Politische Planung, Controlling und Führungsunterstützung

Archivplan

Titel

Stufe

Fonds

Entstehungszeitraum

keine Angabe

Entstehungszeitraum, Streudaten

keine Angabe

Existenzzeitraum

2005-

Synonyme

Führungsunterstützung (2005-2007)

Abkürzungen

PPC-F

Geographische Angaben (Adresse)

Regierungsgebäude, 9001 St.Gallen

Rechtsform

Verwaltungseinheit

Rechtsgrundlagen

Für die gesamte Staatskanzlei sind von Bedeutung: • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; abgekürzt StVG), Art. 7d, Art. 32 bis 35 und 40; • Geschäftsreglement des Kantonsrates vom 24. Oktober 1979 (sGS 131.11; abgekürzt GeschKR), Art. 43 bis 47; • Geschäftsreglement der Regierung und der Staatskanzlei vom 7. Dezember 1951 (sGS 141.3; abgekürzt GeschR), Art. 34 bis 36bis. Im Hinblick auf die Tätigkeit der Dienststelle für politische Planung, Controlling und Füh-rungsunterstützung (PPC-F) kommen als spezifische Grundlagen hinzu: Für den Aufgabenbereich «Planung und Steuerung der Staatstätigkeit durch die Regierung»: • Kantonsverfassung vom 10. Juni 2001 (sGS 111.1; abgekürzt KV), Art. 71 Abs. 1 und Art. 73 Abs. 1 Bst. c; • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; abgekürzt StVG), Art. 5 Abs. 2, Art. 5a, Art. 5b, Art. 16a, Art. 16b, Art. 16f, Art. 16h, Art. 16i, Art. 16j und Art. 40; RRB 2019/802. Für den Aufgabenbereich «Projektmanagement»: • RRB 2017/582 und RRB 2019/363 Für den Aufgabenbereich «Generalsekretäre-Konferenz»: • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; abgekürzt StVG), Art. 35; • Geschäftsordnung der Regierung vom 5. Mai 1997 (sGS 141.2; abgekürzt Ge-schO), Art. 27. Für den Aufgabenbereich «Finanzen innerhalb der Staatskanzlei»: • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; abgekürzt StVG), Art. 43 bis Art. 66; • Finanzhaushaltsverordnung vom 17. Dezember 1996 (sGS 831.1; abgekürzt FHV); • Verordnung über die Vergütung an Mitglieder von Kommissionen sowie Exper-tinnen und Experten der kantonalen Verwaltung vom 12. Mai 2020 (sGS 145.1; abgekürzt Vergütungsverordnung KomEx); • Schweizerisches Obligationenrecht vom 30. März 1911 (SR 220; abgekürzt OR), Art. 957ff. Für den Aufgabenbereich «Personalwesen der Staatskanzlei»: • Staatsverwaltungsgesetz vom 16. Juni 1994 (sGS 140.1; abgekürzt StVG), Art. 16 Abs. 1 Bst. e; • Personalgesetz vom 25. Januar 2011 (sGS 143.1; abgekürzt PersG); • Personalverordnung vom 13. Dezember 2011 (sGS 143.11; abgekürzt PersV); • Personalhandbuch des Kantons St.Gallen; • Schweizerisches Obligationenrecht vom 30. März 1911 (SR 220; abgekürzt OR), Art. 319ff.

