Administration

Archivplan

Titel

Administration

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

1953-2023

Existenzzeitraum

1980-

Synonyme

Frühere Bezeichnung: Sekretariat (1980-2020)

Abkürzungen

SK-ADMIN, SK-SE

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Verwaltungseinheit

Rechtsgrundlagen

Für die gesamte Staatskanzlei sind von Bedeutung: • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; abgekürzt StVG), Art. 7d, Art. 32 bis 35 und 40; • Geschäftsreglement des Kantonsrates vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11; abgekürzt GeschKR), Art. 43 bis 47; • Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3; abgekürzt GeschR), Art. 34 bis 36bis. Im Hinblick auf die wichtigsten Aufgaben der Abteilung Administration kommen als spezifische Grundlagen hinzu: • Leitfaden Sekretariat Staatskanzlei, QS Qualitätsstandards Unterstützungsprozesse Administration • Kantonale Gestaltungsrichtlinien, Stand: Mai 2006 (darin: 3. Regierungsgeschäfte, 6. Abkürzungen) • Qualitätsstandards Sekretariat allgemein und Backoffice-Management (Personalamt des Kantons St.Gallen, Personal- und Organisationsentwicklung), Stand Mai 2006

(Amts-)Leitung

1980-1987: Ruth Müntener 1988-1998: Trudi Paillard 1999-2010: Nadja Stricker 2010-2015: Andrea Betschart 2015-2017: Patricia Langenegger ab 2017: Nathalie Bosshart

Behördengeschichte

Bereits unmittelbar nach der Kantonsgründung ist im "Regierungs-Etat" des Kantons St.Gallen zur Unterstützung des "Kleinen Rats" (Regierung) eine Kanzlei nachgewiesen. Für die anfänglich nur männlichen Mitarbeitenden wurden damals die Bezeichnungen Sekretär, Kanzlist und Archivar-Registrator verwendet. Mit der allgemein zunehmenden Ausdifferenzierung der Verwaltung vor allem ab der Mitte des 20. Jahrhunderts ging auch eine organisatorische Weiterentwicklung der Staatskanzlei einher. Per 1. Juli 1980 taucht im Staatskalender erstmals eine eigenständige Dienststelle Sekretariat auf, deren Tätigkeit im Kern schon damals derjenigen der heutigen Abteilung Administration entsprach, der darüber hinaus aber laufend neue Aufgaben übertragen wurden. Eine Entlastung erfolgte diesbezüglich auf den 1. Januar 2004, als die Aufgabenbereiche Legalisation und Rechnungsführung, Drucksachenverkauf, Standesweibel und Raumnutzung in die neu geschaffene Dienststelle Zentrale Dienste ausgegliedert wurden. Umgekehrt wechselte per 1. November 2007 der Aufgabenbereich Anlässe und Protokollarisches innerhalb der Staatskanzlei von der Dienststelle Kommunikation vorübergehend zur Dienststelle Sekretariat, bevor er auf den 1. August 2020 hin zur Dienststelle Koordinationsstelle für Aussenbeziehungen weiterwanderte. Am 1. September 2020 erfolgte die Auflösung bzw. Aufteilung der bisherigen Dienststelle Sekretariat. In ihrer unmittelbaren Nachfolge wurde zur Unterstützung der Regierung neu die Abteilung Administration gegründet. Der Kantonsrat wird durch die Parlamentsdienste – neu mit eigenem Sekretariat – unterstützt.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Die Staatskanzlei im Allgemeinen ist Stabstelle von Regierung und Kantonsrat. Sie ist in folgenden Handlungsfeldern tätig: • Geschäftsführung und Unterstützung von Regierung und Parlament; • Erfüllung von departements- und verwaltungsübergreifenden Querschnittsaufgaben; • Bereitstellung von angemessener Infrastruktur und zweckmässigen Services. Der Hauptauftrag der Abteilung Administration besteht darin, den Staatssekretär und die Dienststellen der Staatskanzlei zu unterstützen. Im Einzelnen lassen sich die folgenden Aufgabenbereiche unterscheiden: Die Abteilung Administration: • unterstützt die Vor- und Nachbereitung der Regierungssitzungen. • besorgt die Kanzleidienste, wirkt als allgemeine Auskunftsstelle der kantonalen Verwaltung und betreut den Geschäftsverkehr zwischen Departementen und Regierung. • wirkt in der Koordination des Geschäftsgangs der Staatskanzlei, der Staatsverwaltung und der Regierung mit. • unterstützt die anderen Dienststellen der Staatskanzlei in ihrer Geschäftsführung und in der Projektarbeit, wobei inhaltliche Vorgaben, Druck, Verkauf und Versand der meisten Unterlagen andernorts erfolgen. Bei all diesen Aufgaben nimmt die Abteilung Administration eine Vorbildfunktion in Genauigkeit und im Erscheinungsbild der Schriftstücke wahr.

Administrative Strukturen

Die Abteilung Administration ist als Stabsstelle direkt dem Staatssekretär unterstellt. Sie besteht aus 3 Mitarbeitenden, die sich auf rund 280 Stellenprozente verteilen (Stand 2021).

