Dienststelle für Infrastruktur und zentrale Services

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Existenzzeitraum

2023-

Abkürzungen

DIS

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Verwaltungseinheit

Rechtsgrundlagen

Wie für die gesamte Staatskanzlei sind auch für die Dienststelle für Infrastruktur und zentrale Services (DIS) von Bedeutung: - Kantonsratsreglement vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11), Art. 46 - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 32 und 33 - Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3), Art. 34 und 35. Im Hinblick auf die wichtigsten Aufgaben der Dienststelle kommen als spezifische Grundlagen hinzu: a) Legalisationen: - Haager Abkommen (Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung (SR 0.172.030) - Verordnung über die öffentliche Beurkundung und die Beglaubigung vom 2. November 2005 (sGS 151.51) b)Raumnutzung: Konzept über die Nutzung der Räumlichkeiten der St.Galler Pfalz (RRB 2000/472) c) Sicherheitsbeauftragter: - Bericht 40.02.03 "Schutz gefährdeter Personen von Behörden, Verwaltung und Justiz sowie staatlicher Einrichtungen" (ProtKR 2002/2004 Nr. 401) - Zwischenberichte der Staatskanzlei über den Stand der Umsetzung des Berichtes 40.0203 (RRB 2003/661, RRB 2004/745) - Fachberatergruppe Sicherheitsberatung: Konzept zum Schutz gefährdeter Personen von Behörden, Verwaltung und Justiz sowie staatlicher Einrichtungen (RRB 2005/749) - Richtlinien der Eidgenössische Koordinationskommission für Arbeitssicherheit (EKAS)

