Generalsekretariat

Archivplan

Titel

Generalsekretariat

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1929-2018

Geographische Angaben (Adresse)

Davidstrasse 35, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Die Tätigkeit des Generalsekretariats stützt sich im Wesentlichen auf folgende Rechtsgrundlagen: - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1, insbesondere Art. 16d ff. [Aufgaben- und Finanzplan, Departementscontrolling], 22 [Generalsekretariat als Stabsstelle], 28 [Generalsekretär] und 35 [Generalsekretäre-Konferenz] sowie Art. 94a ff. [Kantonale Beteiligungen]) - Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3, insbesondere Art. 24 [Geschäftskreis des Finanzdepartements]) - Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1) - Ermächtigungsverordnung vom 22. Juni 2004 (sGS 141.41) - Gebührentarif für die Kantons- und Gemeindeverwaltung vom 2.5.2000 (GebT) (sGS 821.5) - Kantonalbankgesetz vom 22. September 1996 (sGS 861.2) - Verordnung über die Höhe, Ausrichtung und Ablieferung von Vergütungen an die Mitglieder strategischer Leitungsorgane von Organisationen mit kantonaler Beteiligung vom 6. Oktober 2015 (Vergütungsverordnung, sGS 145.2) - Gesetz über die Kantonshilfskasse für nicht versicherbare Elementarschäden vom 3. Dezember 1976 (sGS 383.1; sowie NG vom 12. Januar 1995) Darüber hinaus hat das Generalsekretariat neben einer Departementsstrategie mehrere Dienstanweisungen erlassen, welche unterschiedliche Bereiche für das Finanzdepartement detailliert regeln (personalrechtliche Zuständigkeiten im FD, Weisung über den Einsatz von Smartphones und Mobiltelefonen im FD, Dienstanweisung zur Parkplatzbewirtschaftung u.a.).

(Amts-)Leitung

seit 2007: Flavio Büsser, lic. oec. publ. 1992-2007: Renato Resegatti, lic. oec. 1981-1992: Ulrich Cavelti, Dr. iur. 1970er Jahre: Brühwiler Hermann, Dr. iur. 1960er Jahre: Franz Gächter, Dr. rer. pol. et lic. iur.

