Generalsekretariat

Verwaltungseinheit

Die Tätigkeit des Generalsekretariats stützt sich in erster Linie auf die Gerichtsordnung vom 9. Dezember 2010 (sGS 941.21) ab, insbesondere auf Art. 18 Abs. 1 lit. i, Art. 20 Abs. 1 lit. b und Art. 23. Ergänzend hinzu kommen das Reglement der Konferenz der Gerichte vom 4. April 2017 (sGS 941.30; Art. 5 Abs. 3) und das Reglement über Organisation und Geschäftsgang des Versicherungsgerichts vom 15. März 2017 (sGS 941.114; Art. 12 Abs. 2).

Generalsekretäre: 1999 - 2018: Michael Balmelli-Mühlematter Ab 2018: Martin Bauer

Die Schaffung des Generalsekretariats des Kantonsgerichts geht auf das Jahr 1999 zurück. Seither haben sich die Justizverwaltungsaufgaben mehr und mehr über die Grenzen des Kantonsgerichts hinaus entwickelt. Diese Entwicklung hatte ihren Ursprung in formeller Hinsicht in der Revision des kantonalen Gerichtsgesetzes. Massgebend war insbesondere der am 1. Juni 2009 in Kraft getretene IV. Nachtrag zum Gerichtsgesetz (nGS 44-52), mit dem die Gerichte ausdrücklich eine neue Stellung und neue Kompetenzen zugesprochen erhielten, die im Endeffekt zur Unabhängigkeit der Justiz auch im Bereich der Justizverwaltung führten. Bis zu diesem Zeitpunkt lag die diesbezügliche Zuständigkeit beim Generalsekretariat des Sicherheits- und Justizdepartements (SJD). Heute trägt das Generalsekretariat in enger Zusammenarbeit mit dem Präsidium und der Verwaltungskommission des Kantonsgerichts einen wesentlichen Teil der Verantwortung für die Sicherstellung der Organisation und Administration der Zivil- und Strafgerichte des Kantons, somit nicht nur des Kantonsgerichts, sondern auch der sieben erstinstanzlichen Kreisgerichte, der 15 Schlichtungsstellen und der 12 Vermittlungsämter. Dazu kommen koordinierende Aufgaben auf der Stufe aller Gerichte (Kantonsgericht, Verwaltungsgericht, Versicherungsgericht), insbesondere auch seit der Schaffung der Konferenz der Gerichte ab dem 1. Juni 2017.

Das Generalsekretariat ist die zentrale Stabsstelle des Kantonsgerichts. Wird ein Geschäft von der Konferenz der Gerichte an das Generalsekretariat des Kantonsgerichts delegiert, tritt dieses zudem als Generalsekretariat der Gerichte auf. Das Generalsekretariat - stellt die Infrastruktur der Zivil- und Strafgerichte sowie der Schlichtungsbehörden in finanzieller, organisatorischer und betrieblicher Hinsicht sicher; - sorgt für die Koordination des Geschäftsverkehrs, die Finanzplanung und Kontrolle des Finanzwesens, das Personalwesen, die Weiterbildung, die interne und externe Kommunikation, die Informatik und den Betrieb, einschliesslich der Aufsicht über die dem Kantonsgericht unterstellten Einheiten; - bereitet als Stabsstelle die Geschäfte des Gesamtgerichts und der Verwaltungskommission des Kantonsgerichts sowie der Konferenz der Gerichte vor, nimmt an deren Sitzungen teil und sorgt für den Vollzug: a) Gesamtgericht des Kantonsgerichts: Besteht aus den hauptamtlichen Richterinnen und Richtern des Kantonsgerichts. Es nimmt (u.a.) die dem Kantonsgericht durch Gesetz übertragenen Wahlen vor, erlässt Reglement und Weisungen zum Geschäftsgang, ist zuständig für die Gliederung des Gerichts und verabschiedet den Geschäftsbericht zuhanden des Kantonsrats; b) Verwaltungskommission des Kantonsgerichts: Die Präsidentin oder der Präsident, die Vizepräsidentin oder der Vizepräsident und eine weitere Richterin oder ein weiterer Richter bilden die Verwaltungskommission. Diese stellt dem Kantonsrat Antrag zum Voranschlag, verabschiedet Vernehmlassungen, plant die Weiterbildung, erlässt Weisungen zur Verwaltung der Gerichte, insbesondere zum Personalwesen, übt aufsichtsrechtliche Befugnisse aus und ist unter Zuzug zweier weiterer Mitglieder Disziplinarbehörde (u.a.); c) Konferenz der Gerichte: Kantonsgericht, Verwaltungsgericht und Versicherungsgericht sprechen sich in den die Gerichte gemeinsam betreffenden Belangen im Rahmen dieser Konferenz ab. Sie setzt sich zusammen aus der Präsidentin oder dem Präsidenten des Kantonsgerichts, der Präsidentin oder dem Präsidenten des Verwaltungsgerichts und der Präsidentin oder dem Präsidenten des Versicherungsgerichts d) Kreisgerichtspräsidentenkonferenz: Das Kantonsgericht lädt mehrmals im Jahr die Präsidien aller Kreisgerichte zu einer Konferenz ein, welche namentlich dem Informationsaustausch und der Koordination verschiedenster Anliegen, u.a. auch der Justizverwaltung dient. - stellt bei übergreifenden Aufgaben aller Gerichte die Koordination sicher, leitet oder wirkt in Projekten mit und nimmt Einsitz in Fach- oder Führungsgremien; - vertritt die Gerichte in den Subkommissionen des Kantonsrates und zusammen mit den Präsidenten in den Gesamtkommissionen des Kantonsrates.

