Amtsnotariate (2000-2012)

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1985-2021

Existenzzeitraum

2000-

Abkürzungen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlagen kantonales Recht: - Verordnung über die Amtsnotariate vom 13. Juni 2000 (sGS 911.21) -Verordnung über die öffentliche Beurkundung und die Beglaubigung vom 2. November 2005 (sGS 151.51) - Gebührentarif für die Kantons- und Gemeindeverwaltung vom 2. Mai 2000 (sGS 821.5) - Einführungsgesetz zum Schweizerischen Zivilgesetzbuch (EGzZGB) vom 3. Juli 1911 / 22. Juni 1942 (sGS 911.1) - Einführungsverordnung zum Schweizerischen Zivilgesetzbuch (EVzZGB) vom 14. Dezember 1945 (sGS 911.11) Rechtsgrundlagen Bundesrecht: - Schweizerisches Zivilgesetzbuch (ZGB) vom 10. Dezember 1907 (SR 210) - Obligationenrecht (OR) vom 30. März 1911 (SR 220) - Bundesgesetz vom 16. Dezember 1983 über den Erwerb von Grundstücken durch Personen im Ausland (BewG), SR 211.412.41 - Verordnung vom 1. Oktober 1984 über den Erwerb von Grundstücken durch Personen im Ausland (BewV), SR 211.412.411 - Bundesgesetz vom 4. Oktober 1991 über das bäuerliche Bodenrecht (BGBB), SR 211.412.11 - Bundesgesetz vom 3. Oktober 2003 über Fusion, Spaltung, Umwandlung und Vermögensübertragung (Fusionsgesetz, FusG), SR 221.301 - Bundesgesetz vom 18. Juni 2004 über die eingetragene Partnerschaft gleichgeschlechtlicher Paare (Partnerschaftsgesetz, PartG), SR 211.231 - Handelsregisterverordnung (HregV) vom 17. Oktober 2007 (SR 221.411)

(Amts-)Leitung

2000-2005: Armin Jud 2006-2012: Marcel Kreienbühl (Geschäftsleitender Amtsnotar, Funktion 2006 eingeführt)

Behördengeschichte

Im Zuge einer umfassenden Reorganisation der Organe der Rechtspflege (REDOR) wurden die 14 Bezirksämter aufgelöst und zu grösseren regionalen Einheiten zusammengefasst. Die vier neu geschaffenen Amtsnotariate übernahmen ab dem 1. Juli 2000 die beurkundungs- und erbrechtlichen Aufgaben der ehemaligen Bezirksämter. Die übrigen Funktionen wurden entweder bereits bestehenden oder neu formierten Verwaltungsorganen zugeteilt. Dies gilt insbesondere für strafrechtliche Aufgaben (neu: Kantonale Untersuchungsämter), Adoptionen (neu: Amt für Bürgerrecht und Zivilstand) und Gemeindeaufsichten (neu: Amt für Gemeinden). Die ehemaligen Bezirksämter entsprachen einer historisch gewordenen territorialen Gliederung mit dem Zweck, die Staatsverwaltung und die Rechtssprechung teilweise zu dezentralisieren. Der neu gegründete Kanton teilte 1803 sein Gebiet in 8 Verwaltungsdistrikte sowie 44 Gerichtskreise ein. Mit den Verfassungsreformen von 1831 und 1918 entwickelten sich daraus 15 respektive 14 Amts- und Gerichtsbezirke. Die im Rahmen der REDOR neu geschaffenen vier Amtsnotariate sind: - das Amtsnotariat (AN) St. Gallen-Rorschach mit Amtssitz in St. Gallen - das AN Rheintal-Werdenberg-Sarganserland mit Amtssitz in Buchs - das AN See-Gaster mit Amtssitz in Rapperswil - das AN Wil-Toggenburg mit Amtssitz in Wil Während die Amtsnotariate bis Ende 2007 dem Justiz- und Polizeidepartement (seit 1.1.2008: Sicherheits- und Justizdepartement SJD) angehörten, erfolgte im Zuge der Verwaltungsreform auf den 1.1.2008 die Zuteilung zum Departement des Innern. Per 1. Juli 2012 erfolgte die Fusion mit dem Handelsregisteramt zum neu gebildeten Amt für Handelsregister und Notariate (siehe Registerkarte Verweise).