(Amts-)Leitung

-2014 Gallus Rieger 2014-2018 Nathanael Huwiler 2018- Angela Eicher

Behördengeschichte

Per 1. September 2005 setzte die Regierung als eigenständige Dienststelle innerhalb der Staatskanzlei die Abteilung Führungsunterstützung ein. Ihr Hauptauftrag bestand darin, im Sinn eines Pilotprojekts geeignete Planungs- und Steuerungsinstrumente für die Regierung zu entwickeln. Die Regierung setzte hierbei die einschlägigen Artikel der neuen Kantonsverfassung um. Sie reagierte ausserdem auf entsprechende Berichte der Staatswirtschaftlichen Kommission (StwK) und erfüllte den Motionsauftrag 42.03.15 des Kantonsrates, der eine mehrjährige Gesamtplanung der Staatstätigkeit forderte. In Teilbereichen trat die neu gegründete Dienststelle die Nachfolge des seit 1999 operierenden, direkt dem Vorsteher des Finanzdepartements unterstellten Diensts für Verwaltungscontrolling (DVC) an, dessen Neugestaltung die Regierung im März 2004 beschlossen hatte (RRB 2004/117). Integriert in die neue Organisationseinheit wurden die bis dahin bei der Koordinationsstelle für Aussenbeziehungen angesiedelte Funktion des Mitarbeiters des Regierungspräsidenten sowie des Stabsmitarbeiters des Staatssekretärs. Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts wurde die Abteilung Führungsunterstützung per 1. Juni 2008 in den Dienst für Politische Planung und Controlling überführt. Hintergrund dazu bildete der IV. Nachtrag zum Staatsverwaltungsgesetz (StVG), der als neues Planungsinstrument das Regierungsprogramm einführte. Dieses beinhaltete die mittelfristige Planung der Staatstätigkeit in ausgewählten Bereichen in Form von strategischen Zielen. Den bereits etablierten Finanzplan erweiterte man zum Aufgaben- und Finanzplan (AFP). Das Verwaltungscontrolling wurde zum Regierungs- und Departementscontrolling weiterentwickelt und der Amtsbericht in den Geschäftsbericht überführt. Mit dem VI. Nachtrag zum StVG (in Anwendung seit dem 1. Juli 2010) wurden die Planungs- und Steuerungsinstrumente nochmals leicht angepasst. Die Schwerpunktplanung löste das Regierungsprogramm ab. Gleichzeitig entfiel die Kenntnisnahme der Schwerpunktplanung durch den Kantonsrat. Eine weitere Anpassung der Planungs- und Steuerungsinstrumente erfolgte mit dem VIII. Nachtrag zum StVG (in Anwendung seit dem 1. Januar 2016). Einerseits wurde die Kenntnisnahme der Schwerpunktplanung durch den Kantonsrat wieder eingeführt und der AFP um eine Einschätzung der Auswirkungen der Schwerpunktplanung auf die Ressourcen ergänzt. Anderseits wurde der Planungshorizont der Schwerpunktplanung auf zehn Jahre erhöht und das Instrument der Departementsstrategien eingeführt. Mit dem XI. Nachtrag und dem XII. Nachtrag zum StVG erfuhr der Dienst per 1. Januar 2019 zudem eine Erweiterung seiner Controlling-Aufgaben. Die beiden Nachträge übertrugen dem Dienst zum einen die Koordination der jährlichen Berichterstattung über den Stand der im Kanton St.Gallen geltenden und geplanten zwischenstaatlichen Vereinbarungen (Art. 5b und Art. 40 Abs. 2 Bst. d Ziff. 3 StVG) und zum anderen die Koordination des Regulierungscontrollings, das eine periodische Überprüfung kantonaler Erlasse auf ihre Notwendigkeit, verfassungskonforme Umsetzung der Aufgabenzuteilung an Kanton und Gemeinden, Wirksamkeit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit bezweckt (Art. 16j und Art. 40 Abs. 2 Bst. bbis StVG). Bereits per 1. April 2010 war die Koordination für Nachhaltige Entwicklung, die bis dahin von der Abteilung Kantonale Planung im Amt für Raumentwicklung wahrgenommen worden war, in den Dienst für politische Planung und Controlling integriert worden. Auf den 1. Januar 2012 kam die Geschäftsführung der Generalsekretäre-Konferenz hinzu, die zuvor beim Rechtsdienst der Staatskanzlei angesiedelt war. Dafür wechselte auf denselben Zeitpunkt hin die Funktion des Mitarbeiters des Regierungspräsidenten zurück zur Koordinationsstelle für Aussenbeziehungen. Weitere organisatorische Veränderung erfuhr der Dienst mit dem Wechsel der Koordination für Nachhaltige Entwicklung ins Amt für Wasser und Energie per 1. November 2018 und der Zusammenführung des Dienstes mit den Bereichen Finanzen und Personal zu einer neuen Dienststelle für politische Planung, Controlling und Führungsunterstützung per 1. August 2020. Mit der Integration des Dienstes für Politische Planung und Controlling und den Themen Finanzen und Personal in die neue Dienststelle für politische Planung, Controlling und Führungsunterstützung sollte unter anderem erreicht werden, die Führungsunterstützungs- und Querschnittsaufgaben innerhalb der Staatskanzlei besser zu verzahnen und aufeinander abzustimmen sowie Synergien in diesen Bereichen zu schaffen und damit Effizienzgewinne zu generieren mit dem Ziel die strategische Führung der Staatskanzlei zu unterstützen.

