Zentraler Dienst

Archivplan

Titel

Zentraler Dienst

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Existenzzeitraum

1999-

Abkürzungen

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 35, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Der Zentrale Dienst stützt sich insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen: a) im Bereich Personal: - Staatsverwaltungsgesetz vom 16.6.1994 (sGS 140.1; cf. Art. 22, Art. 28: Situierung des departementalen Personaldienstes im jeweiligen Generalsekretariat) - Personalgesetz vom 25.1.2011 (sGS 143.1) - Personalverordnung vom 13.12.2011 (sGS 143.11) - Verordnung über die Versicherungskasse für das Staatspersonal vom 5.9.1989 (sGS 143.7) b) im Bereich Finanzen, Rechnungswesen und Controlling: - Staatsverwaltungsgesetz vom 16.6.1994 (sGS 140.1; insbesondere Abschnitt III Finanzhaushalt) - Finanzhaushaltsverordnung vom 17.12.1996 (sGS 831.1) - Verordnung über die Vergütungen an Kommissionen und Experten der staatlichen Verwaltung vom 10.2.1970 (sGS 145.1) - Gebührentarif für die Kantons- und Gemeindeverwaltung vom 2.5.2000 (sGS 821.5) c) im Bereich Informatik - Datenschutzgesetz vom 20.1.2009 (sGS 142.1) - Verordnung über die Informatiksicherheit vom 24.2.2004 (sGS 142.21) Richtliniencharakter haben das Rechnungswesenhandbuch, das Informatikhandbuch, die Dienstanweisung über Einsatz und Verwendung von Informatikmitteln (Regierungserlass vom 25.8.2009) sowie das Personalhandbuch des Kantons (PHB).

(Amts-)Leitung

2002-2011 Philipp Moser 2011- René Lüthard

Behördengeschichte

Der Zentrale Dienst des VD ist erstmals im Staatskalender 1999/2000 als Teil des Generalsekretariats ausgewiesen. Im September 2013 erfolgte die Integration des Personaldiensts des Amtes für Wirtschaft und Arbeit in den Personaldienst, der im Zentralen Dienst des VD-GS angesiedelt ist. Im Januar 2018 wurden alle Querschnittsfunktionen des VD im Zentralen Dienst im VD-GS zentralisiert.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Aufgaben des Zentralen Dienstes umfassen insbesondere (gilt für alle Dienststellen): - Planung: Budget, Aufgaben- und Finanzplan - Reporting, Controlling, Kennzahlen - Beurteilung von Departements- und Regierungsgeschäften - Strategische und operative Beratung und Unterstützung der Departementsleitung und der Ämter/Abteilungen - Koordination gegenüber kantonalen Stellen und Gremien sowie Zusammenarbeit mit diesen - Projekte und Sonderaufträge Finanzen/Controlling: - Steuerung und Koordination der finanziellen Kernprozesse Rechnungsabschluss, Planung und Controlling - Rechnungsführung und Rechnungsabschluss mittels SAP FiCo inkl. Fakturierung, Freigabe der Zahlung der Lieferantenrechnungen - Immobilienkoordination Informatik: - Koordination der Schnittstelle zwischen IT-Anwendern und -Betreibern - Technische Verantwortung für Fachanwendungen im Departement und Anleitung der Verantwortlichen von Fachanwendungen inkl. Bundesanwendungen - Sicherstellung des Betriebs der Datenbanken sowie der ausserhalb der Basis-infrastruktur APZ 2015 eingesetzten Hard- und Software - Sicherstellen der Einhaltung der Richtlinien für die Informatiksicherheit nach Amts- und Kantonsvorgaben - Betrieb und permanente Aktualisierung/Weiterentwicklung des Intranet/SharePoint Personaldienst: - Führung des Human Resources Management für das gesamte Departement - Sicherstellen sämtlicher HR-Prozesse (inkl. Führung Personaldossiers VD), -Systeme sowie -Instrumente - Beratung der Mitarbeitenden und Führungskräfte - Gewährleisten der korrekten Anwendung des Personalrechts - Sicherstellen der Personal- und Lohnadministration

Administrative Strukturen

Organisatorisch bildet der Zentrale Dienst zusammen mit dem Rechtsdienst, der Fachstelle für Statistik und dem Sekretariat i.S. das dem Departementsvorsteher unterstellte Generalsekretariat VD. Die 17 Mitarbeitenden der drei Dienststellen Finanzen/Controlling, Informatik und Personaldienst teilen sich insgesamt rund 1'300 Stellenprozente (Stand 2018).

