Sekretariat

Archivplan

Titel

Sekretariat

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1939-2009

Existenzzeitraum

1970-

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 35, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Das Generalsekretariat i.e.S. stützt sich insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen ab: • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1, insbesondere Art. 22, Art. 28 und Art. 35) • Verordnung über den Staatsdienst vom 5. März 1996 (sGS 143.20) • Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3, insbesondere Art. 22) • Regierungsratsbeschluss über die Übertragung von Befugnissen des Regierungsrates auf die Departemente vom 15. November 1966 (sGS 141.31) • Bundesgesetz über die wirtschaftliche Landesversorgung (Landesversorgungsgesetz) vom 17. Juni 2016 (SR 531) • Verordnung über die wirtschaftliche Landesversorgung vom 10. Mai 2017 (SR 531.11) • Gesetz über den Vollzug der wirtschaftlichen Landesversorgung vom 16. November 2010 (sGS 431.1) • Verordnung zum Gesetz über den Vollzug der wirtschaftlichen Landesversorgung vom 7. Dezember 2010 (sGS 431.11)

(Amts-)Leitung

2008-2010 Peter Kuratli 2010- Gildo Da Ros

Behördengeschichte

Die Geschichte des kantonalen Volkswirtschaftsdepartementes geht auf das Jahr 1891 zurück, als es unter diesem Namen erstmals im Staatskalender aufgeführt ist. Nachdem dem Departementsvorsteher zur Führung seines Departementes zu Beginn nur ein einziger Sekretär zur Seite gestanden hatte, kam im Jahr 1914 ein zusätzlicher Adjunkt hinzu. Erst ab 1970 taucht im Amtsbericht der Regierung, wie zeitgleich in anderen Departementen auch, der Begriff «Sekretariat» auf, aus dem sich dann 1994 das heutige Generalsekretariat entwickelte. Zu erwähnen ist, dass bis in die 1990er Jahre hinein dem Sekretariat des VD verschiedene Stabsstellen für die Bereiche Landwirtschaft, Verkehr, Tourismus und Gastgewerbe angegliedert waren, die dann später schrittweise in teilweise neu gegründete Ämter (Landwirtschaftsamt, Amt für öffentlichen Verkehr, Amt für Wirtschaft und Arbeit) integriert wurden.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Das Generalsekretariat ist die zentrale Planungs- und Koordinationsstelle des Volkswirtschaftsdepartementes (VD). Dem Generalsekretariat i.e.S. fallen dabei folgende Aufgaben zu: • Unterstützung des Departementsvorstehers: Das Generalsekretariat i.e.S. unterstützt den Vorsteher in seinen Aufgaben nach Massgabe seiner Zielsetzungen und Aufträge (Führungs-, Organisations- und Verwaltungsaufgaben). Weiter steht es ihm fachlich zur Seite. • Amtsübergreifende Aufgaben/Geschäfte: Das Generalsekretariat i.e.S. ist für die interne Strategie und Organisation im VD zuständig. Ins Aufgabengebiet des Generalsekretariats i.e.S. fällt des Weiteren die Überwachung des Budgets, des Voranschlags und der Rechnung. Es ist für den Geschäftsverkehr des Departementes verantwortlich (Geschäfte des Departementes wie auch Kantonsrats- und Regierungsgeschäfte) und stellt die Geschäftskontrolle sicher. Weiter leitet das Generalsekretariat i.e.S. Projekte und Geschäfte, die auf Departementsstufe angesiedelt sind (z.B. wirtschaftliche Landesversorgung, Luftverkehr, Service Public) und sorgt für die Öffentlichkeitsarbeit. • Unterstützung und Aufsicht von Ämtern und Dienststellen: Das Generalsekretariat i.e.S. unterstützt die Ämter und Dienststellen des Departementes und arbeitet mit diesen zusammen. Es stellt den Support der Amtsleiterinnen und Amtsleiter sicher. • Leitung/Führung Generalsekretariat: Das Generalsekretariat i.e.S. ist für die Leitung des Generalsekretariats als Ganzes (inklusive untergeordnete Abteilungen) zuständig. • Kantonale Zentralstelle für wirtschaftliche Landesversorgung (KZWL): Die Tätigkeit der KZWL erfolgt nach Massgabe der Vorgaben des Bundes (Bundesamt für wirtschaftliche Landesversorgung) basierend auf dem Bundesgesetz über die wirtschaftliche Landesversorgung (SR 531) und der Verordnung über die wirtschaftliche Landesversorgung (SR 531.11). Der Kanton erstellt verschiedene Konzepte für den Bewirtschaftungsfall in denjenigen Bereichen, in denen der Bund vom Kanton eine Mitwirkung vorsieht (derzeit: Lebensmittel, Treibstoff und Heizöl). Gleichzeitig beauftragt der Kanton seinerseits die Gemeinden, entsprechende Konzepte für den Bewirtschaftungsfall auf ihrer Stufe vorzubereiten. Im Bewirtschaftungsfall käme eine noch nicht absehbare Berichterstattungspflicht gegenüber dem Bund zum Tragen. Mit der Verordnung zum Gesetz über den Vollzug der wirtschaftlichen Landversorgung (sGS 431.11) wird die Zentralstelle dem Volkswirtschaftsdepartement zugeordnet. • Zusammenarbeit/Gremien (ausserhalb des Departementes): Das Generalsekretariat i.e.S. arbeitet mit Bund und Nachbarkantonen sowie mit verschiedenen Gremien und Interessegruppen innerhalb und ausserhalb der Kantonsverwaltung zusammen und vertritt dort die Interessen des Kantons bzw. des Departementes.

