Finanzkontrolle

Archivplan

Titel

Finanzkontrolle

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

2000-2011

Existenzzeitraum

1955-

Abkürzungen

KFK

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 35, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen für die Tätigkeit der Finanzkontrolle sind: - Kantonsverfassung vom 10. Juni 2001 (sGS 111.1; abgekürzt KV), Art. 87; - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; StVG), Art. 42a ff.; - Geschäftsreglement des Kantonsrates vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11; GeschKR), Art. 47. Ergänzend kommen diverse berufsständische Vorschriften und Standards hinzu.

(Amts-)Leitung

Werner Pillmeier Hans Schnurrenberger Ralf Zwick

Behördengeschichte

Die Geschichte der kantonalen Finanzkontrolle als selbständige und fachlich unabhängige Dienststelle in der Staatsverwaltung geht zurück auf den 2. August 1954, als der Regierungsrat den Entwurf einer Verordnung über die Finanzkontrolle verabschiedete (RRB 1954/1187). Bis zu diesem Zeitpunkt hatte ein der Staatskassaverwaltung unterstellter «Kontrollbeamter» die Rechnungskontrolle vorgenommen. Mit der Verselbständigung der Finanzkontrolle folgte der Regierungsrat der Empfehlung der Finanzkommission des Grossen Rates und der bestehenden Praxis des Bundes, der meisten anderen Kantone wie auch mehrerer grösserer Gemeinden. Er erkannte darin «einen entscheidenden Fortschritt im Interesse einer gesetzmässigen und rationellen Verwaltung und in der Richtung einer Festigung der rechtsstaatlichen Einrichtungen». Die Finanzkontrolle hatte fortan «über ihre Kontrolle einen Revisionsbericht zu erstellen und darin auf Möglichkeiten zur Vermehrung von Einnahmen und Verminderung der Ausgaben hinzuweisen und auf allfällige Verbesserungen in organisatorischer Hinsicht aufmerksam zu machen». Die Verordnung trat auf den 1. Januar 1955 in Kraft. Als erster Leiter wurde Werner Pillmeier gewählt. Noch bis 1995 waren Aufgaben und Rechte, Stellung und Organisation der Finanzkontrolle lediglich auf Verordnungsstufe geregelt. Erst mit Erlass des Staatsverwaltungsgesetzes vom 16. Juni 1994 wurde sie auf Gesetzesstufe verankert.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Finanzkontrolle ist das oberste Fachorgan der Finanzaufsicht des Kantons. In dieser Funktion ist sie zuständig für die Prüfung des Finanzhaushalts des Staates, insbesondere für: a. die jährliche Prüfung der Staatsrechnung und der Rechnungen der selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten sowie in angemessenen Zeitabständen der Rechnungen der Dienststellen der Staatsverwaltung; b. die Prüfung der internen Kontrollsysteme; c. die Vornahme von Systemprüfungen (namentlich im Bereich der Informatik) und Projektprüfungen (namentlich Bauprojekte); d. Prüfungen im Auftrag des Bundes (namentlich im Steuerbereich). Bei Organisationen und Personen, die Staatsbeiträge empfangen oder denen Staatsaufgaben übertragen sind, kann die Finanzkontrolle in Absprache mit dem zuständigen Departement Prüfungen durchführen. Insgesamt umfasst das Mandat der Finanzkontrolle 270 zu prüfende Einheiten, aufgeteilt in 155 Dienststellen, Sonderrechnungen und Staatsfonds der Kantonsrechnung sowie 115 Revisionsstellenmandate und selbständige Anstalten ausserhalb der Kantonsrechnung (Stand 2021). Geprüft werden die Ordnungsmässigkeit, die Rechtmässigkeit, die Wirtschaftlichkeit und die Sparsamkeit der Staatstätigkeit. Die Finanzkontrolle unterstützt dadurch - die Regierung und die Departemente bei der Ausübung der Dienstaufsicht über die Staatsverwaltung; - den Kantonsrat bei der Ausübung der Oberaufsicht über die Staatsverwaltung und die Gerichte. Die Unterstützung des Kantonsrates erfolgt in erster Linie über die Finanzkommission. Deren Gesamtkommission trifft sich zu jährlich fünf Sitzungen, die sieben, jeweils für ein bestimmtes Departement zuständigen Subkommissionen zu je zwei Sitzungen pro Jahr. Die Finanzkontrolle besorgt das Sekretariat der Finanzkommission, stellt ihre Revisionsberichte zur Verfügung und führt Revisionsaufträge aus. Ausserdem vermittelt sie anderen Kommissionen des Kantonsrates auf Verlangen Unterlagen und Auskünfte.

Administrative Strukturen

Die Finanzkontrolle ist fachlich unabhängig und selbständig. Sie ist in ihrer Prüfungstätigkeit ausschliesslich Verfassung und Gesetz verpflichtet. Administrativ ist sie dem Finanzdepartement zugeordnet. Sie besteht (Stand 2021) aus dem Leiter und seinem Stellvertreter, zwölf Revisoren und Revisorinnen und einer Sekretärin.

