Finanzen und Personal

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1978-1981

Synonyme

Zentrale Dienste (-2018)

Abkürzungen

SK-ZD

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Wie für die gesamte Staatskanzlei sind auch für die Zentralen Dienste die folgenden Erlasse von zentraler Bedeutung: - Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3), Art. 34 und 35 - Kantonsratsreglement vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11), Art. 46 - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 32 und 33 Im Hinblick auf einige Aufgabenbereiche der Zentralen Dienste kommen als spezifische Grundlagen hinzu: - Verordnung über die öffentliche Beurkundung und die Beglaubigung vom 2. November 2005 (sGS 151.51) und Haager Abkommen (Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Beglaubigung (SR 0.172.030) - RRB 2000/472 St.Galler Pfalz: Konzept über die Nutzung der Räumlichkeiten der St.Galler Pfalz; Genehmigung - Bericht 40.02.03 "Schutz gefährdeter Personen von Behörden, Verwaltung und Justiz sowie staatlicher Einrichtungen (ProtKR 2002/2004 Nr. 401), Zwischenberichte der Staatskanzlei über den Stand der Umsetzung des Berichtes 40.02.03 (RRB 2003/661, RRB 2004/745), RRB 2005/749 "Schutz gefährdeter Personen von Behörden, Verwaltung und Justiz sowie staatlicher Einrichtungen: Konzept einer Fachberatergruppe Sicherheitsberatung; Genehmigung" - Richtlinie Eidgenössische Koordinationskommission für Arbeitssicherheit (EKAS) (http://intranet.sg.ch/portal/home/sicherheit/arbeitssicherheit.html) Als interne Organisationsvorschriften sind vor allem folgende Anschlussdokumente aus dem QMS (Qualitäts-Management System) von Bedeutung: - Handbuch für die Erstellung des Kantonsratsprotokolls - Handbuch für die Arbeit am Ratsinformationssystem - Anweisung für die Archivierung der Materialien der Gesetzessammlung und des Kantonsrates Als interne Organisationsvorschriften können schliesslich auch die verschiedenen Prozessbeschreibungen (Flowcharts) aus dem QMS bezeichnet werden, z.B. QMS SK EDV / Infrastruktur / Mobiliar: Flowchart Raumnutzung mit Hilfsmitteln wie Reservationsformulare, Benützungsrichtlinien, Prospekte, Übersicht und Grundriss Räume, Standardmietvertrag.

(Amts-)Leitung

bis 2019: Erwin Schweizer (ab 2019, Leiter Personal Erwin Schweizer und Leiterin Finanzen Agatha Trütsch)

