Gewerbliches Berufs- und Weiterbildungszentrum St.Gallen (GBS)

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1970-2009

Laufmeter

5.05

Abkürzungen

GBS, GBSSG

Geographische Angaben (Adresse)

Demutstrasse 115, 9012 St.Gallen

Rechtsform

Verwaltungseinheit

(Amts-)Leitung

Rektor: Lukas Reichle

Behördengeschichte

Das Gewerbliche Berufs- und Weiterbildungszentrum St.Gallen resp. deren einzelne Ausbildungsbereiche unterstanden bis 2002 der Aufsicht der Stadt St.Gallen. Entsprechend finden sich die Unterlagen zu den Anfängen der Institutionen im Stadtarchiv. Die vorliegende Vereinbarung basiert auf einer Absprache zwischen dem Staatsarchiv und dem Stadtarchiv St.Gallen, wonach alle künftigen Ablieferungen (auch für Unterlagen vor 2002) dem Staatsarchiv übergeben werden. Seit der Kantonalisierung des GBS St.Gallen im Jahre 2002 ist das Staatsarchiv das zuständige Endarchiv für archivwürdige Unterlagen.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Das Gewerbliche Berufs- und Weiterbildungszentrum St.Gallen (GBSSG) bietet Aus- und Weiterbildungen in folgenden Bereichen an: "Berufliche Grundbildung", "Höhere Berufsbildung / Weiterbildung", "Berufsmaturität" und "Brückenangebote".

Historische Kriterien

Bei Diplomarbeiten und Disziplinar- und Rekursunterlagen kommt eine Archivierung nur in ausgewählten Fällen in Frage. So werden ausschliesslich herausragende Diplomarbeiten und Disziplinar- und Rekursunterlagen nur in gewichtigen Fällen dauernd aufbewahrt.

Rechtliche Kriterien

Die Bewertungsentscheide orientieren sich an den dienststellenübergreifenden Bewertungsrichtlinien des Staatsarchivs (Prüfungswesen) und der diesbezüglich etablierten Bewertungspraxis. Als Basisüberlieferung aller Ausbildungsbereiche dienen Schülerverzeichnisse und -statistiken. Im Übrigen fokussiert die Archivierung von Unterlagen zu Absolventinnen und Absolventen (Unterlagen von Lernenden / Studierenden) von kantonalen Ausbildungsstätten bzw. von Ausbildungsstätten, zu deren Trägerschaft der Kanton St.Gallen gehört, auf die Unterlagen zu Prüfungen, deren Bestehen direkt zu einem entsprechenden Schul-, Ausbildungs- oder Kursabschluss führt. Prüfungsergebnisse, Abschlusszeugnisse, Diplome, Qualifikations- bzw. Fähigkeitsausweise etc. sind dauerhaft in derjenigen Form zu archivieren, welche die rechtliche Voraussetzung zur Erstellung eines Diplom-Duplikats erfüllt. Die Unterlagen zu Aufnahme-, Zwischen- und Semesterprüfungen inkl. deren Ergebnisse / Zeugnisse können von den Schulen und Dienststellen daher nach dem Schulaustritt der Betroffenen und dem Ablauf der Rekursfrist nach Ermessen kassiert werden. Den Aktenbildnern wird im Interesse von allfälligen Studienabbrechern geraten, die Semesternoten nach Möglichkeit während 10 Jahren aufzubewahren. Ehemalige Studentinnen und Studenten behalten so zumindest während der Zeit ihrer Schul- und Ausbildungsjahre eine Nachweismöglichkeit von früher bereits erbrachten Leistungen. Im Zusammenhang mit kantonalen Schulen kann generell davon ausgegangen werden, dass die Beweislast, ob einer Person im konkreten Fall ein Diplom ausgestellt wurde, bei der Institution liegt. Dies gilt jedenfalls solange, als die Person hinsichtlich ihres wirtschaftlichen Fortkommens Rechte geltend machen kann. Es empfiehlt sich deshalb aus rechtlicher Sicht, Abschlussdiplome und Schulzeugnisse wenigstens solange zu archivieren, als die Erwerbstätigkeit bzw. -fähigkeit der betreffenden Person andauert. Die Archivierung der entsprechenden Qualifikationsdaten wahrt auch die einem Diplom inhärente Exklusivität: Dritte können keinen Abschluss vortäuschen oder behaupten, den sie tatsächlich nie erreicht haben. Die Archivierung ist damit ein Beitrag zur Rechtssicherheit der Aktenbildnerin und ein zentraler Faktor für die langfristige Wertigkeit eines Diploms. Gesondert zu behandeln sind allerdings die Schülerdossiers der Ausbildungsbereiche Berufliche Grundbildung und Brückenangebote. Für den Ausbildungsbereich Berufliche Grundbildung ist die weitere Überlieferung über das Amt für Berufsbildung resp. den Gewerbeverband sichergestellt. Im Ausbildungsbereich Brückenangebote handelt es sich um ein Angebot, das zu keinem Schul-, Ausbildungs- oder Kursabschluss führt. Die Brückenangebote sind lediglich als "Zwischenjahr" gedacht, bevor eine eigentliche Berufsausbildung beginnt. Entsprechend können die Schülerdossiers der beiden genannten Bereiche nach Ablauf von 10 Jahren vernichtet werden.

