Staatsarchiv

Archivplan

Titel

Staatsarchiv

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

2017-2018

Existenzzeitraum

1803-

Abkürzungen

StASG

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

- Verordnung über das Staatsarchiv vom 26. Juni 1984 (sGS 271.1). - Datenschutzgesetz vom 20. Januar 2009 (sGS 142.1).

(Amts-)Leitung

1803-1805: Franz Josef Büeler 1805-1811: Konrad Meyer 1812-1819: vakant 1820-1826: Jakob Baumgartner 1826-1833: Dr. Joseph Anton Henne 1834-1847: Peter Ehrenzeller 1847-1848: Karl Wegelin 1848-1852: Dr. Johann Theodor Gsell 1852-1858: Johann Joseph Weder 1859-1872: Otto Henne am Rhyn 1872-1885: Joseph Anton Hardegger 1886-1912: Otto Henne am Rhyn 1913-1943: Josef Anton Müller 1943-1957: Dr. phil. Karl Schönenberger 1958-1968: lic. iur. Franz Perret 1968-1993: Dr. phil. Walter Lendi 1993-2002: Dr. phil. Silvio Bucher 2002-2003: Dr. phil. Cornel Dora (ad interim) 2003- : lic. phil. Stefan Gemperli

Behördengeschichte

Das Staatsarchiv entstand wie der Kanton im Jahr 1803. Staats- und Stiftsarchiv waren zu dieser Zeit unter einer Person zusammengefasst, denn die Bestände beschränkten sich in den Anfangsjahren auf jene des ehemaligen Klosters St.Gallen. Bis in die zweite Hälfte des 19. Jahrhunderts hinein waren die Archivare denn auch hauptsächlich damit beschäftigt, die für die Verwaltungstätigkeit notwendigen Rechtsdokumente aus der Zeit der alteidgenössischen Ordnung vor 1798 und der Übergangsperiode von 1798 bis 1803 zusammenzutragen. Das Staatsarchiv war anfänglich in die "Kanzley des Kleinen Raths" eingegliedert. Ab 1809 gehörte es zu den "Kommissionen des Kleinen Raths", ab 1821 erneut zur "Kanzley des Kleinen Raths". Ab 1827 ist das Staatsarchiv als separate Standes- und Regierungsbehörde in den Staatskalendern aufgeführt. 1825 setzte der Regierungsrat die organisatorische, personelle und finanzielle Trennung des Staats- und Stiftsarchivs fest. Da der als Stiftsarchivar gewählte Josef Anton Henne jedoch beide Archive verwaltete, wurde die praktische Trennung erst 1834 mit der Neubesetzung der Stelle durch Peter Ehrenzeller umgesetzt. Ein neues Aufgabenfeld für den Staatsarchivar ergab sich aus einer Weisung des Regierungsrats von 1845, eine Kanzleibibliothek (ab 1889 Staatsbibliothek) aufzubauen. Wenngleich in den Staatskalendern erst seit 1916 offiziell aufgeführt, war der Staatsarchivar fortan gleichzeitig Kantonsbibliothekar. Die Eingliederung des Staatsarchivs in die Staatsverwaltung wechselte in der Folgezeit erneut mehrmals:1851/52 war es dem Departement des Innern untergeordnet, von 1875 bis 1876 kurzzeitig dem Erziehungsdepartement. Zwischen 1877 und 1963 findet sich das Staatsarchiv direkt unterhalb des Regierungsrates. Seit 1964 ist das Staatsarchiv dem Departement des Innern unterstellt. Dem 1968 zum Staatsarchivar und Kantonsbibliothekar gewählten Dr. phil. Walter Lendi wurden 1970 zusätzlich die Aufgaben der Kulturpflege übertragen, woraus sich im Laufe der Jahre das Amt für Kulturpflege entwickelte. 1979 übernahm der Kanton die frühere Stadtbibliothek Vadiana und wertete diese zur offiziellen Kantonsbibliothek auf. Die ehemalige, dem Staatsarchiv angegliederte Kantonsbibliothek wurde in "Kantonale Verwaltungsbibliothek" umbenannt und nun vom Amt für Kulturpflege selbständig weitergeführt. 1993 wurde Walter Lendi formell von seinen Aufgaben als Staatsarchivar und Kantonsbibliothekar entlastet und als Amtsleiter über die Abteilungen Staatsarchiv, Kantonsbibliothek, Archäologie und Denkmalpflege eingesetzt. Bis heute ist das Staatsarchiv dem inzwischen unter der Bezeichnung laufenden "Amt für Kultur" als Teil des Departements des Innern unterstellt. Im Gegensatz zum 19. Jahrhundert, wo Archivare im Sinne von Registratoren Urkunden und Bücher verwahrten und Ordnung hielten, verschob sich die Tätigkeit der Archivmitarbeitenden seit dem Einsetzen des Massenschriftguts im letzten Drittel des 20. Jahrhunderts immer stärker in Richtung Bewertung, rationelle Erschliessung und Vermittlung von Akten.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die zentrale rechtliche Grundlage für die Tätigkeit des Staatsarchivs stellt die "Verordnung über das Staatsarchiv" vom 26. Juni 1984 (sGS 271.1) dar. Diese steht zurzeit in Revision und soll durch das voraussichtlich 2011 in Kraft tretende "Gesetz über die Aktenführung und Archivierung" ersetzt werden. Gemäss Art. 8 des Gesetzesentwurfs vom 9. März 2010 kommen dem Staatsarchiv folgende Kernaufgaben und Kompetenzen zu: Das Staatsarchiv a) berät das öffentliche Organ bei: 1. Aktenführung und Verwaltung von Unterlagen 2. Vorbereitung der Ablieferung der Unterlagen an das zuständige Archiv b) bewertet und übernimmt vom öffentlichen Organ die archivwürdigen Unterlagen c) kann archivwürdige Unterlagen anderer Herkunft, insbesondere von Privaten, übernehmen d) stellt die Archivierung sicher e) gewährt Auskunft über und Einsicht in Archivgut f) wirkt an der Auswertung seiner Bestände mit. Das Staatsarchiv berät und unterstützt die Gemeindearchive bei deren Aufgabenerfüllung und übt die fachliche Aufsicht über die Gemeindearchive aus. Weiter führt das Staatsarchiv gemäss Regierungsratsbeschluss vom 20. Juni 2006 "eine auf die Aufgaben des Staatsarchivs bezogene Präsenzbibliothek".