Das Generalsekretariat verfügt über 825 Stellenprozente, die sich auf 9 Mitarbeitende verteilen (Stand 2019). Dazu zählen neben dem Generalsekretär und seiner Stellvertreterin je eine Leitung Rechnungswesen (zuzüglich Mitarbeiterin Rechnungswesen), Personelles und Informatik, wobei diese übergreifend für alle Gerichte inkl. Verwaltungsjustiz tätig sind. Hinzu kommen die Zentralstelle JURIS-Support (für alle Organe der Rechtspflege), der Gerichtsweibel und eine Kanzleiangestellte (Hauptkanzlei Kantonsgericht). Politische Oberaufsichtsbehörde der Gerichte ist die Rechtspflegekommission des Kantonsrats, die deshalb auch Adressatin des jährlichen Geschäftsberichts der Gerichte ist.

Aufgrund seiner Stabsfunktion arbeitet das Generalsekretariat mit den st.gallischen Gerichten und Schlichtungsbehörden zusammen und darüber hinaus auch mit Stellen des Kantonsrats, der Departemente und der Staatskanzlei, vereinzelt auch mit dem Bund und anderen Kantonen. Im Folgenden eine Auswahl: - Leitungsorgane anderer Gerichtsbehörden: Das Generalsekretariat des Kantonsgerichts pflegt eine regelmässige Zusammenarbeit mit den Präsidien des Verwaltungsgerichts, des Versicherungsgerichts, der Verwaltungsrekurskommission und der Kreisgerichte. Die Unterlagen und Beschlüsse der Leitungsorgane der genannten Gerichte werden nicht durch das Generalsekretariat dokumentiert oder archiviert, sondern durch die einzelnen Gerichte. - Kantonsrat/Regierung: Bestimmte Wahlen (insbesondere: Richterwahlen) sowie zentrale Gesetzgebungs- und Finanzgeschäfte (Voranschlag, Rechnung), welche die Gerichte betreffen, sowie deren jährliche Berichterstattung (Geschäftsbericht) finden ihren Niederschlag auch in den Protokollserien von Kantonsrat und Regierung (Ablieferung durch Staatskanzlei). Ausserdem nimmt der Generalsekretär, resp. die Generalsekretärin der Gerichte im Auftrag der Konferenz der Gerichte an Sitzungen der Finanzkommission und der Rechtspflegekommission teil. Protokolle und Unterlagen dieser Kommissionen werden auf Seiten des Generalsekretariates nur im Sinne von Arbeitsunterlagen zuhanden der Gerichte dokumentiert, die Archivierung erfolgt über die ständigen Kommissionen selbst. - Regierung/Departemente: Bei Geschäften und Projekten der Regierung bzw. der Departemente, welche auch die Gerichte betreffen (v.a. Querschnittsthemen wie Personelles, Finanzen, Raum-, Bau- und Mobiliar, Kommunikation etc.), werden die entsprechenden Unterlagen durch das federführende Departement bzw. die Generalsekretärekonferenz (GSK), der auch der Generalsekretär der Gerichte als "ständiger Gast" angehört, verwaltet und dem Staatsarchiv zur Archivierung angeboten. - Generalsekretariat des Sicherheits- und Justizdepartements: Für Unterlagen im Bereich der Justizverwaltung aus der Zeit bis 2009 siehe SJD-GS. -Bund/Kantone: Da gemäss Bundesverfassung die Organisation der Justiz Sache der Kantone ist, existiert mit dem Bund kaum ein nennenswerter Austausch. Ebenso bestehen zu den Gerichten anderer Kantone nur informelle Kontakte.

