Sekretariat

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Title

Sekretariat

Stage

Fonds

Period of origin

1907-2010

Existenzzeitraum

1975-

Geographische Angaben (Adresse)

Oberer Graben 32, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Das Sekretariat stützt sich grundsätzlich auf folgende Rechtsgrundlagen: - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1); darin insbesondere Art. 28 (Generalsekretär) und Art. 35 (Generalsekretäre-Konferenz) - Verordnung über den Staatsdienst vom 5. März 1996 (sGS 143.20) - Ermächtigungsverordnung vom 22. Juni 2004 (sGS 141.41)

(Amts-)Leitung

Dr. Hans-Rudolf Arta (seit 2000), Andreas Haltinner (1989-2000), Dr. Josef Keller (bis 1988)

Behördengeschichte

Das Sekretariat (oder Generalsekretariat im engeren Sinn) ist die Stabsstelle der zuständigen Regierungsrätin bzw. des zuständigen Regierungsrats.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Der Aufgabenbereich des Generalsekretärs und seines Stabes umfasst: a) Vorbereitung von Geschäften der Departementsleitung. b) Bearbeitung von interdepartementalen Projekten. c) Bearbeitung von departementalen Projekten / Geschäften mit anderen Ämtern des SJD bzw. Aufsicht der Ämter des SJD. d) Bearbeitung von Kantonsrats- und Regierungsgeschäften, bei denen das SJD beteiligt ist. e) Koordination der bei häuslicher Gewalt involvierten Akteure (Polizei, Untersuchungsrichter, Frauenhäuser) und Organisation der sog. Runden Tische. f) Zusammenarbeit mit Bund, Kantonen und Gemeinden im Sicherheits- und Justizwesen.

Administrative Strukturen

Das Sekretariat (Generalsekretariat im engeren Sinn) besteht (Stand 2010) aus dem Generalsekretär, einem Stabsmitarbeiter / Projektleiter, der Sekretärin der Departementsvorsteherin, einer weiteren Sekretärin sowie einer Mitarbeiterin, welche die Koordinationsstelle Häusliche Gewalt führt.

Parallelüberlieferungen

Da die Departementsleitung einerseits die departementale Verwaltungshierarchie anführt, andererseits bei einer Vielzahl von Geschäften mitbeteiligt ist, ist es bei der Bewertung der Akten des Sekretariats vordringlich, in Bezug auf die Geschäftsprozesse zwischen drei Rollen zu unterscheiden: 1. Federführung bzw. Durchführung [v.a. im Bereich des eigenen Departementes; dies beinhaltet auch die Führung des massgeblichen Geschäftsdossiers (sog. Masterdossier)] 2. Mitwirkung [v.a. bei interdepartementalen und interkantonalen Geschäften] 3. Kenntnisnahme oder Informationsaustausch [v.a. bei interdepartementalen und interkantonalen Geschäften]. Stufe Kanton: - Andere Abteilungen des SJD-Generalsekretariats (insbesondere Rechtsdienst): siehe hierzu den jeweiligen Fonds-Beschrieb. - Ämter des SJD / übrige Departemente bzw. Generalsekretariate: Bei gemeinsamen Projekten und Geschäften ist von einer Parallelüberlieferung auszugehen. - Kantonsrat und ständige Kommissionen des Kantonsrats (Staatswirtschaftliche Kommission, Finanzkommission, Rechtspflegekommission) / Protokolle und Akten des Regierungsrates: Die entsprechenden Protokolle nebst Beilagen übernimmt das Staatsarchiv von der Staatskanzlei zur Archivierung. - Generalsekretärenkonferenz: Die Protokolle und Unterlagen werden dem Staatsarchiv ebenfalls von der Staatskanzlei zur Archivierung abgeliefert. Stufe Bund: - Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartements (EJPD): Kreisschreiben etc. werden vom Bundesarchiv archiviert. Interkantonale Zusammenarbeit: - Ostschweizer Strafvollzugskommission: Das Sekretariat des Ostschweizer Strafvollzugskonkordates führt das Amt für Justizvollzug des Kantons Zürich; das Co-Sekretariat befindet sich im Amt für Justizvollzug das Kantons St.Gallen. - Konferenz der kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren (KKJPD): Die Unterlagen der Konferenz befinden sich im sog. Konferenzarchiv, das mit dem Präsidium alle 4 Jahre seinen Standort wechselt. Das Staatsarchiv Thurgau betreut das Konferenzarchiv (Depositum). - Ostschweizer Konferenz der kantonalen Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren (OJPD): Für diese Konferenz ist kein Betreuerarchiv bekannt. - Ostschweizer Regierungskonferenz (ORK): Das Sekretariat der ORK wird von der Staatskanzlei des Kantons St.Gallen geführt; das Staatsarchiv St.Gallen fungiert als Betreuerarchiv. - Konferenz der Kantonsregierungen: Das Staatsarchiv St.Gallen ist Betreuerarchiv für die Unterlagen der Konferenz. - Ostschweizer Polizeikonkordat: Das Sekretariat des Konkordates ist bei der Kantonspolizei Thurgau angesiedelt. Die Protokolle und Akten des Konkordats sind im Registraturplan der Kantonspolizei Thurgau aufgeführt und zur Archivierung im Staatsarchiv Thurgau vorgesehen. Das Staatsarchiv Thurgau kann demzufolge als – zwar inoffizielles, aber faktisches – Betreuerarchiv angesehen werden. - Schweizerisches Polizeiinstitut Neuenburg: Die privatrechtliche Stiftung archiviert selbständig, wird dabei aber vom Staatsarchiv Neuenburg unterstützt. Amtsdruckschriften: Die Tätigkeit des Generalsekretariats i.e.S. ist im Amtsbericht (bzw. ab 2008 im Geschäftsbericht) nicht explizit ausgewiesen.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Das SJD-Generalsekretariat ist eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in ähnlicher Art und Weise in jedem Departement zu finden ist. Das Generalssekretariat ist die Scharnierstelle zwischen der Departementsleitung und den untergeordneten Dienststellen wie auch zu den anderen Departementen und nimmt dabei wichtige koordinierende und organisatorische Aufgaben wahr.

