Rechtsdienst (1972-2009)

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1814-2011

Existenzzeitraum

1972-

Abkürzungen

SK-RD

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Amt

Rechtsgrundlagen

Wie für die gesamte Staatskanzlei sind auch für den Rechtsdienst von zentraler Bedeutung: - Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 32 und 33 - Kantonsratsreglement vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11), Art. 46 - Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3), Art. 34 und 35 Im Hinblick auf einige ausgewählte Aufgabenbereiche des Rechtsdiensts kommen als spezifische Grundlagen hinzu: - Für den Aufgabenbereich "Publikationen": Gesetz über die Gesetzessammlung und das Amtsblatt vom 21. Dezember 1953 (sGS 0.1) - Für den Aufgabenbereich "Datenschutz": Datenschutzverordnung vom 24. Oktober 1995 (sGS 142.11) - Für den Aufgabenbereich " Generalsekretäre-Konferenz": Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1), Art. 35, sowie Geschäftsordnung der Regierung vom 5. Mai 1997 (sGS 141.2), Art. 27. - Für den Parlamentsdienst: Kantonsratsreglement vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11), Art. 12 ff. und weitere - Für die Vor- und Nachbereitung der Regierungssitzung: Geschäftsordnung der Regierung vom 5. Mai 1997 (sGS 141.2) - Für den Aufgabenbereich "Legistik": Leistungsauftrag der Regierung vom 30. Januar 2007 (RRB 2007/64)

(Amts-)Leitung

Ratsdienst: Georg Wanner Recht und Legistik: 2009- Markus Bucheli

Behördengeschichte

Der Rechtsdienst ist im Staatskalender des Kantons St.Gallen erstmals für die Jahre 1972-1976 als eigenständige Dienststelle innerhalb der Staatskanzlei ausgewiesen, seine Funktion reicht aber mit Sicherheit wesentlich weiter in die Vergangenheit zurück. War die Dienststelle ursprünglich nur mit einer einzigen Person dotiert, so teilten sich im Jahr 2006 vier Mitarbeitende insgesamt 400 Stellenprozente. Dieser Stellenausbau hängt mit den in der Zwischenzeit übertragenen zusätzlichen Aufgabenbereichen zusammen. Mit dem Vollzugsbeginn der kantonalen Datenschutzverordnung am 1. Januar 1996 übernahm der Rechtsdienst zusätzlich die Funktion des "kantonalen Kontrollorgans für den Datenschutz". Im Jahr 2000 wurde die bisher (innerhalb der Staatskanzlei) selbständige Dienststelle "Publikationen und Drucksachenbearbeitung" in den Rechtsdienst integriert. Per 2009 erfolgte im Rahmen einer internen Neuverteilung der Aufgaben die Aufteilung des bisherigen Rechtsdiensts in den Ratsdienst (als Unterstützungsorgen der Räte) bzw. Recht und Legistik (als Kompetenzstelle Legistik).

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

(1) Unterstützung von Regierung und Parlament: - Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Regierung, einschliesslich Mitwirkung bei der Ausfertigung der Beschlüsse - Präsidium des Kantonsrats: Geschäftsführung - Ständige Kommissionen des Kantonsrats: Geschäftsführung/Sekretariat der Staatswirtschaftlichen Kommission, Rechtspflegekommission sowie der Redaktionskommission - Parlamentsdienst im Allgemeinen: Erstellung der Beratungsunterlagen einschliesslich der Amtsberichte; Protokollführung im Kantonsrat; Vor- und Nachbereitung der Session, Ausfertigung der Beschlüsse; Applikationsverantwortung für das elektronische Protokollierungssystem "verbalix portable" sowie für das Ratsinformationssystem (RIS) (2) Departements- und verwaltungsübergreifende Sonderaufgaben: - Generalsekretäre-Konferenz: Geschäftsführung - Konferenz der Leiterin und der Leiter der Rechtsdienste: Geschäftsführung (seit dem Jahr 2007 nimmt der L Rd JPD den Vorsitz wahr) - Kompetenzzentrum Legistik (zugunsten Verwaltung, Regierung, Kantonsrat): insbesondere Beteiligung in und Koordination der Rechtssetzung, Beratung und Schulung, Wissensmanagement in der Legistik - Erarbeitung von bzw. Mitwirkung bei der Erarbeitung von neuen Erlassen - Stellungnahmen zu allgemeinen staats- und verwaltungsrechtlichen Fragen (zugunsten Verwaltung, Regierung, Kantonsrat) - Kantonales Kontrollorgan für den Datenschutz (seit 1996) - Bereitstellung von Drucksachen und Publikationen in Papier- und elektronischer (seit 2000) Form: Herausgabe von Gesetzessammlung, Amtsblatt, St.Gallische Gerichts- und Verwaltungspraxis (GVP), Staatskalender sowie weiteren Drucksachen und Publikationen durch die Staatskanzlei selber; Beratung der Departemente bei der Herausgabe ihrer eigenen Drucksachen und Publikationen. - Leitung von bzw. Mitwirkung in Projekten auf Stufe Verwaltung - Verwaltungsinterne Schulungen: für neue Mitarbeitende der Verwaltung, für Kader- und Stabsmitarbeitende, für Vorsitzende und Sekretariate ständiger Kommissionen u.a. (3) Staatskanzlei-interne Aufgaben: - Leitung des Personalwesens - Mitwirkung in bzw. Leitung von Projekten innerhalb der Staatskanzlei - Koordination der Archivierung innerhalb der Staatskanzlei (4) Rechtsdienst-interne Aufgaben: - Leitung der Dienststelle - Betreuung der juristischen Bibliothek

