Personaldienst

Archivplan

Titel

Personaldienst

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Existenzzeitraum

2002-

Geographische Angaben (Adresse)

Oberer Graben 32, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Der Personaldienst stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen: • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994, sGS 140.1; cf. Art. 22, Art. 28 (Situierung des departementalen Personaldienstes im jeweiligen Generalsekretariat). • Verordnung über den Staatsdienst vom 5. März 1996, sGS 143.20 • Besoldungsverordnung vom 27. Februar 1996, sGS 143.2 • Arbeitszeitverordnung vom 27. Mai 1997, sGS 143.22 • Verordnung über die Versicherungskasse für das Staatspersonal vom 5. September 1989, sGS 143.7 • Spesenverordnung vom 6. Dezember 2004, sGS 143.6 Der Dienst orientiert sich darüberhinaus auch am Personalhandbuch des Kantons (PHB) und diversen internen Weisungen. Letztere ergehen vom Personaldienst an die einzelnen Ämter des SJD und enthalten Informationen zu Abläufen (z.B. bei Neuanstellungen) oder zu Lohnfragen.

(Amts-)Leitung

Daniel Tobler

Behördengeschichte

Der Personaldienst des Sicherheits- und Justizdepartements (SJD) ist eine Dienststelle des Generalsekretariats und besteht in der heutigen Form seit dem 1. Januar 2002. Auf diesen Zeitpunkt hin wurde das personelle Rechnungswesen (Lohnmutationen samt dazugehörenden vor- und nachgelagerten Arbeiten sowie die Lohnbudgetierung) aus dem Bereich Rechnungswesen ausgegliedert und dem Personaldienst zugewiesen. Zuvor war der Personaldienst lediglich für die personalrechtlichen Belange (Verfügungen, Führungsunterstützung, Beförderungen usw.) zuständig. Der Vorgänger des heutigen Leiters des Personaldienstes war im Generalsekretariat zuerst als Sekretäradjunkt tätig, hat aber im Verlaufe der Zeit zunehmend personelle Aufgaben übernommen. Folgerichtig wurde die Funktionsbezeichnung 1997 in 'Leiter Personelles' angepasst. Bis zum 31. Mai 2009 wurde durch die Dienststelle auch das Lohnwesen für alle Gerichte bearbeitet. Mit der Umsetzung der Justizreform ist am Kantonsgericht hierfür eine neue Stelle geschaffen worden, die seit dem 1. Juni 2009 für sämtliche Personalbelange aller Gerichte verantwortlich ist.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Der Aufgabenbereich besteht grundsätzlich in der Sicherstellung und Besorgung des gesamten Personaldienstes inkl. Lohnwesen für das Sicherheits- und Justizdepartement. Ausgenommen davon sind das Personalwesen der Gerichte und die Lohnverarbeitung für die Kantonspolizei, welche von dieser selber besorgt wird. Der Personaldienst versteht sich als Dienstleister zu personalrechtlichen Fragen (Probleme mit einzelnen Mitarbeitenden, Lohnfragen etc.) für Ämter und Vorgesetzte. Weiter bereitet der Personaldienst auch Wahlgeschäfte zuhanden der Regierung vor, z.B. für Kommissionen (u.a. Justizvollzugskommission). Die Tätigkeit der Dienststelle hat nichtzuletzt auch koordinativen Charakter. So werden beispielsweise die Stellenbegehren aus den Ämtern zuhanden der Regierung gesammelt und bearbeitet. Für den Personaldienst selber bildet das kantonale Personalamt das zuständige Kompetenzzentrum, wo bei Bedarf auf das dortige Know-how zurückgegriffen werden kann.

Administrative Strukturen

Der Personaldienst besteht aus zwei Mitarbeitenden (Leiter und Sachbearbeiterin) mit insgesamt 170 Stellenprozenten (Stand 2011). Der Leiter des Personaldienstes ist dem Generalsekretär des SJD unterstellt.