Historische Kriterien

Die Bedeutung der Protokollserien der diversen Provenienzen ist hoch. Mit ihrem hohen Aggregierungsgrad und ihrer Strukturiertheit erlauben sie Forschenden einen effizienten und bequemen Zugang zu den behandelten Geschäften. Da die Protokollführung häufig konstant betrieben wird, lassen sich damit auch Entwicklungen über längere Zeiträume hinweg ideal beobachten. Bedeutsam sind ebenfalls die Entscheide der Departementsvorsteherin (siehe auch Fonds-Karte Rechtsdienst). Aufgrund der rechtlichen Vorgaben ist der Ermessensspielraum zwar begrenzt, trotzdem lässt sich aber die "Handschrift" der Beteiligten erkennen.

Rechtliche Kriterien

Für die Akten des Generalsekretariats i.e.S. gelten keine spezifischen Rechtsgrundlagen und es sind keine gesonderten Aufbewahrungsfristen ausgewiesen.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Generalsekretariat des Sicherheits- und Justizdepartements und dem Staatsarchiv vom 7. Februar 2011: Dauernde Aufbewahrung: - Dossiers zu Regierungsgeschäften mit Federführung des SJD - Ostschweizer Strafvollzugskommission (nur Protokolle und Sitzungsbeilagen) - Konferenz der Ostschweizer Justiz- und Polizeidirektorinnen und -direktoren (nur Protokolle und Sitzungsbeilagen) - Arbeitsgruppe für Verkehrssicherheit des Kantons St.Gallen (nur Protokolle und Sitzungsbeilagen) - Runde Tische 'Häusliche Gewalt' (nur Protokolle und Sitzungsbeilagen) Anbietepflicht: - Dossiers zu Geschäften und Projekten mit andern Ämtern des SJD oder mit anderen Departementen, sofern die Federführung beim SJD-Generalsekretariat liegt - Unterlagen der Koordinationsstelle Häusliche Gewalt Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle: - Projekt- und Geschäftsdossiers, bei denen die entsprechende Federführung nicht beim SJD-Generalsekretariat liegt - Dossiers zu Kantonsratsgeschäften allgemein und in Bezug auf das SJD - Unterlagen der Generalsekretärenkonferenz - Unterlagen zu ständigen Kommissionen des Kantonsrats - Parlamentarische Vorstösse, das SJD und andere Departemente betreffend - Unterlagen der KKJPD inkl. Kommission für Strafvollzug und Anstaltswesen, ORK, KDK, OSTPOL - Kreisschreiben des Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartements - Vernehmlassungsunterlagen zuhanden des Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartements - Unterlagen des Schweizerischen Polizeiinstituts - Sachdossiers dokumentarischen Charakters

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