Administrative Strukturen

Organisatorisch bildet das Sekretariat des VD (Generalsekretariat i.e.S.) zusammen mit dem Rechtsdienst, dem Zentralen Dienst und der Fachstelle für Statistik das dem Departementsvorsteher unterstellte Generalsekretariat VD. Die vier Mitarbeitenden des Sekre-tariats – der Generalsekretär und sein Stellvertreter,die Sekretariatsleiterin und die Assistentin des Departementsvorstehers – teilen sich insgesamt 375 Stellenprozente (Stand 2018).

Parallelüberlieferungen

Aufgrund seiner Stabsfunktion verfügt das Generalsekretariat i.e.S. über eine starke Vernetzung innerhalb des VD wie auch mit den anderen Stabsstellen der Departemente und der Staatskanzlei. Hinzu kommen Organisationen ausserhalb der Verwaltung. Im Folgenden eine Auswahl der wichtigsten Stellen: • Kantonsrat/Regierung: Bis 2007 veröffentlichte die Regierung einen jährlichen Amtsbericht, in dem auch die Tätigkeit des VD-Generalsekretariats summarisch ablesbar war (StASG ZA 003). Seit dem Übergang zur neuen Form des «Geschäftsberichts der Regierung» (StASG ZA 437, ab 2008) ist diese kontinuierliche Form der Berichterstattung entfallen. Hingegen sind auch weiterhin Beschlüsse zu zentralen rechtlichen, organisatorischen und finanziellen Grundlagen, zu wichtigen Personalia und Projekten sowie zu parlamentarischen Vorstössen im Tätigkeitsbereich des VD in den Protokollserien der Regierung und teilweise auch des Kantonsrats abgebildet. Die archivische Sicherung dieser Protokollserien ist via Staatskanzlei gewährleistet. • Andere Departemente/Generalsekretariate: Bei gemeinsamen Geschäften und Projekten ist davon auszugehen, dass entsprechende Unterlagen bei den federführenden Departementen zu finden sind. Die Sicherung der Protokolle der Generalsekretäre- und Generalsekretärinnenkonferenz (GSK) erfolgt über die federführende Staatskanzlei. • Unterlagen zu Geschäften unter Federführung der Ämter des VD: Federführung und das vollständige Masterdossier liegen beim jeweils zuständigen Amt. • Andere Abteilungen des Generalsekretariates: Unterlagen, die sich aus der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen des Generalsekretariats ergeben, liegen nur bei diesen vor (z.B. Voranschlag und Rechnung beim Zentralen Dienst). Die Archivierung der Unterlagen dieser anderen Abteilungen wird in separaten Bewertungsmodellen geregelt. • Konferenz der kantonalen Volkswirtschaftsdirektoren (VDK): Der Departementsvorsteher vertritt den Kanton in der 1944 gegründeten VDK Schweiz. Die Geschäftsstelle der VDK befindet sich im «Haus der Kantone» in Bern, in dem die Sekretariate verschiedener interkantonaler Regierungs- und Direktorenkonferenzen zusammenarbeiten. Für die Aufbewahrung der Unterlagen der VDK ist die Geschäftsstelle verantwortlich. Als Betreuerarchiv fungiert das Staatsarchiv des Kantons Bern, das bereits die Konferenzunterlagen von den Anfängen bis ca. 1990 übernommen hat. • Volkswirtschaftsdirektorenkonferenz Ost (VDK-Ost): Der Departementsvorsteher vertritt den Kanton ebenfalls in der im Mai 1995 gegründeten VDK-Ost. Das Regionalsekretariat der VDK-Ost war von 1997 bis Ende Mai 2016 dem Amt für Wirtschaft und Arbeit des Kantons St.Gallen angegliedert, ab Juni 2016 hat diese Aufgabe das Volkswirtschaftsdepartement des Kantons Appenzell Innerrhoden übernommen. Für die Betreuung und Archivierung der Unterlagen der VDK-Ost ist das Landesarchiv Appenzell Innerrhoden (AI) verantwortlich. • Landwirtschaftsdirektoren-Konferenz (LDK): Die Geschäftsstelle der LDK ist dem Landwirtschaftsamt des Kantons Zug angegliedert. Für die Archivierung der Unterlagen der LDK ist das Staatsarchiv Schwyz verantwortlich. • Konferenz für Wald, Wildtiere und Landschaft (KWL): Die Geschäftsstelle der KWL befindet sich im «Haus der Kantone» in Bern, in dem die Sekretariate verschiedener interkantonaler Regierungs- und Direktorenkonferenzen zusammenarbeiten. Für die Aufbewahrung der Unterlagen der KWL ist die Geschäftsstelle verantwortlich. Die Zuständigkeit für die Archivierung ist bislang ungeregelt. • Konferenz der kantonalen Direktoren des öffentlichen Verkehrs (KöV): Die Geschäftsstelle der KöV befindet sich im «Haus der Kantone» in Bern, in dem die Sekretariate verschiedener interkantonaler Regierungs- und Direktorenkonferenzen zusammenarbeiten. Für die Archivierung der Unterlagen der KöV ist das Staatsarchiv Zürich verantwortlich. • Regionalkonferenz öffentlicher Verkehr Ostschweiz (RöV Ost): Die Geschäftsstelle ist im Amt für öffentlichen Verkehr angesiedelt. Für die Archivierung der Unterlagen der RöV Ost ist das Staatsarchiv St.Gallen zuständig. • Fachdirektorenkonferenz Lotteriemarkt und Lotteriegesetz (FDKL): Seit Juli 2007 verfügt die Konferenz über eine externe Geschäftsstelle in 3054 Schüpfen. Sie ist für die Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich. Die Zuständigkeit für die Archivierung ist bislang ungeregelt.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Generalsekretariat i.e.S. handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in analoger Weise in jedem Departement zu finden ist. Das Generalsekretariat ist die Scharnierstelle zwischen der Departementsleitung und den untergeordneten Dienststellen bzw. den anderen Departementen und nimmt dabei wichtige koordinierende und organisatorische Aufgaben wahr.

