eGovernment St.Gallen digital

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Existenzzeitraum

2019-

Abkürzungen

eGovSG

Verwandte Körperschaften, Familien, Personen

Zuständiges Departement: FD

Geographische Angaben (Adresse)

Rosenbergstrasse 38, 9000 St.Gallen

Rechtsform

Körperschaft

Rechtsgrundlagen

Die Tätigkeit von eGovSG stützt sich insbesondere auf das Gesetz über E-Government vom 19. September 2018 (sGS 142.3). Weiter sind folgende Gesetze und normativen Vorgaben für die Tätigkeit von eGovSG bedeutsam: a) E-Government Strategie Schweiz von 2007: In der E-Government-Strategie haben Bund, Kantone und Gemeinden vier strategische Ziele festgehalten: - Dienstleistungsorientierung: Die elektronischen Behördenleistungen sind einfach nutzbar, transparent und sicher. - Nutzen und Effizienz: E-Government schafft für Bevölkerung, Wirtschaft und Behörden einen Mehrwert und reduziert bei allen Beteiligten den Aufwand bei der Abwicklung von Behördengeschäften. - Innovation und Standortförderung: E-Government nutzt Innovationen und fördert damit die Attraktivität des Wirtschaftsstandortes und Lebensraums Schweiz. - Nachhaltigkeit: Die Mehrfachnutzung von Lösungen wird gefördert. Bund und Kantone stellen die Nachhaltigkeit von E-Government-Diensten sicher, indem sie Voraussetzungen für deren Organisation, Finanzierung und den Betrieb schaffen. b) E-Government-Strategie des Kantons St.Gallen: Die gemeinsam von Kanton und Gemeinden formulierte Strategie – aktuell für die Jahre 2019-2022 – besteht aus dem eigentlichen Strategiepapier, einer periodisch zu aktualisierenden E-Government Schwerpunktplanung sowie der sogenannten Roadmap mit den wichtigsten in den kommenden Jahren geplanten Vorhaben. Die kantonale Strategie lehnt sich dabei an die E-Government Strategie Schweiz an. c) Statut: Das vom Kooperationsgremium beschlossene Statut regelt Organisation und Verfahren der eGovSG sowie die Aufgaben und Zuständigkeit der Geschäftsstelle d) eCH-Standards, Hilfsmittel, White Paper und eCH-Musterlösungen: Die von eCH, einem gemeinnützigen und breit abgestützten Verein, erarbeiteten Standards und Lösungen haben den Status von Empfehlungen. Mit der Rahmenvereinbarung zur E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz 2016-2019 haben sich Bund, Kantone und Gemeinden allerdings verpflichtet, die Standards von eCH in der Regel für verbindlich zu erklären – insbesondere bei Beschaffungen und Lösungsentwicklungen. e) Weisungen des kantonalen Informatikhandbuchs (IHB) f) Datenschutzgesetz vom 20. Januar 2009 (DSG, sGS 142.1) g) Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (StVG, sGS 140.1): Die eGovSG führt einen eigenen Haushalt gemäss den Vorschriften des StVG.