Parallelüberlieferungen

a) Regierung/Kantonsrat: Das Prüfprogramm der Finanzkontrolle sowie ihr Bericht über die Prüfung der Staatsrechnung werden der Regierung jährlich zur Kenntnisnahme zugeleitet und finden somit, ebenso wie Traktanden betreffend neue rechtliche Grundlagen oder die Wahl der Leitung der Finanzkontrolle, auch Niederschlag im Verhandlungsprotokoll der Regierung, dessen Überlieferung via Staatskanzlei bereits gesichert ist. Dasselbe gilt für die Beratungsunterlagen des Kantonsrates, in die der Prüfbericht der Finanzkontrolle zur Kantonsrechnung, als Beilage zum eigenen Bericht und den Anträgen der Finanzkommission, ebenfalls einfliesst. In einer Mailkorrespondenz vom Herbst 2012 war vorgesehen, dass die Finanzkontrolle ergänzend die Sitzungsprotokolle der Finanzkommission jährlich der Staatskanzlei übergibt, um sie von dort aus, zusammen mit den Protokollen anderer parlamentarischer Kommissionen, ans Staatsarchiv abzuliefern. Zu einer Umsetzung dieser Absicht ist es aber offenbar nie gekommen. b) Staatsverwaltung: Im Rahmen der ordentlichen Prüftätigkeit besteht eine enge Zusammenarbeit mit den geprüften Stellen, bei denen dabei ebenfalls Unterlagen zum Thema anfallen. Die Federführung liegt allerdings bei der Finanzkontrolle. c) Finanzdepartement: Aus der administrativen Zuordnung zum Finanzdepartement ergibt sich ein loser Austausch mit dem Generalsekretariat z.B. zu Fragen der Infrastruktur, jedoch ohne jegliche Einmischung in fachlich-inhaltliche Belange. d) Interkantonale Zusammenarbeit: Die Finanzkontrolle ist eingebunden in ein enges Netzwerk aus Fachgremien interkantonaler Zusammensetzung. Am bedeutendsten ist die Fachvereinigung der Finanzkontrollen der deutschsprachigen Schweiz (inkl. Vertretung der Eidgenössischen Finanzkontrolle) und des Fürstentums Liechtenstein. Diese pflegt eine vielfältige Zusammenarbeit zu fachlichen Fragestellungen, organisiert Aus- und Weiterbildungen, verabschiedet Arbeitspapiere und Empfehlungen. Der Vorsitz ist wechselnd, die archivische Zuständigkeit bisher ungeregelt. e) Internet: Einen guten Überblick über Aufgabe und Tätigkeit der Finanzkontrolle liefert der Internet-Auftritt der Dienststelle: www.finanzkontrolle.sg.ch (Stand: 16. September 2021).

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Von ihrem Stellenétat her zählt die Finanzkontrolle zu den kleineren Ämtern innerhalb der Staatsverwaltung. Die rechtliche Verankerung ihrer Tätigkeit auf Verfassungsebene und ihre fachliche Unabhängigkeit weisen jedoch auf ihre besondere Stellung innerhalb des Staatsgefüges hin, die auch durch ihre enge Zusammenarbeit mit der Finanzkommission der kantonalen Legislative zum Ausdruck kommt.

Historische Kriterien

Historische Fachbeiträge zur Geschichte der Finanzkontrolle in der Schweiz sind bislang rar. Wo vorhanden, stützen sie sich in erster Linie auf die Entwicklung rechtlicher und organisatorischer Grundlagen, auf Jahresberichte oder interne Protokolle ab. Nur in ganz speziellen Fällen dürften dagegen revisionsbezogene Unterlagen der Finanzkontrolle als Gegenstand der historischen Forschung dienen. In der Vergangenheit war dies am ehesten der Fall im Gefolge von unvermutet aufgetauchten, gravierenden Finanzproblemen seitens des Staates bzw. staatsnaher Betriebe (z.B. Banken, Fluggesellschaft Swissair) und der dadurch sich stellenden Frage nach möglichen Ursachen inkl. Gründen für das Versagen der vorgesehenen Controlling-Mechanismen.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen: Für sämtliche Revisionsunterlagen und –berichte gilt eine rechtliche Aufbewahrungspflicht für die Dauer von zehn Jahren (Art. 730 c Abs. 1 OR). Innerhalb dieser Frist muss die Revisionsstelle sämtliche Revisionsdienstleistungen dokumentieren können und somit die Revisionsberichte sowie weitere wesentliche Unterlagen aufbewahren. Elektronische Daten müssen während der gleichen Zeitperiode jederzeit lesbar gemacht werden können. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns: Die kantonale Finanzkontrolle leistet einen wichtigen Beitrag zur Ordnungsmässigkeit, Rechtmässigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit der Staatstätigkeit, indem sie eine periodische Prüfung der Rechnungen des Staates und seiner Dienststellen vornimmt. Während die Details dieser Prüftätigkeit schon kurz nach deren Abschluss, spätestens aber nach Ablauf der rechtlich vorgeschriebenen Mindestaufbewahrung von zehn Jahren nicht mehr interessieren, trägt die langfristige Greifbarkeit der zentralen Prüfergebnisse (Berichte) und deren Beratung durch die demokratisch legitimierten Gremien (Finanzkommission und Plenum des Kantonsrates) zur Glaubwürdigkeit und Stabilität im demokratischen Rechtsstaat bei.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und der Finanzkontrolle vom Oktober 2021: a) Prüfung des Finanzhaushalts des Staates: - Jährliches Prüfprogramm: Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer - Bericht über die Prüfung der Kantonsrechnung: Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer - Revisionsberichte: Archivwürdig - Revisionsakten: Revisionsmandate von einem ausserordentlichen öffentlichen (medialen und/oder politischen) Interesse : Archivwürdig; Übrige Revisionen: Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer b) Unterstützung der Finanzkommission: - Gesamtkommission: Protokolle (inkl. Beilagen), Akten: Allgemeines: Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer; Protokolle (inkl. Beilagen): Archivwürdig; Diverses: Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer - Subkommissionen: Protokolle (inkl. Beilagen): Archivwürdig

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