Behördengeschichte

Die historischen Anfänge des heutigen Generalsekretariats finden sich schon bald nach der Kantonsgründung in der erst von drei, später von vier Regierungsräten gebildeten sog. "Kommission der Finanzen", welche durch einen Sekretär unterstützt wurde. Sie besorgte die Finanzverwaltung im Verbund mit dem "Bureau der Finanz-Kommission". Dieses Kommissionsbüro bestand aus dem Kantonskassier, einem "Comptabilitätssekretär" sowie einem Buchhalter, welche gewissermassen den historischen Kern der heutigen Ämter des Finanzdepartements ausmachen. Im Zuge einer grösseren Organisationsreform wurde 1834 die Kommissionstruktur schliesslich durch die bis heute bestehende Gliederung in Departemente ersetzt. Geleitet wurde das neu gebildete Finanzdepartement von einem Regierungsrat mit seinem Sekretär. Letzterer bildete um 1900 unter der Bezeichnung "Finanzsekretär" – offenbar alleine – das "Finanzsekretariat". Eine personelle Erweiterung erlebte das Sekretariat des Finanzdepartements erst im Zuge des allgemeinen Verwaltungsausbaus: "Mit dem Ausbau der Verwaltung (...) erweiterte sich neben der Zahl der Ämter auch die Departementsspitze. Hatte die zentrale Leitung nach dem [2. Welt-]Krieg jeweils aus dem Regierungsrat, seinem Sekretär und einem Sekretär-Adjunkten bestanden, deren Tätigkeiten im Amtsbericht nicht näher ausgeführt worden waren, tauchten 1970 erstmals die 'Sekretariate' auf, aus denen sich dann 1994 die 'Generalsekretariate' entwickelten." (zit. nach St.Galler Geschichte 2003, Bd. 8, S. 102f.) Diese Ausweitung der Verwaltung und der staatlichen Leistungen liess sich dank der hohen wirtschaftlichen Wachstumsraten finanzieren. Im Falle des Finanzdepartements und seines Generalsekretariats legitimierte sich dieses Wachstum immerhin angesichts der gewaltigen Finanzmittel, welche es mittlerweile zu verwalten galt: "Die Ausgaben des Kantons stiegen gemäss laufender Rechnung (Rechnung des laufenden Konsums ohne Investitionen) von 50 Millionen Franken im Jahr 1945 auf 358 Millionen im Jahr 1970 und auf 2,398 Milliarden im Jahr 1996, was rund einer Verfünfzigfachung gleichkommt." (zit. nach St.Galler Geschichte 2003, Bd. 8, S. 103) Um die Jahrtausendwende bestand das Generalsekretariat aus dem Generalsekretär, dessen Stellvertreterin, einem Rechts- sowie einem volkswirtschaftlichen Dienst und dem Sekretariat des Departementsvorstehers. Neben dem angestammten Aufgabenbereich der Mittelbeschaffung, -verwaltung und -zuweisung oblag dem Finanzdepartement seit 1997 die Federführung bei verschiedenen departementsübergreifenden Massnahmen- und Sparpaketen. 2010 wurde der Bereich "Budgetprozess, Finanzplanungsprozess und Staatsrechnung" vom Amt für Finanzdienstleistungen ins Generalsekretariat verlagert; eine Massnahme, welche auch der Bedeutung des Budgets für den ganzen Kanton Rechnung tragen sollte.