(Amts-)Leitung

Leiter Geschäftsstelle: Ivo Toman

Behördengeschichte

Im Jahr 2006 haben der Kanton und die politischen Gemeinden eine "Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit" abgeschlossen. Gestützt auf diese Rahmenvereinbarung sowie die E-Government-Strategie 2011-2017 hat sich im Kanton St.Gallen eine E-Government-Organisation etabliert. Diese besteht aus dem "E-Government Kooperationsgremium", dem "E-Government Planungsausschuss" sowie der "E-Government Geschäftsstelle". Die Geschäftsstelle wurde beim Dienst für Informatikplanung (Finanzdepartement) angesiedelt, ihre Leitung Ivo Toman übertragen. Mit dem Gesetz über E-Government vom 19. September 2018 wurden Kooperationsgremium, Planungsausschuss sowie Geschäftsstelle in eine öffentlich-rechtliche Anstalt des Kantons St.Gallen mit eigener Rechtspersönlichkeit überführt (eGovSG); sie nahm per 1.1.2019 ihre Tätigkeit auf. Sitz der Anstalt ist die Stadt St.Gallen.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Aufgaben der E-Government St.Gallen umfassen: a) Kooperationsgremium: - Erlass der E-Government-Strategie mit Leitbild, den strategischen Zielen von Kanton und politischen Gemeinden im E-Government-Bereich sowie den Grundsätzen für die Umsetzung dieser Ziele - Kommunikation in die Verwaltung des Kantons sowie die Gemeinden - Wahl des Planungsausschusses und der Leitung der Geschäftsstelle - Erteilung von Aufträgen, Vergabe von Zuschlägen, Abschluss von Verträgen, Erlass von Verordnungen und Weisungen - Festlegung des jährlichen Budgets und Festlegung der Kostenanteile der Träger - Beschluss von Jahresrechnung und Geschäftsbericht Das Kooperationsgremium setzt sich zusammen aus zwei Mitgliedern der Regierung, zwei Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern der Staatsverwaltung, die von der Regierung gewählt werden, sowie aus vier von den politischen Gemeinden bestimmten Vertreterinnen oder Vertretern der Gemeinden. Den Vorsitz hat ein Mitglied der Regierung. b) Planungsausschuss: - Vorbereitung der Geschäfte des Kooperationsgremiums: Koordination, Beratung sowie Projektbeurteilungen (Priorisierung, Controlling) - Überwachung von laufenden E-Government-Projekten und Änderungen - Zuständigkeit für das Risikomanagement - Durchführung oder Delegierung von Projektaufträgen im Rahmen der für den Ausschuss freigegebenen Vorhaben (Analysen, Vorstudien, Grobkonzepte, Kleinstvorhaben) - Behandlung genereller Informatikthemen wie Sicherheit, Architektur, Technologieeinsatz und Standards - Übernahme weiterer Geschäfte, soweit nicht ein anderes Organ (Kooperationsgremium, Geschäftsstelle, Revisionsstelle) zuständig ist Der Planungsausschuss besteht aus der gleichen Anzahl von Vertreterinnen oder Vertretern des Kantons und der Gemeinden; Fachpersonen können mit beratender Stimme beigezogen werden. c) Geschäftsstelle: - Betrieb und Weiterentwicklung des E-Government Service Portfolios - Funktion als zentrale Anlaufstelle sowie als Verbindungs- und Koordinationsstelle zwischen allen Anspruchsgruppen (z.B. NetzSG) und den externen Partnern (z.B. Dienstleistungsanbieter). - Erbringung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen - Überprüfung neuer Vorhaben auf Vollständigkeit, Formvorschriften sowie prozessgerechte Eingabe - Funktion als E-Government-Beschaffungsstelle, d.h. Durchführung von Ausschreibungen und Beschaffungen von E-Government-Services im Auftrag des Kooperationsgremiums oder von Kanton und politischen Gemeinden - Abgabe von Empfehlungen zuhanden des Planungsausschusses - Teilnahme und Protokollführung an den Sitzungen des Kooperationsgremiums und des Planungsausschusses

Administrative Strukturen

Organisatorisch bildet eGovSG eine öffentlich-rechtliche Anstalt des Kantons St.Gallen mit eigener Rechtspersönlichkeit und Sitz in der Stadt St.Gallen. Die Geschäftsstelle ist administrativ beim Finanzdepartement angesiedelt und besteht aus dem Leiter und 3-4 Mitarbeitenden; diese teilen sich insgesamt 300 Stellenprozente (Stand Dezember 2018).