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Erster Aufgabenschwerpunkt der Amtsnotariate ist die Ausstellung (juristischer Fachausdruck: Errichtung) von öffentlichen Urkunden in den Bereichen Ehegüter- und Erbrecht sowie Stiftungs- und Gesellschaftsrecht. Ausserdem nehmen die Amtsnotariate amtliche Beglaubigungen vor. Neben den Amtsnotariaten können diese öffentlichen Beurkundungsaufgaben im Kanton St. Gallen auch von Rechtsanwälten und Rechtsagenten sowie anderen Amtsstellen (Handelsregisteramt, Grundbuchverwalter etc.) wahrgenommen werden. Als Zweites erfüllen die Amtsnotariate hoheitliche, kantonale Aufgaben im Bereich des Erbrechts. So stellen die Amtsnotariate z.B. Erbbescheinigungen und Testamentseröffnungen aus, ordnen Sicherungsmassnahmen an und nehmen Erbteilungen vor. Diese Dienstleistungen können ausschliesslich von den Amtsnotariaten erbracht werden. 1. Beurkundungsrechtlicher Aufgabenbereich Erbrecht: - Beurkundung von Ehe- und Erbverträgen - Beurkundung von Testamenten / letztwilligen Verfügungen (SR 210, Art. 498 ff.) - Entgegennahme / Deponierung von letztwilligen Verfügungen (SR 210, Art. 504 und 505; Abs. 2; sGS 911.1, Art. 79) - Beurkundung von Konkubinatsverträgen (ohne gesetzliche Grundlage) - Beurkundung von Partnerschaftsverträgen (SR 211.231) - Beurkundung von Verpfründungsverträgen (SR 220, Art. 521 ff) Handelsrecht: Für handelsrechtliche Beurkundungen sind im Kanton St. Gallen neben den Amtsnotariaten auch das Handelsregisteramt und die im Kanton niedergelassenen Rechtsanwälte zuständig. Es sind vor allem die folgenden Beschlüsse im Zusammenhang mit Kapitalgesellschaften und Stiftungen, die öffentlich beurkundet werden müssen: - Gründung einer Aktiengesellschaft (AG) oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) - Statutenänderung - Umwandlungen / Fusionen / Liquidationen - Stiftungen (SR 210, Art. 80 ff.) Weitere beurkundungsrechtliche Aufgaben sind: - Unterschriftsbeglaubigungen (sGS 151.51) - Bürgschaftsbeurkundungen (SR 220, Art. 492 ff.) 2 Erbrechtlicher Aufgabenbereich - Eröffnung von Testamenten / letztwilligen Verfügungen / Erbverträgen (sGS 911.1, Art. 7; SR 210, Art. 556) - Entgegennahme von Annahme- und Ausschlagungserklärungen (sGS 911.1, Art. 7) - Ausstellung von Erbbescheinigungen (sGS 911.1, Art. 7) - Sicherungsmassregeln (SR 210 Art. 551 ff.) - Siegelungen (SR 210, Art. 552) - Sicherungsinventar (SR 210, Art. 553) - Erbschaftsverwaltung (SR 210, Art. 554) - Öffentliches Inventar (SR210, Art. 580 ff.) - Durchführung von Willensvollstreckermandaten (Art. 595 SR 210 in Verbindung mit Art. 88bis, sGS 911.1) - Durchführung von Amtlichen Teilungen (Art 609 Abs. 2 SR 210 in Verbindung mit Art. 88 sGS 911.1)

Administrative Strukturen

Die Amtsnotariate werden von sog. Amtsnotaren geleitet. Diese unterstehen direkt der Departementsleitung (Regierungsrätin / Regierungsrat). Neben dem jeweiligen Stellvertreter des Amtsnotars sind die Amtsnotariate mit einer Anzahl Sachbearbeitenden ausgestattet. Die Anzahl Mitarbeiter bewegt sich zwischen 13 Mitarbeitenden im Amtsnotariat St.Gallen-Rorschach und 5 Mitarbeitenden im Amtsnotariat See-Gaster (Stand: Dezember 2010).