(Amts-)Leitung

Raphael Aerne

Behördengeschichte

Die Dienststelle für Infrastruktur und zentrale Services (DIS) steht innerhalb der Staatskanzlei in wesentlichen Teilen ihrer Tätigkeit in der Nachfolge der früheren Dienststelle Zentrale Dienste. Diese war per 1. Januar 2004 geschaffen worden und vereinte die Aufgabengebiete Legalisation, Rechnungsführung, Drucksachenverkauf, Standesweibel und Raumnutzung, die zuvor dem Sekretariat der Staatskanzlei zugeordnet gewesen waren, mit der seit Mitte 2003 bestehenden Funktion des kantonalen Sicherheitsbeauftragten und jener des Informatikverantwortlichen der Staatskanzlei. Die Leitung der neuen Dienststelle übernahm Erwin Schweizer. Ab August 2005 nahmen die Zentralen Dienste in Zusammenarbeit mit dem Departement des Innern zudem die Betreuung des Informations- und Empfangsschalters im Regierungsgebäude wahr. Die laufend steigende Bedeutung der Informatik für die Staatskanzlei wie auch für die gesamte Verwaltung, die sich nicht zuletzt in der Schaffung der Fachstelle GEVER manifestiert hatte, führte im Jahr 2018 dazu, dass die bisherigen Aufgaben der Zentralen Dienste (ohne Rechnungsführung und Personaldienst) in die neue Dienststelle Informatik und Infrastruktur überführt wurden. Neu hinzu kamen in diesem Jahr auch das Prozessmanagement sowie die Verantwortung für IT- und E-Government-Projekte, welche 2019 durch das E-Government Service Management ergänzt wurden. 2020 erfolgte eine Umbenennung der Organisationseinheiten innerhalb der Dienststelle in "Informatik", "Infrastruktur und Corporate Services" und "Raumbewirtschaftung und Postdienst", wobei der Aufgabenumfang in etwa derselbe blieb. Per 1. Juli 2023 wurde die Dienstelle in "Dienststelle für digitale Services (DDS)" umbenannt. Sie umfasst die neuen Abteilungen "IT-Querschnitts-Services" (Dienstleistungen vorwiegend für Regierung, Parlament und Kantonsverwaltung) sowie "E- Government-Services" (vorwiegend E-Government-Dienstleistungen mit Bezug zu den Basis-Services für die Bevölkerung und Wirtschaft). Die Raumbewirtschaftung und der Postdienst wurden in einer neu gebildeten "Dienststelle für Infrastruktur und zentrale Services (DIS)" in Kombination mit weiteren Dienstleistungen zusammengefasst.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Staatskanzlei im Allgemeinen ist Stabstelle von Regierung und Kantonsrat. Sie ist in folgenden Handlungsfeldern tätig: - Unterstützung von Regierung und Parlament; - Erfüllung von departements- und verwaltungsübergreifenden Sonderaufgaben; - Bereitstellung von angemessener Infrastruktur resp. IT-Infrastruktur für Regierung, Kantonsrat und Verwaltung; - Bereitstellung der E-Government Basis-Services inkl. deren Service Management; - Sicherstellung bzw. Weiterentwicklung der bestehenden übergreifenden Informatiklösungen, sowie Bereitstellung der Informatikdienstleistungen für die Staatskanzlei aber auch für die Regierung sowie das Parlament. Der Kernauftrag der Dienststelle für Infrastruktur und zentrale Services (DIS) und der Dienststelle für Digitale Services (DDS) besteht darin, Informatik- und Infrastruktur-Dienstleistungen für Staatskanzlei, Regierung, Parlament sowie für alle Ämter der Verwaltung zur Verfügung zu stellen. Die Hauptaufgabe des Bereichs IT-Querschnitts-Services ist die Sicherstellung bzw. Weiterentwicklung der bestehenden übergreifenden Informatiklösungen, sowie die Bereitstellung der Informatikdienstleistungen für die Staatskanzlei aber auch für die Regierung sowie das Parlament. Der Bereich E-Government-Basis-Services der Staatskanzlei stellt die Querschnittsservices gemäss der Portalstrategie für den Kanton St.Gallen, die St.Galler Gemeinden sowie für die Bevölkerung und die Wirtschaft bereit. Dies inkludiert neben den Digitalisierungsvorhaben ebenfalls die Prozesse für die Betriebssicherstellung sowie die Weiterentwicklung der E-Government-Basis-Services. Daraus ergeben sich neben den üblichen dienststelleninternen Führungs- und Unterstützungsaufgaben die folgenden Aufgabenbereiche der DIS: - Immobilienkoordination: Planung und Koordination von kurz-, mittel- und langfristigem Raumbedarf sowie des benötigten Mobiliars. Immobilienkoordination mit dem kantonalen Hochbauamt und Nutzervertretung bei der Gesamterneuerung des Regierungsgebäudes. - Büromaterial: Betrieb eines Webshops (Lyreco) zur Beschaffung des täglichen Bedarfs an Büromaterial für die kantonale Verwaltung. - Sicherheit: Zentrale Planungsverantwortung zur Gewährleistung der Sicherheit von Kantonsrat, Regierung und Verwaltung. Dazu gehören die Entwicklung von entsprechenden Schutzkonzepten, die Bearbeitung von Bedrohungsfällen sowie die Aus- und Weiterbildung der Sicherheitsverantwortlichen der Departemente und Ämter. Weitere Aufgabenbereiche bilden die Arbeitssicherheit gemäss den Richtlinien der Eidgenössischen Koordinationskommission für Arbeitssicherheit (EKAS) und der Schweizerischen Unfallversicherungsanstalt (SUVA) sowie die Mitwirkung im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM). - Telefonzentrale: Die Telefonzentrale ist die zentrale telefonische Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger und stellt die Erreichbarkeit der Verwaltung während der Bürozeiten sicher. - Raumbewirtschaftung und Staatskeller: Zentrale Bewirtschaftung der Räumlichkeiten des Regierungsgebäudes (Pfalz). Dazu gehören u.a. die Verantwortung für das Reservationswesen, die Information und Instruktion der Veranstalterinnen und Veranstalter, die Bereitstellung der Räumlichkeiten, die Rechnungstellung sowie das Catering für den Staatskeller. - Legalisationen: Die Legalisation oder Beglaubigung ist eine amtliche Bescheinigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde. Sie bezeugt die Unterschrift und Unterschriftsberechtigung der unterzeichnenden Person, die im Kanton St.Gallen zur Beglaubigung ermächtigt ist, sowie der Siegel oder der Stempel von Gemeindebehörden, Zivilstandsämtern, Handelsregisteramt, Gerichten, Industrie- und Handelskammer, von Rechtsanwälten oder Amtsnotariaten. Sie bezeugt jedoch nicht die Richtigkeit des Inhalts der Dokumente. Eine besondere Form der Beglaubigung ist die Apostille, eine formal und inhaltlich genau geregelte Beglaubigung in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch und Russisch für Urkunden, die basierend auf dem "Haager Abkommen" von 1961 zwischen den Vertragsstaaten genutzt wird und dabei als Vereinfachung von einer zusätzlichen diplomatischen oder konsularischen Beglaubigung befreit ist. - Postdienst: Dieser stellt den gesamten internen und externen Postverkehr in der Kantonalen Verwaltung sicher. - Empfang Regierungsgebäude: Betreuung des zentralen Informations- und Empfangsschalters im Regierungsgebäude. - Scanning: In analoger Form eingehende Dokumente werden von den zuständigen Mitarbeitern für den Digitalen Posteingang gescannt und in den Workflow eingespielt. Die Abteilung übernimmt zudem im Auftragsverhältnis weitere Scanning-Dienstleistungen für verschiedene Ämter. - Drucksachenverkauf: Der Drucksachenverkauf über Internet und am Schalter umfasst die kantonalen Publikationen, welche insbesondere von der Staatskanzlei selbst herausgegeben werden. Dazu zählen beispielsweise Amtsblatt, Staatskalender, Geschäftsbericht der Regierung, Rechnung, Gesetzessammlung und Kantonsratsprotokolle.