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Aufgaben des Generalsekretariats umfassen: 1) Departementsleitung (in erster Linie wahrgenommen durch den Departementsvorsteher und den Generalsekretär), dabei insbesondere: - Koordination und Kontrolle der Geschäfte des Finanzdepartements - Federführung bei der Festlegung und Anpassung der Departementsstrategie und der jährlichen Zielsetzungen für die FD-Amtsstellen - Einsitznahme in Projekten des Generalsekretariats (z.B. Entlastungsprogramm 2013), des Departementes oder der Amtsstellen (z.B. neues Lohnsystem, geleitet von einem Ausschuss unter dem Vorsitz des Vorstehers) sowie Mitwirkung bei Projekten mit anderweitiger Federführung (z.B. Universitätsneubau am Standort Platztor; Weiterentwicklung des Nationalen Finanzausgleichs, Projekt Wil West) - Einsitznahme in verschiedenen Fachgruppen und Gremien (u.a. auf der Ebene des Vorstehers: Finanzdirektorenkonferenz FDK; auf der Ebene des Generalsekretärs: Fachgruppe Kantonale Finanzfragen FKF, Generalsekretären-Konferenz GSK) - Controlling: Steuern und Führen des Departements; z.T. erfolgt das Controlling formalisiert, z.T. informell und ad hoc - Kommunikation: Beantwortung von v.a. politischen Medienanfragen und Freigabe von Medienmitteilungen (Anfragen zu spezifischen Fachbereichen werden von den Amtsleitungen direkt beantwortet) 2) Support der Departementsleitung: - Unterstützung des Departementsvorstehers bei der Vor- und Nachbereitung der Regierungssitzungen, der vorberatenden Kommissionssitzungen des Kantonsrates zu Geschäften des Finanzdepartements sowie bei der Beantwortung von politischen Vorstössen aus dem Kantonsrat - Fachliche (z.B. Beratung durch Ökonomen des Teams) und administrative Unterstützung der Departementsleitung bei der Erledigung sämtlicher weiter anfallenden Geschäfte und Aufgaben - Federführung bei Projekten des Finanzdepartements 3) Departementsübergreifende Querschnittsaufgaben: 3.1) Budget, Finanz- und Investitionsplanung sowie Staatsrechnung: - Verantwortlichkeit für den Budgetprozess (Zahlen / Botschaft), für den Finanz-planungsprozess (Zahlen / Botschaft) sowie für die Botschaft zur Staatsrechnung (die Jahresrechnung wird durch das Amt für Finanzdienstleistungen erstellt) - Erstellung des Berichts "Langfristige Finanzperspektiven", des Grundlagenberichts zur finanziellen Entwicklung des Kantons St.Gallen - Federführung bei diversen Massnahmen und Sparpaketen - Federführung – in enger Zusammenarbeit mit dem Baudepartement bzw. dem Hochbauamt – bei der 10-jährigen Investitionsplanung 3.2) Beteiligungsmanagement: Seit 2015 obliegt die Koordination des Public Corporate Government (PCG) dem Generalsekretariat des Finanzdepartements. Dabei handelt es sich um das Management der kantonalen Beteiligungen und der Eigentümerstrategien (bspw. Weissgeldstrategie bei der Kantonalbank). Die Eigentümerstrategien werden von der Regierung bearbeitet und verabschiedet; der sog. Beteiligungsspiegel schafft im Anhang zur Staatsrechnung Transparenz. In den Bereich des PCG fallen auch die Vergütungsfragen und Wahlverfahren (d.h. die Mitglieder der Verwaltungsgräte werden durch Wahlausschüsse ermittelt; die Regierung – das frühere Wahlorgan – nimmt die Resultate zur Kenntnis). 3.3) Mitberichtswesen: Das FD nimmt im Mitberichtswesen überdepartemental eine spezielle Position ein, da es sämtliche Geschäfte, welche finanziellen Konsequenzen aufweisen, vor einer Regierungssitzung auf ihre Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Effektivität zu beurteilen hat. Bei grösseren Geschäften wird das FD daher frühzeitig in Projektprozesse einbezogen, indem Mitarbeitende des GS in den entsprechenden Arbeitsgruppen Einsitz nehmen. 