Parallelüberlieferungen

Kommunale Ebene: Geschäftskontakte auf kommunaler Ebene bestehen vor allem zu Einwohnerämtern (Personalienbestätigungen, Personennachforschungen), Bestattungsämtern (Todesmeldungen) sowie zu Grundbuchämtern (Einholung Grundbuchauszüge, Vorprüfung grundbuchrechtlicher Beurkundungen u.a.). Regionale Ebene: Hier handelt es sich um vor allem um Geschäftsverkehr mit den Zivilstandskreisen (Erbennachforschungen, Einholung von Familienscheinen etc.) sowie mit den Kreisgerichten (Konkurseröffnungen, Aufsichtsbehörde für Willensvollstrecker). Weiter bestehen Kontakte zu folgenden Dienststellen des Kantons: - Generalsekretariat des Departements des Innern: Personaldienst (Anstellungsverhältnisse und Personalfragen), Rechtsdienst (Beschwerdeinstanz, Anlaufstelle für Rechtsfragen, Bewilligungen für Verzicht auf Testamentseröffnungen oder vereinfachte Eröffnung) - Steueramt, Abteilung Erbschafts- und Schenkungssteuern: Die Zusammenstellung des Nachlass-Inventares zur Ermittlung der Erbschaftssteuer ist grundsätzlich Sache der Erben. Auf deren Verlangen übernimmt jedoch das Amtsnotariat die Bereinigung des Nachlasses und leitet die relevanten Dokumente an die Abteilung Erbschafts- und Schenkungssteuern weiter. - Konkursamt: Zusammenarbeit bei Ausschlagungen von Erbschaften, überschuldeten Nachlässen usw. - Handelsregisteramt (HRA): Vorprüfung handelsrechtlicher Geschäfte, Anlaufstelle für Auskünfte im Bereich Handelsrecht. Die Federführung der handelsrechtlichen Geschäfte liegt beim HRA. Die Amtsnotariate leisten lediglich Hilfestellung bei der Zusammenstellung der für einen Eintrag ins HRA notwendigen Unterlagen. - Amtsbericht der Regierung (ZA 003) / Geschäftsbericht der Regierung (ZA 437; ab 2008): Die jüngst eingeführten Geschäftsberichte enthalten nicht mehr automatisch eine Rubrik je Dienststelle wie in den publizierten Amtsberichten. Es kann somit von keiner kontinuierlichen Berichterstattung zu den Amtsnotariaten ausgegangen werden.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Die ehemaligen Bezirksämter, aus denen die Amtsnotariate hervorgegangen sind, waren Vollzugs- und Untersuchungsorgane der kantonalen Zentralverwaltung auf mittlerer Verwaltungsebene, und ihre Aufgaben erstreckten sich auf diverse staatliche Verwaltungsgebiete. In Gegensatz zu den vormals dezentral angelegten Bezirksämtern sind die Amtsnotariate grossräumiger organisiert, ihr Aufgabenbereich beschränkt sich indes inzwischen auf das Nachlasswesen sowie auf Beurkundungstätigkeiten. Die Beurkundungsaufgaben im Kanton St. Gallen auch von Rechtsanwälten und Rechtsagenten sowie anderen Amtsstellen (Handelsregisteramt, Grundbuchverwalter etc.) wahrgenommen werden. Die Dienstleistungen im Bereich des Erbrechts (Erbbescheinigung, Testamentseröffnung, Sicherungsmassnahmen, Erbteilungen usw.) dürfen im Kanton St.Gallen jedoch ausschliesslich von den Amtsnotariaten erbracht werden. Sie stellen somit einen exklusiv staatlichen Aufgabenbereich dar.