Parallelüberlieferungen

Eine Zusammenarbeit mit zumindest teilweiser "Informationsdoppelung" (sog. Parallelüberlieferung) findet v.a. mit folgenden, zumeist dem Finanzdepartement (FD) zugehörigen Partnern statt: - FD, Personalamt / Kompetenzzentrum SAP HR: Das Personalamt betreut die Applikation SAP HR, welche auch die Anstellungs- und Personendaten (sog. Personalstammdaten) zu sämtlichen Mitarbeitenden des VD enthält. Die Applikation wird den Personaldiensten zur Verfügung gestellt; die Daten werden von diesen fortlaufend aktualisiert. - FD, Personal- und Organisationsentwicklung (POE): Die Dienststelle Personaldienst des Zentralen Dienstes ist – wie alle anderen Dienststellen auch – dem kantonalen Personalleitbild und dessen Zielen verpflichtet (z.B. Erhöhung des Frauenanteils in der Verwaltung). Alle drei Jahre wird daher zuhanden der Personal- und Organisationsentwicklung (POE) mit einer Anzahl Indikatoren gemessen, inwieweit diese Ziele eingehalten werden konnten. Es ist daher davon auszugehen, dass die POE über weitere aggregierte und auch das Personal des VD betreffende Daten verfügt. - FD, Amt für Finanzdienstleistungen: Das Amt für Finanzdienstleistungen ist u.a. für den SAP-Support (Standartsoftware beim Kanton) zuständig und koordiniert die Haushalts- und Rechnungsführung des Staates. Unterlagen zum Budget und Jahresabschluss sind folglich auch beim Amt für Finanzdienstleistungen zu finden. Das vom Zentralen Dienst eingereichte Budget bzw. der Jahresabschluss sind deckungsgleich mit dem Budget bzw. der Staatsrechnung. - FD, Dienst für Informatikplanung (DIP): Der Dienst für Informatikplanung plant und steuert die übergeordnete Informatikstrategie des Kantons. Zusammen mit allen Departementen und der Staatskanzlei erarbeitet er jährlich einen Informatikplan. Dieser zeigt die geplanten Informatikvorhaben auf der Basis einer 3-Jahres-planung auf und ist die Grundlage für den Voranschlag. Daneben koordiniert der Dienst für Informatikplanung grössere Informatikprojekte. Zwischen dem Dienst für Informatikplanung und dem Bereich Informatik des Zentralen Dienstes kommt es daher u.a. bei Projektunterlagen zu Überschneidungen. - Ämter des VD: Mit den einzelnen Ämtern findet eine enge Zusammenarbeit statt. - Departements-Informatik-Verantwortliche/r (DIV): Jedes Departement und die Staatskanzlei ernennen eine/n Informatik-Verantwortliche/n. Diese/r ist Ansprechpartner des Dienstes für Informatikplanung. Unterlagen zu Informatikprojekten des Volkswirtschaftsdepartementes und zum Informatikbudget sind teilweise auch bei den übrigen Departements-Informatik-Verantwortlichen vorhanden. - Baudepartement, Hochbauamt: Der Zentrale Dienst nimmt Bau-, Raum- und Mobiliarbegehren aus dem Departement entgegen und leitet diese an das Hochbauamt weiter. Dieses bearbeitet die Geschäfte federführend. - Kantonale Konferenz der Personaldienste: Die Konferenz unter dem Vorsitz des Personalamtes wird von diesem quartalsweise veranstaltet und protokolliert.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Der Zentrale Dienst mit seiner Stabs- und Querschnittfunktion dient als Scharnierstelle zwischen Departementsleitung bzw. Generalsekretär, dem Personalamt, dem Dienst für Informatikplanung sowie den Ämtern und Dienststellen des Departements. Seine Aufgaben bzw. Aktivitäten haben dabei primär ausführenden und koordinieren Charakter, und sind weniger konzeptioneller Natur.

