1) schreibt eine Aufbewahrungspflicht der Rechnungsunterlagen von zumindest 10 Jahren vor (Art. 15). Daneben ist die 10-jährige Aufbewahrungsfrist von Rechnungsunterlagen/Geschäftsbüchern gemäss dem Schweizerischen Obligationenrecht (SR 220, Art. 590, 747, 957 und 962) und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) zu nennen.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Dienst für Rechnungswesen und Informatik und dem Staatsarchiv St.Gallen vom 11. Mai 2010 betr. die Aufbewahrung bzw. Archivierung von Unterlagen: - Dossiers zu Projekten mit Federführung beim Dienst für Rechnungswesen und Informatik: Angebotspflicht gegenüber Staatsarchiv - Dossiers zu Projekten mit Federführung bei anderen Dienststellen / Institutionen: Kassation (nach 10 Jahren) - Bau-, Raum- und Mobiliarbegehren: Kassation (nach 10 Jahren) - Budgetunterlagen: Kassation (nach 10 Jahren) - Buchungsbelege: Kassation (nach 10 Jahren) - Jahresabschluss / Jahresrechnungen: Kassation (nach 10 Jahren) - Kreditoren: Kassation (nach 10 Jahren) - Baupläne: Kassation (nach 10 Jahren)

Dienst für Rechnungswesen und Informatik

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