Tätigkeitsbereich (Behördenkompetenzen)

Der Hauptauftrag des Dienstes für politische Planung und Controlling besteht darin, dass er in Ausführung von Art. 40 StVG als Fachorgan der Regierung für Planung und Steuerung der Staatstätigkeit: • nach Weisung der Regierung die Grundlagen für die Schwerpunktplanung und deren Umsetzung erarbeitet sowie die Überarbeitung der Departementsstrategien koordiniert; • nach Weisung der Regierung Aufgaben des Regierungscontrollings erfüllt sowie die Durchführung des Regulierungscontrollings koordiniert; • der Regierung Wirksamkeitsüberprüfungen beantragt, deren Durchführung sicherstellt und über die Ergebnisse berichtet; • zuhanden der Regierung eine Übersicht führt über die gutgeheissenen parlamentarischen Vorstösse, die Aufträge des Kantonsrates aus Vorlagen und Berichten sowie die geltenden und den Stand der geplanten zwischenstaatlichen Vereinbarungen, die Verfassungs- oder Gesetzesrang haben oder im Bereich der zwischenstaatlichen Beziehungen von allgemeinem Interesse sind; • Departemente und Staatskanzlei bei der Erfüllung ihrer Controllingaufgaben berät. Zentrale Grundlage für die Wahrnehmung dieses Auftrags bildet das Konzept «Planungs- und Steuerungsinstrumente», das von der Regierung am 3. Dezember 2019 genehmigt worden ist (RRB 2019/802). Die Planungs- und Steuerungsinstrumente liefern die Entscheidungsgrundlagen für die politische Planung und Steuerung der Regierungs- und Verwaltungstätigkeit. Sie dienen dazu, strategische Ziele und Prioritäten zu setzen, gewährleisten ein kontinuierliches Vorgehen und erhöhen die Nachvollziehbarkeit des politischen Prozesses. Departements- und verwaltungsübergreifende Querschnittsaufgaben: • Geschäftsführung der Generalsekretäre-Konferenz (GSK): Die GSK gehört zu den zentralen Diensten der kantonalen Verwaltung (Art. 35 StVG). Ihr gehören der Staatssekretär als Vorsitzender sowie die Generalsekretäre und -innen der Depar-temente an. Seit dem 1. Juli 2018 hat zudem der Generalsekretär der Gerichte als ständiger Gast Einsitz in der GSK. Seit dem 1. Januar 2021 nimmt ebenfalls der Lei-ter der Parlamentsdienste an der GSK teil, soweit der Geschäftskreis der Parla-mentsdienste und/oder die Zusammenarbeit zwischen den Parlamentsdiensten und der Staatsverwaltung betroffen ist. Die GSK ist zuständig für Koordinationsfragen innerhalb der Staatsverwaltung. Die Dienststelle PPC-F führt das Sekretariat der GSK. • Kantonales Projektmanagement: Im Bereich des kantonalen Projektmanagements ist die Dienststelle für die Erarbeitung von Grundlagen und Vorlagen, die Vorprüfung von Projektaufträgen für Regierungsvorhaben sowie die Organisation eines regelmässigen Erfahrungsaustausches aller Projektleitenden zuständig. Führungsunterstützungsaufgaben innerhalb der Staatskanzlei • Qualitätsmanagement innerhalb der Staatskanzlei: Die Staatskanzlei hat sich im Jahr 2003 einem