Dienst für Informatikplanung

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1990-2012

Existenzzeitraum

1994-

Abkürzungen

DIP

Geographische Angaben (Adresse)

Unterstrasse 22, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Eine formelle Rechtsgrundlage für die Tätigkeit des DIP ist auf Gesetzes- oder Verordnungsstufe bislang nicht vorhanden. Zentrale Basis bildet stattdessen die kantonale Informatikstrategie (aktuell: IT-Strategie SG 2016+). Die dort genannten strategischen Ziele bilden die Grundlage für die Arbeit des DIP. Darüber hinaus wird der DIP lediglich in zwei Verordnungen erwähnt: der Verordnung über die kantonale Einwohnerdatenplattform vom 7. Januar 2020 (sGS 453.11), die vom DIP geführt wird, sowie der Verordnung über die Informatiksicherheit vom 24. Februar 2004 (sGS 142.21). Laut letzterer wirkt der DIP unterstützend und beratend für die Ämter im Hinblick auf Risikobeurteilung, stuft Informatiksysteme und -anwendungen ein, sorgt diesbezüglich für die departementsübergreifende Koordination und bestimmt die kantonalen Informatik-Sicherheitsbeauftragten. Generalsekretärekonferenz (GSK) und Regierung sind die Entscheidungsinstanzen für zentrale Informatikthemen wie Strategie, Finanzen und Personal. Die Interessengemeinschaft KOM SG definiert ihren Zweck in ihren Statuten.