Parallelüberlieferungen

- Personalamt / Kompetenzzentrum SAP HR: Das Personalamt betreut das Personalinformationssystem SAP HR, welches auch die Anstellungs- und Personendaten (sog. Personalstammdaten) zu sämtlichen Mitarbeitenden des SJD enthält. Die Applikation wird den Personaldiensten zur Verfügung gestellt, welche die Daten fortlaufend aktualisieren. - Personal- und Organisationsentwicklung (POE): Der Personaldienst ist – wie alle anderen Dienststellen auch – dem kantonalen Personalleitbild und dessen Zielen verpflichtet. Alle 3 Jahre wird daher zuhanden der Personal- und Organisationsentwicklung (POE) mit einer Anzahl Indikatoren gemessen, inwieweit diese Ziele eingehalten werden konnten. Es ist daher auch davon auszugehen, dass die POE über weitere aggregierte und auch das Personal des SJD betreffende Daten verfügt. - Personaldienste der Ämter inkl. Kantonspolizei: Die Personaldienste bzw. die für das Personal in den einzelnen Ämtern zuständigen Personen führen in eigener Regie ebenfalls Personaldossiers. - Kantonale Konferenz der Personaldienste: Die Konferenz unter dem Vorsitz des Personalamtes wird von diesem quartalsweise veranstaltet und protokolliert. - Versicherungspartner: Die Arbeitslosenversicherung, Unfallversicherung und die Sozialversicherungsanstalt verfügen ebenfalls über Personendaten der SJD-Mitarbeitenden. - Regierungsrats- und Kommissionsprotokolle, Staatskalender, Pressemitteilungen etc.: Es kann davon ausgegangen werden, dass die Namen von gewählten Kommissions- und Gremienmitgliedern verschiedenenorts überliefert werden. - Regierungsratsprotokolle zu Disziplinarfällen: Gem. Art. 12 Abs. 1 des Disziplinargesetzes (sGS 161.3) ist die Wahlbehörde grundsätzlich auch die Disziplinarbehörde, d.h. zur Verfügung von Disziplinarmassnahmen zuständig. Dies betrifft allerdings nur jene öffentlich-rechtlichen Arbeitsverhältnisse, die durch eine Wahl begründet werden. Die Regierungsratsprotokolle bilden deshalb nur einen Teil der Disziplinarfälle ab.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Der Personaldienst ist Teil der Stabsstelle Generalsekretariat. Er dient dabei als Scharnierstelle zwischen Departementsleitung, Personalamt und den Ämtern und Dienststellen des Departements.

Historische Kriterien

Personaldossiers dokumentieren zwar die Personalpolitik des Kantons / einer Dienststelle bzw. die Biographie von Betroffenen, die letztlich massgeblicheren (Amts-)Handlungen der Angestellten werden darin allerdings kaum abgebildet. Grundsätzlich kann die wissenschaftliche Auswertung von Personaldossiers auf ein Individuum oder eine Gruppe unter Berücksichtigung einer Vielzahl von möglichen Indikatoren (Beruf, Geschlecht, Herkunft etc.) fokussieren. Dementsprechend rücken der spezifisch-ausserordentliche oder der typisch-repräsentative Fall ins Zentrum der Untersuchung. Personaldossiers können daher sowohl für die Biographieforschung wie auch für die Erforschung spezifischer (Berufs-)Gruppen prinzipiell wertvolle Informationsquellen darstellen. Der Wert von – zumindest zeitgenössischen – Personaldossiers wird durch das Informationszeitalter allerdings stark relativiert. Einzelne Spuren oder auch ausführlichere Darstellungen zu einzelnen Mitarbeitenden aus sämtlichen hierarchischen Ebenen finden sich heutzutage in einer Vielzahl von Quellen wie beispielsweise Mitarbeiterzeitungen, Amtsdruckschriften (z.B. Personelles in Jahresberichten), Zeitungsberichten, Newslettern, Telephon- und Adressenverzeichnissen, Medienmitteilungen und Protokollen (v.a. bei Wahlen) etc., daneben aber auch in Intranet und Internet. Neben dieser Mikroebene wird auch die Makroebene – und damit der "typische Fall" – v.a. über (statistische) Auswertungen und Unterlagen der Personalverwaltung bzw. der Personal- und Organisationsentwicklung (POE) laufend dokumentiert. Diese Unterlagen werden ergänzt durch Untersuchungen und Berichte von oft unabhängigen Externen (Personalverbände, Gewerkschaften, Forschungsstellen, Sozialwerke und -versicherungen etc.). Angesichts dieser aggregierten Informationen lohnt es sich für Forschende jedweder Richtung – nicht zuletzt aus arbeitsökonomischen Überlegungen – kaum noch, Personaldossiers als Primärdaten statistisch auszuwerten. Bei der Recherche zu leitenden sowie zu "berühmt-berüchtigten" Persönlichkeiten können die jeweiligen Personaldossiers allerdings weiterhin – zumindest ergänzende – Quellen darstellen.