Qualitätsmanagement (QM) verschrieben, in dessen Rahmen die Leistungsbereiche und Zuständigkeiten, Prozesse und Abläufe beschrieben werden. Die Prozessbeschriebe und die dazugehörigen Anschlussdokumente werden von der Dienststelle PPC-F zentral verwaltet, auch wenn sie inhaltlich in der Verantwortung der daran beteiligten Dienststellen der Staatskanzlei stehen. Zum QM-Konzept gehört ferner die regelmässige Überprüfung der festgelegten Indikatoren. • Verantwortung für die Einführung und den Betrieb des Geschäftsprozessmanagements (BPM) innerhalb der Staatskanzlei: Die Dienststelle ist innerhalb der Staatskanzlei für die Einführung und den anschliessenden Betrieb eines einheitlichen Geschäftsprozessmanagements (BPM) verantwortlich. Die Dienststelle nimmt dafür Aufgaben in der Erarbeitung der dafür notwendigen Grundlagen (z.B. Erarbeitung des Organisationshandbuchs BPM der Staatskanzlei, des Konventionenhandbuchs BPM der Staatskanzlei oder der Prozesslandkarten der Staatskanzlei) sowie in der Erfassung und Darstellung der relevanten Geschäftsprozesse der Staatskanzlei wahr. Die Darstellung der Prozesse erfolgt in einem Browser-Tool und in Zusammenarbeit mit den betroffenen Dienststellen der Staatskanzlei. Das Browser-Tool dient gleichzeitig als Plattform, auf der die Prozesse abgelegt, verwaltet und angeschaut werden können. • Koordination und Verantwortung für die Umsetzung des Internen Kontrollsystems (IKS) innerhalb der Staatskanzlei: Die Dienstelle ist für die Dokumentation der IKS-Prozesse und die Umsetzung der IKS-Vorgaben in der Staatskanzlei verantwortlich. Zu ihren Aufgaben zählen die Identifikation der IKS-relevanten Prozesse, die Erstellung von Prozessbeschreibungen, die Identifikation von Prozessrisiken und die Definition von Schlüsselkontrollen. • Finanzen innerhalb der Staatskanzlei: Administrative Verantwortung für die Buchhal-tung der Buchungskreise Staatskanzlei und Kantonsrat (Kantonsrat und Parlamentsdienste), wie Debitoren-, Kreditoren- und Mehrwertsteuerbuchhaltung, Hauptbuch, Budget und Jahresabschluss, sowie administrative Verantwortung für die Kreditorenbuchhaltung des Buchungskreises Regierung. • Personalwesen der Staatskanzlei, der Parlamentsdienste und der Fachstelle für Datenschutz: Die Dienststelle ist zusammen mit dem Staatssekretär für den gesamten HR-Lifecycle verantwortlich, dazu gehören u.a. finanz- und lohnrelevante Tätigkeiten (Personalbudget, Personalaufwandsteuerung, Lohnwesen, Beförderungen, Mutterschaft/Vaterschaft, usw.), Personalmutation und -administration (Ein- und Aus-tritt, Adressänderung, Fort- und Weiterbildung, Unfallmeldungen, Zeiterfassung, Mutterschaft, unbezahlter Urlaub), Beratung der Vorgesetzten und Mitarbeitenden sowie personalrechtliche Auskünfte.

Administrative Strukturen

Die Dienststelle ist mit 460 Stellenprozent dotiert, die sich fünf Mitarbeitende teilen (Stand 2021).