Parallelüberlieferungen

Übrige Dienststellen der Staatskanzlei: Vor allem bei den zugunsten von Regierung und Parlament erbrachten Dienstleistungen bestehen zahlreiche Schnittstellen zu anderen Dienststellen der Staatskanzlei, insbesondere zum Sekretariat. Dabei führt das Sekretariat als "SK-interne Schreibstube" in der Regel aus, was zuvor inhaltlich-konzeptionell im Rechtsdienst entwickelt worden ist. Hier ist eine klare Ausscheidung der jeweiligen Aufbewahrungs- und Archivierungsverantwortung vonnöten. Departemente, insbesondere Generalsekretariate und Rechtsdienste: Parallelüberlieferungen in erheblichem Masse sind in erster Linie zu erwarten im Zusammenhang mit: - Beratung der Departemente bei der Erarbeitung neuer Erlasse, deren Vorprüfung und Weiterleitung an Regierung/Kantonsrat - Beratung der Departemente in allgemeinen Rechtsfragen - Beratung der Departemente bei der Herausgabe von Drucksachen und Publikationen - Vorakten zu Kantonsratsgeschäften vor der Verabschiedung durch die Regierung - Protokolle nicht-ständiger Kommissionen (Entstehung bei den federführenden Departementen, Weiterleitung an SK) - Unterlagen zu Volksabstimmungen beim Departement für Inneres - Unterlagen der Generalsekretäre-Konferenz sowie der Konferenz der Leitungen der Rechtsdienste - Projektorganisationen auf Stufe Gesamtverwaltung Amtsdruckschriften/Rechenschaftsberichte: - Der Amtsbericht der Regierung besteht im Abschnitt zur Staatskanzlei im Allgemeinen eher aus projekt- denn aus dienststellenbezogene Beiträgen. Die spezifische Tätigkeit des Rechtsdienstes ist daraus nur beschränkt ablesbar. - Zur Tätigkeit des Kantonsrats und damit indirekt auch des Rechtsdiensts in diesem Bereich: Berichte des Präsidiums an den Kantonsrat (sehr ausführlich, erfolgen seit 1982 jeweils alle 4 Jahre, zuletzt am 16. August 2006; siehe in den Unterlagen des Kantonsrats oder auch im Amtsblatt, zuletzt AblSG vom 11. September 2006, S. 2333-2418). - Ebenfalls indirekt legen die vom Rechtsdienst selbst herausgegebenen Amtsdruckschriften Zeugnis ab über seine jährliche Arbeit: siehe Gesetzessammlung, Amtsblatt, Staatskalender, Berichte der Staatswirtschaftlichen und der Rechtspflegekommission u.a. Interne Geschäftskontrollen: - Gesetzessammlung: Jahresübersicht (erst seit wenigen Jahren) zur Kontrolle von Erlass-, Publikations-, Vollzugs- usw. Daten sowie zur Verwaltung pendenter Erlasse - Register und Kontrolle (handschriftlich geführt, neu elektronisch) der Vorprüfung von Erlassentwürfen Intranet-/Internet-Auftritt der SK (Rechtsdienst-spezifische Inhalte): Ausführliche Meta-Informationen zur Dienststelle und ihrer Tätigkeit sind vorwiegend auf den Aufgabenbereich "Datenschutz" sowie die Produkte "Gallex" und "Ratsinformationssystem" beschränkt. Weiter sind zu finden: a) Organigramm/Adressen; b) Links zu den elektronischen Versionen von Amtsblatt, Gesetzessammlung (Gallex), Staatskalender und Ratsunterlagen (RIS); c) Aktuelle Informationen Weitere Unterlagen: - Amtsblatt-Sondernummer zum 200-Jahr-Jubiläum von Kanton und Amtsblatt (Beilage zum Amtsblatt vom 10. Juni 2003) - Dominique Haenni: Staatskanzlei des Kantons St.Gallen. Eine Untersuchung über Organisation und Arbeitsweise (im Auftrag der SK). Ungedrucktes Manuskript, Carouge 1991 (frz./dt. Version)