Beim Generalsekretariat handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in analoger Weise auch in den Departementen der kantonalen Verwaltung zu finden ist. Das Generalsekretariat ist zudem Koordinationsstelle zwischen den Gerichten (inkl. Schlichtungsbehörden), dem Kantonsrat sowie der Regierung und der Staatskanzlei. Hinzu kommen verschiedene Kontakte und Koordinationsaufgaben mit Stellen des Bundes, der Kantone und mit Verbänden (Verband st.gallischer Richterinnen und Richter, Verband st.gallischer Gerichtsschreiberinnen und Gerichtsschreiber, St.Galler Anwaltsverband SGAV).

Die Entwicklung der Justizverwaltung in der Schweiz ist bisher nur wenig erforscht. Eine Ausnahme bilden ausgewählte Bände der von der Universität Bern seit 2013 herausgegebenen "Schriftenreihe zur Justizforschung", insbesondere der unter dem Titel "Stand des Justizmanagements in der Schweiz" erschienene Band 1 dieser Reihe. Für künftige, kantonal ausgerichtete Untersuchungen wie auch für interkantonale Vergleiche dürften in der Regel bereits die von der Staatskanzlei gepflegten Gesetzesmaterialien ausreichendes Quellenmaterial liefern. Bei Bedarf können die beim Generalsekretariat des Kantonsgerichts anfallenden Rechtsetzungsunterlagen als zusätzliche Grundlage dienen.

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen: Unterlagen des Rechnungswesens werden aufbewahrt, solange sie als Beweismittel sowie zur Feststellung von Schuld- und Forderungsverhältnissen zur Verfügung stehen müssen, wenigstens jedoch während zehn Jahren ab dem Zeitpunkt der Genehmigung der Staatsrechnung durch den Kantonsrat (vgl. Art. 15 Finanzhaushaltsverordnung, sGS 831.1 und Art. 958f OR). Ansonsten sind für die Unterlagen des Generalsekretariats i.e.S. keine spezifischen Aufbewahrungspflichten oder -fristen bekannt. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns: Aus Gründen der Rechtssicherheit sind die beim Generalsekretariat anfallenden Protokolle (Beschlüsse) der Leitungsorgane des Kantonsgerichts sowie der Konferenz der Gerichte von wesentlicher, durchaus auch langfristiger Bedeutung. Darüber hinaus tragen die genannten Protokollserien ebenso wie jene der Kreisgerichtspräsidentenkonferenz und der jährliche Geschäftsbericht zur Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns im Bereich der Justizverwaltung bei und dienen für die gerichtseigene Beurteilung von Fragen, die sich aus der laufenden Praxis ergeben.

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und dem Generalsekretariat des Kantonsgerichts vom Januar 2020: a) Führung und Koordination: - Rechtsetzungsverfahren: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Konferenz der Gerichte, Protokolle: Archivwürdig - Gesamtgericht Kantonsgericht, Protokolle: Archivwürdig - Verwaltungskommission Kantonsgericht, Protokolle: Archivwürdig - Korrespondenzen und Unterlagen mit Gerichten und Schlichtungsbehörden im Bereich der Justizverwaltung: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Aufbau- und Ablauforganisation: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Projektdossiers: Geschäfte mit Federführung Kantonsgericht: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv); übrige Unterlagen: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Medien: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Geschäftsbericht Gerichte: Endprodukt: archivwürdig; Materialien: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Weitere gerichtseigene Publikationen (z.B. Nachrichten zum Familienrecht): Endprodukte: archivwürdig; Materialien: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Gremien und Verbände, Protokolle: Geschäfte mit Federführung des Kantonsgerichts (namentlich Protokolle der Kreisgerichtspräsidentenkonferenz): Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv); - Übrige Unterlagen: nicht archivwürdig - Stellungnahmen und Vernehmlassungen: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) b) Support und Ressourcen: - Personaldossiers: Festangestellte Mitglieder des Kantonsgerichts und des Verwaltungsgerichts, Präsidien Verwaltungsrekurskommission und Versicherungsgericht, Kreisgerichtspräsidenten und -präsidentinnen, Generalsekretär oder -sekretärin des Kantonsgerichts; Mitarbeitende, die durch ihre berufliche oder ausserberufliche Tätigkeit einen mindestens überkantonalen Bekanntheitsgrad erlangt haben; Mitarbeitende, deren Dossiers aufgrund von anderweitigen, von der Dienststelle anzugebenden Kriterien für eine dauernde Aufbewahrung in Frage kommen: archivwürdig; übrige Personaldossiers: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren seit Dienstaustritt) - Personaladministration: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Finanzen: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Logistik und Infrastruktur: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Informatik und Telefonie: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) c) Weitere Kernaufgaben: - Wahlen: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Rechtsdienst/Rechtsauskünfte: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Geschäftslast/Controlling: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) - Anlässe: Weiterbildung (mit Federführung Kantonsgericht): Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv); übrige Anlässe: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren)

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