(Amts-)Leitung

1994-2010 Kurt Kengelbacher 2010- Robert Schneider

Behördengeschichte

Seit 1971 existierte im Finanzdepartement (FD) eine Abteilung für Datenverarbeitung und Organisation (ADO), deren Vorgänger lassen sich allerdings in Form des Kantonalen Rechenzentrums (KRZ) in die 1960er Jahre zurückverfolgen. Am 6. Juli 1993 beschloss die Regierung eine Neuregelung der Informatik-Organisation in der Staatsverwaltung (RRB 1993/1093, vgl. auch Bericht der Regierung vom 23. November 1993, 40.93.06). Als Folge davon wurde die ADO in das neu gegründete Amt für Informatik (AFI) umgewandelt. Am 18. Januar 1994 erhielt das FD den Auftrag, in Ergänzung zum AFI möglichst bald einen funktionsfähigen Dienst für Informatikplanung (DIP) aufzubauen (RRB 1994/69). Zugleich sollte auch eine Informatik-Einsatzstrategie erarbeitet werden, und es wurde zur departementsübergreifenden Koordination der Informatik eine Informatik-Konferenz (IK) eingesetzt. Die Departemente sollten Departements-Informatikverantwortliche (IV, heute DIV) sowie gegebenenfalls Amts-Informatikverantwortliche bestimmen und an das FD vermelden. Das AFI wiederum wurde 1999 durch die Zusammenführung mit dem Amt für Informatikdienste des Kantons Zürich (AID) zur Firma Abraxas Informatik AG. Diese ist seither für diverse Informatikbelange, wie Bereitstellung und Wartung von Infrastruktur oder Fachanwendungen, der beiden Kantone zuständig. Ebenfalls 1999 erfolgte die Gründung der Interessengemeinschaft Kommunikationsnetz Kanton St.Gallen (IG KOM SG), deren Geschäftsstelle bis heute im DIP angesiedelt ist. Die KOM SG ist ein Verein, der die effiziente, kostengünstige und bedarfsgerechte Datenkommunikation für seine Mitglieder, genauer für den Kanton St.Gallen und seine Gemeinden, bezweckt. 2002 wurde eine weitere Geschäftsstelle gegründet: die Interessengemeinschaft Geografisches Informationssystem der Kantone St.Gallen, Appenzell Ausserrhoden und Appenzell Innerrhoden (IG GIS AG). Diese ist seit 2017 eigenständig. Ähnliches gilt auch für die ebenfalls 2002 gegründete Geschäftsstelle eGovernment: Der DIP führte sie bis Ende 2018; seither ist sie eine selbständig öffentlich-rechtliche Anstalt.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Der DIP ist die Strategie-, Planungs- und Steuerungsstelle für die gesamte Informatik der Behörden und Dienststellen des Kantons St.Gallen (nicht jedoch seiner Anstalten und Gemeinden). Kernauftrag ist der Ausbau und die Pflege kundenorientierter und sicherer IT-Services für Bevölkerung und Wirtschaft. Der DIP verantwortet die Erarbeitung und Umsetzung der kantonalen IT-Strategie und organisiert sämtliche IT-Prozesse für eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb der kantonalen Verwaltung. Ausserdem stellt er den reibungslosen Datenaustausch zwischen dem Kanton und den Gemeinden, den anderen Kantonen sowie dem Bund sicher. Er entwickelt die IT-Architektur weiter, um gemeinsam genutzte Daten und IT-Services zu optimieren. In den Departementen ist jeweils eine Person für die dortige Informatik zuständig und steht in Kontakt mit dem DIP (Departementsinformatikverantwortliche/r, DIV). Die Aufgaben des DIP strukturieren sich in folgende Kernfähigkeiten: Erbringen von Beratungsleistungen im erweiterten IT-Umfeld: Der DIP erbringt und vermittelt Beratungsleistungen im erweiterten IT-Umfeld, wozu Technologie, Geschäftsprozesse, Organisation, Methodik und Sensibilisierung zählen. Durch Teilnahme in den relevanten Gremien, Ausschüssen und Projekten mit IT-Bezug unterstützt der DIP das Management. Bereitstellung und Weiterentwicklung von IT-Querschnitts-Services: Der DIP kümmert sich um die Bereitstellung und die Weiterentwicklung von IT-Querschnitts-Services von der Idee bis zum End of Life (EOL). Zudem identifiziert er Querschnitts-Services, verwaltet den Service-Katalog und regelt Finanzierung und Governance. Definition und Umsetzung von IT-Prozessen (Governance): Beim DIP liegt die federführende Verantwortung für die IT-Governance sowie für Definition, Umsetzung und Überwachung der IT-Prozesse. Dies betrifft Bereiche wie: Projekt- und Portfolio-Management, Planungsprozesse und Life-Cycle-Management (LCM), Betriebsprozesse (IT Service Management (ITSM)), Finanzierung und Controlling, Beschaffungswesen und Vertragsmanagement sowie Identitätsmanagement. Definition und Umsetzung von Vorgaben (Architektur, Sicherheit, Standards): Der DIP erarbeitet über die Staatsebenen hinaus Vorgaben in den Bereichen Architektur, Sicherheit und Services / Produkte. Zudem setzt er die entsprechenden Massnahmen um und überprüft sie. Er verwendet vorhandene, übergeordnete Standards und Rahmenwerke angemessen und erarbeitet bei Bedarf im Rahmen des Architekturmanagements neue. Die Festlegung von Vorgaben erfolgt durch das jeweils zuständige IT-Gremium, insbesondere ISA und IPA, allenfalls auch GSK oder Regierung. Erarbeitung und Umsetzung von zentralen IT-Strategien: Der DIP entwickelt zentrale IT-Strategien (übergeordnete und Teil-Strategien) und sorgt für die Sicherstellung der Umsetzung. Ausserdem unterstützt er die Dienststellen bei der Erarbeitung und Aktualisierung der strategischen Informatikplanungen (SIP). Ermöglichung und Befähigung zur Nutzung von Synergien im IT-Umfeld: Das Aufzeigen des Potenzials zur Nutzung von Synergien im IT-Umfeld ist ebenfalls eine Kernfähigkeit des DIP. Dabei initialisiert und koordiniert er die Massnahmen zur Umsetzung des Synergiepotenzials (Beschaffung, Projektmanagement, Betrieb, Standards). Wahrnehmung der zentralen Anlaufstellen für alle Dienststellen bei IT-Fragen: Der DIP ist die zentrale Anlaufstelle für alle Dienststellen bei IT-Fragen. In Zusammenarbeit mit der dezentralen IT-Organisation koordiniert er IT-Vorhaben und vernetzt die involvierten Dienststellen. Er übernimmt zudem die Führerschaft bei technologischen Themen, neuen Methoden und Möglichkeiten. Gremien Der DIP nimmt für die nachfolgenden Gremien die Geschäftsführung wahr: Der IT-Planungsausschuss (IPA) ist das überdepartemental und interdisziplinär besetzte Planungs- und Koordinationsgremium für sämtliche IT-Projekte und Betriebsaufgaben entlang der vier Handlungsfelder aus der IT-Strategie. Der IPA plant nach Vorgaben (Stossrichtungen) des ISA die Umsetzung der IT-Strategie und ist für die operative Umsetzung zuständig. Den Vorsitz des IPA hat der/die Leiter/in des DIP. Der IT-Strategieausschuss (ISA) ist das departementsübergreifend besetzte oberste IT-Steuerungsgremium, welches entlang der jeweils aktuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen die Stossrichtung bei der Umsetzung der IT-Strategie vorgibt. Den Vorsitz des ISA hat der/die Generalsekretär/in des FD. Das IT-Architektur Fachgremium (ITAF) ist ein departementsübergreifendes IT-Gremium, welches an der Steuerung, Planung und Umsetzung der kantonalen IT-Architektur mitwirkt. Das ITAF arbeitet eng mit dem IT-Sicherheits-Fachgremium (ITSF) zusammen und bearbeitet zuhanden des ISA/IPA die wesentlichen IT-Architekturthemen. Den Vorsitz des ITAF hat der/die Leiter/in Enterprise Architecture des DIP. Das IT-Security Fachgremium (ITSF) wird künftig analog zum ITAF departementsübergreifend die Anforderungen an die Informationssicherheit und den Datenschutz (ISDS) koordinieren und sowohl die Abstimmung mit der Fachstelle für Datenschutz als auch die Verbindung zum kantonalen Führungsstab (KFS) sicherstellen. Das ITSF arbeitet eng mit dem IT-Architektur-Fachgremium (ITAF) zusammen und bearbeitet zuhanden des ISA/IPA die wesentlichen IT-Sicherheitsthemen. Den Vorsitz des ITSF hat der/die Leiter/in Informationssicherheit des DIP. Neben den genannten Gremien ist der DIP in weitere Projekt- und Betriebsausschüsse involviert.

