Zentrales Sekretariat

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1946-2009

Existenzzeitraum

1975-

Synonyme

Sekretariat im engeren Sinn (i.e.S.)

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Das Generalsekretariat i.e.S. stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen ab: - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1, insbesondere Art. 22, Art. 28 und Art. 35) - Verordnung über den Staatsdienst vom 5. März 1996 (sGS 143.20) - Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3, insbesondere Art. 22) - Regierungsratsbeschluss über die Übertragung von Befugnissen des Regierungsrates auf die Departemente vom 15. November 1966 (sGS 141.31) - Leitbild Generalsekretariat Departement des Innern vom Mai 2011

(Amts-)Leitung

1968-1986: Ruedi Keel, Dr.iur. 1986-2006: Markus Bucheli, Dr.rer.publ. 2007-2016: Anita Dörler, Dr.oec. 2016- Davide Scruzzi, Dr.phil.

Behördengeschichte

Jedes Departement der Kantonsverwaltung hat ein Generalsekretariat, bei dem es sich um die Stabsstelle des jeweiligen Vorstehers bzw. der Vorsteherin handelt. Der 1806 gegründeten Kommission des Innern (heute Departement des Innern (DI)) stand von Beginn weg ein Sekretär zur Seite, der als Vorläufer des heutigen Generalsekretariats zu bezeichnen ist. Das Generalsekretariat im eigentlichen Sinn, bestehend aus dem Departementsekretär und dem Leiter des Rechtsdiensts, entstand 1976 infolge einer Verwaltungsreform. Im Laufe der Zeit hat das Departement des Innern verschiedene strukturelle und inhaltliche Veränderungen erfahren, die sich auch auf das Generalsekretariat ausgewirkt haben. Im Jahr 1998 wurde das Departement des Innern mit dem Militärdepartement zusammengeführt und in Departement für Inneres und Militär (DIM) umbenannt. Gleichzeitig wurde das Generalsekretariat um die Stabstelle einer Projektleiterin, den Personaldienst, den Dienst für Politische Rechte und den Dienst für Informatik und Finanzen erweitert. 2003 wurde das Departement für Inneres und Militär wieder in Departement des Innern umgetauft. 2006/2007 wurden das Zentrale Sekretariat zu einer eigenen Dienststelle umgewandelt und das Kompetenzzentrum Integration, Gleichstellung und Projekte neu als Abteilung des Generalsekretariats gebildet.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Unterstützung Departementsvorsteher: Das Generalsekretariat i.e.S. unterstützt den Vorsteher bei seinen Aufgaben nach Massgabe ihrer Zielsetzungen und Aufträge (Führungs-, Organisations- und Verwaltungsaufgaben). Weiter steht es ihm fachlich zur Seite. Amtsübergreifende Aufgaben/Geschäfte im Departement: Das Generalsekretariat i.e.S. ist für die interne Strategie und Organisation im Departement des Innern zuständig. Ins Aufgabengebiet des Generalsekretariats i.e.S. fällt des Weiteren die Überwachung des Budgets, des Voranschlags und der Rechnung. Es ist für den Geschäftsverkehr verantwortlich (Geschäfte des Departements wie auch Kantonsrats- und Regierungsgeschäfte) und stellt die Geschäftskontrolle sicher. Weiter leitet das Generalsekretariat i.e.S. Projekte und Geschäfte, die auf Departementsstufe angesiedelt sind und sorgt für die Öffentlichkeitsarbeit. Unterstützung und Aufsicht: Das Generalsekretariat i.e.S. unterstützt die Ämter und Dienststellen des Departements und arbeitet mit diesen zusammen. Es stellt den Support der Amtsleiterinnen und Amtsleiter sicher. Leitung/Führung Generalsekretariat: Das Generalsekretariat i.e.S. ist für die Leitung des Generalsekretariats als Ganzes (inklusive untergeordnete Abteilungen) zuständig. Zusammenarbeit/Gremien (ausserhalb des Departements): Das Generalsekretariat i.e.S. arbeitet mit verschiedenen Gremien innerhalb und ausserhalb der Kantonsverwaltung zusammen und vertritt dort die Interessen des Kantons bzw. des Departements (z.B. Sozialdirektorenkonferenz Ost (SODK-Ost), Generalsekretäre-Konferenz (GSK)).