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Beim Rechtsdienst der Staatskanzlei handelt es sich um eine eigentliche "Schlüsselstelle" innerhalb der gesamten Verwaltung. Dies gilt in erster Linie mit Blick auf die Stabsstellenfunktion, die der Rechtsdienst zugunsten von Regierung und (dies vor allem!) Parlament innehat, deren Überlieferungsbildung zu einem bedeutenden Teil über den Rechtsdienst (nebst anderen Dienststellen der Staatskanzlei) erfolgt. Eine hohe Bedeutung ist dem Rechtsdienst der Staatskanzlei aber auch aufgrund verschiedener Querschnittaufgaben einzuräumen, die er departements- und verwaltungsübergreifend wahrnimmt. Als Beispiele sind diesbezüglich zu nennen: die Geschäftsführung der Generalsekretäre-Konferenz, die Rolle des Rechtsdiensts als "Kompetenzzentrum Legistik" oder auch die Herausgabe der zentralen Amtsdruckschriften des Kantons wie Gesetzessammlung, Amtsblatt oder Staatskalender.

Historische Kriterien

Jeder und jede Forschende, der/die sich - sei es auf historischem, rechtlichem oder verwandtem Gebiet - einigermassen intensiv mit der Geschichte des st.gallischen Staates, einzelner Teile oder Aspekte davon beschäftigt, kommt nicht umhin, einige der zentralen Quellen zu Rate zu ziehen, die beim Rechtsdienst der Staatskanzlei entstehen bzw. durch ihn überliefert werden. Dies gilt insbesondere für den überwiegenden Teil der mit Kantonsrat und Regierung in Zusammenhang stehenden Aktentypen, aber auch für die von ihm herausgegebenen Amtsdruckschriften. Für die Beschreibung der rechtlichen Rahmenbedingungen zu einem bestimmten Thema zu einem bestimmten Zeitpunkt, zur Nachzeichnung der Genese eines einzelnen Rechtserlasses oder zur Skizzierung der Entwicklung der Staatstätigkeit auf einem bestimmten Gebiet sind all diese Quellen unverzichtbar. Ihre herausragende Bedeutung für Forschung und Wissenschaft ist damit gegeben.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen: - Rechnungsunterlagen: 10 Jahre (in sachgemässer Anwendung von Art. 590, 730c und 747 sowie Art. 957 und 962 des Schweizerischen Obligationenrechts, SR 220, und der eidgenössischen Geschäftsbücherverordnung, SR 221.431) - Personaldossiers: 10 Jahre (in Anlehnung an die Verjährungsfristen nach Art. 24 der Besoldungsverordnung, sGS 143.2, in Verbindung mit Art. 129 bis 142 OR). Ansonsten sind keinerlei explizite Aufbewahrungsfristen bekannt. Bei der Gesetzessammlung einschliesslich der zugehörigen Materialiensammlung sowie bei den meisten Unterlagen, die den Kantonsrat und seine Gremien betreffen, ist jedoch angesichts ihrer evidenten Bedeutung für die Rechtssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit staatlichen Handelns von einer dauernden Aufbewahrungspflicht auszugehen. Bei den zuletzt genannten Unterlagentypen besteht zudem ebenso wie bei den meisten Unterlagen ein Interesse der Dienststelle selber, im Sinne einer rationellen Verwaltungsführung auch längerfristig auf die jeweiligen Unterlagen zurückgreifen zu können.