Parallelüberlieferungen

• Kantonsrat und Regierung: Die zentralen Endprodukte, an denen die Dienststelle im Rahmen der Planung und Steu-erung der Staatstätigkeit beteiligt ist (Schwerpunktplanung, Departementsstrate-gien/Strategie der Staatskanzlei, Geschäftsbericht, Controllingberichte, Unterlagen Regulierungscontrolling, Bericht Wirkungsevaluation, Vorlagen kantonales Projektmanagement und PSI-Konzept), gelangen allesamt vor die Regierung und/oder den Kantonsrat. Sie sind somit auch Bestandteil der Sitzungsunterlagen dieser beiden Behörden, deren Überlieferung bereits über andere Dienststellen der Staatskanzlei gesichert ist. • Departemente: Es ist davon auszugehen, dass die Endfassungen der Departementsstrategien zusammen mit der Dokumentation ihrer Erarbeitung und den von der Staatskanzlei dafür zur Verfügung gestellten Hilfsmitteln auch bei den Generalsekretariaten der Departemente vorliegen. Dasselbe gilt auch für die Sitzungsunterlagen der Generalsekretäre-Konferenz; bei der von der Dienststelle in ihrer Funktion als offizielle Geschäftsstelle der Generalsekretäre-Konferenz geführten Protokolle samt Einladungsschreiben und Beilagen handelt es sich jedoch um die Hauptserie. • Finanzdepartement: Die Prozessbeschriebe der relevanten Geschäftsprozesse der Staatskanzlei, die im Rahmen der Einführung bzw. für den Betrieb des Geschäftsprozessmanagements (BPM) erstellt werden, sind zentral auf der vom Finanzdepartement (FD) für die gesamte Kantonsverwaltung zur Verfügung gestellten BPM-Plattform Signavio abgelegt. Ebenso beruhen die BPM-Grundlagendokumente der Staatskanzlei auf entsprechenden Vorlagen des FD. Eine allfällige Archivierung ist somit mit dem FD zu prüfen. • Intranet: Der Intranet-Auftritt der Dienststelle gibt umfassend Auskunft über die Ziele und Grundlagen, Instrumente und Produkte der Planung und Steuerung der Staatstätigkeit (https://intranet.sg.ch/nachschlagen/planung-und-steuerung/Seiten/default.aspx). Für das kantonale Projektmanagement besteht ein separater Intranet-Auftritt (https://intranet.sg.ch/projekte/projektmanagement/Seiten/Projektmanagement.aspx).

Bewertung der organisatorischen Gesamtfunktion

Bei der Dienststelle handelt es sich um eine mit Blick auf die Personalausstattung kleine und vergleichsweise junge Dienststelle, die jedoch ein breites und zugleich wichtiges Aufgabenportfolio sowohl im Bereich der Planung und Steuerung der Staats- und Verwaltungstätigkeit als auch im Bereich der Führungsunterstützung der Staatskanzlei wahrnimmt. Weiter tragen die unmittelbare Nähe der Dienststelle zur Regierung und der GSK zur Bedeutung der Dienststelle bei.

Historische Kriterien

Die zentralen Unterlagentypen der Dienststelle sind nicht nur unter demokratisch-rechtsstaatlichem Blickwinkel von Bedeutung (vgl. rechtliche Kriterien), sondern eröffnen auch aus historischer Sicht interessante Perspektiven, indem sie dokumentieren, ob und wie Regierung und Departemente auf zeitgenössische Entwicklungen und Herausforderungen reagiert, diese in ihren Planungen berücksichtigt und die darin gesteckten Ziele erreicht haben. Das Hauptaugenmerk gilt dabei den inhaltlichen Aspekten, die von der Regierung verantwortet werden. Nachgeordnet dürften aber auch die zu diesem Zweck eingesetzten, massgeblich in der Dienststelle PPC-F geprägten Konzepte und Instrumente als solche interessieren.