Administrative Strukturen

Organisatorisch setzt sich das Generalsekretariat i.e.S. aus der Generalsekretärin und dem Zentralen Sekretariat zusammen. Der Generalsekretärin sind der Rechtsdienst, der Dienst für Informatik und Finanzen, der Personaldienst, der Dienst für Politische Rechte, das Kompetenzzentrum Integration, Gleichstellung und Projekte und das Zentrale Sekretariat als Dienststellen unterstellt.

Parallelüberlieferungen

Aufgrund seiner Stabsfunktion verfügt das Generalsekretariat i.e.S. über eine starke Vernetzung innerhalb des Departement des Innern wie auch mit den anderen Stabsstellen der Departemente und der Staatskanzlei. Hinzu kommen Organisationen ausserhalb der Verwaltung. Im Folgenden eine Auswahl der wichtigsten Stellen: Kanton: - Andere Abteilungen des Generalsekretariates: Unterlagen, die sich aus der Zusammenarbeit mit den Abteilungen des Generalsekretariats ergeben, liegen auch bei diesen vor (z.B. Voranschlag und Rechnung beim Dienst für Informatik und Finanzen). Die Archivierung der Unterlagen der Abteilungen wird in separaten Bewertungsmodellen geregelt. - Andere Departemente/Generalsekretariate: Bei gemeinsamen Geschäften und Projekten ist davon auszugehen, dass die entsprechenden Unterlagen bei den federführenden Departementen zu finden sind. - Staatskanzlei: Die Staatskanzlei legt die Regierungsbeschlüsse und die Protokolle der Generalsekretäre- und Generalsekretärinnenkonferenz vollständig ab. - Kantonale Verbände und Vereine: Das Generalsekretariat i.e.S. steht mit verschiedenen Verbänden und Vereinen im Austausch. Es ist davon auszugehen, dass die entstehenden Unterlagen auch auf den jeweiligen Sekretariaten zu finden sind. Interkantonale Zusammenarbeit: - Konferenz der kantonalen Sozialdirektorinnen und Sozialdirektoren (SODK): Die Geschäftsstelle der SODK Schweiz befindet sich im Haus der Kantone in Bern, in welchem die Sekretariate verschiedener interkantonaler Regierungs- und Direktorenkonferenzen zusammenarbeiten. Für die Betreuung und Endarchivierung der Unterlagen der SODK Schweiz ist das Staatsarchiv Bern verantwortlich. - Sozialdirektorenkonferenz Ost (SODK-Ost): Das Regionalsekretariat der SODK-Ost war bis Ende Mai 2010 dem Departement Inneres und Kultur des Kantons Appenzell Ausserhoden angegliedert. Seit 2011 ist das Regionalsekretariat für zwei Jahre ins Sozialamt des Departementes für Volkswirtschaft und Soziales des Kantons Graubünden in Chur integriert. Die Akten werden vorerst beim Regionalsekretariat gelagert und die Archivierung zu gegebener Zeit geklärt. - Stiftungen: Der Departementsvorsteher und die Generalsekretärin sind in verschiedenen Stiftungen vertreten. Es ist davon auszugehen, dass die entstehenden Unterlagen auch in den jeweiligen Geschäftsstellen/Sekretariaten zu finden sind und von dort aus archivisch gesichert werden. Eine Ausnahme bildet die Irma und Samuel Teitler-Stiftung, bei welcher der Departementsvorsteher Vorsitzender ist. Die Geschäftsstelle befindet sich beim Generalsekretariat i.e.S. Amtsdruckschriften: - Amtsbericht/Geschäftsbericht: Bis 2008 wurde im jährlichen Amtsbericht über das Generalsekretariat als Amt Bericht erstattet. Zu finden sind Informationen über Volksabstimmungen, die Anzahl der Rechtsmittelverfahren sowie das Kompetenzzentrum Integration, Gleichstellung und Projekte. 2008 wurde im Kanton St.Gallen der Amtsbericht durch den Geschäftsbericht abgelöst. Dieser ist thematisch aufgebaut. Das Generalsekretariat des Departement des Innern wird nicht mehr in einem eigenen Absatz erwähnt, sein Wirken ist somit unter den jeweiligen Geschäften zu finden. Internet/Intranet-Auftritt der Dienststelle: - Informationen zum Generalsekretariat sind im Internet bzw. Intranet abrufbar: www.sg.ch/k/verwaltung/departement_fuer_inneres/namen_und_adressen.html und http://intranet.sg.ch/di/home/generalsekretariat.html. Zu finden sind z.B. das Organigramm oder das Leitbild des Generalsekretariats des DI.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Generalsekretariat i.e.S. handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in analoger Weise in jedem Departement zu finden ist. Das Generalsekretariat ist die Scharnierstelle zwischen der Departementsleitung und den untergeordneten Dienststellen bzw. den anderen Departementen und nimmt dabei wichtige koordinierende und organisatorische Aufgaben wahr. Als Stabsstelle kommen dem Generalsekretariat i.e.S. hingegen weniger eigenständige Kompetenzen im Sinne einer Entscheid- oder Aufsichtsfunktion zu.

