Dienststelle für Digitale Services

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Existenzzeitraum

2023-

Abkürzungen

DDS

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Verwaltungseinheit

Rechtsgrundlagen

Wie für die gesamte Staatskanzlei sind auch für die Dienststelle für Digitale Services (DDS) von Bedeutung: - Kantonsratsreglement vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11), Art. 46 - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 32 und 33 - Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3), Art. 34 und 35. Im Hinblick auf die wichtigsten Aufgaben der Dienststelle für Digitale Services kommen als spezifische Grundlagen hinzu: - GEVER-Strategie 2015-2024 und Umsetzung; Genehmigung (RRB 2015/554) - Evaluation GEVER-System Kanton St.Gallen: Vergabeentscheid und weiteres Vorgehen (RRB 2016/519) - Umsetzung GEVER-Strategie 2015-2024 (RRB 2017/214) - Gesetz über die Aktenführung und Archivierung vom 19. April 2011 (sGS 147.1) - Verordnung über die Aktenführung und Archivierung vom 19. März 2019 (sGS 147.11) - Gesetz über E-Government vom 20. November 2018 (sGS 142.3)

(Amts-)Leitung

Ramona Thurnheer (Co-Leitung), Michelle Federspiel (Co-Leitung)

Behördengeschichte

Die Dienststelle für Digitale Services (DDS) steht innerhalb der Staatskanzlei in ihrer Tätigkeit in der Nachfolge der früheren Dienststelle Zentrale Dienste. Diese war per 1. Januar 2004 geschaffen worden und vereinte die Aufgabengebiete Legalisation, Rechnungsführung, Drucksachenverkauf, Standesweibel und Raumnutzung, die zuvor dem Sekretariat der Staatskanzlei zugeordnet gewesen waren, mit der seit Mitte 2003 bestehenden Funktion des kantonalen Sicherheitsbeauftragten und jener des Informatikverantwortlichen der Staatskanzlei. Die Leitung der neuen Dienststelle übernahm Erwin Schweizer. Ab August 2005 nahmen die Zentralen Dienste in Zusammenarbeit mit dem Departement des Innern zudem die Betreuung des Informations- und Empfangsschalters im Regierungsgebäude wahr. Die laufend steigende Bedeutung der Informatik für die Staatskanzlei wie auch für die gesamte Verwaltung, die sich nicht zuletzt in der Schaffung der Fachstelle GEVER manifestiert hatte, führte im Jahr 2018 dazu, dass die bisherigen Aufgaben der Zentralen Dienste (ohne Rechnungsführung und Personaldienst) in die neue Dienststelle Informatik und Infrastruktur überführt wurden. Neu hinzu kamen in diesem Jahr auch das Prozessmanagement sowie die Verantwortung für IT- und E-Government-Projekte, welche 2019 durch das E-Government Service Management ergänzt wurden. 2020 erfolgte eine Umbenennung der Organisationseinheiten innerhalb der Dienststelle in "Informatik", "Infrastruktur und Corporate Services" und "Raumbewirtschaftung und Postdienst", wobei der Aufgabenumfang in etwa derselbe blieb. Per 1. Juli 2023 wurde die Dienstelle in "Dienststelle für digitale Services (DDS)" umbenannt. Sie umfasst die neuen Abteilungen "IT-Querschnitts-Services" (Dienstleistungen vorwiegend für Regierung, Parlament und Kantonsverwaltung) sowie "E-Government-Services" (vorwiegend E-Government-Dienstleistungen mit Bezug zu den Basis-Services für die Bevölkerung und Wirtschaft). Die Raumbewirtschaftung und der Postdienst wurden in einer neu gebildeten "Dienststelle für Infrastruktur und zentrale Services (DIS)" in Kombination mit weiteren Dienstleistungen zusammengefasst.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Staatskanzlei im Allgemeinen ist Stabstelle von Regierung und Kantonsrat. Sie ist in folgenden Handlungsfeldern tätig: - Unterstützung von Regierung und Parlament; - Erfüllung von departements- und verwaltungsübergreifenden Sonderaufgaben; - Bereitstellung von angemessener Infrastruktur resp. IT-Infrastruktur für Regierung, Kantonsrat und Verwaltung; - Bereitstellung der E-Government Basis-Services inkl. deren Service Management; - Sicherstellung bzw. Weiterentwicklung der bestehenden übergreifenden Informatiklösungen, sowie Bereitstellung der Informatikdienstleistungen für die Staatskanzlei aber auch für die Regierung sowie das Parlament. Der Kernauftrag der beiden Dienststellen für Digitale Services (DDS) und für Infrastruktur und zentrales Services (DIS) besteht darin, Informatik- und Infrastruktur-Dienstleistungen für Staatskanzlei, Regierung, Parlament sowie für alle Ämter der Verwaltung zur Verfügung zu stellen. Die Hauptaufgabe des Bereichs IT-Querschnitts-Services ist die Sicherstellung bzw. Weiterentwicklung der bestehenden übergreifenden Informatiklösungen, sowie die Bereitstellung der Informatikdienstleistungen für die Staatskanzlei aber auch für die Regierung sowie das Parlament. Der Bereich E-Government-Basis-Services der Staatskanzlei stellt die Querschnittsservices gemäss der Portalstrategie für den Kanton St.Gallen, die St.Galler Gemeinden sowie für die Bevölkerung und die Wirtschaft bereit. Dies inkludiert neben den Digitalisierungsvorhaben ebenfalls die Prozesse für die Betriebssicherstellung sowie die Weiterentwicklung der E-Government-Basis-Services. Daraus ergeben sich neben den üblichen dienststelleninternen Führungs- und Unterstützungsaufgaben die folgenden Aufgabenbereiche der Dienststelle für Digitale Services (DDS): - SK-interne Planungs- und Steuerungsverantwortung: Die Dienststelle plant und steuert den Informatikeinsatz in der Staatskanzlei, übernimmt die Beratung der Dienststellen und ist an entsprechenden Projekten beteiligt (mit oder ohne Federführung). - IT-Querschnittsservices: Die Abteilung ist verantwortlich für Einführung und Betrieb der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) in der ganzen Verwaltung, ebenso für Betrieb und Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems RIS. Zudem betreut die Abteilung weitere Servicetools wie EMM (Enterprise Mobile Management), CMS, Cobra-Adressdatenbank, e-Collecting für Bürger, Projekte im Bereich Wahlen und Abstimmungen, etc. Die Abteilung stellt auch den Departements-Informatik-Verantwortlichen. - E-Government Services: Die Abteilung bietet in Zusammenarbeit mit der öffentlich-rechtlichen Anstalt eGovernment St.Gallen digital verschiedene Digitalisierungsgrundlagen für die Gemeinden, die Bevölkerung sowie die Wirtschaft des Kantons St.Gallen, wie zum Beispiel SGLogin ("Bürger-Login), E-Zustellung, E-Signatur, EGov-Bot, E-Payment, E-Portal, Vorlagenmanagement, digitale Postbearbeitung für die gesamte Verwaltung, Retrodigitalsierung, Publikationsplattform für Gemeinden, E-Gov Support, E-Voting, inkl. den entsprechenden Prozessen sowie dem Service Management.