Parallelüberlieferungen

Amtsdruckschriften: - Amtsblatt des Kantons St.Gallen: Gemäss dem Gesetz über E-Government sind die Festlegung eines Standards und die Bezeichnung eines strategischen E-Government-Services im Amtsblatt zu veröffentlichen. Behörden und Verwaltung: - Kantonsrat: Die eGovSG untersteht der Aufsicht der für die Aufsicht über die Geschäftsführung der Staatsverwaltung zuständigen Kommission. Dem Kantonsrat wird überdies wenigstens alle vier Jahre von der Regierung ein Bericht zu E-Government im Kanton St.Gallen vorgelegt. Dieser zeigt insbesondere die wesentlichen Entwicklungen sowie die strategischen Ziele des Kantons im E-Government-Bereich auf und enthält allfällige Anträge zur Anpassung gesetzlicher Grundlagen. - Regierung: Die Jahresrechnung und der Geschäftsbericht von eGovSG werden der Regierung vorgelegt und fliessen dadurch in den entsprechenden RRB bzw. in dessen Beilagen (Akten) ein. Kanton und politische Gemeinden können der eGovSG durch Beschluss der Regierung oder des Rates sowie mit Zustimmung des Kooperationsgremiums weitere Aufgaben im E-Government Bereich übertragen. - Kantonale Finanzkontrolle: Als Revisionsstelle prüft sie jährlich die Jahresrechnung und erstattet dem Kooperationsgremium Bericht über das Ergebnis. - Dienst für Informatikplanung (DIP): eGovSG bezieht vom DIP diverse Dienstleistungen, insbesondere den APZ Service. Gemeinden: - Politische Gemeinden: Die Gemeinden können sowohl Auftraggeber (über Betriebsvereinbarungen) als auch Auftragnehmer sein (Übernahme der Verantwortung für die Bereitstellung eines strategischen E-Government-Services). In beiden Fällen ist von einer Parallelüberlieferung der entsprechenden Unterlagen auszugehen (über Gemeindeverwaltung bzw. Gemeindearchiv). - Vereinigung der St.Galler Gemeindepräsidentinnen und Gemeindepräsidenten (VSGP): Die Gemeindevertreterinnen und Gemeindevertreter im Kooperationsgremium werden von der VSGP bezeichnet. Die VSGP achtet dabei auf eine angemessene Vertretung der Regionen und die Berücksichtigung von verschiedenen Gemeindestrukturen. - Netzwerk St.Galler Gemeinden (NetzSG): Der Verein besteht seit 2006; Mitglieder sind die LeiterInnen der Abteilungen der Verwaltungen sowie deren StellvertreterInnen. Die Mitglieder leisten in verschiedenen Fachressorts Vereinsarbeit, u.a. im Ressort "Informationstechnologie und E-Government", das quartalsweise zusammentritt. Die Ressort-Sitzungen werden protokolliert. Private: - Verein eCH: Der Verein unterhält in Zürich eine eigene Geschäftsstelle. Es ist davon auszugehen, dass die Vereinsunterlagen langfristig gesichert werden, zumal das Schweizerische Bundesarchiv eines der 120 Mitglieder des Vereins ist.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Die elektronische Informations- und Kommunikationstechnik gehört heute auch bei staatlichen Stellen zum Alltag. E-Government-Lösungen dienen dabei der Gestaltung und Unterstützung von Beziehungen und Prozessen zwischen Bürgern und der Verwaltung wie auch zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen (Bund, Kantone, Gemeinden). Damit dieses Zusammenspiel funktioniert, müssen die eingesetzten Technologien und die vorgesehenen Abläufe aufeinander abgestimmt sein. eGovSG dient bei diesen gemeinsamen Anstrengungen als kantonales Kompetenzzentrum für E-Government sowie als Scharnierstelle zwischen den beteiligten Partnern.

Historische Kriterien

Der geschichtswissenschaftliche Blick auf das Phänomen E-Government erfolgt in erster Linie aus der Perspektive der Technikgeschichte. Diese "untersucht Angebote technischer Entwicklungen, welche in bestimmten historischen Kontexten entstanden sind und von sozialen Gruppen oder ganzen Gesellschaften als Möglichkeit sozialen Wandels wahrgenommen, ausgehandelt und schliesslich genutzt oder vergessen worden sind." Innerhalb der Technikgeschichte bildet die Informatik einen verhältnismässig jungen Untersuchungsgegenstand. Zwar begann die maschinelle Datenverarbeitung mit der in den 1880er Jahren entwickelten Hollerith-Maschine für Lochkarten, der breite Durchbruch der Büroautomation erfolgte aber erst nach 1960, auch im Kanton St.Gallen. Im Juni 1962 konnte die "Datenverarbeitungsanlage der kantonalen Verwaltung St.Gallen" in Betrieb genommen werden. Als Speichermedium dienten Lochkarten; entsprechend bezeichnete man diese Lochkartenverarbeitungsanlage im Amtsbericht der Regierung über das Jahr 1962 kurz und bündig als "Lochbüro". 1968 konnte das kantonale Rechenzentrum mit dem Computer IBM System 360 Modell 30 eine neue Datenverarbeitungsanlage einweihen. Die Daten wurden nun nicht mehr auf Lochkarten gespeichert, sondern auf elektronischen Speichermedien. Den eigentlichen Boden für eGovSG bereiteten schliesslich in den 1980er Jahren die allmähliche Ausbreitung der IT in den Kommunen und bei Privaten sowie die Entwicklung von Computernetzwerken. Nachdem Tim Berners-Lee 1989 am Europäischen Kernforschungszentrum CERN in Genf das World Wide Web entwickelt hatte, schaffte das Internet – insbesondere nach seiner Öffnung für kommerzielle Nutzungen – den grossen Durchbruch. Ab ca. 1996 wird das Internet auch im Grossen Rat (heute: Kantonsrat) und im Erziehungsrat ("Schulen ans Netz") zum Gegenstand von Debatten. Diese jüngste technologische Entwicklung wird wohl auch mit zunehmendem zeitlichen Abstand das Attribut "revolutionär" behalten. Nicht mangels Bedeutung, wohl aber mangels zeitlichem Abstand zur Gegenwart und wohl auch mangels materiellem Niederschlag in staatlichen und privaten Archiven war die geschichtswissenschaftliche Auseinandersetzung mit der Informatik und dem Internet bislang verhältnismässig bescheiden. Der geringe zeitliche Abstand bietet allerdings den Vorteil, dass die Erfahrungen und Erinnerungen der Pioniere und "Beteiligten der ersten Stunde" über die Oral History-Methode gesichert werden können. Die Unterlagen von eGovSG sowie die Unterlagen zu dessen Entwicklung dokumentieren die Auswirkungen dieser technischen Entwicklung auf Politik und Gesellschaft. Insbesondere die Archivierung der rechtlich-strategisch-organisatorischen Grundlagen sowie der Protokollserien der beteiligten Gremien bzw. Verwaltungsebenen erlaubt die Rekonstruktion der Entscheidungsprozesse und Handlungsmotive.