3.4) Risk Management: Die Bewirtschaftung der Risiken der Staatsverwaltung und der selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten im Bereich der Sach-, Personen- und Vermögensschäden (Motorfahrzeughaftpflicht, Spitalhaftpflicht usw.) ist als Aufgabe im GS des Finanzdepartements angesiedelt. Die operative Umsetzung der weitgehenden Eigenfinanzierungspolitik wurde der Gebäudeversicherung des Kantons St.Gallen (GVA) übertragen. 5) Sonderaufgaben des Finanzdepartements: 5.1) Dossier Nationaler Finanzausgleich NFA: Die Datenübermittlung erfolgt zwar direkt vom Kantonalen Steueramt an die Eidgenössische Steuerverwaltung. Das Generalsekretariat prüft aber die Ausgleichszahlungen durch den Kanton (in Zusammenarbeit mit dem Kantonalen Steueramt und der Kantonalen Fachstelle für Statistik). Alle vier Jahre beteiligt sich das GS an der Arbeitsgruppe, welche den "Wirksamkeitsbericht Bund Kantone" erstellt. 5.2) Dossier Kantonalbank: Das Generalsekretariat FD bereitet jährlich den Beschluss der Regierung zur Abgeltung der Staatsgarantie, den Regierungsbeschluss zur Generalversammlung (Kanton ist Mehrheitsaktionär) sowie die Berichterstattung der Revisionsstelle an die Regierung vor. 5.3) Verwaltung der Kantonshilfskasse: Die 1848 geschaffene und durch jährliche Beiträge des Kantons und der GVA geäufnete Kasse gewährt Beiträge an die Deckung von nicht versicherten Elementarschäden. Diese Schäden an Kulturboden, Wäldern oder Bauten können durch Berg- und Felsstürze, Überschwemmungen, Lawinen usw. verursacht worden sein. 6) Führung und Steuerung des Departementes: 6.1) Rechtsdienst: - Rechtsprechung (Rechtsmittelverfahren): a) Bearbeitung von Rekurs- und Beschwerdeverfahren im Bereich der Stiftungsaufsicht ; b) Funktion als Stellvertreterdepartement für das Sicherheitsdepartement, falls dieses wegen Befangenheit in den Ausstand treten muss ; c) Bearbeitung von Vernehmlassungen an das Verwaltungsgericht und das Bundesgericht in Rechtsmittelangelegenheiten - Rechtsetzung: Ausarbeitung von Gesetzesentwürfen und erläuternden Berichten dazu, Erstellung von Protokollen und Berichten für die vorberatende Kommission (Gesetzesmaterialien); Vorbereitung von Vernehmlassungsantworten des FD zuhanden von Bundesstellen oder anderen kantonalen Departementen. - Rechtsberatung: Rechtsauskünfte an Behörden, Dienststellen und Ämter des FD, u.a. zu den Themen Finanzhaushaltrecht, Datenschutz oder Vertragsgestaltung. Zur Rechtsberatung gehört das Ausarbeiten von rechtlichen Zweitmeinungen für den Departementsvorsteher. 6.2) Personaldienst 6.3) Kommunikation - Kommunikation nach Innen und Aussen (u.a. Pflegen von Intranet- und Internetauftritt) - Zusammenarbeit mit der Fachstelle Kommunikation der SK 6.4) Controlling: Aufbereitung des Zahlenmaterials zum Finanzdepartement für das Departements- und das Regierungscontrolling 6.5) Koordination von Budget, Rechnung und Finanzplanung innerhalb des FD 6.6) Koordination der IT-Umsetzung auf Departements- und Amtsebene: u.a. Organisatorische und vermittelnde Rolle bei der Umsetzung von überdepartementalen IT-Projekten und bei der Planung und Steuerung des Informatikeinsatzes und der IT-Sicherheit im Finanzdepartement. 6.7) Verwaltung der vom FD genutzten Immobilien 6.8) Koordination der Sicherheitsumsetzung auf Departementsebene 6.9) Aktenführung und Archivierung