Historische Kriterien

Von einem speziellen historischen Interesse dürften jene Unterlagen sein, die in der Funktion des VD-Generalsekretariats als Kantonale Zentralstelle für wirtschaftliche Landesversorgung, besonders wenn sie im Rahmen eines besonderen historischen Kontex-tes (Weltkriege, andere landesweite Ereignisse, bei denen die wirtschaftliche Landesversorgung zum Tragen kommt) entstanden sind. Ausserdem bieten sich für eine historische Auswertung die Reden/Referate/Vorworte des Departementsvorstehers an, die, entstanden oftmals vor dem Hintergrund von Jubiläen oder anderen speziellen Anlässen, scheinwerferartig den jeweiligen Gastgeber, dessen Geschichte und Beziehungen zum Kanton illustrieren. Gleichzeitig geben diese Dokumente Auskunft über die Art und Weise, wie das VD sein Departement und seine Anliegen nach aussen präsentiert.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und –fristen: Für die Unterlagen des Generalsekretariats i.e.S. sind keine spezifischen Aufbewahrungspflichten oder –fristen bekannt. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns: Zur Nachvollziehbarkeit des Handelns des VD-Generalsekretariats sind in erster Linie die rechtlichen, strategischen und organisatorischen Grundlagen des Departementes von Bedeutung, allenfalls ergänzt durch ausgewählte Unterlagen zu Projekten, die unter Federführung des Sekretariats i.e.S. abgewickelt werden.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und dem Generalsekretariat des Volkswirtschaftsdepartements, Sekretariat i.e.S. vom November 2018: Unterstützung des Departementsvorstehers: • Regierungsbeschlüsse: Vernichten (im Ermessen der Dienststelle) • Parlamentarische Vorstösse: Vernichten (im Ermessen der Dienststelle) • Departementsvorsteher, Referate/Reden/Vorworte: Dauernde Aufbewahrung Amtsübergreifende Aufgaben/Geschäfte: • Rechtliche, strategische und organisatorische Grundlagen: Dauernde Aufbewahrung • Geschäftskontrollliste: Vernichten (im Ermessen der Dienststelle) Unterstützung und Aufsicht von Ämtern und Dienststellen: • Projektdossiers: a) Geschäfte mit Federführung beim Sekretariat i.e.S.: Angebotspflicht gegenüber Staatsarchiv; Geschäfte mit Federführung bei anderen Dienststellen: Vernichten (im Ermessen der Dienststelle) Kantonale Zentralstelle für wirtschaftliche Landesversorgung (KZWL): • Unterlagen, die im Bewirtschaftungsfall zum Tragen kommen: Dauernde Aufbewahrung Zusammenarbeit/Gremien: • Unterlagen zu Konferenzen/Kommissionen/Gremien: Vernichten (im Ermessen der Dienststelle)

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