Administrative Strukturen

Das Staatsarchiv ist dem Departement des Innern zugeordnet und innerhalb dessen dem Amt für Kultur unterstellt. Die Abteilung Staatsarchiv ist in folgende Teams unterteilt: - Überlieferungsbildung - Privatarchive/Sammlungen - Elektronische Archvierung Hinzu kommen die Stabstellen Bibliothek und Büro Dienste.

Parallelüberlieferungen

Parallelüberlieferungen kommen auf Ebene des Departements des Innern und Amts für Kultur im Personal- und Rechnungswesen vor. In den Amtsberichten der Regierung wird im Abschnitt "Staatsarchiv" in summarischer Form über die Übernahme von Akten, Infrastruktur, Benutzung und Öffentlichkeitsarbeit Bericht erstattet. Ebenfalls zu finden sind statistische Basisdaten. Ausführlicher sind die Jahresberichte, welche allerdings seit 2000 nicht mehr erscheinen (Wiederaufnahme geplant). Bei den abliefernden Dienststellen sind je ein Exemplar des Ablieferungsberichts und des Bewertungsmodells mit Vereinbarung vorhanden. Dasselbe gilt für die Vereinbarungen mit Privaten, welche Unterlagen an das Staatsarchiv ergeben haben. Allerdings werden im Staatsarchiv die entsprechenden Unterlagen zentral aufbewahrt, weshalb eine direkte Überlieferung vorzuziehen ist. Bei dem im Aufbau stehenden Bereich "Aktenführung" werden sowohl beim Staatsarchiv als auch bei den entsprechenden Dienststellen Unterlagen anfallen. Da die Federführung jedoch bei den Dienststellen liegt und das Staatsarchiv nur eine unterstützende Funktion einnimmt, dürfte bei den Dienststellen die Vollständigkeit der Unterlagen höher sein. Die Tätigkeiten und Aufgaben des Staatsarchivs sind auch auf dem Interneht dokumentiert (www.staatsarchiv.sg.ch).

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Dem Staatsarchiv kommt in rechtlich-politischer Hinsicht eine wichtige Rolle zu, indem es archivwürdige Unterlagen des Parlaments, der Regierung, Verwaltung, Gerichte und öffentlich-rechtlichen Anstalten des Kantons St.Gallen aufbewahrt und sichert. Weiter eröffnet das Staatsarchiv den Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit, Behörden und Verwaltung zu kontrollieren und verschafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit ihres Handelns, ein grundlegendes Element einer Demokratie. Das Staatsarchiv übernimmt als "Gedächtnis des Kantons" auch wichtige kulturelle Funktionen. So stellt es eine zentrale Grundlage für die historische Forschung dar und betätigt sich im Vermittlungsbereich. Handelte es sich beim Staatsarchiv während langer Zeit um eine vergleichsweise kleine Abteilung innerhalb der Staatsverwaltung, ist es in jüngster Zeit personell stark gewachsen. Eine gesteigerte Aktenproduktion seit dem letzten Viertel des 20. Jahrhunderts und ein damit verbundener Ausbau des vorarchivischen Bereichs sowie neue Herausforderungen wie der elektronischen Langzeitarchivierung führten zu einer Aufstockung des Personals. Auch räumlich ist das Staatsarchiv gewachsen, in dem zu den Magazinen im Regierungsgebäude ein Aussenmagazin hinzukam. Zu einer stärkeren Präsenz des Staatsarchiv nach Aussen führte u.a. die Aufschaltung der Archiv-Datenbank (Query) auf der Homepage (www.staatsarchiv.sg.ch), in welcher ein Grossteil der Bestände online abgerufen werden kann.