Administrative Strukturen

Organisatorisch ist das Generalsekretariat dem Departementsvorsteher FD unterstellt. Die zehn Mitarbeitenden teilen sich insgesamt 750 Stellenprozente (Stand März 2017).

Parallelüberlieferungen

1) Amtsdruckschriften : - Geschäftsbericht der St.Galler Kantonalbank - St.gallische Gerichts- und Verwaltungspraxis (GVP): In der inzwischen nur noch elektronisch publizierten Reihe werden Entscheide von grundsätzlicher Bedeutung sowie Abhandlungen, Stellungnahmen und Mitteilungen von kantonalen Behörden – darunter auch der Rechtsabteilung – veröffentlicht. - Newsletter Medizinalhaftpflichtfälle "insight": Der zweimal jährlich erscheinende, vierseitige und vom Risk Management herausgegebene Newsletter informiert über Aktualitäten aus der Regulierung der Spitalhaftpflichtfälle. - Broschüre "Kopf und Zahl": Die Publikation der Fachstelle für Statistik enthält die sog. Basiskennzahlen der Kantonsfinanzen. - "Finanzstatistik der Schweiz": Die von der Eidgenössischen Finanzverwaltung (EFV) jährlich veröffentlichte Statistik dient der transparenten und nach Kantonen gegliederten Darstellung der Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage des staatlichen Sektors der Schweiz. - Wirksamkeitsbericht des Finanzausgleichs zwischen Bund und Kantonen: Der vom Schweizerischen Bundesrat im Vierjahresturnus publizierte Bericht enthält auch Daten/Informationen zum Kanton St.Gallen und dokumentiert sämtliche Aspekte des NFA. 2) Kanton: 2.1) Staatskanzlei: Die Staatskanzlei legt die Unterlagen zu den Verhandlungen des Kantonsrates, der Regierung, wie auch die Unterlagen der vorberatenden Kommissionen zu Geschäften des FD und die massgebenden Protokolle der Generalsekretäre- und Generalsekretärinnenkonferenz vollständig ab. Die Gesetzesmaterialien werden ebenfalls vollständig gesammelt; die Unterlagen aus der vorparlamentarischen Phase (u.a. die Entwürfe der jeweils federführenden Departemente) sind indes nur zum Teil in diese Sammlung integriert. Die Medienmitteilungen übernimmt das Staatsarchiv ebenfalls direkt von der Abteilung Staatskanzlei-Kommunikation. 2.2) Ämter und Dienststellen: - Generell werden Unterlagen zu überdepartementalen Gremien und Projekten, welche durch die Ämter des Finanzdepartementes organisiert bzw. betreut werden, in diesen Ämtern verwaltet. - Amt für Finanzdienstleistungen: Mit dem AFDL besteht eine sehr enge Zusammenarbeit, da das Amt das für Budget, Finanzplanung und Staatsrechnung erforderliche Zahlenmaterial aufbereitet. - Kantonale Finanzkontrolle (KFK): Die KFK betreut die Finanzkommission des Kantonsrats (Sekretariatsdienste) und verwaltet deren Unterlagen (Protokolle u.a.). (Die übrigen ständigen Kommissionen des Kantonsrats werden seit 2017 von der Staatskanzlei betreut.) - Kantonales Steueramt (KStA): Das KStA liefert die Daten für die Budgetierung der Steuererträge. Im Bereich NFA stellt das KStA die erforderlichen Daten direkt der Eidg. Steuerverwaltung zur Verfügung. Das KStA ist auch in die Prüfung der Ausgleichszahlungen eingebunden; diese Prüfung erfolgt in Zusammenarbeit mit dem GS FD und der kantonalen Fachstelle für Statistik. - Generalsekretariate der Departemente: Die Zusammenarbeit bzw. der Austausch mit den Departementen ist vielfältig und erfolgt u.a. in den Bereichen Budgetprozess, Finanzplanungsprozess und Staatsrechnung, Finanzperspektiven, 10-jährige Investitionsplanung, Bundesvernehmlassungen im Bereich des FD, aber auch zu weiteren Themen. 2.3) Gerichte (Verwaltungsgericht, Bundesgericht): Bei Rechtsmittelverfahren, die an das zuständige Gericht weitergezogen werden, wird die Rechtsabteilung von den Gerichten angehört. Hierbei geht das ganze Rekursdossier des Rechtsdienstes ans Gericht; nach dem Verfahren wird das Dossier mit ausführlich begründetem Urteil und Darstellung des Sachverhalts ans FD retourniert. Die Informationen der Rekursdossiers sind zu einem grossen Teil mit den Gerichtsdossiers kongruent. 