Historische Kriterien

Die Bedeutung der Unterlagen für Forschung und Wissenschaft ist ebenfalls als eher gering zu veranschlagen. Gemäss dem Politikwissenschaftler Peter Rütters sind Notariatsakten (Notariatsregister und Notariatsakten) "bislang kaum als Quelle für zeitgeschichtliche Studien genutzt" worden. Dies liege einerseits am erschwerten Zugang zu diesen Unterlagen (Wahrung schutzwürdiger Persönlichkeitsrechte), andererseits "in der 'Qualität' des zu erwartenden Quellenmaterials." Rütters misst den überwiegend standardisierten Vorgängen – mit Ausnahme des Erb- und Nachlasswesens – wenig Quellenwert zu. Der "vielleicht interessanteste Teil der Notariatstätigkeit, die Abfassung und Beglaubigung von Erbverträgen und Testamenten" sei nämlich nicht Teil der Notariatsunterlagen, die unter Einhaltung bestimmter Abgabefristen an die deutschen Landesarchive abzugeben seien. Ein Aufsatz von Sabine Hofmann zu den Notariatsakten im Staatsarchiv Aargau enthält neben den allgemeinen Ausführungen zur Geschichte des Notariatswesens auch einen kurzen Abschnitt zu den Akten als Gegenstand der historischen Forschung. An den Protokollen und Akten liesse sich "die weite Spannbreite des menschlichen Handelns" verfolgen. Hofmann nennt indes keine konkreten Forschungsinteressen und -fragen, welche – ausschliesslich – mit Hilfe der Notariatsakten beantwortet werden könnten. Standardisiertes Massenschriftgut mit einer verhältnismässig geringen Informationsdichte wie die Notariatsakten ist zumeist erst dann wissenschaftlich interessant, wenn es statistisch ausgewertet werden kann. Hierfür liegt jedoch keine Grundgesamtheit vor, wie sie für historische Untersuchungen notwendig wäre: - Die Beurkundungsaufgaben werden von verschiedenen Stellen wahrgenommen. Die entsprechenden Akten der Amtsnotariate decken somit nicht das gesamte Beurkundungswesen des Kantons ab. Die konkrete Zusammensetzung der Beurkundungsaufgaben, wie sie beispielsweise im Staatsarchiv überliefert würde, wäre deshalb nicht repräsentativ für den Kanton bzw. dessen Bevölkerung. - Die hoheitlichen, kantonalen Aufgaben im Bereich des Erbrechts – dem Exklusivbereich der Amtsnotariate – erfassen nur jenen Teil der Bevölkerung, der einen Erbgang über die Amtsnotariate abwickelt. Dies entspricht etwa 50% der Erbfälle. Das Nachlasswesen gibt zwar Einblick in güter- und erbrechtliche Familienverhältnisse, wobei diese Unterlagen höchstens für die Zeit vor 1950 historisch relevant sein dürften. Für die gesamte Bevölkerung sind die Vermögensverhältnisse indes über andere Provenienzen wie vor allem die Steuerbehörden, für die von jeder Erbengemeinschaft ein Inventar erstellt werden muss, besser und vollständiger abgedeckt. Literatur: - RÜTTERS, Peter: Notariatsakten als Quelle historischer Forschung. Die Notariatsakten des Leiters der Rechtsabteilung der Deutschen Arbeitsfront als Beispiel rechtlicher Camouflage des nationalsozialistischen "Maßnahmestaates", in: Der Archivar, 58 (2005), S. 21-24. - HOFMANN, Sabine: Notariatsakten im Staatsarchiv Aargau, in: Argovia, 116 (2004), S. 172-184.

