Materialzentrale

Archivplan

Titel

Materialzentrale

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Existenzzeitraum

1920 (ca.)-

Abkürzungen

SK-MZ

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Wie für die gesamte Staatskanzlei sind auch für die Materialzentrale die folgenden Erlasse von zentraler Bedeutung: - Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3), Art. 34 und 35 - Kantonsratsreglement vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11), Art. 46 - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 32 und 33- Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3) Als spezifische Rechtsgrundlage kommt die Ermächtigungsverordnung vom 22. Juni 2004 (sGS 141.41) hinzu.

(Amts-)Leitung

Hanspeter Stauffacher

Behördengeschichte

Die MZ ist seit Anfang der 1920iger Jahre eine eigenständige Dienststelle. Während sie zu Beginn einen einzelnen Mitarbeitenden (MA) zählte, wurde sie im Jahr 1953 auf deren zwei aufgestockt. 1966 wurde der Postweibel, der bisher dem Baudepartement unterstellt war, der MZ zugeteilt. Zwischen 1972 und 1989 erfolgte eine Aufstockung um weitere 300 Prozent auf sechs Mitarbeitende. Heute zählt die Materialzentrale acht Mitarbeitende, die sich auf die Bereiche Büromaterial, Drucksachen, Systemdruck, Packerei sowie Postdienst aufteilen.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die MZ der Staatskanzlei ist ein Profit-Zentrum und muss sich aus der Vermittlung von Büromaterialien selber erhalten, d.h. sie muss mit den Zuschlägen auf die Einstandskosten des vermittelten Materials die Löhne, die Zinsen, die Bürokosten und die weiteren Aufwendungen decken und dazu noch einen Gewinn erarbeiten, wie er im Voranschlagsverfahren festgelegt wird. Der Grundauftrag der Materialzentrale besteht im Einkauf von Büromaterial, Kopiergeräten und Multifunktionsgeräten und deren Verkauf an die Dienststellen der gesamten Verwaltung. Für den Versand der bestellten Artikel ist die Packereiabteilung zuständig. Die Abteilung Drucksachen ist für den Einkauf von Satz-, Druck- und Kopierarbeiten sowie Kuverten und Druckmaterialien verantwortlich, während der Systemdruck die diversen anfallenden Druck- und Reproduktionsaufträge ausführt. Der Postdienst betreibt im Regierungsgebäude für die kantonale Verwaltung eine eigentliche Poststelle. Diese hat einen eigenen Schalterbetrieb und ist das Bindeglied zur Hauptpost. Auf Stadtgebiet bedient die Poststelle alle kantonalen Verwaltungsstellen per interner Post.

Parallelüberlieferungen

Staatsrechung: Die finanziellen Kennzahlen der Materialzentrale und deren Entwicklung sind aus der jährlichen Staatsrechnung ersichtlich. Verwaltung: Da alle kantonalen Dienststellen ihre Büromaterialien bei der Materialzentrale beziehen müssen, existieren Schnittstellen zur gesamten Verwaltung. Amtsdruckschriften: In den Amtsberichten der Regierung wird regelmässig und - zumindest in jüngster Zeit - relativ ausführlich über die MZ und ihre Tätigkeit berichtet (Abschnitt Staatskanzlei). Intranet - SK: Der E-Shop der MZ mit dem ganzen Sortiment an Büromaterialien erscheint auf der Website der Staatskanzlei. Weitere Unterlagen: Dominique Haenni: Staatskanzlei des Kantons St.Gallen. Eine Untersuchung über Organisation und Arbeitsweise (im Auftrag der SK). Ungedrucktes Manuskript, Carouge 1991 (frz./dt. Versi-on: siehe Dossier zum Gesamtprojekt ARONISKA).

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Während die Materialzentrale in logistischer Hinsicht eine Drehscheiben-Funktion innerhalb der Verwaltung ausübt, spielt sie bezüglich den staatlichen Abläufen und Prozessen lediglich eine unterstützende Rolle.

Historische Kriterien

Die MZ dürfte im historischen Kontext sowie für die demokratischen Prozesse des Kantons von untergeordneter Bedeutung sein. Allenfalls von Interesse sind die wichtigsten finanziellen Kennzahlen in ihrer zeitlichen Entwicklung, welche unter anderem aus den jährlichen Staatsrechnungen hervorgehen (siehe oben).

Rechtliche Kriterien

Rechnungsunterlagen: 10 Jahre (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts, SR 220, und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung, SR 221.431) Personaldossiers: 10 Jahre (in Anlehnung an die Verjährungsfristen nach Art. 24 der Besoldungsverordnung, sGS 143.2, in Verbindung mit Art. 129 bis 142 OR). Ansonsten sind keinei expliziten Aufbewahrungsfristen bekannt.

Vereinbarung

Gemäss der Archivvereinbarung vom 14. Januar 2008 sind von der Materialzentrale keine Unterlagen für die dauernde Aufbewahrung vorgesehen. Eine Ausnahme bilden die Akten aus der Leitung der Dienststelle, welche gegenüber dem Staatsarchiv zur differenzierten Beurteilung anbietepflichtig sind.

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