2.4) Gebäudeversicherungsanstalt des Kantons St.Gallen (GVA): Die GVA ist für die operative Umsetzung des Risk Managements zuständig (u.a. auch als Heraus-geberin des Newsletters "insight"). 2.5) Vereinigung St.Galler Gemeindepräsidentinnen und Gemeindepräsidenten (VSGP): Über die VSGP führt die Departementsleitung mit den Gemeinden Gespräche, bspw. über die Umsetzung der Unternehmenssteuerreform, das Sparprogramm, die Gesetzgebung im Bereich e-Government u.a. Das GS koordiniert diese Gespräche; die VSGP führt in der Stadt St.Gallen eine Geschäftsstelle. Seit 2017 gibt es ein Kontaktgremium FD-VSGP, das zweimal pro Jahr tagt. 2.6) Gemeinden: Die Gemeinden stellen ihre Gesuche für die Kantonshilfskasse direkt beim GS FD. 3) Bund, interkantonale Gremien und Institutionen sowie Privatwirtschaft: 3.1) Finanzverwaltung des Bundes: Sie betreut federführend die Zusammenarbeit zwischen Bund und Kantonen im Bereich NFA; die archivwürdigen Unterlagen werden vom Schweizerischen Bundesarchiv in Bern verwahrt. 3.2) Konferenz der Kantonsregierungen (KDK): Die Konferenz verfügt im Haus der Kantone über ein Sekretariat; das Staatsarchiv St.Gallen ist als sog. Betreuer-archiv für die Konferenz und als Endarchiv für deren archivwürdige Unterlagen bestimmt. 3.3) Finanzdirektorenkonferenz (FDK) und FDK Ost: Die FDK verfügt im Haus der Kantone über ein Sekretariat; Betreuer- und Endarchiv ist das Staatsarchiv des Kantons Zug. Der Sekretariatsort der FDK Ost wechselt in unregelmässigen Abständen, seit 2015 ist das Staatsarchiv des Kantons Zürich das Betreuer- und Endarchiv der Teilkonferenz. 3.4) Fachgruppe für kantonale Finanzfragen (FKF): Die FKF ist ein Verein; seine Mitglieder sind die für kantonale Finanzfragen zuständigen Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltungen. Jeder Kanton ist mit je einem Mitglied vertreten. Die FKF ist auch Herausgeberin einer Schriftenreihe, in welcher 2008 bspw. das "Handbuch Harmonisiertes Rechnungslegungsmodell für die Kantone und Gemeinden" erschienen ist. Die FKF stellt die Fachkonferenz der FDK dar; deshalb ist von einer – zumindest teilweisen – Parallelüberlieferung über die Unterlagen der FDK auszugehen. 3.5) St.Galler Kantonalbank: Die teilprivatisierte Kantonalbank bedient das GS in Zusammenarbeit mit der externen Revisionsstelle mit den entsprechenden Unterlagen, welche anschliessend den Aufsichtsorganen vorgelegt werden. 3.6) Stiftung "Schweizerischer Fonds für Hilfe bei nicht versicherbaren Elementarschäden (fondssuisse)": Die Stiftung fondssuisse entscheidet über die via GS FD eingehenden Gesuche, denen eine externe, fachliche Prüfung des Schadens vorausgeht. Der Jahresbericht und die Jahresrechnung müssen gemäss den Statuten vom Eidgenössischen Departement des Innern bewilligt werden; es ist davon auszugehen, dass diese Berichterstattung vom Schweizerischen Bundesarchiv übernommen wird.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Generalsekretariat handelt es sich um eine typische Dienststelle mit Stabs- und Querschnittfunktion, wie sie in analoger Weise in jedem Departement zu finden ist. Es bildet die Scharnierstelle zwischen der Departementsleitung und den untergeordneten Dienststellen bzw. den anderen Departementen und nimmt dabei wichtige steuernde, koordinierende und organisatorische Aufgaben wahr. Im Gegensatz zu den Generalsekretariaten der anderen Departemente ist das GS FD zusätzlich für bestimmte, finanztechnische Querschnittsaufgaben innerhalb der Staatsverwaltung als Ganzes zuständig.