Historische Kriterien

Die Aufgabengebiete des Departement des Innern sind inhaltlich breit gefächert, was seinen Niederschlag auch bei den Akten des Generalsekretariats i.e.S. findet. Die Bedeutung der Akten für die Forschung und Geschichtswissenschaft besteht primär in der Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns auf strategischer und (kultur-)politischer Ebene (z.B. Kulturgüterstreit). Für eine historische Auswertung bieten sich insbesondere Projektdossiers, Reden/Referate oder Protokollserien an, welche Informationen in verdichteter Form enthalten und teils über längere Zeiträume hinweg vorhanden sind.

Rechtliche Kriterien

Für die meisten Unterlagen des Generalsekretariats i.e.S. sind keine spezifischen Aufbewahrungspflichten und -fristen bekannt. Einzig für die Personalunterlagen ist, basierend auf dem Obligationenrecht (SR 220, Art. 127) und der kantonalen Besoldungsverordnung (sGS 143.2, Art. 24), eine minimale Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vorgeschrieben (beginnend mit dem Austrittsdatum). Im Übrigen verfügen die Unterlagen über eine beschränkte administrative-rechtliche Bedeutung, da bei den meisten Geschäften die Federführung nicht beim Generalsekretariat i.e.S. liegt (Ausnahme: Irma und Samuel Teitler-Stiftung).

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Departement des Innern, Zentrales Sekretariat, vom 14. Februar 2012: Dauernde Aufbewahrung: - Referate/Reden/Vorworte der Vorsteherin des DI - Personaldossiers zu Amtsleiterinnen und Amtsleitern. Übrige Personaldossiers: Vernichtung (10 Jahre nach Austritt aus der Dienststelle) - Geschäftsunterlagen Irma und Samuel Teitler-Stiftung Anbietepflicht: - Projektdossiers mit Federführung beim Generalsekretariat i.e.S. - Fotos von internen Anlässen Vernichtung: - Dossiers zu Projekten/Geschäften ohne Federführung beim Generalsekretariat i.e.S. - Regierungsbeschlüsse (zum DI) - Parlamentarische Vorstösse (DI und andere Departemente) - Geschäftskontrollliste - Unterlagen zu Konferenzen/Gremien/Verbänden/Vereinen/Stiftungen

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