Behördengeschichte

Auf den 1. Januar 2004 wurde in der Staatskanzlei die neue Dienststelle "Zentrale Dienste" (ZD) geschaffen. Ihr Leiter wurde Erwin Schweizer, bisher Mitarbeiter der Koordinationsstelle für Bevölkerungsschutz (KBS). Gemäss Organigrammen im Staatskalender ab 2004/05 umfasst die Dienststelle folgende Aufgabengebiete: Legalisation, Rechnungsführung, Drucksachenverkauf, Standesweibel, Raumnutzung, Sicherheitsbeauftragter. Dazu kommt die Leitung der Dienststelle. Seit August 2005 wird die Betreuung des Informations- und Empfangsschalters im Regierungsgebäude von der Staatskanzlei in Zusammenarbeit mit dem Departement des Innern wahrgenommen. Vor 2004 waren die Aufgabengebiete Legalisation, Rechungsführung; Drucksachenverkauf, Standesweibel und Raumnutzung dem Sekretariat der Staatskanzlei zugeordnet gewesen. Zum Standesweibel siehe Verzeichnis "Standesweibel seit Kantonsgründung" 1799 (1803)-1987 mit Anzahl Dienstjahren (Staatsarchiv St.Gallen, Sammlung ZDA) und Verzeichnis "Standesweibel ab Kantonsgründung" (1799-1970) mit Bürgerort (Staatsarchiv St.Gallen, Sammlung ZDA). Der Aufgabenbereich Raumnutzung ist im Organigramm der Staatskanzlei, Sekretariat, seit dem Staatskalender 2001/2002 nachgewiesen. Als Beitrag zur Jahrtausendwende waren 1999 die alten Gewölbekeller Pfalz- und Hofkeller saniert und das Forum vom Architekten Santiago Calatrava neu erbaut worden. In Anlehnung an ihre Nutzbarmachung für verwaltungsexterne Dritte erfolgte diese auch für weitere Räume im Regierungsgebäude. Die Stelle des Sicherheitsbeauftragten wurde gemäss Amtsbericht der Regierung über das Jahr 2003 auf Mitte 2003 neu geschaffen.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Zentralen Dienste mit dem Leiter und fünf Mitarbeitenden (600 Stellenprozente) sind für folgende Teilaufgaben der Staatskanzlei zuständig (gemäss Behördenanalyse, Organigrammen im Staatskalender, Amtsberichten der Regierung, Beschlüssen der Regierung, Produkteliste im Internetauftritt der Staatskanzlei und Stellenbeschreibungen): (0) Leitung der Dienststelle Zentrale Dienste 0.1 Infrastruktur der Staatskanzlei: Informatik, Bau, Raum, Mobiliar Im Informatikbereich ist der Leiter der Dienststelle Informatikverantwortlicher (DIV) der Staatskanzlei. 0.2 Interne Schulungen 0.3 Mitarbeit QMS 0.4 Mitarbeit im Kantonalen Führungsstab (KFS) Der von der Regierung eingesetzte kantonale Führungsstab stellt die Führungstätigkeit der kantonalen Behörden in besonderen und ausserordentlichen Lagen (Katastrophenfall) sicher. Stabschef ist der Leiter des Amtes für Militär und Zivilschutz. Er wird von dem dafür bestimmten Verwaltungspersonal und von entsprechend ausgebildeten Schutzdienstpflichtigen unterstützt. 0.5 Federführung einzelner Projekte, z.B. St.Galler Festspiele ab 2006 0.6 Übrige Leitungsaufgaben (1) Legalisationen/Beglaubigungen Die Legalisation oder Beglaubigung ist eine amtliche Bescheinigung der Echtheit einer öffentlichen Urkunde. Sie bezeugt Unterschrift und Unterschriftsberechtigung der unterzeichnenden Person sowie Siegel oder Stempel von Gemeindebehörden, Zivilstandsämtern, Handelsregisteramt, Kantonalen Gerichten, Industrie- und Handelskammer, Rechtsanwälten, Amtsnotariaten, nicht aber die Richtigkeit des Inhalts. Eine besondere Form der Beglaubigung ist die "Apostille", eine formal und inhaltlich genau geregelte Beglaubigung in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch und Russisch für Urkunden, die im Sinne des "Haager Abkommens" von 1961 (siehe oben Rechtsgrundlagen) zwischen den Vertragsstaaten ausgetauscht werden und dabei als Vereinfachung von einer zusätzlichen diplomatischen oder konsularischen Beglaubigung befreit sind. Die Legalisationen/Beglaubigungen werden in Verzeichnissen erfasst. (2) Rechnungsführung für die Staatskanzlei Sie entspricht der Rechnungsführung in Departementen, Ämtern und Dienststellen. (3) Drucksachenverkauf Der Drucksachenverkauf über Internet und am Schalter umfasst Publikationen, die insbesondere von der Staatskanzlei herausgegeben werden. Dazu zählen beispielsweise Amtsblatt, Staatskalender, Amtsbericht der Regierung, Rechnung, Gesetzessammlung und Unterlagen des Kantonsrates. (4) Weibeldienste und Infrastruktur für Kantonsrat und Regierung 4.1 Betreuung des Informations- und Empfangsschalters im Regierungsgebäude (in Zusammenarbeit mit dem Departement des Innern) 4.2 Weitere Einzelaufgaben für Kantonsrat und Regierung (5) Raumnutzung St.Galler Pfalz Aufgabe der Raumnutzung als eine Art "Profit Center" ist ihre Vermarktung und zentrale Bewirtschaftung. Sie ist unter anderem verantwortlich für die Reservation, die Information und Instruktion der Veranstalterinnen und Veranstalter, die Bereitstellung der Räumlichkeiten und die Rechnungsstellung. Die Reinigung erfolgt durch ein privates Reinigungsunternehmen, der Unterhalt der Räume und Einsatz der Hauswarte obliegen dem Hochbauamt. (6) Sicherheitsbeauftragter Zur Sicherheit für Regierung, Kantonsrat und Kantonale Verwaltung gehören die Bearbeitung von Bedrohungsfällen, Sicherheitsmassnahmen während der Session des Kantonsrates, Notfallkonzepte in den Verwaltungsliegenschaften, Zonenbildung sowie Aus- und Weiterbildung des Sicherheitspersonals der kantonalen Verwaltung. Weitere Aufgabenbereiche bilden die Arbeitssicherheit gemäss der Eidgenössischen Kooridinationskommission für Arbeitssicherheit (EKAS) und der Schweizerische Unfallversicherungsanstalt (SUVA) sowie die Mitwirkung im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM).

Parallelüberlieferungen

Bei der Bewältigung der Aufgaben der Zentralen Dienste gibt es zahlreiche Schnittstellen zu anderen Dienststellen der Staatskanzlei, wie zum Beispiel bei der Rechnungsführung oder beim Drucksachenverkauf. So erarbeitet beispielsweise im Bereich der Drucksachen der Rechtsdienst die Unterlagen, das Sekretariat schreibt die Vorlagen, die Materialzentrale druckt sie, der Drucksachenverkauf der Zentralen Dienste besorgt den Vertrieb und die Rechnungsstellung. Schnittstellen zu andern Bereichen der Verwaltung gibt es besonders in den Querschnittaufgaben Personal (Personalamt), Informatik (Dienst für Informatikplanung DIP), Rechnungen (Finanzdepartement), Bau/Raum/Mobilar (Hochbauamt). Die Amtsdruckschriftensammlung (ZA) des Staatsarchivs ist Abonnent des Drucksachenverkaufs und erhält die Unterlagen in der gewünschten Anzahl gleich nach ihrem Erscheinen. Einzelne Unterlagen werden dem Staatsarchiv direkt durch andere Dienststellen zugestellt. Der Amtsbericht der Regierung behandelt unter der Staatskanzlei jeweils situationsbezogen auch Themen der Zentralen Dienste.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Die unter Behördenkompetenzen (siehe oben) erwähnten Dienste sind für die Leistungsbezüger unverzichtbar, bezogen auf die gesamte Tätigkeit der Staatskanzlei und Verwaltung vergleichsweise zumeist aber von eingeschränktem Wert.

Historische Kriterien

- Die vom Drucksachenverkauf vertriebenen Amtsdruckschriften bilden ein unverzichtbares Hilfsmittel für interne Recherchen, externe Forschungen und wissenschaftliche Studien. - Folgende Unterlagen können im Hinblick auf eine möglichst vollständige Parlaments- und Behördengeschichte bestehende Unterlagen ergänzen: Verzeichnisse, Karteien, elektronische Dateien zu Personalien, Amtsdauern sowie Kommissionen von Behördenmitgliedern des Kantons (vor allem Kantonsrat und Regierung, National- und Ständerat, teilweise Gerichte). - Folgende Unterlagen begründen und dokumentieren das gegenüber früher erhöhte Sicherheitsbedürfnis der Staatsverwatlung: Grundlagen, Konzepte (Sicherheitsbeauftragter), Bedrohungsfälle nach Jahren und drohenden Personen.

Rechtliche Kriterien

- Rechnungsunterlagen: 10 Jahre (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts, SR 220, und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung, SR 221.431) - Personaldossiers: 10 Jahre (in Anlehnung an die Verjährungsfristen nach Art. 24 der Besoldungsverordnung, sGS 143.2, in Verbindung mit Art. 129 bis 142 OR).

Vereinbarung

Archivierungsvereinbarung vom 14. Januar 2008 (Auszug): - Beschaffungen Informatik, Bau, Raum, Mobiliar (Korrespondenz): Kassation - Betrieb/Projekte Informatik (Korrespondenz, Bedienungsanleitungen, technische Dokumentation für den Betrieb, Projektakten von Federführung bei anderen Dienststellen): Kassation - EDV Software-Inventar:Kassation - Interne Schulungen, Beratungsunterlagen: Kassation - Mitarbeit QMS: Protokolle, Berichte: Kassation - Unterlagen Mitarbeit im KFS, Federführung Amt für Militär und Zivilschutz: Kassation - Projektakten mit Federführung bei den Zentralen Diensten: Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv zur differenzierten Beurteilung - Interne Unterlagen, insbesondere Protokolle Teamsitzungen: Kassation - Verzeichnis der Legalisation/Beglaubigungen: Dauernde Aufbewahrung - Rechnungsunterlagen (Belege) Debitoren/Kreditoren Staatskanzlei: Kassation - Personenunterlagen (Korrespondenz zur Lohnbuchhaltung Staatskanzlei und weitere Akten): Kassation - Drucksachen gemäss Drucksachenverkauf: Dauernde Aufbewahrung - Registrierung des Posteingangs der Regierung und Staatskanzlei (Überweisungskontrolle): Kassation - Registrierung der Einzeleintritte ins Regierungsgebäude (Vororientierungen): Kassation - Verzeichnisse, Karteien, elektronische Dateien zu Personalien, Amtsdauern, Kommissionen von Behördenmitgliedern des Kantons (vor allem Kantonsrat und Regierung, National- und Ständerat, teilweise Gerichte): Dauernde Aufbewahrung - Grundlagen, Konzepte Raumnutzung: Kassation - Mietverträge Raumnutzung: Kassation - Unterlagen der bevorstehenden Anlässe (Korrespondenz): Kassation - Belegungsstatistik Raumnutzung: Kassation - Grundlagen, Konzepte Sicherheitsbeauftragter: Dauernde Aufbewahrung - Bedrohungsfälle nach Jahren und drohenden Personen: a) Datenblatt und Korrespondenz ohne Hinweise auf individuelle Auskünfte der Mitglieder der Arbeitsgruppe: Dauernde Aufbewahrung b) Datenblatt und Korrespondenz mit Hinweis auf individuelle Auskünfte der Mitglieder der Arbeitsgruppe: Kassation - Aus- und Weiterbildungen des Sicherheitspersonals: Kassation - Unterlagen zur Arbeitssicherheit: Kassation - Unterlagen zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM): Kassation

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