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Aktenarchiv

Archivplan

Titel

Aktenarchiv

Signatur

A 670

Stufe

Bestand

Entstehungszeitraum

1927-2018

Archivalienart

Dokument , Bild , Video , Plan

Ausprägung

analog digital

Laufmeter

61.50

Enthält

Bestandesgeschichte: Im Jahr 2018 hat das Staatsarchiv der Genossenschaft Olma Messen St.Gallen angeboten, das in ihren Räumlichkeiten lagernde (historische) Archiv zur fachgerechten Aufbewahrung zu übernehmen. Im Rahmen eines Vorprojekts wurde vor Ort eine Grobbewertung nebst Inventur durchgeführt (v.a. Erfassung von Inhalt, Entstehungszeitraum und Umfang der Aktenserien). Zugleich wurden die nicht archivwürdigen Unterlagen sowie Mehrfachexemplare vernichtet. Der so verdichtete Aktenbestand umfasste bei seiner Überführung ins Staatsarchiv Ende 2019 schliesslich noch rund 128 Laufmeter. Zusammen mit den Akten wurden auch grosse Mengen Fotografien, Plakate sowie - in geringerem Umfang - Objekte übernommen. Mit diesen Unterlagen wurden im Rahmen der Erschliessung vier Bestände gebildet: Das hier vorliegende Aktenarchiv (A 670), sowie das Bildarchiv (A 671), das Plakatarchiv (A 672) und das Objektarchiv (A 673) (vgl. Rubrik Verweise). Die Jahresberichte der Olma Messen St.Gallen wurden in die Amtsdruckschriften-Sammlung des Staatsarchivs integriert (ZA 708, vgl. Rubrik "Verweise"). Form und Inhalt: Das Aktenarchiv wurde in vier Teilbestände gegliedert (vgl. Archivplan bzw. Baumstruktur). Diese Gliederung orientierte sich an der etablierten Aufbewahrungspraxis der Messe-Verwaltung. Der Teilbestand "Leitung" dokumentiert die Verwaltungstätigkeit der Genossenschaft Olma Messen St.Gallen. Neben den Rechtsgrundlagen bieten vor allem die verschiedenen Protokollserien (u.a. Delegiertenversammlung, Verwaltungsrat, Verwaltungs-Ausschuss etc.) Einblicke in die strategischen und organisatorischen Belange des Unternehmens. Auch die bauliche Entwicklung des Messe-Areals inkl. Standortfrage(n) ist gut dokumentiert. Unterlagen zu internen Projekten, zu Machbarkeitsanalysen oder zu Ideen für neue Messe-Konzepte zeigen das kontinuierliche Bestreben um Anpassung an die sich verändernden Marktverhältnisse bzw. an die Bedürfnisse der Aussteller und des Publikums. Die Überliefung zum Messebetrieb ist in die drei Teilbestände "Publikumsmessen", "Fachmessen" und "Gastmessen" unterteilt. Die Unterlagen zu den Messen wiederum sind jeweils grundsätzlich in drei Bereiche gegliedert: strategische und dokumentarische Unterlagen, betriebliche bzw. organisatorische Unterlagen sowie Unterlagen zu Medien und Kommunikation. Charakteristisch für den Gesamtbestand ist dessen Reichtum an Berichten, an vielfältigem Dokumentationsmaterial sowie an Printprodukten (v.a. die Messe-Kataloge und -broschüren). Sie werden punktuell ergänzt durch Fotoserien im Kontext von Dossiers sowie durch Video-Aufzeichnungen (i.d.R. von OLMA-Umzügen). Entsprechend sind die Unterlagen durchgängig von einer hohen Informationsdichte. Die Überlieferungen zu den einzelnen Publikums-, Fach- und Gastmessen weisen allerdings grosse Unterschiede auf: Während die der breiten Öffentlichkeit bekannten Publikumsmessen umfassend dokumentiert sind, ist die Überlieferung bei den (kleineren und z.T. kurzlebigen) Fachmessen sowie insbesondere bei den Gastmessen weniger umfassend. Auch innerhalb einer Messe kann der Aktenumfang von Jahr zu Jahr erheblich variieren. Bewertung und Kassation: Die Bewertung basiert grundsätzlich auf der Archivierungsvereinbarung zwischen den Olma Messen St.Gallen und dem Staatsarchiv vom Januar 2020. Da sie keine langfristige rechtliche und/oder historische Bedeutung haben, wurden folgende Unterlagen(-typen) vernichtet: Standkontroll-Blätter (abgesehen von einer Muster-Archivierung zur Fachmesse Tier und Technik), Buchhaltungsbelege, ausgefüllte Anmeldetalons der Aussteller, Mehrfachexemplare, dokumentarische Unterlagen Dritter ohne Aktenbezug, einfache Korrespondenz sowie Kreditoren (da Schlussrechnung oder Finanzübersicht ausreicht). Ordnung und Klassifikation: Ausgangspunkt für die Erschliessung war die (grob-)thematische Ordnung im internen Archiv der Olma Messen (Leitung, Messen nach Typ). Sie bildet das "Gerüst" bzw. die Tektonik des Bestands. Die Teilbestände bzw. Serien zu den einzelnen Messen folgen - soweit möglich - stets dem selben Ordnungsprinzip: 1. Unterlagen zur Organisation der Messe (Statuten, Konzepte, involvierte Gremien u.a.), 2. Unterlagen zur operativen Durchführung der Messe Ausstellerinformationen u.a.), 3. Unterlagen zur Kommunikation der Messe (Presse, Public Relations). Innerhalb einer Serie oder eines Dossiers sind die Unterlagen - i.d.R. bereits durch die Olma Messen - in chronologischer Reihenfolge abgelegt.

Anmerkung

Zu den verwendeten zwei Schreibweisen "OLMA" vs. "Olma": Bis zum Jahr 1988 war die OLMA (Abkürzung für "Ostschweizer Land- und Milchwirtschaftliche Ausstellung") die einzige Messe, welche von der gleichnamigen "Genossenschaft OLMA" durchgeführt wurde. Im Jahr 1989 erfolgte im Rahmen einer Neuorganisation eine Neubenennung: Während "OLMA" nach wie vor für die traditionelle Publikumsmesse stand, bezeichnete "Olma" bzw. "Olma Messen St.Gallen" fortan die gleichnamige Genossenschaft. Der Einheitlichkeit halber bezeichnet im Archivbestand der Begriff "OLMA" - analog zur volkstümlichen Usanz - stets die Publikumsmesse. Wo sich Angaben auf die Genossenschaft bzw. das Gesamtunternehmen beziehen, werden die Bezeichnungen "Genossenschaft OLMA", "Genossenschaft Olma Messen" oder "Olma Messen (St.Gallen)" verwendet.

Aktenarchiv

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