Amt für Finanzdienstleistungen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Das Staatsverwaltungsgesetz (sGS 140.1, insbesondere Art. 43 bis Art. 66) und die Finanzhaushaltsverordnung (sGS 831.1) bilden den Rahmen für die Tätigkeiten des Amtes für Finanzdienstleistungen. Zudem hat die Regierung mit dem RRB 657/2019 weitere Weisungen zu Tätigkeiten des AFDL erlassen: - Richtlinien über die Verwaltung des Finanzvermögens - Richtlinien über die Beschaffung fremder Mittel - Richtlinien über die Festlegung der Zinssätze für die interne Verzinsung. Für die Archivierung von Buchungsbelegen sind ausserdem folgende gesetzliche Bestimmungen von Bedeutung: - Obligationenrecht (SR 220, Art. 958f) Pflicht zur Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher - Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (SR 221.431, GeBüV).

(Amts-)Leitung

2005-2018 Urs Bernhardsgrütter 2019- Stefan Schneider

Behördengeschichte

Das Amt für Finanzdienstleistungen geht in seiner heutigen Form auf den 1. Januar 2005 zurück, als die bisherige Organisationseinheit "Finanzverwaltung" in das "Amt für Vermögensverwaltung" und das "Amt für Finanzdienstleistungen (AFDL)" aufgeteilt wurde, während ein weiterer Teil der Aufgaben an das Generalsekretariat des Finanzdepartements überging. Diese Reorganisation der Finanzverwaltung war am 23. November 2004 durch den Regierungsrat des Kantons St.Gallen beschlossen worden (siehe RRB 2004/0735) . Die Pensionierung des bisherigen Leiters der Finanzverwaltung auf Ende 2004 gab den Anstoss, um bestehende Strukturen und Arbeitsprozesse der Finanzverwaltung zu überprüfen. Die Regierung stellte fest, dass seit der Nachkriegszeit und v.a. seit den 1980er Jahren die Anforderungen an die staatliche Finanzverwaltung gestiegen waren. Durch den Ausbau des Rechnungswesens und v.a. durch die Verwaltung der Vermögen der Pensionskassen im Sinne einer strategischen Anlagepolitik kam es zu einer zunehmenden Spezialisierung und Professionalisierung der Tätigkeit der verschiedenen Bereiche der Finanzverwaltung. In anderen Kantonen wurden die verschiedenen Aufgaben der Finanzverwaltung durch eigens dafür geschaffene Dienststellen übernommen. In St.Gallen blieb die Finanzverwaltung bis 2004 organisatorisch gewissermassen unter einem Dach, passte aber die interne Organisation an und stellte Fachspezialisten der verschiedenen Finanzbereiche ein.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Das AFDL sieht sich als Kompetenzzentrum für die Finanzen des Kantons und ist für das gesamte Rechnungswesen der kantonalen Verwaltung verantwortlich. In dieser Funktion ist es Ansprechpartner aller Dienststellen, die für Rechnungsführung zuständig sind. Das AFDL hat im Einzelnen folgende Aufgaben: - die zentrale Steuerung des kantonalen Rechnungswesens - die Erstellung der Finanzpublikationen (Budget, Staatsrechnung sowie Aufgaben- und Finanzplan) - das Unterstützen des Planungsprozesses - die Klärung von finanzrechtlichen Fragen - die Mitwirkung bei der Gestaltung der kantonalen Finanzpolitik - die Verantwortung für den kantonalen Zahlungsverkehr - das Anlegen und Bewirtschaften der finanziellen Mittel des Kantons - das Leiten und Begleiten von Projekten im Bereich des kantonalen Rechnungswesens - die Unterstützung und Beratung der dezentralen Rechnungsführungs-Stellen - das Erstellen des buchhalterischen Jahresabschlusses - die Führung der staatlichen Rechnungswesen-Applikationen (u.a. SAP, HIFIPLAN).

Administrative Strukturen

Das Amt für Finanzdienstleistungen ist wie folgt organisiert (Stand Mai 2021) - Amtsleitung - Team Zahlungsverkehr - Team Buchhaltung: Hauptbuch, Tresorerie, Betriebsbuchhaltung - Team SAP und Projekte: Systeme, Projektmanagement. Der Personalbestand beträgt (Stand: 01.12.2021) 10 Vollzeitäquivalente (=1000 Stellenprozente) verteilt auf 12 Mitarbeitende.