Administrative Strukturen

Unter der Leitung sind die Abteilungen Controlling und Administration, Informationssicherheit, Enterprise Architecture, Datenmanagement, IT Services sowie die Geschäftsstelle KOM SG angesiedelt.

Parallelüberlieferungen

Der DIP als Koordinationsorgan ist aufgrund seiner Querschnittsfunktion eng mit Regierung, Verwaltung und Gerichten verzahnt, aber auch mit diversen übergreifenden Gremien, Projekt- und Betriebsausschüssen. - Regierung: Über die jährlichen Geschäftsberichte sowie über die einschlägigen Beschlüsse der Regierung (RRB) sind Themen wie die Informatikstrategie, finanzielle Belange sowie Wahl/Verabschiedung des jeweiligen Amtsleiters überliefert. - GSK: Die Protokolle der GSK beinhalten Entscheide zur strategischen Ausrichtung des DIP sowie dem finanziellen Spielraum bzw. Budgetfragen. Die Überlieferung der GSK-Protokolle ist durch die SK-PPC (Staatskanzlei-Politische Planung und Controlling) sichergestellt. - Departemente, Staatskanzlei, Gerichte: Bestimmte IT-Themen sind auch auf den entsprechenden Stufen der Linienorganisation, d.h. bei der Staatskanzlei, den Departementen und Gerichten bzw. den jeweiligen untergeordneten Organisationseinheiten abgebildet. Dies gilt typischerweise für Unterlagen zu AFP und Controlling, einzelnen Projekten oder auch Querschnittsvorhaben. - Finanzdepartement-Generalsekretariat (FD-GS): Grundlegende organisatorische Unterlagen werden auch an anderer Stelle im FD, zumeist im GS, behandelt. Beispielhaft genannt seien Analyse und Berichte zum ADO sowie dessen Reorganisierung in den 1990er Jahren. - IG GIS AG: Die 2000 in Auftrag gegebene, 2002 gegründete Interessensgemeinschaft Geografisches Informationssystem der Kantone St.Gallen, Appenzell Ausserrhoden und Appenzell Innerrhoden (IG GIS AG) hat zum Ziel, den Betrieb eines GIS sicherzustellen, GIS-Daten langfristig zu sichern und für einen breiten Nutzerkreis verfügbar zu machen. Bis 2017 war die Geschäftsstelle beim DIP angesiedelt, seither ist sie eigenständig. - eGovernment St.Gallen: Ziel der zunächst beim DIP angegliederten, seit 2019 selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalt ist die Vereinfachung und Verbesserung digitaler Prozesse der öffentlichen Dienste. Hierfür stellt die Organisation elektronische Services für Bürger/innen sowie Unternehmen bereit. Sie bezieht vom DIP diverse Dienstleistungen. - Weitere: Der DIP ist ausserdem in einer Vielzahl von weiteren kantonalen, interkantonalen, interkommunalen und anderen Gremien vertreten, welche gemeinsame Informatikthemen bearbeiten. Im Sinn einer Auswahl seien genannt: eGov KG, EPA, NetzSG, SIK und eOperations. - Internet/Intranet-Auftritt der Dienststelle: Das Internet ist wenig ergiebig und wird im Rahmen der jährlichen Sicherung der kantonalen Homepage archiviert (seit 2019). Das Intranet hingegen ist eine wahre Fundgrube, da dort ein Grossteil der Dokumentenablage, Aufgabenbeschreibung (SharePoint) usw. zu finden sind.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitsprozesse ist die Bedeutung des DIP in und für die kantonale Verwaltung laufend gestiegen. Die Informatik und somit auch der DIP sind aus der täglichen Arbeit der Staatsverwaltung nicht mehr wegzudenken und sind heute ein Schlüsselfaktor für die effektive Erfüllung der Staatsaufgaben. Seiner Funktion nach ist der DIP mit allen Departementen vernetzt: Er ist die koordinierende Drehscheibe für alle kantonalen Informatikbelange.