Historische Kriterien

Die Geschichte der Archive ist ein weitgehend unerforschtes Feld. Sofern Werke zur Geschichte der Archive vorliegen, so wurden sie fast ausschliesslich von Autorinnen und Autoren verfasst, die selber im Archivwesen tätig sind. Noch ausstehend sind grösser angelegte Untersuchungen zur Archivgeschichte von nicht im Archivbereich tätigen Historikerinnen und Historikern. Wenngleich zurzeit die Rolle der Archive im öffentlichen Bewusstsein noch wenig verankert ist, so könnte doch über kurz oder lang eine Nachfrage dazu entstehen. Eine mögliche Prognose ist, dass eine zukünftige Archivgeschichte weniger stark die Institutionen und Bestände ins Zentrum stellt, sondern dass sich der Blick vermehrt auf die gesellschaftliche Bedeutung der Archive lenkt. Fragen zum Zusammenhang von Erinnerungskultur und Archiv, zur Geschichte der Schriftlichkeit etc. liessen sich anhand der Akten des Staatsarchivs untersuchen. Gerade in der föderalistischen Schweiz könnte auch von Interesse sein, inwiefern regionale und politische Unterschiede der einzelnen Kantone Einfluss auf die Bewertungspraxis der einzelnen Archive haben.

Rechtliche Kriterien

Im Sinne der Interessenwahrung sind einerseits die mit Unterschriften versehenen Ablieferungsberichte zu nennen. Diese sind der Nachweis dafür, dass die abliefernden Stellen Akten an das Staatsarchiv übergeben bzw. das Staatsarchiv Akten übernommen hat. Andererseits halten die unterschriebenen Bewertungsmodelle und Vereinbarungen Abmachungen bezüglich der Aufbewahrung bzw. Vernichtung und Archivierung von Akten fest. Bei Ablieferungen von Privaten werden zudem Fragen rund um die Vermittlung der übernommenen Akten geregelt. Nicht in rechtlicher, aber in staatspolitischer Hinsicht von Belang sind die Bewertungsmodelle. Staatlichen Archiven kommt im Rahmen der Überlieferungsbildung zu einem gewissen Teil auch Macht zu. Archive widerspiegeln nicht nur Wirklichkeit, sondern stellen mit der Auswahl von Akten bzw. mit deren Vernichtung auch Wirklichkeit her. Es steht folglich im Interesse der Archive, auch auf lange Sicht hinaus der Nachwelt gegenüber Transparenz über die angewandten Bewertungskriterien zu schaffen und Bewertungsentscheide begründen zu können (Rechenschaft). Von hoher praktischer Bedeutung sind die Findmittel und Verzeichnisse, da nur anhand dieser der langfristige Zugriff auf die im Staatsarchiv aufbewahrten Unterlagen gewährleistet ist.

Vereinbarung

Vereinbarung vom 8. Dezember 2009: - Rechtliche und organisatorische Grundlagen (Weisungen, Leitfäden, Merkblätter, Organigramme etc.): Dauernde Aufbewahrung - Protokolle Geschäftsleitung: Kassation (nach 10 Jahren; gem. Entscheid Geschäftsleitung vom 16. Mai 2014) - Protokolle Teamsitzungen: Dauernde Aufbewahrung - Jahresberichte: Dauernde Aufbewahrung - Personaldossiers: Kassation (nach 10 Jahren) - Rechnungswesen: Kassation (nach 10 Jahren) - Dossiers zu Projekten mit Federführung beim Staatsarchiv: Angebotspflicht gegenüber Staatsarchiv - Dossiers zu Projekten mit Federführung bei anderen Dienststellen/Institutionen: Kassation (nach 10 Jahren) - Ablieferungsberichte: Dauernde Aufbewahrung - Dossiers Bewertungs- und Ablieferungsverfahren Staat (und Gemeinden): Dauernde Aufbewahrung - Vereinbarungen mit Privaten: Dauernde Aufbewahrung - Dossiers Ablieferungsverfahren Private: Dauernde Aufbewahrung - Findmittel und Verzeichnisse: Dauernde Aufbewahrung - Dokumentation Öffentlichkeitsarbeit/Pressespiegel: Dauernde Aufbewahrung - Benutzeranfragen: Kassation (nach 10 Jahren) - Einsichtsbewilligungen: Kassation (nach 10 Jahren)

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