Administrative Strukturen

Die Dienststelle für Digitale Services (DDS) ist Teil der Staatskanzlei. Sie umfasst neun Mitarbeitende, die sich rund 780 Stellenprozente teilen.

Parallelüberlieferungen

- Kantonsrat/Regierung: Bis 2007 veröffentlichte die Regierung einen jährlichen Amtsbericht, in dem punktuell auch Geschäfte aus dem Tätigkeitsbereich der Zentralen Dienste abgebildet waren (StASG ZA 003). Seit dem Übergang zur neuen Form des "Geschäftsberichts der Regierung" (StASG ZA 437, ab 2008) ist diese kontinuierliche Form der Berichterstattung entfallen. - Dienst für Informatikplanung (DIP): Der DIP plant und steuert die übergeordnete Informatikstrategie des Kantons. Zusammen mit den Departementen und der Staatskanzlei erarbeitet er jährlich einen Informatikplan. Dieser zeigt die geplanten Informatikvorhaben auf der Basis einer Mehrjahresplanung auf und ist die Grundlage für den Voranschlag. Daneben koordiniert der DIP grössere Informatikprojekte. Zwischen dem DIP und dem DDS der Staatskanzlei existieren daher diverse Schnittstellen. - Staatsarchiv: Dieses ist oberstes Fachorgan für Aktenführung und Archivierung. Es besteht deshalb eine enge Zusammenarbeit mit der Fachstelle GEVER des DDS.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Die Dienststellen für Infrastruktur und zentrale Services (DIS) sowie die Dienststelle Digitale Services (DDS) nehmen eine Vielzahl von Projektaufgaben sowie Servicedienstleistungen wahr, die für das Funktionieren von Kantonsrat, Regierung und Verwaltung und zum Teil auch für private Leistungsbezüger (Bevölkerung, Wirtschaft) unverzichtbar sind. Neben vielen Unterstützungsaufgaben, ohne oder nur mit beschränkter eigener Entscheidungskompetenz, stellt die Dienststelle Digitale Services vermehrt auch Basisdienstleistungen (GEVER, Vorlagenmanagement, Digitaler Posteingang, eSignatur, SG-Login für Bürgerinnen und Bürger etc.) aus eigener Initiative der gesamten Verwaltung sowie Bevölkerung und Wirtschaft zur Verfügung.

Historische Kriterien

Da der Dienststelle für Digitale Services primär ausführende und koordinierende, weniger jedoch konzeptionelle Aufgaben zukommen, ist die Bedeutung der Unterlagen für die historische Forschung als eher klein einzustufen.

Rechtliche Kriterien

Die Unterlagen zum Finanzwesen müssen während 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220), der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) sowie gemäss Art. 15 der kantonalen Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1). Längere Aufbewahrungsfristen gelten für mehrwertsteuerrelevante Belege (15 Jahre gem. Art. 49 MWSTG), Belege zu Immobilien (20-25 Jahre gemäss Art. 58, Abs. 2 MWSTG) sowie Verlustscheine aus Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (20 Jahre gem. 159a, Abs. 1 des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs). Für Unterlagen der DDS besteht dienststellenintern nur ein zeitlich befristeter Rückgriffbedarf.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und der Dienststelle für Digitale Services vom 13. Juli 2023: Dienststelle für Digitale Services: - Projektdossiers mit Federführung der Dienststelle: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Projektdossiers ohne Federführung der Dienststelle: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) - Grundlagendossiers: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Betriebsdossiers: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Dienststelle) Fachstelle GEVER: - Weisungen und Merkblätter: Archivwürdig - Projektdossiers mit Federführung der Fachstelle: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Projektdossiers ohne Federführung der Dienststelle: Nicht archivwürdig - Grundlagen für Betrieb: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Fachstelle) - Handbücher und Dokumentationen: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Lieferantenverträge, Rechnungen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Anpassungen von Ordnungssystem / Berechtigungsstrukturen in einzelnen Mandanten: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ermessen der Fachstelle)

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