Parallelüberlieferungen

Regierung (Vorsteher / Vorsteherin des Finanzdepartements): Das Amt für Finanzdienstleistungen wirkt bei der Gestaltung der kantonalen Finanzpolitik mit und steht deshalb im Austausch mit der Leitung des Finanzdepartements, welche die finanzpolitischen Massnahmen und Strategien innerhalb der Regierung vorschlägt und vertritt. Ausserdem ist die Departementsleitung die vorgesetzte Stelle der Amtsleitung des AFDL. Deshalb entsteht beim Vorsteher / bei der Vorsteherin des Departements eine Parallelüberlieferung. Die Federführung liegt in der Regel bei der Departementsleitung. Finanzdepartement/Generalsekretariat: Das Generalsekretariat FD koordiniert und leitet u.a. Projekte im Bereich Budget, Finanz-und Investitionsplanung sowie Staatsrechnung. Das AFDL liefert das Zahlenmaterial und die Informationen, die Grundlage für die Budgetierung und Finanzplanung sind. Es ist eine Parallelüberlieferung vorhanden, insbesondere auch im Fall der Finanzpublikationen (Budget, Staatsrechnung, Aufgaben- und Finanzplan). Das AFDL bereitet diese ausserdem zum Druck vor. Finanzdepartement: Dienst für Informatikplanung (DIP): Eine der zentralen Aufgaben des DIP ist der Aufbau und die Pflege kundenorientierter und sicherer IT-Services. Das AFDL führt die Applikationen des staatlichen Rechnungswesens und ist damit ein wichtiger User der Infrastruktur, die der DIP zur Verfügung stellt. Das AFDL arbeitet mit dem DIP zusammen, um die Applikationen zu programmieren und zu optimieren. Die Federführung hat im letztgenannten Fall der DIP. Kantonale Dienststellen, die für Rechnungsführung zuständig sind (alle Departemente): Im Zusammenhang mit der Führung des kantonalen Rechnungswesens durch das AFDL entsteht bei den Rechnungsführerinnen und –führern aller kantonaler Dienststellen eine Parallelüberlieferung jener Dokumente, die finanzrelevante Arbeitsprozesse betreffen. Das AFDL hat hier die Federführung. Finanzkontrolle: Die Finanzkontrolle ist für die Geschäftsführung der kantonalen Finanzkommission und ihrer Subkommissionen verantwortlich, welche jährlich Budget und Staatsrechnung beraten. Über die daraus hervorgehenden Protokollserien, die als archivwürdig bewertet sind und deshalb ans Staatsarchiv abzuliefern sind, wird damit – neben den vom Finanzdepartement herausgegebenen Finanzpublikationen - eine weitere wesentliche Etappe der entsprechenden Prozesse bereits archivisch dokumentiert. Internet/Intranet-Auftritt der Dienststelle: Auf dem Portal des Kantons St.Gallen findet man unter der Rubrik "Politik –Verwaltung / Departemente und Staatskanzlei" die Internetseite des Finanzdepartements und darunter jene des AFDL (siehe Link: https://www.sg.ch/content/sgch/politik-verwaltung/departemente-und-staatskanzlei/finanzdepartement/amt-fuer-finanzdienstleistungen.html, Stand: 05.07.2022) mit einer kurzen Beschreibung der Tätigkeit des Amtes und Links auf die Informationsseiten zu den Finanzpublikationen und zum Zahlungsverkehr.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Das Amt für Finanzdienstleistungen hat eine wichtige Querschnitt- und Supportfunktion. Es legt die finanztechnischen Prozesse für alle Dienststellen der kantonalen Verwaltung fest und überprüft die Korrektheit der entsprechenden Abläufe. Ausserdem wirkt es auch bei der kantonalen Anlagepolitik mit. Durch das Erstellen des Jahresabschlusses und das Bereitstellen der für die Finanzpublikationen (Rechnung, Budget, Aufgaben- und Finanzplan) notwendigen Zahlen sorgt es dafür, dass die kantonalen Finanzen korrekt und transparent dargestellt werden. Die Tätigkeit des AFDL ist jedoch vorwiegend operativer Art, d.h. sie trägt nicht entscheidend zur Gestaltung und Ausrichtung der kantonalen Finanzpolitik bei. Das Amt für Finanzdienstleistungen ist eine erst vor relativ kurzer Zeit entstandene Dienststelle und gehört zu den kleineren Ämtern.