Historische Kriterien

Personaldossiers dokumentieren die Personalpolitik des Kantons oder einer Dienststelle und die Biographie von Betroffenen. Die letztlich für die Bürgerinnen und Bürger massgeblicheren (Amts-)Handlungen der Angestellten werden darin allerdings kaum abgebildet. Grundsätzlich kann die wissenschaftliche Auswertung von Personaldossiers auf ein Individuum oder eine Gruppe unter Berücksichtigung einer Vielzahl von möglichen Indikatoren (Beruf, Geschlecht, Herkunft etc.) fokussieren. Dementsprechend rücken entweder der spezifisch-ausserordentliche oder der typisch-repräsentative Fall ins Zentrum der Untersuchung. Personaldossiers können daher sowohl für die Biographieforschung wie auch für die Erforschung spezifischer (Berufs-)Gruppen wertvolle Informationsquellen darstellen. Sie haben u.a. Potential für die Politische Geschichte, die Sozialgeschichte oder die sog. Mentalitätsgeschichte. Arbeitszeugnisse oder Stelleninserate beispielsweise dokumentieren stets ein bestimmtes Menschen- und Berufsbild: Welche Persönlichkeitsmerkmale finden – lobend oder kritisch – Erwähnung? Welche Fähigkeiten werden erwartet? Etc. Liegen entsprechende Informationen seriell über längere Zeiträume vor, lässt sich ein entsprechender Wandel untersuchen. Der Quellenwert von Personaldossiers wird durch das Informationszeitalter allerdings zunehmend relativiert, zumindest für die Zeit nach dem 2. Weltkrieg. Einzelne Spuren oder auch ausführlichere Darstellungen zu einzelnen Mitarbeitenden aus sämtlichen hierarchischen Ebenen finden sich gegenwärtig in einer Vielzahl von Quellen wie beispielsweise Mitarbeiterzeitungen, Amtsdruckschriften (z.B. Personelles in Jahresberichten), Zeitungsberichten, Newslettern, Telefon- und Adressverzeichnissen, Medienmitteilungen und Protokollen (v.a. bei Wahlen) etc., daneben aber auch in Intranet und Internet. Neben dieser Mikroebene wird auch die Makroebene – und damit der sog. "typische Fall" – v.a. über (statistische) Auswertungen und Unterlagen der Personalverwaltung bzw. der Personal- und Organisationsentwicklung (POE) laufend dokumentiert. Diese Unterlagen werden zudem ergänzt durch Untersuchungen und Berichte von verwaltungsexterner Seite (Personalverbände, Gewerkschaften, Forschungsstellen, Sozialwerke und -versicherungen etc.). Es kann davon ausgegangen werden, dass ein Teil dieser parallel vorliegenden Information überdauern wird, sei es in (i.d.R. wissenschaftlichen Speicher-)Bibliotheken oder in Archiven (Unterlagen privater Herkunft in staatlichen Archiven, Spezialarchive wie beispielsweise das Archiv für Sozialgeschichte usw.). Angesichts dieser aggregierten und absehbar zugänglich bleibenden Informationen lohnt es sich für Forschende der unterschiedlichen Fachrichtungen – nicht zuletzt aus arbeitsökonomischen Überlegungen – kaum noch, Personaldossiers als Primärdaten statistisch auszuwerten. Bei der Recherche zu leitenden sowie zu "berühmt-berüchtigten" Persönlichkeiten können die jeweiligen Personaldossiers allerdings weiterhin – zumindest ergänzende – Quellen darstellen. Die Finanzinformationen bzw. die über die "Scharnierstellen" Generalsekretariat FD und Staatskanzlei ins Staatsarchiv gelangenden Unterlagen dokumentieren verlässlich die finanzielle Entwicklung des Kantons als Ganzes und seiner untergeordneten Einheiten. Mithilfe dieser Finanzinformationen kann die Frage beantwortet werden, was der Staat mit dem Mitteleinsatz bezwecken wollte (Soll-Zustand Budget, Finanzplanung), und was er damit tatsächlich erreicht hat (Ist-Zustand, Finanzberichterstattung). Weiter hilft die Überlieferung in diesem Bereich auch bei der Klärung von Fragen zu staatlichem Besitz bzw. zu staatlichen Beteiligungen (beispielweise bei der Kantonalbank).