Rechtliche Kriterien

1. Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen: (Die folgenden, für die Amtsnotariate geltenden administrativen Fristen (in Klammer) mit den entsprechenden Begründungen wurden von den Amtsnotaren und Amtsnotar-Stellvertretern anlässlich einer dienststelleninternen Sitzung vom 27. November 2009 verabschiedet:) - Urkunden / Dokumente mit Urkundencharakter: unbefristete Aufbewahrung - Öffentliche Inventare: 40 Jahre - Anordnung Erbschaftsverwaltung, Aufhebung Depot (ohne Eröffnung): 30 Jahre - Sicherungsinventare / Siegelungen, Amtliche Teilungen, Willensvollstreckungen: 20 Jahre - Beglaubigungen, div. Korrespondenzen: 10 Jahre - Rechnungsunterlagen: Für die Geschäftsunterlagen besteht eine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrecht, SR 220, und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung, SR 221.431). - Personaldossiers: Bis 10 Jahre nach Austritt aus dem Dienstverhältnis (in Anlehnung an die Verjährungsfristen nach Art. 24 der Besoldungsverordnung, sGS 143.2, in Verbindung mit Art. 129 bis 142 OR). 2. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns Die Unterlagen der Amtsnotariate sind für Private hinsichtlich Rechtssicherheit und Interessenwahrung von elementarer Bedeutung. Die Interessenwahrung für Private unterliegt jedoch einer zeitlichen Befristung: Sie erlischt, sobald keine involvierte (Vertrags-)Partei mehr rechtliche Ansprüche geltend machen kann, d.h. spätestens sobald die Beschwerde- bzw. Rekursinstanzen von einer oder mehreren Parteien erschöpfend beschritten sind. Darüberhinaus können die Unterlagen für Private nur noch von historischem Interesse sein (Familiengeschichte o.ä.). Die Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns deckt sich bei den Amtsnotariaten weitgehend mit ihrem Anteil an der Gewährleistung der Rechtssicherheit: Das Amtshandeln kommt – u.U. allerdings erst mit erheblicher zeitlicher Verzögerung (z.B. bei Erbverträgen) – auf den Prüfstand von Privaten und/oder von Gerichtsinstanzen. Aufgrund der für die Bürgerinnen und Bürger gegebenen Beschwerde- und Rekursmöglichkeiten wird ggf. fehlerhaftes Amtshandeln allerdings ebenso evident, wie ordnungsgemässes Amtshandeln durch abschlägige Bescheide der Rekursinstanzen bestätigt wird. Die Bedeutung der Unterlagen der Amtsnotariate für die Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns kann grundsätzlich als gering veranschlagt werden.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und den Amtsnotariaten des Kantons St.Gallen vom 29. August 2011: - Beurkundungen (Bürgschaften, Eheverträge, Erbverträge, öffentliche letztwillige Verfügungen, Handelsrecht, Stiftungen, Verpfründungsverträge, übrige Urkunden [Ersatz Unterschrift etc.]): Dauernde Aufbewahrung - Register über die Beurkundungen: Dauernde Aufbewahrung - Testamentseröffnungen: Dauernde Aufbewahrung - Erbschaftsausschlagungen: Dauernde Aufbewahrung - Erbbescheinigungen: Dauernde Aufbewahrung - Öffentliche Inventare: Vernichtung (nach Ablauf von 40 Jahren) - Anordnung Erbschaftsverwaltung: Vernichtung (nach Ablauf von 30 Jahren) - Sicherungsinventare / Siegelungen: Vernichtung (nach Ablauf von 20 Jahren) - Amtliche Teilungen: Vernichtung (nach Ablauf von 20 Jahren) - Willensvollstreckungen: Vernichtung (nach Ablauf von 20 Jahren) - Aufhebung Depot (ohne Eröffnung): Vernichtung (nach Ablauf von 30 Jahren) - Übrige Akten: a) div. Korrespondenzen: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) b) Todesfallmeldungen: Vernichtung (nach Ermessen der Dienststelle) - Druckschriften der Amtsnotariate: Ablieferung von 2 Exemplaren zuhanden der Amtsdruckschriftensammlung des Staatsarchivs - Druckschriften Dritter (Amtsblatt etc.): Vernichtung (nach Ermessen der Dienststelle)

Amtsnotariate (2000-2012)

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