Historische Kriterien

Unterlagen wie das Rechnungswesenhandbuch oder die Weisungen des AFDL zur Rechnungslegung geben Einblick in finanzrelevante Prozesse und deren Kontrolle. Die SAP-Handbücher zeigen ausserdem, wie technische Hilfsmittel zur Durchführung der genannten Arbeitsprozesse eingesetzt werden. Die Serie der Quartalsberichte zur Finanzierungs- und Anlagetätigkeit kann einen Einblick in die Anlagepolitik des Kantons im Lauf der Jahre geben.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und –fristen: - Für sämtliche Finanz- und Rechnungsunterlagen gilt: Gemäss Schweizerischem Obligationenrecht SR 220, insbesondere Art. 958f: Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren beginnend mit Ablauf des Geschäftsjahres; gemäss Vorgaben der Kantonalen Finanzhaushaltsverordnung sGS 831.1, Art. 15: Aufbewahrung während wenigstens zehn Jahren ab dem Zeitpunkt der Genehmigung der Staatsrechnung durch den Kantonsrat. - Für Verträge und Wertpapiere gilt: Aufbewahrung während der Gültigkeitsdauer dieser Unterlagentypen. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns: Die Unterlagen des AFDL spielen eine zentrale Rolle, um die korrekte Handhabung der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel durch den Kanton nachzuweisen. Der Nachweis einer korrekten Rechnungsführung findet sowohl auf einer "Mikroebene" (Dokumentation einzelner finanzieller Transaktionen), einer "Mesoebene" (Richtlinien, Weisungen, Handbücher, Prozessbeschriebe) als auch auf einer "Makroebene" (Jahresabschluss) statt. Die Dokumentation des operativen Geschäfts ist nur kurzfristig von Interesse (10 Jahre nach Abschluss). Der Jahresabschluss fliesst in die Staatsrechnung ein und ist damit langfristig von Interesse. Die Unterlagen des AFDL dienen also auch zum Nachweis der staatlichen "Compliance".

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Das Staatsverwaltungsgesetz (sGS 140.1, insbesondere Art. 43 bis Art. 66) und die Finanzhaushaltsverordnung (sGS 831.1) bilden den Rahmen für die Tätigkeiten des Amtes für Finanzdienstleistungen. Zudem hat die Regierung mit dem RRB 657/2019 weitere Weisungen zu Tätigkeiten des AFDL erlassen: - Richtlinien über die Verwaltung des Finanzvermögens - Richtlinien über die Beschaffung fremder Mittel - Richtlinien über die Festlegung der Zinssätze für die interne Verzinsung. Für die Archivierung von Buchungsbelegen sind ausserdem folgende gesetzliche Bestimmungen von Bedeutung: - Obligationenrecht (SR 220, Art. 958f) Pflicht zur Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher - Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (SR 221.431, GeBüV).

Vereinbarung

Archivierungsvereinbarung vom Juli 2022: Führungs- und Administrationsaufgaben: - Projektunterlagen: Projekte mit Federführung des AFDL: Archivwürdig; Übrige Projekte: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) - Protokolle der Teamsitzungen des AFDL: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) - Langfristige Darlehensverträge: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Verträge mit internen und externen Vertragspartnern: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der Gültigkeitsdauer) - Schulungsunterlagen für Fachapplikationen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) - Prozessbeschreibungen im Zusammenhang mit dem Internen Kontrollsystem, IKS: Archivwürdig Zentrale Steuerung des kantonalen Rechnungswesens: - Rechnungswesenhandbuch: Archivwürdig - Spezielle Regelungen (z.B. buchhalterische Belegarchivierung): Archivwürdig - Unterlagen betr. Unterstützung und Beratung der dezentralen Rechnungsführungsstellen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) - Schulungsunterlagen für POE-Kurse zum Thema Rechnungswesen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) Finanzpublikationen (Budget, Staatsrechnung sowie Aufgaben- und Finanzplan): - Richtlinien des AFDL zur Erstellung: Archivwürdig - Erarbeitungsunterlagen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) Technischer Planungsprozess: - Richtlinien des AFDL: Archivwürdig - Terminplan: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) - Formulare des AFDL: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) Zahlungsverkehr: - Weisungen des AFDL: Archivwürdig - Unterlagen im Zusammenhang mit Vorgängen des Zahlungsverkehrs: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) Anlegen und Bewirtschaften der finanziellen Mittel des Kantons: - ichtlinien AFDL: Archivwürdig - Anlagekartei: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) - Geschäftsbestätigungen / Bankkontoauszüge betr. getätigte Anlagen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen - Rechenschaftsbericht über Anlage-und Finanzierungstätigkeit (quartalsweise): Archivwürdig Buchhalterischer Jahresabschluss: - Weisungen des AFDL: Kreisschreiben usw.: Archivwürdig - Erarbeitungsunterlagen zur Erstellung des Jahresabschlusses: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) - Bankenbuchhaltung, Buchhaltungsbelege: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) - Kreditoren, Rechnungen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) - Kreditoren, Stammdaten: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) Führung der SAP-Fachapplikationen: - Handbücher: Archivwürdig - Beratungsunterlagen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle)