Vereinbarung

ARCHIVIERUNGSVEREINBARUNG VOM 14. JANUAR 2008 (Auszug) KANTONSRAT (PLENUM): Kantonsratsprotokoll: - Originalprotokoll einschliesslich Beilagen: Dauernde Aufbewahrung - Beiträge der Datenlieferanten, Aufträge/Bestellungen, Manuskripte: Kassation Beratungsunterlagen des Kantonsrates, einschliesslich Wahlen: - sessions- und sitzungsbezogener Teil: Dauernde Aufbewahrung - geschäftsbezogener Teil: Kassation Handbuch des Kantonsrates: Dauernde Aufbewahrung PRÄSIDIUM: - Sitzungsprotokoll einschliesslich Beilagen: Dauernde Aufbewahrung - Weitere Unterlagen und Akten: Kassation STÄNDIGE KOMMISSIONEN: Staatswirtschaftliche Kommission: - Sitzungsprotokoll mit Beilagen: Dauernde Aufbewahrung - Weitere Akten und Unterlagen Rechtspflegekommission: - Sitzungsprotokoll mit Beilagen: Dauernde Aufbewahrung - Weitere Akten und Unterlagen: Kassation Redaktionskommission: - Anträge: Integration in die Materialien der Gesetzessammlung (vgl. weiter unten) - Weitere Akten und Unterlagen: Kassation - Basisdokumente: Dauernde Aufbewahrung WEITERE KOMMISSIONEN: Vorberatende Kommissionen für nicht-referendumspflichtige Kantonsratsbeschlüsse und Berichte: - Sitzungsprotokoll mit Beilagen: Dauernde Aufbewahrung - Weitere Akten und Unterlagen: Kassation PARLAMENTSDIENSTE: Ratsinformationssystem (soweit nur zum Betrieb): - Technische Dokumentation: Kassation - Akten und Unterlagen sowie Korrespondenz: Kassation Elektronisches Protokollierungssystem "verbalix portable" (soweit nur zum Betrieb): - Technische Dokumentation: Kassation - Akten und Unterlagen sowie Korrespondenz: Kassation GENERALSEKRETÄRE-KONFERENZ (GSK): - Sitzungsprotokoll einschliesslich Beilagen: Dauernde Aufbewahrung - Weitere Unterlagen und Akten: Kassation KONFERENZ DER LEITERIN UND DER LEITER RECHTSDIENSTE: - Sitzungsprotokoll einschliesslich Beilagen: Dauernde Aufbewahrung - Weitere Unterlagen und Akten: Kassation STAATSKANZLEI Legistik: - Materialien der Gesetzessammlung: Dauernde Aufbewahrung - weitere Akten und Unterlagen aus der Erarbeitung von Erlassentwürfen: Kassation Petitionen an Kantonsrat und Regierung: - Übersicht / Eingangskontrolle: Dauernde Aufbewahrung - ein Unterschriftenbogen als Bsp und die Eingangsbestätigung: Dauernde Aufbewahrung - weitere Unterschriftenbögen und Beilagen: Kassation Schulungsunterlagen: Kassation Personaldossiers: Kassation (10 Jahre nach Auflösung des Dienstverhältnisses) Koordination der Archivierung innerhalb der Staatskanzlei: Kassation Projekte: - Sitzungsprotokoll, Akten und Unterlagen aus Projekten mit Federführung des Rechtsdienstes der Staatskanzlei: Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv zur differenzierten Beurteilung - Sitzungsprotokoll, Akten und Unterlagen aus Projekten ohne Federführung des Rechtsdienstes: Kassation RECHTSDIENST: Stellungnahme, Exposé usw. zu allgemeinen staats- und verwaltungsrechtlichen Fragen aus Kantonsrat, Regierung und Staatsverwaltung: Kassation Amtsdruckschriften (z.B. ABl und GS) und Publikationen usw.: - Endprodukte: Dauernde Aufbewahrung - Entstehungsunterlagen: Kassation Bibliothek des Rechtsdienstes: - Bücher: Angebot an die Kantonsbibliothek zur Übernahme - weitere Akten und Unterlagen: Kassation Akten und Unterlagen aus der Leitung der Dienststelle: Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv zur differenzierten Beurteilung KANTONALES KONTROLLORGAN FÜR DEN DATENSCHUTZ: - Visitationsbericht und Korrespondenz: Dauernde Aufbewahrung - Register der Datensammlung sowie weitere Akten und Unterlagen: Kassation

Rechtsdienst (1972-2009)

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