Parallelüberlieferungen

• Ratsinformationssystem (RIS): Seit 2006 sind im elektronischen Ratsinformationssystem neben den Geschäften und zugehörigen Unterlagen des Kantonsrats auch jene der Regierung abgebildet. Dies gilt namentlich für die Beschlüsse der Regierung, die darin aufgeführten Beilagen, die zugehörigen Inhaltsverzeichnisse sowie für die Protokollauszüge, wie sie bereits über die oben beschriebenen Protokolle und Akten der Regierung überliefert werden. • Publikationen der Regierung: Wesentliche Grundzüge der Tätigkeit der Regierung sind auch in Form amtlicher Publikationen dokumentiert, an deren Redaktion bzw. Herausgabe die Staatskanzlei bzw. einzelne ihrer Dienststellen beteiligt sind. Zu nennen sind insbesondere das Amtsblatt (Federführung: SK-Informatik und Infrastruktur), die Schwerpunktplanung der Regierung (SK-Politische Planung, Controlling und Führungsunterstützung), der Geschäftsbericht der Regierung (SK-Kommunikation) sowie der Aufgaben- und Finanzplan und die Staatsrechnung (FD-Generalsekretariat). Die Überlieferung erfolgt über die jeweils inhaltlich federführende Dienststelle. • Kantonsrat: Geschäfte, die von der Regierung an das Parlament weitergeleitet werden oder umgekehrt, sind auch in den Unterlagen des Kantonsrats dokumentiert. • Staatssekretär: Zusätzlich zu den Protokollen und Akten der Regierung führt und bewahrt der Staatssekretär die sog. Aufzeichnungen über die Verhandlungen der Regierung. • Koordinationsstelle für Aussenbeziehungen (KAB): Korrespondenz im Namen der Regierung bzw. des Regierungspräsidenten oder Regierungspräsidentin, die in direktem Zusammenhang mit einem RRB entsteht, fliesst in die Protokolle und Akten zu Regierungsgeschäften ein. Anderweitige Korrespondenz wie Dankesschreiben (z.B. für Geschenke oder nach einer Klausur an das betreffende Hotel) legt die Dienststelle Administration im von der KAB geführten Jahresdossier des jeweiligen Präsidenten oder der jeweiligen Präsidentin ab. • Departemente und Dienststellen: Die Beschlüsse der Regierung finden, zusammen mit den jeweiligen Vorakten und Entwürfen sowie Unterlagen zum Vollzug, auch bei den im Einzelfall zuständigen Departementen und Dienststellen ihren Niederschlag.

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Die Abteilung Administration wirkt als zentrale Anlaufstelle und Drehscheibe für Regierung und Kantonsverwaltung. Von besonderer Bedeutung ist sie im Hinblick auf die Ausfertigung der Regierungsbeschlüsse, die Ablage der dazu anfallenden Akten und die Erstellung der zugehörigen Verzeichnisse.

Historische Kriterien

Auch für Forschung und Wissenschaft haben die Protokolle der Regierung eine zentrale Bedeutung, indem sie die wichtigsten Ergebnisse der Exekutivtätigkeit von Regierung und Verwaltung in kompakter Form zusammenfassen. Darüber hinaus ermöglichen sie über die Angaben zum im einzelnen Geschäft federführenden Departement den gezielten Einstieg in vertiefende Recherchen in den Akten der Verwaltung oder weiterer beteiligter Akteure. Die Terminlisten zu den Delegationen der Regierung geben interessante Hinweise auf die vielfältigen Beziehungen zwischen zivilgesellschaftlicher und staatlicher Ebene. Für Nachweise intensiverer Beziehungen ist man allerdings auf die Unterlagen der delegierten Regierungsmitglieder verwiesen.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und –fristen: Es sind keine expliziten Aufbewahrungsvorschriften bekannt. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns: Die Protokolle der Regierung gehören als schriftliche Zeugnisse der Verhandlungs- und Beschlusstätigkeit der kantonalen Exekutive zum absoluten Kern der staatlichen Überlieferung im Kanton St.Gallen. Zusammen mit den zugehörigen Akten und Verzeichnissen sind sie zur Gewährleistung der Rechtssicherheit und der Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns unverzichtbar und von dauerhafter Bedeutung, sowohl für den Staat selber als auch aus Sicht Betroffener und Beteiligter, insbesondere der Bürgerinnen und Bürger bzw. der Bevölkerung. Speziell hinzuweisen ist aus staatspolitischer Sicht zudem auf das Thema der Petitionen. Das von der Abteilung Administration geführte Verzeichnis inkl. Mustersammlung gibt einen guten Überblick über die Nutzung dieses besonderen direktdemokratischen Instruments. Obschon den darin formulierten Forderungen keine unmittelbare Wirkung zukommt, sind die Petitionen doch interessant als unmittelbare, häufig spontan formulierte Zeugnisse der punktuellen Unzufriedenheit der Bevölkerung mit der Staatstätigkeit.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und der Abteilung Administration vom Oktober 2021: Vor- und Nachbereitung der Regierungssitzungen: Protokoll der Regierung: archivwürdig Akten der Regierung: archivwürdig RRB-Verzeichnis: archivwürdig Andere Sekretariatsaufgaben: Regierungsdelegationen: Terminlisten (pro Regierungssitzung): archivwürdig; Akten: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) Staatssekretär, Korrespondenz: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf der internen Gebrauchsdauer) Petitionen: Verzeichnis, Akten: archivwürdig

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