Rechtliche Kriterien

Die lohnrelevanten Akten werden vom Personaldienst bislang während 10 Jahren aufbewahrt. Die Personaldossiers wurden bislang im Dienststellenarchiv ohne eine fixierte Aufbewahrungsfrist abgelegt. Dieses Vorgehen lehnt sich an das Dokument 'Personaldossiers: Archivierung' von 2003 aus dem Generalsekretariat des Departement des Innern an. Das Staatsarchiv empfiehlt für die Personaldossiers grundsätzlich eine minimale Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (beginnend mit dem Austrittsdatum). In jedem Falle erfährt diese aus Art. 127 OR abgeleitete Aufbewahrungspflicht folgende zwei Erweiterungen: a) Die Aufbewahrung über die Frist von 10 Jahren hinaus ist empfehlenswert bei hängigen Rechtsstreitigkeiten, ansonsten aber nur zulässig im Einverständnis der Angestellten und nur zu deren Gunsten. b) Vorbehalten bleibt die Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv. Die Unterlagen zu Disziplinarfällen belegen die korrekte und rechtskonforme Abwicklung des jeweiligen Disziplinarverfahrens. Aus einem diesbezüglichen Mangel können Betroffene u.U. rechtliche Ansprüche geltend machen. Über den konkreten Einzelfall hinaus haben die Unterlagen zudem eine staatspolitische Komponente. Staatliche Unterlagen bzw. staatliches Archivgut hat nicht zuletzt die Aufgabe, das ordnungsgemässe Verwaltungshandeln transparent und nachvollziehbar abzubilden. Als grundsätzliche Konsequenz folgt hieraus, dass die Ahndung bei Verstössen gegen die Amtspflicht – d.h. das "unordentliche Verwaltungshandeln" – ebenfalls dokumentiert und nachweisbar gehalten wird. Aufgrund dieser systemischen Funktion empfiehlt es sich, staatliche Disziplinarverfahren – unabhängig von ihrem jeweiligen Ausgang – dauernd zu archivieren. Diszplinarfälle gelten in jedem Fall als Personenakten mit entsprechend langen Sperrfristen; den Verfahrensbeteiligten soll und darf aus der Archivierung der Akten kein Nachteil erwachsen.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Personaldienst, Generalsekretariat des Sicherheits- und Justizdepartements, vom 15. August 2011: - Personaldossiers von Mitarbeitenden, welche (a) eine leitende Funktion mit Gestaltungs- und Führungskompetenz innehatten, und/oder (b) durch ihre dienstliche oder ausserdienstliche Tätigkeiten einen kantonalen oder nationalen Bekanntheitsgrad erlangten: Dauernde Aufbewahrung - Personaldossiers aller übrigen Mitarbeitenden: Kassation (nach Ablauf von 10 Jahren seit Dienstaustritt) - Disziplinarfälle: Dauernde Aufbewahrung - Lohnbelege: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) - Lohnauswertungen: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle - Unterlagen zu (Erneuerungs-)Wahlen: Aufbewahrungsdauer nach Ermessen der Dienststelle

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