Rechtliche Kriterien

- Die Unterlagen zum Finanzwesen müssen während 10 Jahren aufbewahrt wer-den. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220), der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) sowie gemäss Art. 15 der kantonalen Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1). Längere Aufbewahrungsfristen gelten für Mehrwertsteuerrelevante Belege (15 Jahre gem. Art. 49 MWSTG), Belege zu Immobilien (20-25 Jahre gemäss Art. 58, Abs. 2 MWSTG) sowie Verlustscheine aus Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (20 Jahre gem. 159a, Abs. 1 des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs). - Die Personaldossiers von ehemaligen Mitarbeitenden sind während 10 Jahren (beginnend mit dem Austrittsdatum) aufzubewahren. In jedem Falle erfährt die Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 127 OR folgende zwei Erweiterungen: Die Aufbewahrung über die Frist von 10 Jahren hinaus ist empfehlenswert bei hängigen Rechtsstreitigkeiten, ansonsten aber nur zulässig im Einverständnis der Angestellten und nur zu deren Gunsten. Vorbehalten bleibt überdies die Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv. Für die übrigen Unterlagen des Zentralen Dienstes sind keine spezifischen Aufbewahrungspflichten und -fristen bekannt. Langjährige Mitarbeitende können – in diversen denkbaren Kontexten – ein berechtigtes Interesse daran haben, ihr "Good standing" über die gesamte Beschäftigungsdauer hinweg dokumentiert zu sehen. Die Arbeitszeugnisse haben ohnehin die gesamte Zeit des Anstellungsverhältnisses zu würdigen. Vordergründig für den Mitarbeitenden nachteilige Informationen – beispielsweise zu Konfliktfällen – sollten zu Dokumentationszwecken ebenfalls verfügbar gehalten werden: Mit ihr lässt sich u.U. eine einseitige Sicht oder eine allfällige Parteinahme des Arbeitgebers rekonstruieren – im Sinne der betroffenen Mitarbeitenden. Umgekehrt können sich Vorgesetzte gegen allfällige ungerechtfertigte Vorwürfe seitens der Mitarbeitenden absichern. Sind diese Vorgesetzten Staatsangestellte, kann diesbezüglich sehr wohl auch von einer Interessenwahrung für den Staat gesprochen werden, sowohl in einem engeren rechtlichen, als auch in einem weiter gefassten rechtlichen Sinn (Verjährung; Dokumentation der Interaktion zwischen den verschiedenen staatlichen Akteuren). Die Unterlagen zu Disziplinarfällen belegen ihrerseits die korrekte und rechtskonforme Abwicklung des jeweiligen Disziplinarverfahrens. Aus einem diesbezüglichen Mangel können Betroffene u.U. rechtliche Ansprüche geltend machen. Über den konkreten Einzelfall hinaus haben die Unterlagen zudem eine staatspolitische Komponente. Staatliche Unterlagen bzw. staatliches Archivgut hat nicht zuletzt die Aufgabe, das ordnungsgemässe Verwaltungshandeln transparent und nachvollziehbar abzubilden. Als grundsätzliche Konsequenz folgt hieraus, dass die Ahndung bei Verstössen gegen die Amtspflicht – d.h. das "unordentliche Verwaltungshandeln" – ebenfalls dokumentiert und nachweisbar gehalten wird. Aufgrund dieser systemischen Funktion empfiehlt es sich, Unterlagen zu Disziplinarverfahren – unabhängig von ihrem jeweiligen Ausgang – dauernd zu archivieren. Den Verfahrensbeteiligten soll und darf jedoch aus der Archivierung der Akten kein Nachteil erwachsen, weshalb Disziplinarfälle als Personenakten entsprechend langen archivischen Schutzfristen unterliegen. Die Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns in Finanzfragen gewährleisten bereits die Unterlagen der Regierung und des Kantonsparlaments (inkl. Finanzkommission), welche die als Amtsdruckschriften veröffentlichten Finanzinstrumente verabschieden bzw. genehmigen. Die öffentlichen Verhandlungen der Legislative (Kantonsparlament) bieten den Bürgerinnen und Bürgern überdies Gelegenheit, die Wahrung ihrer Interessen (u.a. ein verantwortungsvoller Umgang mit dem Steuerertrag) zeitnah und ohne Umweg über die Verwaltung bzw. das Staatsarchiv zu überprüfen. Auch die Informationen zu den Beteiligungen des Kantons und den damit verbundenen Eigentümerstrategien ermöglichen Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Zentralen Dienst des Generalsekretariats des Volkswirtschaftsdepartementes vom 9. November 2018: a) Finanzen, Rechnungswesen, Controlling: - Budgetunterlagen: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) - Aufgaben- und Finanzplan: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) - Jahresabschluss: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) - Buchhaltungsbelege: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) - Kreditoren, Debitoren und Hauptbuchbelege: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) - Bau-, Raum- und Mobiliarbegehren: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) - Controlling: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) b) Personal: - Personaldossiers von Amtsleiterinnen und Amtsleitern; von Generalsekretärinnen und Generalsekretären; von Mitarbeitenden, die durch ihre dienstliche oder ausserdienstliche Tätigkeit einen kantonalen oder nationalen Bekanntheitsgrad erlangten; von Mitarbeitenden, die mit einem Disziplinarverfahren konfrontiert waren: Dauernde Archivierung - Personaldossiers aller übrigen Mitarbeitenden: Vernichtung (10 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses) - Spesenbelege: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren) c) Informatik: - Projektunterlagen mit Federführung beim Zentralen Dienst: Angebotspflicht gegenüber dem Staatsarchiv - Projektunterlagen mit anderweitiger Federführung: Vernichtung im Ermessen der Dienststelle

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