Historische Kriterien

In seinem Geleitwort zum Sammelband "Die Finanzen des Bundes im 20. Jahrhundert" stellte der damalige Schweizer Bundesarchivar Christoph Graf im Jahr 2000 fest: "Auf politischer Ebene ist es klar: ohne Staatsfinanzen geht nichts, und im Staat geht ohne Finanzen nichts. Mit anderen Worten: Die Finanzpolitik hat offenkundig eine Schlüsselfunktion unter den Politikbereichen." In auffälligem Kontrast zu diesem hohen Stellenwert der Finanzpolitik habe bis ca. 1980 – so Graf – die Finanzgeschichte des Schweizerischen Bundesstaats ein Schattendasein gefristet. Erst in den Jahren danach sei die Finanzgeschichte in der Geschichtswissenschaft präsenter geworden, nicht zuletzt durch die Pionierarbeiten von Jakob Tanner und Sébastien Guex ("Bundeshaushalt, Währung und Kriegswirtschaft", 1986; "L'argent de l'Etat parcours des finances publiques au XXe siècle", 1998). Aber auch nach der Jahrtausendwende blieb die Finanzgeschichte gegenüber den anderen historischen Teildisziplinen (Kultur-, Mentalitäts- oder Sozialgeschichte z.B.) ein peripheres Phänomen. Bei einem Blick in die Schweizer Datenbank zu den an hiesigen Hochschulen verfassten geschichtswissenschaftlichen Lizentiats- bzw. Masterarbeiten und Dissertationen wird dieser Befund augenfällig: Eine Suche mit dem Wortbestandteil "Finanz" ergibt für den Zeitraum von 1988-2017 bei rund 12'000 erfassten Qualifikationsarbeiten lediglich 103 Treffer. Davon wiederum sind nur rund zehn Arbeiten Fragen des Finanzhaushalts gewidmet, die Hälfte davon ist überdies zeitlich im Mittelalter und der Frühen Neuzeit angesiedelt. Wohl flossen und fliessen allerdings – i.d.R. hoch aggregierte – Daten zu den Öffentlichen Haushalten der einzelnen Verwaltungsstufen (Kommune, Kanton, Bund) auch in historische Arbeiten ohne eigentlichen Finanzfokus ein. Insbesondere bei jenen historischen Analysen, welche das staatliche Handeln primär anhand seiner normativen Vorgaben untersuchen, kann die Berücksichtigung von Finanzdaten (bzw. den zur Verfügung stehenden Ressourcen) als Korrektiv zu sonst möglicherweise einseitigen Urteilen dienen. Schliesslich werden historische Finanzdaten auch von weiteren wissenschaftlichen Disziplinen genutzt, beispielsweise der Volkswirtschaftslehre oder den Staatswissenschaften. Unabhängig von jeglichen wissenschaftlichen Konjunkturen und Trends dokumentieren die Finanzinformationen bzw. die über die "Scharnierstellen" GS FD und Staatskanzlei ins Staatsarchiv gelangenden Unterlagen verlässlich die finanzielle Entwicklung des Kantons als Ganzes und seiner untergeordneten Einheiten. Damit überliefert das GS FD eine wichtige Kenngrösse der staatlichen Entwicklung. Mithilfe der Finanzinformationen kann die Frage beantwortet werden, was der Staat mit dem Mitteleinsatz bezwecken wollte (Soll-Zustand Budget, Finanzplanung), und was er damit tatsächlich erreicht hat (Ist-Zustand, Finanzberichterstattung). Weiter hilft die Überlieferung in diesem Bereich auch bei der Klärung von Fragen zu staatlichem Besitz bzw. zu staatlichen Beteiligungen (beispielweise bei der Kantonalbank).