Vereinbarung

Archivierungsvereinbarung vom 1. Juli 2013: Allgemeine Schülerunterlagen aller Angebotsbereiche: - Schülerverzeichnisse: Dauernde Aufbewahrung - Schülerstatistiken: Dauerende Aufbewahrung Schülerdossiers - Angebotsbereiche "Berufliche Grundbildung": Vernichten (nach Ablauf von 10 Jahren) - Angebotsbereiche "Brückenangebote": Vernichten (nach Ablauf von 10 Jahren) - Angebotsbereich "Berufsmaturität": Dauernde Aufbewahrung (Darin enthalten: Personalblatt Studierende, Abschlussnotenblätter / Abschlusszeugnis / Diplome) - Angebotsbereich "Höhere Berufsbildung / Weiterbildung": Dauernde Aufbewahrung (Darin enthalten: Personalblatt Studierende, Abschlussnotenblätter / Abschlusszeugnis / Diplome) - Semesterzeugnisse aller Angebotsbereiche: Vernichten (nach Ablauf der Rekursfrist resp. nach Abschluss / Diplom) Abschlussprüfungen (z.T. in Schülerdossiers) - Aufgabenblätter: Vernichten (nach Ablauf von 10 Jahren) - Schülerarbeiten (ausgefüllte Prüfungen): Vernichten (nach Ablauf der Rekursfrist) Diplomarbeiten / Abschlussarbeiten - Zusammenstellungen / Listen der gewählten Themen und ggf. summarische Berichte: Dauernde Aufbewahrung - Einzelne Exemplare in begründeten Ausnahmefällen (z.B. Arbeiten mit grösserem Medienecho (regional, national), Gewinner beim Wettbewerb "Schweizer Jugend forscht", künstlerische Arbeiten mit breiter Publikumswirkung etc.): Dauernde Aufbewahrung - Übrige Arbeiten: Vernichten (nach Ablauf der Rekursfrist) Disziplinarfälle - Dauernde Aufbewahrung der Akten jener Fälle, welche zum Schulausschluss führen. - Übrige Disziplinarfälle: Vernichten (nach Ermessen der Dienststelle) Rekurs-Dossiers Dauernde Aufbewahrung der Dossiers bei Rekursen: - gegen einen verfügten Schulausschluss - gegen einen negativen Promotionsentscheid - im Zusammenhang mit nichtbestandenen Abschlussprüfungen Übrige Rekursdossiers: Vernichten (nach Ermessen der Dienststelle)

Gewerbliches Berufs- und Weiterbildungszentrum St.Gallen (GBS)

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