Datenbank

Lotus Notes Webdatenbanken, Webseiten, Foren

Archivplan

Titel

Stufe

Teilbestand

Entstehungszeitraum

1992-2015

Archivalienart

Datenbank

Ausprägung

digital

Anmerkung

Übernahme: Die Datenbanken wurden mit der Software Lotus Notes (später auch Lotus Domino/HCL Notes/IBM Notes genannt) produziert. Es handelt sich um ein dokumentenbasiertes Datenbanksystem mit enger E-Mailanbindung, das an der HSG auf Initiative des Instituts für Wirtschaftsinformatik (IWI) eingeführt und betrieben wurde. Die entsprechenden Webdatenbanken waren im Zeitraum 1999-2009 in den Bereichen Verwaltung, Lehre und Kommunikation im Einsatz. Ein Teil der Webdatenbanken war öffentlich sichtbar und repräsentiert die frühesten Internetseiten der HSG. Der wesentlich grössere Teil der Webdatenbanken hatte Intranet-Charakter und konnte nur von einem fest definierten Personenkreis aus HSG-Angehörigen eingesehen werden. In diese Gruppe gehören Lernplattformen, Datenbanken für administrative Aufgaben und Webforen von HSG-Vereinen. Insgesamt existierten an der HSG mehr als 2500 Lotus Notes Datenbanken (ohne E-Mailkonten). Der interne Betrieb der Datenbanken wurde bereits 2015 eingestellt und die wenigen, weiterhin benötigten Systeme wurden 2021 vollständig abgelöst. Die erste Stufe des Ablösungsprozesses 2014/15 wurde durch Thomas Schwabach begleitet. Er hat in Absprache mit den Datenproduzenten 507 Datenbanken ausgewählt, die archivwürdig waren. 2021 wurde eine Nachbewertung durch Janett Seewer vorgenommen. Zur Vernichtung freigegeben wurden Datenbanken, die leergeräumt waren, die keine erkennbare Struktur hatten, deren Inhalt repetitiv war (wiederkehrende Lehrveranstaltungen), die rein administrativen Aufgaben (Schlüsselkontrolle, Adressverwaltung) dienten oder die temporären Charakter (Entwürfe, Tests) hatten. Webdatenbanken mit öffentlichen Webseiten wurden integral übernommen. Von den verfügbaren 507 Datenbanken wurden 285 kassiert und 222 archiviert. Bearbeitung: Im Rahmen des Projekts "Finale Archivierung der Lotus Notes Datenbank" (2022) wurden die verbliebenen 222 Datenbanken durch den externen Dienstleister Belsoft AG vom proprietären HCL-Format in nicht-proprietäre und langzeitarchivtaugliche Dateiformate umgewandelt. Zur Migration wurde die Software "Swing-Software" genutzt. Damit wurden alle Datenbanken in HTML-Bibliotheken migriert und die integrierten Dateianhänge von MS Office-Formaten/PDF in PDF/A-Dateien umgewandelt. Die HTML-Bibliotheken lassen sich mit jedem Webbrowser auslesen. In einem zweiten Schritt wurden die HTML-Bibliotheken per Skript in WARC-Dateien umgewandelt und zusätzlich in diesem Format archiviert. Für das Öffnen der WARC-Dateien wird eine Spezialsoftware zur Webarchivierung benötigt. Die ursprüngliche Struktur der Daten ist in beiden Dateiformaten erhalten, während sich das Aussehen der Datenbankoberflächen durch die Migration erheblich verändert hat. Der Bestand wurde 2022 von Pia Regli erschlossen.

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