Historische Kriterien

Die noch relativ junge Disziplin des Digitalen ist auch in der historischen Forschung bislang eher marginal vertreten. Informatik ist in Technik-, Wissenschafts- sowie Mediengeschichte zumindest teilweise Objekt der Forschung. Die noch eher geringe Rolle in der Forschung schmälert jedoch keinesfalls die Bedeutung des digitalen Wandels. Entsprechend ist davon auszugehen, dass sich künftige Wissenschaftler/innen bei der Erforschung der heutigen digitalen Gesellschaft auch auf Überlieferungen wie beispielsweise diejenigen aus dem DIP stützen werden.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen Die Unterlagen zum Finanzwesen müssen 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220) und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431)). Verträge müssen für die Dauer der Gültigkeit in der Dienststelle aufbewahrt werden. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns Die Bedeutung des Digitalen und damit auch der Informatikbelange sind in der heutigen Informationsgesellschaft von zentraler Bedeutung, entsprechend gilt es, die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns auch in diesem Themenbereich zu erhalten. Strategische und finanzielle Entscheide sowie konkrete Umsetzungen von Informatikentscheiden sind hier besonders hervorzuheben, wenngleich die Überlieferung in Teilen bereits durch die Überlieferung aus der Regierung gesichert ist.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Dienst für Informatikplanung und dem Staatsarchiv vom November 2020: Führung und Koordination - IPA: Sitzungsprotokolle: Archivwürdig - ISA: Sitzungsprotokolle: Archivwürdig - ITAF: Sitzungsprotokolle: Archivwürdig - ITSF: Sitzungsprotokolle: Archivwürdig - Projekt- und Betriebsausschüsse DIP und KOM SG: Sitzungsprotokolle: mit Federführung: Archivwürdig; ohne Federführung: Nicht archivwürdig (Vernichten) Support und Ressourcen - Budget, Finanzplanung, Kostenkontrolle (DIP und KOM SG intern): Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Buchhaltungsunterlagen (u.a. auch MwSt.-Abrechnungen): Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) Strategien, Vorgaben und Standards - Strategische Grundlagen (inklusive deren Erarbeitung): Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Organisationsreglemente: Archivwürdig - Informatikhandbuch: Nicht archivwürdig (Vernichten) Aufträge und Projekte - Projektakten (DIP und KOM SG): mit Federführung: Archivwürdig; ohne Federführung: Nicht archivwürdig (Vernichten) Betrieb und Controlling - Informatikplan: Archivwürdig - Informatikanträge (für Budgetierung): Nicht archivwürdig (Vernichten) - Wartungs- und Serviceplanung: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Prozessbeschreibungen und Prozessdokumentationen: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Lieferantenverträge: Nicht archivwürdig (Vernichtung nach Ablauf von 10 Jahren) - Lieferantenstatistik: Nicht archivwürdig (Vernichten) - Auditberichte IT-Sicherheit und KOM SG: Nicht archivwürdig (Vernichtung nach Ablauf von 10 Jahren) - Controllingbericht: Nicht archivwürdig (Vernichtung nach Ablauf von 10 Jahren) Geschäftsstelle KOM SG - Statuten: Archivwürdig - Jahresberichte: Archivwürdig (Ablieferung laufend nach Erscheinen an das Staatsarchiv) - Sitzungsprotokolle: Vorstand und Mitgliederversammlung: Archivwürdig; Weitere Protokolle: Nicht archivwürdig (Vernichten)