Rechtliche Kriterien

Die Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns in Finanzfragen gewährleisten bereits die Unterlagen der Regierung und des Kantonsparlaments (inkl. Finanzkommission), welche die als Amtsdruckschriften veröffentlichten Finanzinstrumente verabschieden bzw. genehmigen. Die öffentlichen Verhandlungen der Legislative (Kantonsparlament) bieten den Bürgerinnen und Bürgern überdies Gelegenheit, die Wahrung ihrer Interessen (u.a. ein verantwortungsvoller Umgang mit dem Steuerertrag) zeitnah und ohne Umweg über die Verwaltung bzw. das Staatsarchiv zu überprüfen. Auch die Informationen zu den Beteiligungen des Kantons und den damit verbundenen Eigentümerstrategien ermöglichen Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Während die Nachvollziehbarkeit der öffentlichen Finanzen hilft, das Interesse der Staatsbürgerinnen und Staatsbürger zu wahren, betreffen die – beim FD in quantitativer Hinsicht allerdings nichts ins Gewicht fallenden – Rechtsmittelverfahren dagegen genuin private Interessen: Bevor eine belastende Verfügung vollzogen werden kann, ist hier abzuwarten, ob gegen sie Rekurs erhoben wird oder nicht. Hierfür besteht bei Rekursen und Beschwerden generell eine gesetzliche Frist (14 Tage ab Eröffnung, vgl. Art. 47 des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege), auf die in der Rechtsmittelbelehrung hinzuweisen ist. Zumindest während dieser Frist sind die Akten auf jeden Fall aufzubewahren. Verstreicht die Rechtsmittelfrist ungenutzt, wird der Entscheid rechtskräftig. Obwohl für keine der am Streitfall beteiligten Parteien (unter Vorbehalt eines ausserordentlichen Rechtsmittels) darüber hinaus weitere Rechtsansprüche bestehen, dokumentieren die Rekurs-Akten – staatspolitisch nicht unwesentlich! – den ordnungsgemässen Ablauf des Rechtsverfahrens. Die Unterlagen zum Finanzwesen müssen während 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220), der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) sowie gemäss Art. 15 der kantonalen Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1). Längere Aufbewahrungsfristen gelten für Mehrwertsteuerrelevante Belege (15 Jahre gem. Art. 49 MWSTG), Belege zu Immobilien (20-25 Jahre gemäss Art. 58, Abs. 2 MWSTG) sowie Verlustscheine aus Schuldbetreibungs- und Konkursver-fahren (20 Jahre gem. 159a, Abs. 1 des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs). Die Personaldossiers von ehemaligen Mitarbeitenden werden während 10 Jahren (beginnend mit dem Austrittsdatum) aufbewahrt. In jedem Falle erfährt die Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 127 OR folgende zwei Erweiterungen: Die Aufbewahrung über die Frist von 10 Jahren hinaus ist empfehlenswert bei hängigen Rechtsstreitigkeiten, ansonsten aber nur zulässig im Einverständnis der Angestellten und nur zu deren Gunsten. Vorbehalten bleibt überdies die Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Generalsekretariat des Finanzdepartements und dem Staatsarchiv vom Januar 2018: 1) Amtsdruckschriften (Budgetbotschaft, Budget nach Beschluss des Kantonsrates, Rechnung, Aufgaben- und Finanzplan): Dauernde Aufbewahrung (jeweils 2 Exemplare für Amtsdruckschriftensammlung, Ablieferung laufend, direkt nach Erscheinen) 2) Departementsleitung: - Vorbereitende Unterlagen zu Regierungsgeschäften, v.a. "GS-interne Versionen" von Regierungsbeschlüssen, Planungsdokument "10-jährige Investitionsplanung", Wahlanträge und Unterlagen zu Wahlgeschäften, Prüfung / Rückmeldung der Ausgleichszahlungen durch den Kanton NFA, Berichterstattung Kantonalbank, Eigentümerstrategien: Jeweils Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Referate/Reden/Grussworte/Präsentationen des Departementsvorstehers /der Departementsvorsteherin sowie des Generalsekretärs/der Generalsekretärin: Dauernde Aufbewahrung - Medienmitteilungen: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Unterlagen zu parlamentarischen Anfragen / Vorstössen: a) Motionen und Postulate (sofern vom GS FD direkt beantwortet): Dauernde Aufbewahrung b) Interpellationen, Einfache Anfragen (sofern vom GS FD direkt beantwortet): Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Unterlagen zum Vernehmlassungs- und Mitberichtswesen: a) Mitberichtswesen: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) b) Übrige Unterlagen: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Projektdossiers a) mit Federführung beim Generalsekretariat: Angebotspflicht (Ablieferung von Projektauftrag, Schlussbericht und allfälligen Zwischenberichten sowie weiterer wichtiger Kernelemente wie Verträge zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv) b) Projektdossiers ohne Federführung beim Generalsekretariat: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Unterlagen der Finanzdirektorenkonferenz (FDK), der Fachgruppe für kantonale Finanzfragen (FKF) sowie der Generalsekretärekonferenz (GSK): Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) 3) Departementsübergreifende Querschnittsaufgaben: - Spezialberichte: Angebotspflicht (Ablieferung von Projektauftrag, Schlussbericht, Zwischenberichten sowie weiterer wichtiger Kernelemente zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv) - Unterlagen der Kantonshilfskasse: Angebotspflicht (Ablieferung zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv) - Unterlagen zu Budgetprozess, Finanzplanungsprozess und Staatsrechnung (v.a. Entwürfe): Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Beteiligungsspiegel: Angebotspflicht (Ablieferung zur differenzierten Bewertung im Staatsarchiv) 4) Führung und Steuerung des Departementes: - Geschäftskontrolle zu den Aufträgen an den Rechtsdienst (SharePoint): Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Dossiers zu Rechtsmittelverfahren a) Entscheide des Finanzdepartements in Rechtsmittelverfahren (und allfällige Entscheide des Kantons-, Verwaltungs- oder Bundesgerichts): Dauernde Aufbewahrung b) Übrige Unterlagen: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Erlassmaterialien a) zu Gesetzgebungsverfahren, bei denen die Federführung beim GS FD liegt und welche bis zur Null-Lesung entstanden sind: Dauernde Aufbewahrung b) Erlassmaterialien zu Gesetzgebungsverfahren ohne Federführung beim GS: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Rechtsauskünfte und Korrespondenzsammlung des Rechtsdienstes: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Personaldossiers a) von Amtsleiterinnen und Amtsleitern sowie von Mitarbeitenden, welche durch ihre dienstliche oder ausserdienstliche Tätigkeit einen kantonalen oder nationalen Bekanntheitsgrad erlangten, oder die mit einem Disziplinarverfahren konfrontiert waren: Dauernde Aufbewahrung b) der übrigen Mitarbeitenden: Vernichtung (nach Ablauf von 10 Jahren seit Dienstaustritt) - Unterlagen zum Departements- und Regierungs-Controlling: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Unterlagen zum Budget, zur Rechnung und zum Finanzplan des FD: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer) - Unterlagen des Immobilienmanagements: Vernichtung (nach Ablauf der administrativen Gebrauchsdauer)

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