Rechtliche Kriterien

Rechtliche oder administrative Aufbewahrungspflichten und -fristen: • Unterlagen des Rechnungswesens werden aufbewahrt, solange sie als Beweismittel sowie zur Feststellung von Schuld- und Forderungsverhältnissen zur Verfügung stehen müssen, wenigstens jedoch während zehn Jahren ab dem Zeitpunkt der Genehmigung der Staatsrechnung durch den Kantonsrat (vgl. Art. 15 Finanzhaushaltsverordnung, sGS 831.1 und Art. 958f OR). • Personaldossiers zu ehemaligen Mitarbeitenden sind bis zehn Jahre nach Dienstaustritt aufzubewahren und nach Ablauf dieser Frist dem Staatsarchiv anzubieten oder aber zu vernichten (PHB 35.1) . • IKS-Kontrolldokumentationen, u. a. Kontrollnachweise, sind wenigstens zehn Jahre aufzubewahren (vgl. Art. 15 der Finanzhaushaltsverordnung, sGS 831.1). Im Übrigen sind keinerlei explizite Aufbewahrungsfristen bekannt. Bedeutung im Hinblick auf Rechtssicherheit und Interessenwahrung (für den Staat oder Private) sowie für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns: Die Tätigkeit der Dienststelle ist in ihrem Hauptauftrag auf die optimale Planung und Steuerung der Staatstätigkeit sowie die Sicherstellung verschiedener Querschnitts- und Führungsunterstützungsaufgaben in der Staatskanzlei ausgerichtet. Entsprechend hoch ist die Bedeutung der daraus entstehenden zentralen Unterlagentypen für die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns zu veranschlagen. Dies gilt vorab für die Schwerpunktplanung der Regierung und die Berichte, die im Zusammenhang mit der Controllingtätigkeit entstehen, sowie die damit in Zusammenhang stehenden konzeptionellen Grundlagen. Im Hinblick auf departementsübergreifende Themen sind ebenso die Protokolle der Generalsekretäre-Konferenz von grosser Bedeutung.

Vereinbarung

Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und der Dienststelle für politische Planung, Controlling und Führungsunterstützung vom Oktober 2021: a) Fachorgan der Regierung für Planung und Steuerung der Staatstätigkeit: • Konzept «Planungs- und Steuerungsinstrumente» (PSI-Konzept): Archivwürdig • Schwerpunktplanung der Regierung: Endversion: archivwürdig (Ablieferung von 2 Exemplaren z.H. der Amtsdruckschriftensammlung StASG, jeweils laufend nach Erscheinen); Akten zur Erarbeitung (Entwürfe, Grundlagen, Vorgehen): archivwürdig • Departementsstrategien und Strategie der Staatskanzlei: Strategie der Staatskanzlei: archivwürdig; Strategien der Departemente: nicht archivwürdig • Bericht Regierungscontrolling: Nicht archivwürdig • Bericht Departementscontrolling: Nicht archivwürdig • Bericht «Stand der Bearbeitung der gutgeheissenen parlamentarischen Vorstösse»: Nicht archivwürdig • Bericht «Stand der Erfüllung der Aufträge des Kantonsrates aus Vorlagen und Berichten»: Nicht archivwürdig • Bericht «Stand der zwischenstaatlichen Vereinbarungen»: Nicht archivwürdig • Botschaft zum Prüfprogramm des Regulierungscontrollings: Nicht archivwürdig • Prüfbericht zum Prüfprogramm des Regulierungscontrollings: Nicht archivwürdig • Berichte Wirkungsevaluation: Archivwürdig b) Departements- und verwaltungsübergreifende Querschnittsaufgaben: • Generalsekretäre-Konferenz (GSK), Protokolle (mit unmittelbaren Beilagen): Archivwürdig; • Projektmanagement in der kantonalen Verwaltung, Grundlagen: Archivwürdig c) Führungsunterstützungsaufgaben innerhalb der Staatskanzlei: • Personaldossiers: Dossiers betr. den Staatssekretär oder die Staatssekretärin, den Vizestaatssekretär oder die Vizestaatssekretärin, den Leiter oder die Leiterin Parlamentsdienste: archivwürdig; Dossiers zu Mitarbeitenden, die durch ihre berufliche oder ausserberufliche Tätigkeit einen mindestens kantonalen Be-kanntheitsgrad erlangt haben: archivwürdig; übrige Dossiers: nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren seit Dienstaustritt) • Finanz- und Rechnungswesen: Nicht archivwürdig (Vernichten nach Ablauf von 10 Jahren) • BPM-Dokumentation: Nicht archivwürdig

Politische Planung, Controlling und Führungsunterstützung

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