Administrative Strukturen

Die Dienststelle für Infrastruktur und zentrale Services (DIS) ist Teil der Staatskanzlei. Sie umfasst 25 Mitarbeitende, die sich rund 1680 Stellenprozente teilen.

Parallelüberlieferungen

- Kantonsrat/Regierung: Bis 2007 veröffentlichte die Regierung einen jährlichen Amtsbericht, in dem punktuell auch Geschäfte aus dem Tätigkeitsbereich der Zentralen Dienste abgebildet waren (StASG ZA 003). Seit dem Übergang zur neuen Form des "Geschäftsberichts der Regierung" (StASG ZA 437, ab 2008) ist diese kontinuierliche Form der Berichterstattung entfallen. - Staatskanzlei, Abteilungen Parlamentsdiente / Kommunikation: Die Abteilungen fungieren als Herausgeberinnen zentraler, beim Drucksachenverkauf erhältlicher Publikationen (Geschäftsbericht der Regierung, Staatskalender, Gesetzessammlung u.a.) - Staatsarchiv: Dieses ist oberstes Fachorgan für Aktenführung und Archivierung. Es besteht deshalb eine enge Zusammenarbeit mit der Fachstelle GEVER des DDS. - Kantonspolizei: Zusammenarbeit mit der Kantonspolizei und der Stadtpolizei im Bereich Sicherheit.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Die Dienststellen für Infrastruktur und zentrale Services (DIS) sowie die Dienststelle Digitale Services (DDS) nehmen eine Vielzahl von Projektaufgaben sowie Servicedienstleistungen wahr, die für das Funktionieren von Kantonsrat, Regierung und Verwaltung und zum Teil auch für private Leistungsbezüger (Bevölkerung, Wirtschaft) unverzichtbar sind. Neben vielen Unterstützungsaufgaben, ohne oder nur mit beschränkter eigener Entscheidungskompetenz, stellt die Dienststelle Digitale Services vermehrt auch Basisdienstleistungen (GEVER, Vorlagenmanagement, Digitaler Posteingang, eSignatur, SG-Login für Bürgerinnen und Bürger etc.) aus eigener Initiative der gesamten Verwaltung sowie Bevölkerung und Wirtschaft zur Verfügung.

Historische Kriterien

Da der Dienststelle für Infrastruktur und zentrale Services primär ausführende und koordinierende, weniger jedoch konzeptionelle Aufgaben zukommen, ist die Bedeutung der Unterlagen für die historische Forschung als eher klein einzustufen.

Rechtliche Kriterien

Die Unterlagen zum Finanzwesen müssen während 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220), der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) sowie gemäss Art. 15 der kantonalen Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1). Längere Aufbewahrungsfristen gelten für mehrwertsteuerrelevante Belege (15 Jahre gem. Art. 49 MWSTG), Belege zu Immobilien (20-25 Jahre gemäss Art. 58, Abs. 2 MWSTG) sowie Verlustscheine aus Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (20 Jahre gem. 159a, Abs. 1 des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs). Für die ausgestellten Legalisationen besteht angesichts ihres Rechtscharakters ein langfristiges Interesse der Dienststelle an einem minimalen Nachweis in Form eines Verzeichnisses (Register). Für alle übrigen Unterlagen hingegen besteht dienststellen-intern nur ein zeitlich befristeter Rückgriffbedarf.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und der Dienstelle für Infrastrukur und zentrale Services (DIS): Raumbewirtschaftung und Staatskeller: - Grundlagen, Konzepte: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Unterlagen zu Einzelnutzungen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) - Belegungsstatistik: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) Legalisationen: - Verzeichnisse (unterschriftsberechtigte Personen): Archivwürdig - Register der ausgestellten Legalisationen: Archivwürdig - Akten: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) Sicherheit: - Grundlagen, Konzepte: Archivwürdig - Akten zu Bedrohungsfällen: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Aus- und Weiterbildung: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Arbeitssicherheit: Auditberichte: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle)