Kommunikation

Archivplan

Titel

Kommunikation

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1911-2023

Existenzzeitraum

1971-

Abkürzungen

SK-KOM

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Abteilung

Rechtsgrundlagen

Wie für die gesamte Staatskanzlei sind auch für die Abteilung Kommunikation von Bedeutung: - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; abgekürzt StVG), Art. 7d, Art. 32 bis 35 und 40; - Geschäftsreglement des Kantonsrates vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11; abgekürzt GeschKR), Art. 43 bis 47; - Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3; abgekürzt GeschR), Art. 34 bis 36bis. Im Hinblick auf die wichtigsten Aufgaben der Dienststelle kommen als spezifische Grundlagen hinzu: - Informationsrichtlinien: Dienstanweisung der Regierung (RRB 1996/542); - Leistungsauftrag der Dienststelle Kommunikation (RRB 2000/55); - Erscheinungsbild des Kantons St.Gallen (RRB 2010/480; 567; 568; 667); - Social-Media-Strategie vom 18. August 2015 (RRB 2015/512); - Internetkonzept sg.ch Kanton St.Gallen vom 22. Januar 2019 (RRB 2019/025); - Konzept 'Integrierte Kommunikation im Kanton St.Gallen' vom 30. April 2019 (RRB 2019/261).

(Amts-)Leitung

-2017: Hildegard Jutz 2017-: Thomas Zuberbühler

Behördengeschichte

1971 Die Stelle 'Informations- und Dokumentationsdienst' mit einem Mitarbeiter wird geschaffen. 1973 Seit April 1973 wird die Personalzeitung 'Der Pfalzbrief' unter der Redaktion des 'Informations- und Dokumentationsdienstes' herausgegeben. 1976 Der 'Informations- und Dokumentationsdienst' heisst neu 'Informationsdienst'. 1991 Die Fachstelle 'Protokolldienst' wird zusätzlich zum 'Informationsdienst' geschaffen. 1993 Die Fachstellen 'Informationsdienst' und 'Protokolldienst' werden in 'Information / Medien' und 'Public Relations' umbenannt. 1996 Die Regierung erlässt Informationsrichtlinien in Form einer Dienstanweisung, womit die Staatsverwaltung erstmals über gemeinsame Grundsatzbestimmungen für die Öffentlichkeitsarbeit verfügt. 1998 Die beiden Fachstellen 'Information/Medien' und 'Public Relations' werden fusioniert und in 'Kommunikation' umbenannt. 1999 Die Regierung erlässt ein von der Staatskanzlei erarbeitetes Kommunikationskonzept, welches in den Jahren 2002 und 2004 mit je einer Anpassung (Aggiornamento) versehen wird. Obwohl sich das Kommunikationskonzept an alle Mitarbeitenden der Staatsverwaltung richtet, kommt der Staatskanzlei und insbesondere der Fachstelle 'Kommunikation' eine besondere Rolle zu. 2000 Die Regierung beschliesst einen 'Leistungsauftrag Kommunikation der Staatskanzlei', in welchem obige Rolle formuliert und definiert wird. 2001 Nachdem bereits im Jahre 1998 ein Intranet-Konzept realisiert worden ist, setzt die Regierung im März 2001 ein Internet-Konzept für die Staatsverwaltung in Kraft. Darin beschliesst sie, in einem Rhythmus von ungefähr zwei Jahren ein Redesign des kantonalen Internet-Auftritts in Auftrag zu geben. Am 10. Januar 2006 setzt die Regierung das 'Web-Konzept der Staatsverwaltung des Kantons St.Gallen' in Kraft, welches das Internet-Konzept von 2001 und das Intranet-Konzept von 1998 aufhebt. Als Folge der Neukonzipierung der Internet-Dienste wird die Dienststelle Kom-munikation personell und fachspezifisch verstärkt, so dass Ende 2001 zwei Fachleute für die Bereiche Online-Journalismus und Web-Publishing eingestellt werden. Die Dienststelle 'Kommunikation' hat nun vier Tätigkeitsbereiche: Kommunikation, Medien, Internet (ab 2006 'Web') und Anlässe. 2004 Die Website des Kantons St.Gallen der Dienststelle Kommunikation gewinnt den Medienpreis 'Eugen' für seine ausserordentliche Benutzerfreundlichkeit. Die Staatskellerwirtin wird in den Bereich Kommunikation eingegliedert. Sie ist nicht im Stellenplan aufgeführt, weil sie ohne fixes Pensum arbeitet und nach Stundenaufwand entschädigt wird. 2007 Am 1. November 2007 wechselt die Stelleninhaberin 'Anlässe' von der Dienststelle Kommunikation zur Dienststelle Sekretariat mit dem wesentlichen Teil ihres Aufgabenbereichs: Organisation der Anlässe von Regierung und Kantonsrat sowie Protokollarisches. In der Novembersession bewilligt der Kantonsrat mit dem Stellenplan eine Aufstockung der Dienststelle Kommunikation um 60 Stellenprozente. Ab 2008 umfasst sie vier Mitarbeitende (ohne Staatskellerwirtin), die sich 360 Stellenprozente teilen. 2010 Die Dienststelle Kommunikation erarbeitet ein neues Erscheinungsbild, das die Regierung im Jahr 2010 verabschiedet. 2014 In Zusammenarbeit mit dem Dienst für Informatikplanung überarbeitet die Dienststelle Kommunikation den Intranet-Auftritt. 2015 Die Regierung verabschiedet die Social-Media-Strategie. Die Dienststelle Kommunikation führt die Kommunikation auf Twitter, Facebook und YouTube ein. 2017 Die Leiterin Kommunikation, Hildegard Jutz, wird pensioniert. Die Leitung der Dienststelle übernimmt Thomas Zuberbühler. 2019 Die Regierung verabschiedet das 'Internetkonzept sg.ch Kanton St.Gallen'. Die Internetseite www.sg.ch wird in der Folge unter der Leitung der Dienststelle Kommunikation vollständig überarbeitet. Weiter verabschiedet die Regierung das überabeitete Konzept zur Kommunikation ('Integrierte Kommunikation im Kanton St.Gallen'). Es beinhaltet erstmals auch Anweisungen zur internen Kommunikation und zur Projektkommunikation. Als Folge des neuen Kommunikationskonzeptes wechselt ein Grafiker vom Baudepartement zur Dienststelle Kommunikation. 2020 Die Personalzeitschrift 'Pfalzbrief' wird grafisch und inhaltlich vollständig überarbeitet. Nebst der gedruckten Ausgabe ist der Pfalzbrief nun auch online unter www.pfalzbrief.ch lesbar. Die Dienststelle Kommunikation führt erstmals das Live-Streaming von Medienorientierungen ein. In der Folge wird in Zusammenarbeit mit der Kommunikationsstelle der Kantonspolizei das technische Equipment beschafft. 2020/ 2021 Während der Coronapandemie führt die Dienststelle Kommunikation die Krisenkommunikation aus und leitet den Bereich Kommunikation innerhalb des Kantonalen Führungsstabs. Um genügend Personalressourcen zu gewährleisten, schliesst sich die Dienststelle Kommunikation vorübergehend mit dem Kommunikationsteam des Baudepartementes zusammen. 2021 Nach einer Reorganisation der Staatskanzlei stösst der Bereich 'Druck' zur Dienststelle Kommunikation. Zwei Stellen aus dem Bereich 'Druck' bzw. 'Publikationen' wechseln zur Dienststelle Kommunikation. Folglich wird auch das Organigramm der Dienststelle angepasst. Sie gliedert sich neu in die zwei Bereiche 'Öffentlichkeits- und Medienarbeit' und 'Publishing'. Der Bereich 'Publishing' wird vom stv. Leiter Kommunikation geführt. Der Kanton ist nun auch auf Instagram vertreten.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Dienststelle Kommunikation berät die politische Führung (Regierung sowie Präsidium und fallweise auch Kommissionen des Kantonsrates) sowie die Departemente und Ämter bei der Öffentlichkeits- und Medienarbeit, bei der internen Kommunikation sowie bei Fragen zum Webauftritt, zum Erscheinungsbild und weiteren Punkten im Bereich Publishing. Im Besonderen: - Öffentlichkeitsarbeit: Zur Öffentlichkeitsarbeit gehören das Erstellen von Kommunikationskonzepten und den daraus resultierenden Kommunikationsmassnahmen (bspw. Live-Streaming, Plakate, Flyer, Werbung, etc.) sowie die redaktionelle Führung der Social-Media-Kanäle und die Pflege der Marke 'Kanton St.Gallen'. - Medienarbeit: Zur Medienarbeit gehören das Verfassen, Redigieren und Versenden von Medienmitteilungen von Regierung und Kantonsrat sowie die daraus folgenden digitalen Angebote. Weiter organisiert die Dienststelle Medienorientierungen im virtuellen und analogen Raum. Schliesslich pflegt die Dienststelle den Kontakt zu den Medienschaffenden. - Interne Kommunikation: Zur internen Kommunikation zählen das Erstellen der Personalzeitschrift 'Pfalzbrief', das Erstellen von Kommunikationskonzepten für interne Personalmassnahmen sowie die Erfassung und Veröffentlichung von Nachrichten auf dem Intranet. - Website: Zum Bereich Website gehört die konzeptionelle, strukturelle, inhaltliche und technische Pflege und Weiterentwicklung der Website www.sg.ch. - Erscheinungsbild: Zum Bereich Erscheinungsbild gehört die konzeptionelle Pflege und Weiterentwicklung des Erscheinungsbilds des Kantons im digitalen und analogen Raum. - Publishing: Der Bereich Publishing unterstützt die Regierung und Departemente sowie den Kantonsrat bei Druck- und Publishinganliegen. Dazu zählen grafische Arbeiten.

Administrative Strukturen

Die Dienststelle Kommunikation ist Teil der Staatskanzlei. Sie besteht aus neun Mitarbeitenden, die sich rund 800 Stellenprozent teilen.

Parallelüberlieferungen

- Kantonsrat/Regierung: Bis 2007 veröffentlichte die Regierung einen jährlichen Amtsbericht, in dem auch die Tätigkeit der Dienststelle Kommunikation regelmässig in summarischer Form abgebildet war (StASG ZA 003). Seit dem Übergang zur neuen Form des 'Geschäftsberichts der Regierung' (StASG ZA 437, ab 2008) ist diese kontinuierliche Form der Berichterstattung entfallen. - Amtsblatt: Zahlreiche Inhalte, die über die Dienststelle Kommunikation verbreitet werden, finden auch Eingang ins Amtsblatt. Dessen Überlieferung ist bereits anderweitig gesichert. - Koordinationsstelle für Aussenbeziehungen: Weitere Schnittstellen sind dort zu erwarten, wo die Dienststelle Kommunikation im Auftrag des Kantons in Fachgruppen oder ähnlichen Gremien der interkantonalen oder grenzüberschreitenden Zusammenarbeit (Internationale Bodenseekonferenz, Arbeitsgemeinschaft Alpenländer) mitwirkt. - Departemente: Die von der Dienststelle Kommunikation verbreiteten Medienmitteilungen fallen auch bei den jeweils inhaltlich verantwortlichen Departementen bzw. Ämtern oder Dienststellen an. Dasselbe gilt auch für Publikationen, die für die Departemente erstellt, d.h. gedruckt oder gelayoutet, werden. - Dienst für Informatikplanung: Eine enge Zusammenarbeit besteht bei der Weiterentwicklung des Intranets des Kantons. - Informationen zu Wahlen und Abstimmungen: Organisation des Drucks und des Satzes der Wahl- und Abstimmungsunterlagen: Diese fallen u.a. über die Wahl- und Abstimmungsunterlagen auch bei der Dienststelle Wahlen- und Abstimmungen an.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Die Dienststelle Kommunikation ist die Schnittstelle zwischen Behörden und Verwaltung einerseits und Medien/Öffentlichkeit anderseits. Sie transportiert die Entscheide der politischen Führung sowie die staatlichen Produkte und Dienstleistungen über digitale und analoge Kommunikationskanäle an die Öffentlichkeit.

Historische Kriterien

Aus heutiger Sicht erscheinen die zur Diskussion stehenden Unterlagen besonders in folgender Hinsicht von historischem Interesse: a) Erstens illustrieren sie den Umgang des Kantons mit den Herausforderungen der modernen Kommunikationsgesellschaft (Entwicklung von einer "passiven" hin zu einer "aktiven" Kommunikationspolitik; Umgang mit neuen Kommunikationsformen und -kanälen wie Intranet und Internet; u.a.) b) Zweitens demonstrieren sie (zeitunabhängig) das Selbstbild, das der Kanton nach aussen von sich und seiner Tätigkeit vermittelt bzw. vermitteln will, das sich dann – im Nachhinein – durch Historikerinnen und Historiker mit den entsprechenden "Primärquellen" zum Gang der jeweiligen Ereignisse vergleichen lässt. c) Drittens sind die diversen Bilddokumente (Bildarchiv) äusserst wertvolle und dankbare Quellen zur Illustration von historischen Arbeiten über Personen, Ereignisse usw. im Kanton – nicht zuletzt dank der Tatsache, dass sie durchgehend mit Bildlegenden versehen sind.

Rechtliche Kriterien

Es sind keine expliziten Aufbewahrungsfristen bekannt. Aus rein rechtlicher Sicht sind die Unterlagen der Dienststelle Kommunikation ohne langfristige Bedeutung. Immerhin machen sie aber nachvollziehbar, wie (Instrumente der Kommunikation) und worüber (Inhalte) der Kanton nach aussen kommuniziert. Die Argumentationslinien zeigen zudem den politischen Zeitgeist auf.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv St.Gallen und der Dienststelle Kommunikation (Staatskanzlei) vom 22. September 2021 (ersetzt Vereinbarung vom 14. Januar 2008): - Medienmitteilungen: Archivwürdig - Bildpool: Archivwürdig - Videos für die Regierung, Departemente und den Kantonsrat: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) - Personalien st.gallischer Würdenträger: Archivwürdig - Projektdossiers: a) Mit Federführung der Dienststelle: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv) b) Ohne Federführung der Dienststelle: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Zentrale Publikationen: a) Geschäftsbericht der Regierung, Staatskalender, Pfalzbrief, 'Moderner Staat in historischen Mauern': Archivwürdig (bei Papierversionen: Ablieferung unmittelbar nach Erscheinen von jeweils 2 Exemplaren zuhanden Amtsdruckschriftensammlung) b) Unterlagen zur Produktion, Korrespondenz: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) - Intranet/Internet: a) Website des Kantons (www.sg.ch): Archivwürdig (Sicherung durch das Staatsarchiv) b) Konzeption und Weiterentwicklung: Akten: Anbieten (zur differenzierten Bewertung durch das Staatsarchiv)

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