Parallelüberlieferungen

Regierung (Vorsteher / Vorsteherin des Finanzdepartements): Das Amt für Finanzdienstleistungen wirkt bei der Gestaltung der kantonalen Finanzpolitik mit und steht deshalb im Austausch mit der Leitung des Finanzdepartements, welche die finanzpolitischen Massnahmen und Strategien innerhalb der Regierung vorschlägt und vertritt. Ausserdem ist die Departementsleitung die vorgesetzte Stelle der Amtsleitung des AFDL. Deshalb entsteht beim Vorsteher / bei der Vorsteherin des Departements eine Parallelüberlieferung. Die Federführung liegt in der Regel bei der Departementsleitung. Finanzdepartement/Generalsekretariat: Das Generalsekretariat FD koordiniert und leitet u.a. Projekte im Bereich Budget, Finanz-und Investitionsplanung sowie Staatsrechnung. Das AFDL liefert das Zahlenmaterial und die Informationen, die Grundlage für die Budgetierung und Finanzplanung sind. Es ist eine Parallelüberlieferung vorhanden, insbesondere auch im Fall der Finanzpublikationen (Budget, Staatsrechnung, Aufgaben- und Finanzplan). Das AFDL bereitet diese ausserdem zum Druck vor. Finanzdepartement: Dienst für Informatikplanung (DIP): Eine der zentralen Aufgaben des DIP ist der Aufbau und die Pflege kundenorientierter und sicherer IT-Services. Das AFDL führt die Applikationen des staatlichen Rechnungswesens und ist damit ein wichtiger User der Infrastruktur, die der DIP zur Verfügung stellt. Das AFDL arbeitet mit dem DIP zusammen, um die Applikationen zu programmieren und zu optimieren. Die Federführung hat im letztgenannten Fall der DIP. Kantonale Dienststellen, die für Rechnungsführung zuständig sind (alle Departemente): Im Zusammenhang mit der Führung des kantonalen Rechnungswesens durch das AFDL entsteht bei den Rechnungsführerinnen und –führern aller kantonaler Dienststellen eine Parallelüberlieferung jener Dokumente, die finanzrelevante Arbeitsprozesse betreffen. Das AFDL hat hier die Federführung. Finanzkontrolle: Die Finanzkontrolle ist für die Geschäftsführung der kantonalen Finanzkommission und ihrer Subkommissionen verantwortlich, welche jährlich Budget und Staatsrechnung beraten. Über die daraus hervorgehenden Protokollserien, die als archivwürdig bewertet sind und deshalb ans Staatsarchiv abzuliefern sind, wird damit – neben den vom Finanzdepartement herausgegebenen Finanzpublikationen - eine weitere wesentliche Etappe der entsprechenden Prozesse bereits archivisch dokumentiert. Internet/Intranet-Auftritt der Dienststelle: Auf dem Portal des Kantons St.Gallen findet man unter der Rubrik "Politik –Verwaltung / Departemente und Staatskanzlei" die Internetseite des Finanzdepartements und darunter jene des AFDL (siehe Link: https://www.sg.ch/content/sgch/politik-verwaltung/departemente-und-staatskanzlei/finanzdepartement/amt-fuer-finanzdienstleistungen.html, Stand: 05.07.2022) mit einer kurzen Beschreibung der Tätigkeit des Amtes und Links auf die Informationsseiten zu den Finanzpublikationen und zum Zahlungsverkehr.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Das Amt für Finanzdienstleistungen hat eine wichtige Querschnitt- und Supportfunktion. Es legt die finanztechnischen Prozesse für alle Dienststellen der kantonalen Verwaltung fest und überprüft die Korrektheit der entsprechenden Abläufe. Ausserdem wirkt es auch bei der kantonalen Anlagepolitik mit. Durch das Erstellen des Jahresabschlusses und das Bereitstellen der für die Finanzpublikationen (Rechnung, Budget, Aufgaben- und Finanzplan) notwendigen Zahlen sorgt es dafür, dass die kantonalen Finanzen korrekt und transparent dargestellt werden. Die Tätigkeit des AFDL ist jedoch vorwiegend operativer Art, d.h. sie trägt nicht entscheidend zur Gestaltung und Ausrichtung der kantonalen Finanzpolitik bei. Das Amt für Finanzdienstleistungen ist eine erst vor relativ kurzer Zeit entstandene Dienststelle und gehört zu den kleineren Ämtern.

Amt für Finanzdienstleistungen

Share