Rechtliche Kriterien

- Die breite Abstützung des eGov-Bereichs (Parlament, Regierung, Gemeinden usw.) mit den expliziten und impliziten Kontrollmechanismen und mit der daraus resultierenden Parallelüberlieferung schaffen bereits in erheblichem Masse Transparenz und Nachvollziehbarkeit bzw. "Checks and Balances" (über Protokollserien, Kostenschlüssel, Rech¬nung u.a.). Seitens der privaten Dienstleister (Auftragnehmer) und der Steuerzahlerinnen und Steuerzahler besteht der Anspruch, dass die Prozesse im Beschaffungswesen ordnungsgemäss durchgeführt und die Ressourcen/Finanzmittel von eGovSG bestmöglich eingesetzt werden (dokumentiert u.a. über Leistungsaufträge, Betriebsvereinbarungen). - Die Unterlagen zum Finanzwesen müssen während 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Vorschrift folgt der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungspflicht während 10 Jahren (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts (SR 220), der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) sowie gemäss Art. 15 der kantonalen Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1). Längere Aufbewahrungsfristen gelten für Mehrwertsteuerrelevante Belege (15 Jahre gem. Art. 49 MWSTG), Belege zu Immobilien (20-25 Jahre gemäss Art. 58, Abs. 2 MWSTG) sowie Verlustscheine aus Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren (20 Jahre gem. 159a, Abs. 1 des Bundesgesetzes über Schuldbetreibung und Konkurs). - Die Personaldossiers von ehemaligen Mitarbeitenden sind während 10 Jahren (beginnend mit dem Austrittsdatum) aufzubewahren. In jedem Falle erfährt die Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 127 OR folgende zwei Erweiterungen: Die Aufbewahrung über die Frist von 10 Jahren hinaus ist empfehlenswert bei hängigen Rechtsstreitigkeiten, ansonsten aber nur zulässig im Einverständnis der Angestellten und nur zu deren Gunsten. Vorbehalten bleibt überdies die Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und der Geschäftsstelle eGovSG vom 17. Oktober 2019: Kooperationsgremium: - Rechtliche, strategische und organisatorische Grundlagen: Dauernde Aufbewahrung - Sitzungsprotokolle (inkl. Beilagen): Dauernde Aufbewahrung - Leistungsaufträge für strategische E-Government-Services: Dauernde Aufbewahrung - Jahresrechnung und Geschäftsbericht: Dauernde Aufbewahrung - Unterlagen der Fachgruppen: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle Planungsausschuss: - Sitzungsprotokolle (inkl. Beilagen): Dauernde Aufbewahrung - Unterlagen eingesetzter (Unter-)Ausschüsse: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle Geschäftsstelle: - Katalog über die bestehenden Leistungsaufträge und Betriebsvereinbarungen der E-Government-Zusammenarbeit: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle - Katalog über die relevanten Datensammlungen im Kanton und den politischen Gemeinden sowie über die abgeschlossenen Datenaustauschvereinbarungen: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle - Betriebsvereinbarungen für nicht strategische E-Government-Services: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle - Unterlagen zu Ausschreibungen und Beschaffungen: Vernichtung nach Ermessen der Dienststelle - Personaldossiers/Bewerbungsunterlagen der Mitarbeitenden der Geschäftsstelle: Vernichtung (nach Ablauf einer administrativen Aufbewahrungsfrist von mind. 10 Jahren)

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